Palkansaajatiedot voidaan ePalkkoihin tehdä joko tiedostosiirtona toisesta järjestelmästä tai palkansaajat voidaan perustaa ePalkkoihin manuaalisesti. Henkilötietojen tuonti toisesta järjestelmästä onnistuu Pääkäyttäjätoiminnot – Tuonti -toiminnolla. Henkilötietoja tuotaessa tulee muistaa muuntaa sarakeotsikoiden nimet vastaamaan ePalkkojen tunnistamia sarakeotsikoita. Tuonnista voit lukea lisää täältä ja sarakeotsikoista lisätietoja saat tästä artikkelista.
Uusi henkilö perustetaan Rekisterit – Palkansaajat painamalla Lisää-painiketta.
Seuraavaksi kerrotaan tärkeitä kohtia, joita on syytä huomioida henkilötietoja perustaessa. Tarkemmat kenttäkohtaiset kuvaukset löydät täältä.
Tämän artikkelin sisältö on seuraava:
Yleistä -välilehti
Verokortin tallennus
Ohjaus -välilehti
Ay -tietojen tallentaminen
Palkkatiedot -välilehti
Lisät -välilehti
Lomatietojen asetukset
Keskituntiansion laskenta
Muistio -välilehti
Maksut -välilehti
Vakuutuspoikkeamat
Vakiotapahtumat
Pekkaset -välilehti
Liitetietiedot
Yleistä -välilehti
Henkilötiedot aloitetaan yksilöivästä henkilönumerosta. ePalkat ehdottaa tähän ensimmäiselle henkilölle numeroa 1 ja seuraavalle numeroa 2 jne.. Huomioitavaa on, että henkilön numeroa ei voi jälkikäteen muuttaa.
Kaikille palkansaajille tulee muistaa valita eläkejärjestelmä. Mikäli henkilö ei kuulu mihinkään eläkejärjestelmään tulee luoda oma Eläkejärjestelmä, jonka tyyppinä on EI. Eläkejärjestelmistä voi lukea lisää täältä.
Mikäli maksun saajana on Toiminimi tai Osakeyhtiö, perustetaan ne samaan paikkaan. Tällöin Henkilötunnus-kenttään syötetään y-tunnus ja valitaan oikea tyyppi.
Työsuhteen aloitus- ja päättymispäivämäärille on ePalkoissa kaksi kenttää. Henkilölle voidaan asettaa erikseen ns. laskennallinen päivämäärä esim. konserniin tulo Alkoi -kenttään ja työsuhteen alkamiselle päivämäärä Virallinen -kenttään. Mikäli molemmat päivämäärät ovat samat, riittää täytettäväksi vain Alkoi -kenttä. Työsuhteelle voidaan asettaa oletettu päättymispäivämäärä esim. määräaikaisissa työsuhteissa Päättyy-kenttään. Työsuhteen lopullinen päättymispäivämäärä aseetetaan Päättyi - kenttään viimeisen palkanlaskennan jälkeen. Tämän jälkeen henkilö poistuu palkansaajat listalta, mutta voidaan palauttaa näkyviin "Näytä päättyneet työsuhteet" -valinnalla.
Päättynyt työsuhde kannattaa tallentaa henkilötietojen Työsuhteet-välilehdelle, jotta työsuhdehistoria säilyy mikäli henkilö palaa takaisin.
Verokortin tallennus
Verotus -välilehdellä verokortin Toimen lajin oletuksena on palkka päätoimesta. Tieto voidaan tarvittaessa muuttaa. Verokortti on aina voimassa siitä alkaen kun tieto on tallennettu ePalkkoihin riippumatta verokortin päivämäärästä. Mikäli verokortin päivämäärä on asetettu alkamaan ennen maksupäivämäärää ohjelma ilmoittaa tästä maksujen verolaskennan yhteydessä. Verokertymien laskenta aloitetaan verokortin päivämäärästä maksuperusteisesti. Verotus-kentässä käytetään lähtökohtaisesti "Palkkaa"-tietoa. Verokortin tiedot noudetaan Verottajan API rajapinnan avulla.
Ohjaus -välilehti
Ohjaus -väilehdellä henkilö voidaan ryhmitellä Ryhmä-kentän avulla. Tyyppillisesti ryhmittely halutaan tehdä maksuryhmittäin KK (kuukaisipalkkalaiset) ja TP (tuntipalkkalaiset). Erilaisilla raporteilla ryhmää voidaan käyttää rajaustekijänä.
Henkilölle voidaan tehdä myös erilaisia dimensiojakoja Ohjaus-välilehdellä. Dimensiojaoista voit lukea lisää palkansaajat kenttäkohtaisesta ohjeesta täältä tai dimensioiden ylläpito ohjeesta täältä.
Kielivalinta vaikuttaa mm. palkkalaskelmilla. ePalkat tulostavat automaattisesti palkkalaskelman kielivalinnan mukaan. Palkkalajien kielikäännökset tulee käyttäjän kuitenkin toteuttaa itse.
Mikäli palkkojen halutaan jakaantuvan muuttuviin ja kiinteisiin tileihin, tarvitaan yleensä tiliryhmätoimintoa. Lue lisää tiliöinteihin vaikuttavista asetuksista täältä. Mikäli yksittäiselle henkilölle tarvitaan poikkeavat työnantajamaksujen tiliöinnit, kannattaa ne perustaa palkansaajan Vakuutuspoikkeamat -välilehdelle.
Palkkalaskelman lähetystapa henkilölle asetetaan ohjaus-välilehdellä. MIkäli palkkalaskelma lähetetään sähköpostilla, annetaan palkansaajan sähköpostiosoite Palkansaajat– rekisterin Muistio -välilehdellä. Lue lisää erilaisista palkkalaskelman lähetystavoista täältä.
Tulorekisterin ammattikoodin puuttuminen on yleinen syy palkkatietoilmoitusten hylkääntymiselle. Muista asettaa henkilölle valiton koodiston mukainen tulorekisterin ammattikoodi. Käytettävä ammattikoodisto määritellään Pääkäyttäjätoiminnot- Ohjelman asetukset - Yleistä-välilehdellä. Ennen palkkatietoilmoitusten lähettämistä kannattaa vielä varmistaa mahdolliset puuttuvat ammattikoodit Raportit - Kausi - Palkkatietoilmoitukset - Tapaturmavakuutus-välilehdeltä.
Jos maksun saajana on osaomistaja, tulee tämä tieto muistaa raksittaa Ohjaus-välilehdellä. Tämän asetuksen perusteella muodostuu palkansaajalle palkkatapahtumiin rivien luonnissa palkkalaji TVOOM (Osa-omistajan työttömyysvakuutus). HUOM! Tulorekisterin palkkatietoilmoitusta varten tulee osa-omistaja valinta tehdä myös Vakuutuspoikkeamat välilehdelle.
Kustannuspaikkajako tarkoittaa maksutapahtumien jakamista prosentuaalisesti. Tätä toimintoa voidaan käyttää tilanteissa, joissa jako pysyy kiinteänä palkkakaudelta toiselle. Kustannuspaikkajakoon tulee laittaa jako siten, että yhteissummaksi tulee 100%. Lue lisätietoja, kuinka kustannuspaikkajako käyttäytyy maksuilla kohdassa dimensiojako.
Ay -tietojen tallentaminen
Ay-Tiedot välilehdellä annetaan tiedot mahdollisesta ammattiliiton maksun perinnästä. Ennen jäsenliiton valintaa tulee jäsenliitto olla perustettuna näkymässä Rekisterit – Jäsenliitot. Lue lisää jäsenliiton perustamisesta täältä. Palkansaajalle voidaan asettaa kerralla enintään kahden jäsenliiton tiedot. ePalkat osaa muodostaa maksujen viitteet viitemallin perusteella. Viitemallien perustamisen ja tarkemmat kenttäkohtaiset ohjeet voit lukea täältä. Jäsenmaksujen perusteissa tapahtuvat muutokset voidaan tallentaa keskitetysti Pääkäyttäjätoiminnot - Toiminnot - Jäsenmaksupäivitykset -näkymässä, jonka tarkempiin ohjeisiin pääset tästä.
Palkkatiedot -välilehti
Palkkatietoihin tallennetaan henkilön palkkatiedot. Näistä tiedoista ohjelma mm. poimii arvot palkkariveille. Palkkaryhmiä voidaan hyödyntää hinnoittelussa tarpeen mukaan ja tästä löydät lisätietoa täältä. Maksukertoimella voidaan vaikuttaa henkilön kuukausipalkkaan esimerkiksi silloin kun henkilö tekee osa-aikasita työtä. Muista tällaisessa tapauksessa antaa tieto myös osa-aikaprosentti -kenttään, jolloin saat tiedon myös tulorekisteriin. Sairasvakuutuksen päiväraha %-kenttä täytetään ainoastaan mahdollisissa poikkeavissa tilanteissa. Huomioithan, että tämä kenttä ei päivity automaattisesti vuosipäivityksen yhteydessä, vaan sen päivittäminen tulee tehdä manuaalisesti. Lue lisäohjeita palkkatiedot-välilehden kentistä tästä.
Lisät -välilehti
Lisät välilehdelle voit syöttää muun muassa palkan eriä, jotka vaikuttavat kokonaispalkkaa laskiessa. Erilaisten lisien vaikutuksia hallinnoidaan Pääkäyttäjätoiminnot – Asetukset – Ulkoasu-välilehdellä.
Lomatietojen asetukset
Loma -välilehdellä määritellään millä perustein henkilö kerryttää vuosilomaa. Henkilölle voidaan asettaa lomaprosentti ja lomataulu mikäli henkilöllä on poikkeava lomalaskenta. Välilehdelle kertyy myös tiedot henkilölle kertyneistä vuosilomista, josta nähdään helposti kaikkien lomavuosien jäljellä olevat lomat esimerkiksi lopputiliä laskettaessa. Tarkemmat kenttäkuvaukset löydät täältä. Tutustu tarkemmin ePalkkojen lomalaskennan ohjeisiin tästä.
Keskituntiansion laskenta
ePalkoissa voidaan laskea henkilön keskituntiansio automaattisesti, mutta käyttöönotossa voidaan tiedot syöttää myös manuaalisesti. KTA-päivityksen ohjeet löydät täältä. Palkkalajien ohjauksisa on muistettava ottaa kantaa millä tavoin palkkalji vaikuttaa Loma-KTA summan laskentaan. Palkkalajien ohjauksista voit lukea lisää täältä. Mikäli henkilölle lomat lasketaan KTA:n mukaan muista tehdä valinta Loma-välilehdelle.
Muistio -välilehti
Mikäli henkilön palkkalaskelman toimitustapa on sähköposti, syötetään sähköpostin osoite Muistio-välilehdelle. Henkilölle voidaan asettaa erilaisia muistutuksia päivämäärällä kuten tieto palkankorotuksesta. Muistutusteksti tulee näkyviin maksuille.
Maksut -välilehti
Maksut -välilehdellä näkyy kyseisen palkansaajan kaikki maksut eli käytännössä palkkakausien tiedot. Näkymän voi rajata vuosi kerrallaan tai tyhjentää Vuosi-kentän, jolloin saa kaikki palkansaajan maksut ruudulle.
Vakuutuspoikkeamat
Henkilöllä voi olla erilaisia vakuutus- tai tiliöintipoikkeamia, joiden tiedot annetaan tällä välilehdellä.
Vasemmalla puolella olevat vakuutuspoikkeamista voidaan valita mikäli henkilöllä ei ole ollenkaan vakuuttamisvelvollisuutta tai vain osittainen vakuutusvelvollisuus.
Oikealla puolella olevat valinnat liittyvät usein kansainvälisiin tilanteisiin, jolloin henkilö ei kuuluu Suomen sosiaaliturvan piiriin tietyn vakuutuksen osalta. Huomioi, että nämä ovat tärkeitä tietoja tulorekisterin palkkatietoilmoitukselle.
Lue tarkemmat kenttäkuvaukset täältä.
Vakiotapahtumat
Vakiotapahtumiin voi laittaa henkilön jokaiselle palkkakaudelle kuuluvan tapahtuman, esim. puhelinetu. Näin toimitaan silloin, jos jokainen palkkakausi halutaan aloittaa tyhjästä.
Useimmiten vakiotapahtumien kaltaiset tapahtumat laitetaan valmiiksi ensimmäisen kauden maksuihin, josta ne siirretään seuraavien kausien maksuihin kauden päättämisen ja seuraavan kauden avaamisen yhteydessä, jolloin vakiotapahtumia ei tarvita.
Pekkaset -välilehti
Kenttäkohtaiset ohjeet Pekkaset -välilehdelle löydät täältä. Pekkasten eli työajanlyhennysten käsittelystä on kirjoitettu laajemmin Pekkaset käyttöönotossa artikkelissa.
Liitetietiedot
Liitteet -välilehdelle voidaan tallentaa esimerkiksi työsopimukset Lisää-painikkeesta.