Kirjanpitotositteen rajaaminen ja tulostaminen
Dimensiojako
Palkkatapahtumien siirto kirjanpitoon
Tiliöinteihin vaikuttavat asetukset
Mahdollisen eron selvittäminen
Raportit – Kirjanpitotosite -näkymästä saadaan tulostettua tosite kirjanpitoa varten. Raportista saadaan muodostettua myös tiedosto, joka voidaan lukea kirjanpitoon sisään.
Kirjanpitotositteen rajaaminen ja tulostaminen
Tositteen rajaus -välilehdellä annetaan rajaustekijät, millä tiedoilla kirjanpitotosite muodostetaan.
Palkkakaudeksi ehdottuu valmiiksi valittu kausi, tarvittaessa kauden voi vaihtaa Hae tieto tähän kenttään -painikkeella. Tarvittaessa voidaan rajata myös kustannuspaikoilla, henkilöillä ja ryhmillä.
Palkkakauden sijaan voidaan rajata myös päivämäärävälillä (Aloituspäivämäärä ja Lopetuspäivämäärä), jolta tosite luodaan. Rajausarvona käytetään maksun päivämäärää.Tositepäivämäärä tulostuu tulosteelle ja tämän päivämäärän mukaisesti haetaan kyseisen vuoden sotu-prosentti kirjanpidon tositteelle. Tositepäivämäärä on siis pakollinen tieto, jotta tositteelle saadaan sosiaaliturvamaksut.
Lajittelu -valinnalla voidaan tositteen tiedot lajitella tulostumaan esim. joko tileittäin, henkilöittäin tai kustannuspaikoittain.
Eritelmä tapahtumittain -valinnalla saadaan kirjanpitotosite tulostettua tapahtumatasolla. Eritelmän avulla saadaan helpommin selville mahdolliset virheet. Tällä valinnalla tulosteesta voi tulla hyvin laaja, mutta hyödyntämällä rajauksia saadaan tuloste pidettyä lyhyempänä.
Yksi sarake -valinnalla raportille tulostuu erillisten Debet- ja Kredit -sarakkeiden sijaan vain yksi Summa -sarake, jossa debet-viennit ovat positiviisina ja kredit-viennit negatiivisina.
Kustannuspaikat Rastitetaan, mikäli halutaan raportti eriteltynä kustannuspaikoittain. Tilit, joilla on rasti kohdassa Jako kustannuspaikkoihin eritellään.
Projektit Rastitetaan, mikäli halutaan raportti eriteltynä projekteittain (dimensio 2). Tilit, joilla on rasti kohdassa Jako kustannuspaikkoihin eritellään.
Työvaiheet Rastitetaan, mikäli halutaan raportti eriteltynä työvaihettain (dimensio 3). Tilit, joilla on rasti kohdassa Jako kustannuspaikkoihin eritellään.
Henkilöt Rastitetaan, mikäli halutaan raportti eriteltynä henkilöittäin. Tilit, joilla on rasti kohdassa Jako kustannuspaikkoihin eritellään.
Oheiskulujen jako -valinnalla saadaan jaettua oheiskulut suhteessa palkkojen maksussa käytetyille Kustannuspaikoille/projekteille/työvaiheille/henkilöille. Muussa tapauksessa oheiskulut lasketaan henkilön oletustiedoilla.
Jaa työntekijän eläkemaksut Rastitetaan, mikäli halutaan jakaa työntekijän osuus kustannuspaikka ym. jaon mukaan
Jaa työntekijän tyött.vak maksut Rastitetaan, mikäli halutaan jakaa työntekijän osuus kustannuspaikka ym. jaon mukaan.
Tulosta kirjanpitoraportti -painikkeella saa tulosteen ruudulle, josta sen voi edelleen tallentaa tai tulostaa.
Palkkatapahtumien siirto kirjanpitoon
Palkkatapahtumista saadaan muodostettua siirtotiedosto, joka voidaan lukea sisään kirjanpitoon. Vienti edellyttää, että olet ensin tulostanut kirjanpidon tositteen kuten edellä on kerrottu.
Vientitiedosto muodostetaan Kirjanpitotositteen Tositevienti -välilehdellä. Vastaanottavasta ohjelmasta riippuu, mitkä kentät kyseisellä välilehdellä tulee täyttää. Vientikohde -alasvetovalikosta valitaan sovellus, mihin siirtoa ollaan tekemässä.
Suorita vienti -painikkeella luodaan vientitiedosto. Tämä ei vielä siirrä tiedostoa kirjanpitoon.
Finago Modular Kirjanpitoon siirrettäessä valitaan vientikohteeksi Finago Modular Kirjanpito. ePalkat tuottaa Heeros-XML -muotoista dataa. Myös arvonlisäverollisia tapahtumia voidaan siirtää. Tällöin palkkarivillä tulee olla Finago Modular Kirjanpidon mukainen alv-koodi ja myös palkanlaskennassa käytetyt tilit tulee löytyä myös kirjanpidosta. Tiedoston sisäänluvusta Finago Modular Kirjanpitoon voit lukea lisää täältä.
Muodostunut tiedosto tallentuu Tositearkisto -välilehdelle, mistä se voidaan siirtää -painikkeella suoraan Finago Modular Kirjanpitoon tai tallentaa tiedostonimeä klikkaamalla haluttuun kohdehakemistoon, josta tiedosto noudetaan käyttämäänne kirjanpito-ohjelmaan.
Tiliöinteihin vaikuttavat asetukset
Kirjanpitotositteen luomiseen ohjelma poimii tietoa eri paikoista.
Palkkarivin tiliöinnit
Jokainen palkkarivi, joka halutaan kirjanpitotositteelle, tulee tiliöidä (palkkarivillä on oltava tilinumero). Tilinumero ei ole pakollinen tieto palkkarivillä. Mikäli esimerkiksi kirjanpidon tositteelle ei haluta luontoisetuja, voidaan luontoisedut jättää tiliöimättä.
Jotta palkkarivit olisi mahdollisimman helppo käsitellä, kannattaa jokainen palkkalaji tiliöidä valmiiksi:
Tiliryhmät
Tiliöintiryhmien avulla voit helposti luoda tiliöintisääntöjä, joiden avulla ohjelma esitäyttää palkkarivin tilit. Tiliöintiryhmiä ylläpidetään Kirjanpitotositteen Tiliryhmät -välilehdellä.
Esimerkki: Yritys haluaa eritellä muuttuvat ja kiinteät palkkakulut eri tileille. Esimerkiksi lomapalkkaa maksetaan sekä kiinteille että muuttuville henkilöille. Tällöin luodaan kaksi tiliöintiryhmää (Kirjanpitotositteen Tiliryhmät -välilehdellä): kiinteä ja muuttuvat.
Aloita lisäämälla uusi tiliryhmä painamalla -painiketta. Anna tiliryhmälle tunnus ja selite. Paina lopuksi OK-painiketta:
Avaa luomasi tiliryhmä uudelleen auki, jotta voit lisätä sääntöjä:
Valitse säännöt-välilehti:
Luo tiliryhmälle sääntö painamalla - painiketta. Luo muuttuville sääntö, joka koskee palkkalajia LOMAK. Anna tälle tilinumeroksi esim 5000. Perusta kiinteille vastaava sääntö samalle palkkalajille, mutta anna tilinumeroksi esim. 4000. Tällöin aina kun valitset palkkalajin LOMAK, ohjelma poimii tiliöintiryhmän säännön mukaisen tilinumeron oikeille henkilöille.
Kun olet luonut tarvittavat tiliryhmät ja säännöt, sijoitat asianosaiset palkansaajat näihin tiliryhmiin (Palkansaajat – Ohjaus-sivulla).
Asetuksiin tiliöinnit
Tietyt perustilit määritellään kirjanpitotositteen asetuksiin (Kirjanpitotosite – Asetukset -välilehti): Näitä ovat Ennakonpidätysvelka, Maksutili (tai esim. palkkavelkatili), Sotu ja Pyöristystili.
Asetuksiin annettava Sotutili on kulutili jolle tulee määrittää tilikarttaan vastatiliksi käytettävä velkatili.
Jos pyöristystiliksi on määritelty kirjanpidon tili, jolla kirjanpidossa kustannuspaikka on pakollinen tieto, voidaan kustannuspaikka määritellä Pyöristyksen kustannuspaikka -kenttään. Tarkista myös, että kyseisellä tilillä on (Rekisterit – Tilit) Jako kustannuspaikkoihin -valinta.
Myös nämä tiliöinnit voidaan uudelleenohjata joko tiliryhmien tai maksutilien avulla. Jos haluat tiliryhmillä ohjata esim. sotut eri tileille, voit luoda (tai käyttää) tiliryhmiä joiden sääntönä on SOTU ja haluttu tili. Jokaiselle maksutilille voidaan myös erikseen määritellä omat oheiskulutilit.
Tiliöintiryhmiä voi olla useita, kullekin annetaan omat ohjauksensa Säännöt-sivulla.
Tiliöinnit voidaan uudelleenohjata myös tilin avulla.
Esimerkki: Muuttuvilla ja kiinteillä palkoilla on omat sotu-tilit. Kiinteä palkkatili on 6101, muuttuva 5101. Tilille 5000 syötetään haluttu sotutili (esim 5101), tilille 6000 esimerkiksi 6101. Tämä ohittaa sekä mahdolliset tiliöintiryhmäsäännöt että perustiliöinnit. Mikäli jätät vastatilit tyhjiksi käytetään tileillä olevia vastatilejä.
Tiliryhmät
ePalkoissa voidaan luoda tiliryhmiä tarpeen mukaan. Yleisimmin käytetyt tiliryhmät ovat kiinteät- ja muuttuvat kustannukset, mutta myös muunlaisia tiliryhmiä voidaan tarpeen mukaan luoda.
Aloita uuden tiliryhmän luominen Kirjanpitotositteen Tiliryhmät-välilehdellä painamalla Lisää-painiketta.
Anna tiliryhmälle lyhyt tunnus ja selitteeseen kuvaava tieto tiliryhmästä:
Tiliryhmän säännöt-välilehdellä määritellään kuinka tiliryhmään kuuluvan henkilön kulut kirjautuvat kirjanpidossa. Lisää-painikkeella saat luotua säännön.
Työnantajan kuluja varten valitaan sääntöön tilinumero, kaava ja automaattinen prosentti tai prosentti-kenttään kirjataan haluttu prosentti. Mikäli käytetään automaattista prosenttia, noudetaan prosentit kirjanpidon tositteen oheiskulut-välilehdeltä, ohjelman asetusten sotuprosentti-kentästä tai eläkejärjestelmältä.
Tässä esimerkit työnantajan kulujen säännöistä:
Työntekijän kuluja varten annetaan tilinumeroksi työntekijän osuuksien tili ja laji-kenttään palkkalaji. Huomioithan, että työntekijää varten sääntöjä tulee perustaa yhtä paljon kuin käytössä on palkkalajeja esimerkiksi eläkekuluja varten käytetään yleensä TYELTT ja TYLTT53 palkkalajeja eri prosenttien vuoksi. Maksuilla kiinteillä- ja muuttuvilla kuluilla suositellaan käytettäväksi omia palkkalajeja, jolloin tilitieto noudetaan palkkalajin tiedoista. Mikäli kuitenkin käytät samoja palkkalajeja, tulee tiliryhmiin perustaa kaikki käytössä olevat palkkalajit, mikäli tiliöinti poikkeaa palkkalajin takana olevasta asetuksesta.
Tässä esimerkit työntekijän kulujen säännöistä:
Vastatilejä voidaan hallinnoida myös tiliryhmillä. Mikäli tiliryhmän sääntöön ei aseteta vastatiliä, noudetaan tietoa seuraavaksi kirjanpidon asetuksista tai eläkejärjestelmältä. Mikäli edellä mainittuihin ei ole asetettu vastatilejä, tulee vastatili-tieto antaa tilille (Rekisterit-Tilit).
Oheiskulujen tiliöinnit
Ohjelma osaa käsitellä oheiskuluja (tapaturmavakuutus, työttömyysvakuutus, ryhmähenkivakuutus ym.) monella eri tavalla.
Palkanlaskennan oheiskulut tiliöidään lähtökohtaisesti kyseiselle palkkalajille valitulle tilille ja kyseisen tilin vastatilille. Mahdolliset poikkeamat oheiskulujen tiliöinneissä ja prosenteissa voidaan määritellä myös palkansaajittain palkansaajan Vakuutuspoikkeamat -välilehdellä, henkilöryhmittäin tiliöintiryhmien avulla tai Kirjanpitotositteen Oheiskulut -välilehdellä.
Oheiskulut -välilehdelle syötettävät tiedot:
Työttömyysvakuutus – Kirjanpidon tili, jolle työttömyysvakuutus kirjataan.
Työttömyysvakuutuksen vastatili – Kirjanpidon vastakirjaustili, jolle työttömyysvakuutus kirjataan. Mikäli tämä on tyhjä, käytetään tilillä olevaa vastatiliä.
Työttömyysvakuutuksen prosentti – Prosentti, jolla lasketaan työttömyysvakuutus.
Tapaturmavakuutuksen tili – Kirjanpidon tili, jolle tapaturmavakuutus kirjataan.
Tapaturmavakuutuksen vastatili – Kirjanpidon vastakirjaustili, jolle tapaturmavakuutus kirjataan. Mikäli tämä on tyhjä, käytetään tilillä olevaa vastatiliä.
Tapaturmavakuutuksen prosentti – Prosentti, jolla lasketaan tapaturmavakuutus.
Ryhmähenkivakuutuksen tili – Kirjanpidon tili, jolle ryhmähenkivakuutus kirjataan.
Ryhmähenkivakuutuksen vastatili – Kirjanpidon vastakirjaustili, jolle ryhmähenkivakuutus kirjataan. Mikäli tämä on tyhjä, käytetään tilillä olevaa vastatiliä.
Ryhmähenkivakuutuksen prosentti – Prosentti, jolla lasketaan ryhmähenkivakuutus.
Muun oheiskulun nimi – Oman oheiskulun nimi.
Muun oheiskulun tili – Kirjanpidon, tili jolle muu oheiskulu kirjataan.
Muun oheiskulun vastatili – Kirjanpidon vastakirjaustili, jolle muu oheiskulu kirjataan. Mikäli tämä on tyhjä, käytetään tilillä olevaa vastatiliä.
Muun oheiskulun prosentti – Prosentti, jolla lasketaan muu oheiskulu.
Palkkalajit
Palkkalajit -välilehdellä näkyy palkkalajit ja niiden kirjanpidon tilit. Tässä näkymässä on mahdollista päivittää nopeasti palkkalajien tiliöintejä, jos tehtäviä muutoksia on paljon. Tehdyt muutokset tallentuvat palkkalajeille (Rekisterit – Palkkalajit) heti ilman erillistä tallentamista.
Laskenta
Kirjanpitotositteen laskennan etenemisestä syntyy loki, josta voi selata miten ohjelma on eritelmää laskenut. Lokin voi myös viedä taulukkolaskentaohjelmaan x
-painikkeella.
Dimensiojako
Kustannusten prosenttipohjainen jako eri dimensioille (kustannuspaikka/projekti jne.) voidaan tehdä palkansaajan taakse tapauksissa, joissa jako pysyy pääsääntöisesti samana palkka-ajosta toiseen.
Palkansaajarekisterissä Ohjaus -välilehdellä Kustannuspaikkajako -painikkeella lisätään halutut jaot, on huomattava että kokonaisprosentiksi pitää tulla 100 prosenttia.
Palkansaajakohtainen, prosentuaalinen dimensiojako siirtyy maksuja luotaessa maksuille. Maksulla (Tapahtumat – Maksut) Dimensiojako -painikkeella näytetään käsittelyssä olevan palkansaajan dimensiojako, (verolaskentaa ei tarvitse olla tehtynä).
Jakotaulukon avulla ePalkat jakaa kyseiseltä palkansaajalta kaiken (myös sivukulut) tällä jaolla. Kaikki palkkarivit, joille ei ole erikseen kirjattu kustannuspaikkoja, projekteja tms. jaetaan taulukon avulla.
Tuntiperusteinen jako
Jos jaot muuttuvat usein, silloin jako voidaan tehdä maksulla, kun tunnit on syötetty. Päivitä dimensiojako -painikkeella (painikkeen saat esille valitsemalla asetukset) jaot päivitetään kaikille niille palkansaajille, jotka ovat valittuina. Tämän jälkeen Dimensiojako -painikkeella saat esiin taulun (verolaskentaa ei tarvitse olla tehtynä), johon ohjelma on laskenut tuntien perusteella prosentit.
Prosentteja ja kustannuspaikkoja/projekteja jne. voi tässä vielä halutessaan muuttaa tai poistaa vaikka koko rivin (roskiksen kuva), mutta tärkeää on että lopputulos on 100 prosenttia.
Dimensiojako perustuu kaudelle kirjattuihin tunteihin. Tätä jakoa käytetään yleensä kuukausipalkkaisella henkilöllä jakamaan hänen palkkasummansa kustannuspakkoihin, projekteihin jne. Yksi tapa tehdä tämä on kirjata tunnit palkkalajeilla, joilla ei ole euro-määräistä arvoa (esimerkkipalkkalajeissa TUNNIT - tuntien syöttö) ja tallettaa näille tarvittavat dimensiot. Usein nämä tuntitiedot saadaan ulkoisesta tuntikirjaus-järjestelmästä.
Dimensiojako ei siirry palkkakauden päätöksen yhteydessä tehtävässä tapahtumien siirrossa uudelle palkkakaudelle.
Mikäli palkansaajan maksulla on tehty dimensiojako, niin jakautuvat kaikki kyseisen maksun palkkatapahtumat tehdyn dimensiojaon mukaisesti, riippumatta siitä mitä dimensioita yksittäisille tapahtumariveille on tehty.
Jos palkkatapahtumat tuodaan jostakin toisesta järjestelmästä, silloin on siirrossa (Tapahtumat – Tapahtumatuonti) valittava Luo jakotaulukko -valinta jos halutaan että jako tapahtuu.
Huomioitavaa: Dimensiojako suoritetaan vain niille kirjanpidon tileille, joilla on valinta "Jako kustannuspaikkoihin". Dimensiojako kuitenkin tuottaa kirjanpitoon suuren määrän pienempiä summia, joiden yhteenlasku todennäköisesti tuottaa senttieroja. ePalkat on kuitenkin ohjelmoitu siten että ne tilit, joiden tarkkuus on oltava sentilleen oikea (ennakonpidätys, maksutili) eivät aiheuta senttierotusta, ellei näiden tileille ole valittu "Jako kustannuspaikkoihin"
Muista aina päivittää dimensiotaulukko, jos muutat kaudella olevia tunti-tietoja. Dimensiotaulukon päivitys ei vaikuta mahdolliseen verolaskentaan.
Mahdollisen eron selvittäminen
Mahdollisen eron selvittämiseksi kannattaa käydä läpi seuraavat kysymykset.
Onko kaikki palkkatapahtumat tiliöity oikein?
Onko tarvittavilla tileillä vastatilit?
Pääsääntö on, että tilit, jotka eivät liikuta rahaa, tarvitsevat vastatilin. Esim. kaikki oheiskulut (eläke, vakuutukset, sotu) ovat tällaisia. Myös luontoisedut tarvitsevat vastatilin. Sitä vastoin kaikki maksettavaan summaan vaikuttavat eivät tarvitse vastatiliä.
Muista että työntekijän eläkemaksuilla ja työntekijöiden työttömyysvakuutuksilla ei saa olla vastatilejä. Tämä tarkoittaa että et voi käyttää samaa tiliä yrityksen ja työntekijän osuuksille esimerkiksi eläkemaksuihin.
Onko kaikilla tileillä Kredit-valinta oikein?
Tilieille, joiden summat pitää kirjautua kredit-puolelle, tulee merkitä tilin perustiedoissa (Rekisterit – Tilit) Kredit-kirjaus . Esimerkkejä tavallisimmista kredit -tileistä ovat työntekijän eläkemaksu, työttömyysvakuutus ja jäsenmaksu. Lisäksi ennakonpidätys, maksu (pankki).
Onko palkkalajilla kirjanpidon kerroin?
Palkkalajille voidaan tallentaa kirjanpidon kerroin. Oletusarvo on 1 (Nolla käsitellään tässä tapauksessa epalkoissa ykkösenä). Joissakin, esimerkiksi oikaisevissa lajeissa saatetaan haluta kirjanpidon kertoimeksi -1. Tällä kertoimella ohjataan palkkarivin summa oletustiliöinnistä poiketen debetiin (tai kreditiin). Joissakin poikkeustapauksissa (erikoisempi sisäinen kustannuslaskenta) voidaan myös käyttää muita laskennallisia kertoimia.
Tarkasta tiliöintiryhmät
Oletko käyttänyt tiliöintiryhmiä. Nämä ohittavat vakio-tiliöintisäännöt kuten sotu, eläke yms.
Eikö selvinnyt?
Tulosta kirjanpitotosite esimerkiksi henkilöittäin ja valitse tulostettavaksi Eritelmä tapahtumittain. Tällöin summien tarkastaminen on helpompaa.
Laskenta -välilehdellä näkyy, miten ohjelma laskee summat.
Laskentaloki
Kun "mikään muu ei tunnu auttavan" voit tarkastella ePalkkojen tekemää laskentapäättelyä. Laskennat tallennetaan Kirjanpidon Aineistot -välilehdelle. Laskentalokit saat näkyville rastittamalla Laskentaloki. Laskentaloki sisältää paljon tietoa ja on tarkoitettu laskentalogiikan selvittämiseen ja on luonteeltaan hyvin tekninen.