Yleistä
Verotus
Ohjaus
Ay-tiedot
Palkkatiedot
Lisät
Loma
KTA
Muistio
Maksut
Työsuhteet
Vakuutuspoikkeamat
Vakiotapahtumat
Pekkaset
Liitteet
Palkansaajien tietoja ylläpidetään Palkansaajat -rekisterissä (Rekisterit – Palkansaajat). Tiedot jakautuvat usealle eri välilehdelle.
Yleistä
Numero Jokaisella palkansaajalla on oma numeronsa. Kahdella palkansaajalla ei voi olla samaa numeroa. ePalkat tarjoaa palkansaajaa perustettaessa automaattisesti numeroa, joka on suurimmasta käytetystä numerosta seuraava. Ehdotetun numeron voi muuttaa haluamakseen. Kun palkansaajan tiedot on kertaalleen tallennettu, estää ohjelma numeron vaihtamisen. Ohjelma käsittelee palkansaajat numeron mukaan ja mikäli palkansaajalle on jo syötetty tapahtumia tai kertynyt tilastotietoja, nämä tiedot jäävät ”vanhalle” numerolle.
Huom. Mikäli työntekijät ovat jollakin tavalla ryhmiteltävissä, voidaan tämä huomioida numeroinnissa. Useat raportit on rajattavissa numerovälillä ”Ensimmäinen palkansaaja” ja ”Viimeinen palkansaaja”. Esimerkiksi kuukausipalkkaiset voidaan numeroida 1 – 100, tuntipalkkaiset yli 100. Raporttien tulostuksessa voi hyödyntää toki myös muita rajaustekijöitä kuten Ryhmä, Kustannuspaikka ja Työnumero.
Nimi Annetaan palkansaajan etunimi/-nimet ja sukunimi, jolloin ohjelma luo automaattisesti nimi -kenttään nimen muodossa Sukunimi Etunimi. Näin saadaan tulosteet tarvittaessa sukunimen mukaan aakkostettuina.
Henkilötunnus Ohjelma tarkistaa henkilötunnuksen oikeellisuuden. Virheellisestä henkilötunnuksessa ohjelma ilmoittaa, sekä näyttää samalla mikä viimeinen merkki (tarkistusmerkki) tulisi olla. ePalkat valitsee henkilötunnuksen perusteella, onko kyseessä mies vai nainen, vai onko kyseessä keinohenkilötunnus.
Henkilötunnus -kenttään voidaan syöttää myös y-tunnus, mikäli palkansaaja on yritys. Tällöin ohjelma esitäyttää valinnaksi Toiminimi. Mikäli kyseessä on osakeyhtiö tai muu yhteisö, tulee valita vaihtoehto Osakeyhtiö.
Palkansaajan tyyppi on olennainen tieto palkkatietoilmoituksella, joten valinta sukupuolesta tai muusta tyypistä on tehtävä oikein.
Mikäli samalla henkilötunnuksella on jo ePalkkoihin tallennettu henkilö, antaa ePalkat tästä ilmoituksen - huomioiden myyös päättyneet työsuhteet. Henkilö voidaan kuitenkin haluttaessa tallentaa uudelle numerolle varoituksesta huolimatta.
Koulutus Informatiivinen kenttä.
Osoite Palkansaajan katuosoite, postinumero ja postitoimipaikka sekä maa tarvittaessa. Osoitetta käytetään palkkalaskelmatiedoissa.
Puhelin Palkansaajan puhelinnumero.
IBAN Palkansaajan pankkitili IBAN muodossa ilman välilyöntejä. Ohjelma tarkistaa pankkitilin oikeellisuuden. Jälkimmäiseen kenttään ohjelma päättelee tilinumeron perusteella BIC -koodin.
Eläke Palkansaajalle sovellettavan eläkejärjestelmän lyhennys. Tieto tulee täydentää aina. Eläkejärjestelmiä ylläpidetään Rekisterit – Eläkejärjestelmät -näkymässä ja ne tulee perustaa sinne ennen kuin eläkejärjestelmä voidaan valita palkansaajalle. Mikäli henkilö ei kuulu mihinkään eläkejärjestelmään, luo eläkejärjestelmä esim. koodilla EI.
Alkoi ja Päättyi Palkansaajan työsuhteen alkamispäivämäärä ja työsuhteen päätyttyä työsuhteen päättymispäivämäärä. Palkansaajarekisterissä ei näytetä oletusarvoisesti päättyneitä työsuhteita, päättyneet työsuhteet saa tarvittaessa näkyviin. Palkansaajaa, jonka työsuhde on päättynyt ei myöskään tulosteta kaikkiin raportteihin.
Mikäli henkilön työsuhde alkaa myöhemmin uudelleen, eikä henkilölle haluta avata uutta numeroa, saadaan henkilö takaisin aktiiviseksi poistamalla päättymispäivämäärä. Siirrä tällöin edellisen työsuhteen päivämäärät Työsuhteet -välilehdelle.
Yleensä Alkoi/Päättyi ja vastaavat viralliset päivämäärät ovat samat. Jos viralliset päivämäärät jätetään palkansaajaa lisättäessä tyhjäksi, ohjelma kopioi Alkoi-päivämäärän Virallinen alkoi-kenttään automaattisesti tallennuksen yhteydessä.
Virallinen alkoi -päivämäärä tulostuu mm. palkkalaskelmalle (Työsuhde alkoi-kenttä), eläke-vuosi-ilmoitukselle, henkilöraportille sekä palkkakortille.
Palkkalaskelman alalaidan vuoden alusta -ansiotietojen laskenta tehdään Alkoi-päivämäärän mukaisesti. Mikäli satunnainen työntekijä on ollut töissä alkuvuonna ja palaa töihin uudelleen kesällä ja palkkalaskelmalle halutaan tulostuvan koko alkuvuoden ansiotiedot, tulee Alkoi-kenttään laittaa esimerkiksi vuoden ensimmäinen päivä.
Huomaa, että myös lomaoikeuden laskenta tehdään Alkoi-päivämäärän mukaisesti. Jos lomaoikeudessa halutaan huomioida vanhoja työsuhteita, voidaan työsuhteen kestoista laskea päivämäärä, josta lähtien henkilö on oikeutettu lomaoikeuteen. Palkkalaskelman vuoden alusta -tiedot tulostetaan kuitenkin aina kuluvan vuoden alusta alkaen.
Palvelussuhteen tyyppi Kenttään täydennetään tulorekisteriin ilmoitettava palvelussuhteen tyyppi.
- Kokoaikainen, kun työntekijän työaika on alalla sovellettavan kokoaikaisen työntekijän enimmäistyöaika. Useimmiten tästä enimmäistyöajasta on sovittu työehtosopimuksessa. Jos palvelussuhteeseen ei sovelleta mitään työehtosopimusta, katsotaan kokoaikaisen työntekijän enimmäistyöajan olevan työaikalain mukainen enimmäistyöaika eli 40 tuntia viikossa.
- Osa-aikainen, kun työntekijän työaika on lyhyempi kuin enimmäistyöaika, josta on sovittu joko alalla sovellettavassa työehtosopimuksessa (kokoaikaisen työntekijän enimmäistyöaika) tai työaikalaissa (40 tuntia viikossa).
- Ei tietoa, kun tietoa kokoaikaisuudesta tai osa-aikaisuudesta ei ole saatavilla.
- Ei ilmoiteta, tietoa ei ilmoiteta tulorekisterin palkkatietoilmoituksella.
Ei palvelussuhteessa ePalkkojen oletusarvona on palvelussuhteessa tulorekisterin palkkatietoilmoituksella. Ei palvelussuhteessa valinta tulee tehdä, jos tulonsaajalle maksetaan palkanmaksukaudelta suorituksia, jotka perustuvat muuhun sopimukseen kuin palvelussuhteeseen. Ei-valinnalla maksaja siis ilmoittaa, että tulonsaaja ei ole palvelussuhteessa maksajan organisaatioon.
Rekisteröinnin peruste Kenttään täydennetään tulorekisteriin ilmoitettava rekisteröinnin peruste. Tieto on pakollinen mikäli tulonsaaja on JuEL:n mukaan vakuutettu.
Työsuhteen päättymisen syy Kenttä avautuu täydennettäväksi, kun palkansaajatietoihin on täydennetty Päättyi-kenttään päivämäärä. Kenttään täydennetään arvo valitun koodiston mukaisesti (Kevan koodisto/Suomen Pankin koodisto / Tulorekisterin koodisto).
Veronumero Rakennusalalla käytettävä veronumero.
Verotus
Lähdeveron alainen -valinnalla määritellään henkilö lähdeveron alaiseksi. Tämä vaikuttaa seuraavan kentän Toimen laji -valintavaihtoehtoihin.
Toimen laji Valitse alasvetoluettelosta oikea suorituslaji. Oletusarvona on P – Palkka päätoimesta.
Toimenlajeista voit valita seuraavia vaihtoehtoja (suluissa Vero API tulotyyppi) :
- P- Palkkaa (000024)
- 2- Merityötulo (000025)
- 33- Käyttökorvausta (ansiotulo) (tulossa)
- 34- Käyttökorvausta (pääomatulo) (tulossa)
- H- Työkorvaus (alv velvollinen) (000035)
- HE- Työkorvaus (ei alv velvollinen) (000036)
- HT- Työpanokseen perustuva osinko (työkorvausta) (000037)
- M- Muu (ei noutoa Vero API:sta)
- O1- Osinko (ei noutoa Vero API:sta)
Lisätietoa verokorttien noudosta Vero API rajapinnasta.
Rajoitetusti verovelvollinen -valinnalla määritetään henkilö rajoitetusti verovelvolliseksi.
Verokortin päivämäärä Verokortti on aina heti voimassa siitä alkaen kun se on tallennettu, riippumatta verokortin päivämäärästä. Verokortin päivämäärää käytetään verokertymien laskennassa, tätä varten verokortin päivämäärä on pakollinen tieto.
Palkansaajalla tulee olla merkittynä verokortin tiedot (prosentit ja rajat) vain kulloinkin voimassa olevalta verokortilta. Aiemmat tiedot tulee tyhjentää jos esimerkiksi verokortin tyyppi vaihtuu.
Verokortin päivämäärä -painikkeen vieressä olevasta painikkeesta saa laskettua verokortilla huomioidut tulot ja maksujen lukumäärän.
Verotus Valikosta valitaan käytettävä verotustapa ja täydennetään prosentit ja tulorajat. Verottajan sähköisesti toimittamat verokortit ovat ePalkkojen valinnan B-verokortti mukaisia.
Prosentti rajalle 1 Kenttään täydennetään verokortin perusprosentti, ja oikeanpuoleiseen kenttään euroiksi merkitään verokortin tuloraja.
Prosentti 2 Kenttään täydennetään verokortin lisäprosentti, oikeanpuoleiseen kenttään euroiksi merkitään 9999999,00.
Syötetty verotulo, -veropäivät ja -ennakonpidätys -kenttiä voidaan hyödyntää, jos ePalkat otetaan käyttöön kesken vuoden. Näihin kenttiin syötetyt arvot lisätään verolaskennassa verokortin kertymiin. Syötettyjä tietoja ei tyhjennetä vuoden vaihteessa, vaan se on tehtävä manuaalisesti.
Kansainvälisissä tilanteissa lisäksi täydennettäviä tietoja
Tunnisteen tyyppi Kenttään on esitäytetty Suomalainen henkilötunnus tai y-tunnus. Palkkatietoilmoittamista varten valitaan listalta, mikäli kyseessä on jokin muu tunniste.
Tunniste Mikäli tunniste on muu kuin Suomalainen henkilötunnus tai y-tunnus, tulee se täydentää tähän kenttään. Suomalaista henkilötunnusta tai y-tunnusta ei saa täyttää tähän kenttään.
Syntymäaika Mikäli tulonsaajalla (ei yritys) ei ole suomalaista tunnistetta, tulee syntymäaika täydentää tähän kenttään.
c/o tarkenne, Katuosoite, PL, Postinumero, Postitoimipaikka, Maakoodi, Maan nimi jos 99 - tuntematon Mikäli tulonsaajalla ei ole suomalaista tunnistetta, tai tulonsaaja on rajoitetusti verovelvollinen, tulee osoitetiedot täydentään näihin kenttiin.
Kansalaisuus Mikäli tulonsaajan kansalaisuustietoa halutaan ylläpitää ePalkoissa, saa Kansalaisuus-tietoa ylläpidettyä myös palkansaajat-rekisterin taulukkomuodossa. Tieto ei välity tästä kentästä palkkatietoilmoitukselle.
Ohjaus
Ryhmä -kenttä on vapaa teksti -kenttä, jolla palkansaajia voi halutessaan ryhmitellä. Yleensä ryhmänä käytetään maksuryhmää, esim. KK (kuukausipalkkaiset) ja TP (tuntipalkkaiset). Ryhmää voidaan käyttää rajaustekijänä eri näkymissä ja raporteilla. Esimerkiksi palkkakaudet voidaan perustaa ryhmittäin. Henkilö voi kuulua yhteen tai useampaan ryhmään. Ryhmiä ei perusteta erikseen, vaan ryhmän tunnus kirjoitetaan tähän kenttään. Kannattaa huomioida, että ryhmät nimetään päällekkäisyyksiä välttäen (esim. ryhmät 50 ja 1500 eivät kaikilta osin toimi, koska sisältää-tyyppinen haku tunnuksella 50 tuottaa tuloksena sekä 50 että 1500).
Työntekijäryhmä -kenttä on palkka-avoimussdirektiivin tarkoittama työntekijäryhmä. Ryhmät perustetaan Rekisterit -> Työntekijäryhmät. Työntekijälle valitaan luoduista ryhmistä yksi, kentän voi myös jättää tyhjäksi, jolloin tästä ei synny erillisilmoitukselle ilmoitettavaa.
Työehtosopimus Kenttään täydennetään tieto palkkatietoilmoittamista varten.
Kustannuspaikka Palkansaajan kustannuspaikka. Ennen valintaa kustannuspaikat tulee olla perustettuna rekistereihin (Rekisterit - Kustannuspaikat). Henkilön taakse valittu kustannuspaikka ehdottuu palkkatapahtumille.
Projekti Palkansaajan projekti. Ennen valintaa projektit tulee olla perustettuna rekistereihin (Rekisterit - Projektit). Henkilön taakse valittu projekti ehdottuu palkkatapahtumille.
Työvaihe Palkansaajan Työvaihe. Ennen valintaa työvaiheet tulee olla perustettuna rekistereihin (Rekisterit - Työvaiheet). Henkilön taakse valittu työvaihe ehdottuu palkkatapahtumille.
Kieli Palkansaajan palkkalaskelman tulostuskieli. Huomaa, että ePalkoissa on automaattisesti kielivaihtoehtojen mukaiset palkkalaskelmalomakkeen käännökset, mutta palkkalajit tulee itse kääntää palkkalajirekisterissä.
Tiliryhmä Valitaan tarvittaessa palkansaajan tiliöinteihin liittyvä tiliryhmä. Tiliryhmät perustetaan Raportit – kausi – Kirjanpitotosite Tiliryhmät -välilehdellä. Tiliryhmää kannattaa käyttää erityisesti silloin, jos on useita henkilöitä joiden työnantajamaksut kirjataan samalla tavalla, mutta yleisestä käytännöstä poikkeavasti. Mikäli yksittäiselle henkilölle tarvitaan poikkeavat työnantajamaksujen tiliöinnit, kannattaa ne perustaa palkansaajan Vakuutuspoikkeamat -välilehdelle.
Laskelman lähetystapa Kenttään valitaan, miten palkansaajalle toimitetaan palkkalaskelma. Palkkalaskelmien eri lähetystavoista löytyy lisää tietoa ohjeen kohdasta Raportit – kausi – Palkkalaskelmat. MIkäli palkkalaskelma lähetetään sähköpostilla, annetaan palkansaajan sähköpostiosoite Palkansaajat– rekisterin Muistio -välilehdellä.
Tapaturmavakuutuksen amm.koodi tietoa hyödynnetään tapaturmavakuutusilmoituksella (Huom! Palkkatietoilmoituksella ilmoitettavat ammattikoodit täydennetään Tulorek. ammattikoodi ja Julk. ammattikoodi -kenttiin.)
Osaomistaja rastitetaan tarvittaessa. Esim. työttömyysvakuutusrahaston vuosi-ilmoitukseen tulee eritellä osa-omistajat. Tämän asetuksen perusteella muodostuu palkansaajalle palkkatapahtumiin rivien luonnissa palkkalaji TVOOM (Osa-omistajan työttömyysvakuutus). Huom! Tulorekisteriin välitettävä osaomistaja-tieto tulee täydentää Vakuutuspoikkeamat-välilehdelle.
Määräaikainen -valinta vaikuttaa lomajaksotusta laskettaessa (Raportit-kausi – Kirjanpitotosite – Lomajaksotus). Henkilöille, jotka ovat rastitettu määräaikaisiksi, ei lasketa lomarahavarausta. Määräaikaisuustieto ilmoitetaan myös tulorekisteriin.
Julk. ammattikoodi Kenttään täydennetään Kevan koodiston mukainen ammattikoodi, mikäli palkansaajan työsuhde on JuEL:n mukaan vakuutettu tai Trafin mukainen ammattikoodi.
Tulorek. ammattikoodi Kenttään täydennetään tulorekisterin ammattikoodiston mukainen ammattikoodi.
Ay-tiedot
Jäsenliitto -kenttään valitaan kyseisen henkilön jäsenliitto/kassa. Ennen valintaa liitto tulee olla perustettuna näkymässä Rekisterit – Jäsenliitot.
Osasto -kenttään syötetään mahdollinen osaston numero ja se tallentuu täältä konekieliseen jäsenmaksuselvitykseen.
Prosentti -kenttään annetaan jäsenmaksuprosentti, mikäli jäsenmaksu lasketaan prosentin mukaan.
Jäsenmaksun summa tai yläraja Mikäli edelliseen Ay-prosentti -kenttään ei anneta prosenttia, käyttää ohjelma hinnoittelussa tätä summaa. Mikäli Ay-prosentti on annettu, on summa ay-maksun yläraja.
Alaraja Ay-jäsenmaksun minimisumma, joka vähintään veloitetaan, vaikka ay-prosentin mukaan laskettuna summa ei täyttyisikään.
Jäsenmaksun alkupäivä Päivämäärä tallennetaan, kun perintä halutaan aloittaa tietystä päivämäärästä alkaen.
Jäsenmaksun loppupäivä Päivämäärä tallennetaan, kun perintä päätetään.
Mikäli jäsenmaksu ei ole maksupäivänä voimassa, tulee palkkatapahtumien käsittelyssä (AY ja AY2) palkkarivien arvoksi nolla ja selitetekstiksi, että jäsenmaksu ei ole alkanut tai se on päättynyt.
Viitemalli -kenttiä käytetään, mikäli jokaisella henkilöllä on oma henkilökohtainen viitenumero jäsenmaksun tilitystä varten. Viite muodostetaan seuraavalla tavalla: Etsi viiteluettelosta juokseva kaksinumeroinen kuukausinumero. Syötä viite kenttään korvaamalla juokseva kaksinumeroinen kuukausinumero merkeillä KK. Mikäli viite on koko vuoden ajan sama, viitteen voi tallentaa kenttään sellaisenaan. Malliviitteen syötössä on tärkeää, että viitenumeroon ei lisätä välilyöntejä. Viitteen tarkistenumero tulee myös syöttää.
Kun viitemalli on syötetty, klikataan Näytä viitteet -painiketta. Ohjelma muodostaa annetuilla tiedoilla viitenumerot koko vuodelle. Viitenumeroiden tulee olla samat kuin maksuohjeessa.
Mikäli käytössä on liittokohtaiset viitenumerot, ylläpidetään niitä Rekisterit - Jäsenliitot, kunkin liiton Viitteet-välilehdellä. Liittokohtaista viitettä syötettäessä korvaa viitteessä oleva kuukauden järjestysnumero KK ja vuosi VV tai VVVV. Tällöin ohjelma muodostaa kuukausikohtaiset viitteet valmiiksi Luo viitteet -painikkeella.
Jäsenmaksujen perusteissa tapahtuvat muutokset voidaan tallentaa keskitetysti Pääkäyttäjätoiminnot - Toiminnot - Jäsenmaksupäivitykset -näkymässä.
Mikäli palkansaajalla on toinen jäsenmaksu (esimerkiksi sairaskassamaksu erikseen), voi tämän toisen jäsenmaksun tallentaa vastaavalla tavalla alempiin jäsenmaksutietokenttiin.
Palkkatiedot
Palkkatietoihin tallennetaan henkilön palkkatiedot. Näistä tiedoista ohjelma mm. poimii arvot palkkariveille.
Kuukausipalkka Henkilön voimassaoleva kuukausipalkka, mikäli kyseessä on kuukausipalkkainen henkilö.
Tuntijakaja Kuukausipalkkaisen työntekijän kuukausipalkan jakajaluku, jota käytetään muunnettaessa kuukausipalkka tuntipalkaksi.
Maksukerroin (%) Kuukausipalkkaisen työntekijän maksukerroin, jota käytetään suhteuttamaan työntekijälle maksettavia summia (kuukausipalkka, aikatuntipalkka, lomiin liittyvät palkat, sairasajan palkka). Huomioithan kertoimen käytössä, ettei se vaikuta jakajaan. Tarkista palkkalajikohtaisesti että hinnoittelu toimii haluamallasi tavalla.
Henk.koht.luontoisetu Henkilökohtaisen luontoisedun arvo. Yleiset luontoisedut kuten puhelinetu, lounassetelit yms. tulee hinnoitella suoraan palkkalajille, ei henkilön taakse.
Henk.koht luontoisetu 2 Tässä kentässä ilmoitetaan mahdollinen autoedun arvo. Lisätietoja täältä.
Vuosimalli Auton vuosimalli. Tiedon perusteella ohjelma täydentää oikean ikäkoodin palkkatietoilmoitukseen.
Auton päästöarvo Huomioithan, että palkkatietoilmoituksessa auton päästöarvoksi voidaan ilmoittaa vain arvo väliltä 0–100 g/km, joten tallennettava arvo ei saa ylittää tätä enimmäismäärää.
Lisä Mahdollinen ikälisä (kokemusvuosi-lisä). Määritellään erityisesti silloin, jos lisän osuus tulee näkyä erikseen palkkalaskelmassa.
Lisä 2 Voidaan käyttää henkilökohtaisia lisiä varten. Lomalaskennassa tämän lisän voi lisätä kuukausipalkkaa korottavaksi lomapalkkaa laskettaessa.
Ohjetuntipalkka, Perustuntipalkka ja Aikatuntipalkka Käytetään kun palkkalajille on hinnoittelusäännöksi määritelty vastaava tuntipalkka. Huom. Ohjelma hakee tietoa portaittain. Mikäli henkilölle ei ole syötetty esim. ohjetuntipalkkaa lainkaan, ohjelma poimii aikatuntipalkan tai perustuntipalkan.
Hinnoittelupalkkalaji Mikäli palkansaajia on paljon ja tuntipalkat on määritelty esim. työehtosopimuksessa, voidaan käyttää hinnoittelupalkkalajia. Tällöin henkilön tuntipalkka määräytyy tässä valitun palkkalajin á-hinnasta.
Palkkaryhmä Tarvittaessa voidaan perustaa palkkaryhmiä ja määritellä henkilön palkkatietoihin valittu palkkaryhmä. Tällöin esim. kuukausipalkka tulee henkilölle palkkaryhmästä. Palkkaryhmiä ylläpidetään Rekisterit – Palkkaryhmät -näkymässä.
Vuosisidonnaiset lisät liittyvät yleensä palkkaryhmiin, esim. kuntasektorilla käytössä.
Määrävuosilisät liittyvät yleensä palkkaryhmiin, esim. kuntasektorilla käytössä.
Kokemuskoodi Koodi, joka lisätään automaattisesti työntekijän palkkalajiin siirrettäessä tietoa tuntipäiväkirjasta tai ulkoisesta työajanseurantajärjestelmästä kuten Ontime. Esim jos työajanseurannasta saadaan koodi AIKA ja kokemuskoodi on 08, syntyy lopulliseksi palkkalajiksi AIKA08.
Kokemuslaskennan aloituspvm Mikäli esimerkiksi tuntipäiväkirjatuonnissa halutaan käyttää automaattista kokemuskoodilisäystä tuotaviin palkkalajeihin, voidaan syöttää myös kokemuslaskennan päivämäärä. Tämä toimii tällä hetkellä 4 vuoden jaksoilla, joten esim. kun työntekijän kokemusaika oikeuttaa yli 8 vuoden kokemuslisään, osaa ohjelma päivittää kokemuskoodi 04:stä 08:aan.
Osa-aikaprosentti ilmoitetaan palkkatietoilmoituksella, jos tieto on täydennetty.
Sairasvakuutuksen päiväraha-% Tähän annetaan vain mahdollinen poikkeava sairasvakuutuksen päiväraha-%. Mikäli palkansaajalta ei peritä ko. maksua, laitetaan tähän 0.
Päivitä kuukausipalkka -painikkeella ohjelma muodostaa henkilön kk-palkan seuraavalla tavalla. Pohjana on palkkaryhmän hinta, eli palkkaryhmät tulee olla perustettu ja palkansaajalle tulee olla valittuna sellainen palkkaryhmä, jolla on hinta. Tähän hintaan ohjelma lisää vuosi- ja ansiosidonnaisia lisiä (prosentteja esim. 3, 5, 3 jne). Esim. jos palkkaryhmän hinta on 2000 ja lisien prosentit 3, 5, ja 3 lasketaan kuukausipalkka kaavalla 2000 + 2000×3% + 2000×5% + 2000×3%.
Maksukieltotiedot – painikkeella avautuu Maksukiellon tiedot – ikkuna, johon täydennetään palkansaajan ulosottopidätystä koskevat tiedot. Näkymän kenttiin tallennetaan viranomaisen lähettämän maksukiellon tiedot, joka sisältää ohjeet ulosottoon tilitettävän määrän laskutavasta.
IBAN- ja BIC- kenttiin täytetään ulosottoviraston pankkitilin tiedot. Maksuviitteeksi täydennetään maksukiellolla oleva viite esim. RF1234567891234567. Valitse alasvetovalikosta ulosottovirasto. Valittavana ovat kaikki Suomen ulosottovirastot. Valittu virasto tulostuu ulosottoraporttiin ja tulee SEPA-aineistoihin maksun saajaksi. Mikäli virastoa ei ole valittu, näkyy SEPA-maksun vastaanottajana ”Ulosottovirasto”.
Suojaosuuden summa/pv, osoittaja ja nimittäjä (esim. 2/3), palkansaajalle jätettävä summa, enimmäismäärä ja muun tulon nettomäärä kirjataan maksukiellon ohjeiden mukaisesti. Huomioithan, että mikäli ulosottoon on merkitty muun tulon nettomäärä, tulee se suhteuttaa maksetaanko henkilölle palkkaa kerran kuukaudessa vai kahden viikon välein, mikäli tätä ei ole maksukiellolla huomioitu. Maksukielto on voimassa annetun päivämäärävälin ajan. Maksukiellossa voi olla maininta vapaista kuukausista, jolloin ulosottoa ei pidätetä. ePalkkoihin on mahdollista merkitä kaksi vapaata kuukautta.
Tallenna maksukiellon tiedot OK-painikkeella. Ulosoton pidätys palkansaajalta maksutapahtumilla on ohjeistettu täältä.
Lisät
Lisät-välilehdelle täydennetään palkansaajalle kuuluvat lisät. Ennen lisien lisäämistä palkansaajalle, ne on määriteltävä yritystietoihin (Pääkäyttäjätoiminnot – Asetukset – Ulkoasu-välilehdellä). Kaikki lisät, jotka on lisätty palkansaajan Lisät-välilehdelle, vaikuttavat kokonaispalkkaan.
Loma
Lomamenetelmä Valitaan henkilön lomamenetelmä.
Lomasääntö Valitaan lomapäivien ansaintasääntö.
Kuukauden lomapv Valitaan montako lomapäivää/ kuukausi palkansaajalle kertyy.
Kuukauden lomarahapv Valitaan montako lomarahapäivää/kuukausi palkansaajalle kertyy.
Ei lomarahoja -valinnan voi tehdä, mikäli palkansaajalle ei kerry lainkaan lomarahoja.
Lomaprosentti Mikäli lomapalkka on prosenttiperusteinen, annetaan tähän käytettävä lomaprosentti (esim. 9% tai 11,5%).
Lomataulu KTA- ja Lomapäiväpohjaisessa laskennassa käytetään tunti- tai päiväkerrointaulukkoa. Tässä valitaan henkilölle sopiva kerrointaulukko. Taulukoita ylläpidetään Pääkäyttäjätoiminnot – Lomakerrointaulukot -näkymässä.
Viikkotyöaika Säännöllinen viikkotyöaika tai säännöllinen päivittäinen työaika on tieto, jota käytetään kun lasketaan ns. KTA-lomapäiväpalkka.
Tällä välilehdellä näkyvät myös henkilölle tehdyt Lomalaskennat.
Lomakalenteri -toiminnolla voi tarkastella henkilölle kertynäitä lomapäiviä kuukausi- ja vuositasolla.
Lomalaskentaan liittyvien valintojen merkityksestä on kerrottu tarkemmin Lomalaskenta-osiossa.
KTA
KTA -välilehdellä näkyvät KTA- ja loma-KTA -tiedot. KTA- ja lomalaskenta päivittävät tiedot tänne, tarvittaessa (esim. käyttöönotossa) voidaan tiedot syöttää myös käsin.
Muistio
Muistio -kenttään voi tallentaa vapaata tekstiä. Kenttään tallettuu lisäksi palkkamuutokset kuukausipalkan, ohjetuntipalkan, aikatuntipalkan ja perustuntipalkan osalta.
Sähköposti Palkansaajan sähköposti mm. palkkalaskelman lähettämistä varten. Vain palkansaajille, joilla on toimiva sähköpostiosoite tallennettuna, voidaan lähettää palkkalaskelma sähköpostin liitteenä.
Huom! ePalkat tarkistaa onko syötetty tieto sähköposti, mutta ohjelma ei tarksta sähköpostin olemassa oloa.
Skype-tili Henkilön Skype-tunnus Skype-puheluja varten.
Mikäli Skype-tili -kenttä ei ole varsinaisessa käytössään, voidaan kenttään määritellä henkilökohtainen salasana ohjelmasta sähköpostitse lähetetyn PDF-palkkalaskelman avaamiseksi. Salasanan tulee olla täsmälleen kuusi merkkiä pitkä. Palkkalaskelmien sähköpostilähetyksessä salasanan tyypiksi tulee olla tällöin valittuna Skype-tili.
Muistuta pvm Muistutuspäivämäärä, jonka jälkeen haluat saada palkansaaja -muistutuksen.
Muistutusteksti syötetään seuraavaan kenttään. Muistutus näkyy kauden palkkatapahtumien käsittelyssä, kun muistutuspäivämäärä osuu palkkakaudelle tai sitä ennen.
Työsopimus ja Henkilötietolomake ovat informatiivisia tietoja, valinnalla voidaan merkitä esimerkiksi mikäli ko. dokumentit on tehty tai toimitettu palkanlaskentaan. Niistä palkansaajista, joilta puuttuu dokumentit (ei valintaa), voidaan tulostaa puutelista Raportit -tarvittaessa – Henkilöraportti.
Maksut
Maksut -välilehdellä näkyy kyseisen palkansaajan kaikki maksut eli käytännössä palkkakausien tiedot. Näkymän voi rajata vuosi kerrallaan tai tyhjentää Vuosi-kentän, jolloin saa kaikki palkansaajan maksut ruudulle.
Verolaskenta-sarakkeen kuvakkeet kertovat, onko maksulle tehty verolaskenta. Punainen kuvake kertoo, että verolaskentaa ei ole maksulle tehty.
Maksujen eläkejärjestelmää voidaan tarvittaessa vaihtaa ja työpäiviä sekä työpäivien luonteisia päiviä voidaan muokata.
Suurennuslasi-kuvakkeesta rivin lopussa pystyy avaamaan yksittäisen maksun tarkempaan tarkasteluun.
Työsuhteet
Työsuhteet -välilehdelle lisätään aiemman työsuhteen tiedot vain, jos palkansaaja palaa töihin työsuhteen aiemmin päätyttyä. Tällöin työsuhdehistoria jää talteen.
Mikäli työntekijän työsuhde päättyy, tulee päättymispäivämäärä antaa palkansaajan Yleistä -välilehdelle Päättyi -kenttään. Jos henkilö palaa töihin uudella työsopimuksella, tallennetaan uuden työsuhteen tiedot Yleistä-välilehdelle ja siirretään aiemman työsuhteen päivämäärät Työsuhteet -välilehdelle. Työsuhteet -välilehdellä tieto annetaan Lisää -painikkeen kautta tallentamalla.
Vakuutuspoikkeamat
Vakuutuspoikkeamat -välilehdelle määritellään tiliöintipoikkeamat silloin kun kyseisen palkansaajan palkkalajit halutaan kirjata poikkeaville kirjanpidon tileille tai käyttävää poikkeavaa prosenttia. Lisäksi välilehdellä määritellään joitain palkkatietoilmoituksella ilmoitettavista tiedoista.
Vakuuttamisen poikkeustilanteet
Mikäli palkansaaja ei kuulu Suomen sosiaaliturvaan, tai maksajalla ei ole velvollisuutta vakuuttaa palkansaajaa, merkitään vakuuttamisen poikkeustilanteen tyyppi -tiedot Vakuutuspoikkeamat-välilehdelle. Näin merkityt tiedot ilmoitetaan tulorekisteriin palkkatietoilmoituksella, ja vakuuttamisen poikkeustilanteen tyyppi -tiedot koskevat koko palkkatietoilmoitusta (kaikkia tulolajeja). Välilehden vasemmassa yläreunassa olevia valintoja käytetään, mikäli palkansaaja ei ole vakuutettu esimerkiksi iän tai yrittäjyyden vuoksi, ja oikeassa yläreunassa olevia valintoja käytetään, mikäli palkansaaja ei kuulu Suomen sosiaaliturvan piiriin.
Vasemmalla puolella olevat valinnat
Ei vakuuttamisvelvollisuutta valitaan, mikäli maksajalla ei ole velvollisuutta vakuuttaa palkansaajaa minkään lakisääteisen vakuutuksen osalta (työeläke-, sairaus, työttömyys- sekä työtapaturma- ja ammattitautivakuutus).
Mikäli maksajalla on velvollisuus vakuuttaa palkansaaja joidenkin, muttei kaikkien lakisääteisten vakuutusten osalta, valitaan poikkeamat yksitellen:
Ei sairausvakuutus valitaan, mikäli palkansaaja ei kuulu sairausvakuutuksen piiriin.
Ei työeläkevakuutus valitaan, mikäli palkansaaja ei kuulu työeläkevakuutuksen piiriin.
Ei työtapaturma ja ammattitautivakuutus valitaan, mikäli palkansaaja ei kuulu työtapaturma- ja ammattitautivakuutuksen piiriin.
Ei työttömyysvakuutus valitaan, mikäli palkansaaja ei kuulu työttömyysvakuutuksen piiriin.
Oikealla puolella olevat valinnat
Ei kuulu Suomen sosiaaliturvan soveltamispiiriin valitaan, mikäli tulonsaaja ei kuulu suomen sosiaaliturvaan minkään sosiaalivakuuttamisen osalta (työeläke-, sairaus, työttömyys- sekä työtapaturma- ja ammattitautivakuutus).
Mikäli palkansaaja kuuluu Suomen sosiaaliturvan piiriin joidenkin, muttei kaikkien lakisääteisten vakuutusten osalta, valitaan poikkeamat yksitellen:
Ei sairausvakuutus valitaan, mikäli palkansaaja ei kuulu Suomen sosiaaliturvan piiriin sairausvakuutuksen osalta.
Ei työeläkevakuutus valitaan, mikäli palkansaaja ei kuulu Suomen sosiaaliturvan piiriin työeläkevakuutuksen osalta.
Ei työtapaturma ja ammattitautivakuutus valitaan, mikäli palkansaaja ei kuulu Suomen sosiaaliturvan piiriin työtapaturma- ja ammattitautivakuutuksen osalta.
Ei työttömyysvakuutus valitaan, mikäli palkansaaja ei kuulu Suomen sosiaaliturvan piiriin työttömyysvakuutuksen osalta.
Tiliöintipoikkeamat
Mikäli kirjanpidontositteella halutaan jaksottaa oheiskulut yksittäisen palkansaajan osalta toisin kuin kirjanpidon tositteella tai tiliöintiryhmälle on määritelty, voidaan tiliöintipoikkeamat kertoa Vakuutuspoikkeamat-välilehdellä.
Muita palkkatietoilmoituksella ilmoitettavia tietoja
Palkkatietoilmoitusta varten on lisäksi valittava tulonsaajan lisätiedot, jos ne koskettavat palkansaajaa (Valtion työllisyysmäärärahoilla työllistetty,...,Yrittäjä - ei YEL/MyEL-vakuutettu).
Lisäksi voidaan tehdä valinnat koskien Palkkauksen muotoa, Sosiaaliturvaa koskevaa todistusta, Verosopimusvaltion maakoodia sekä määritellä Eläkesuhteen alkupäivämäärä.
Vakiotapahtumat
Vakiotapahtumiin voi laittaa henkilön jokaiselle palkkakaudelle kuuluvan tapahtuman, esim. puhelinetu. Näin toimitaan silloin, jos jokainen palkkakausi halutaan aloittaa tyhjästä.
Useimmiten vakiotapahtumien kaltaiset tapahtumat laitetaan valmiiksi ensimmäisen kauden maksuihin, josta ne siirretään seuraavien kausien maksuihin kauden päättämisen ja seuraavan kauden avaamisen yhteydessä, jolloin vakiotapahtumia ei tarvita.
Pekkaset
Ei pekkaskäsittelyä tulee valita, mikäli palkansaajalle ei kerry pekkasia.
Pekkaskertymä-% annetaan, mikäli palkansaajalla on oma pekkasprosentti. Mikäli prosentti on yleinen, se voidaan määritellä pekkastauluun (Pääkäyttäjätoiminnot – Ohjelman asetukset – Pekkaset -näkymässä). Pekkastauluun annettua prosenttia käytetään kaikilla palkansaajilla, ellei palkansaajan Pekkaset -välilehdellä ole kyseiselle palkansaajalle annettu omaa pekkaskertymäprosenttia.
Pekkastaulu valitaan, mikäli pekkaset kertyvät tunteina. Pekkastauluja ylläpidetään Pääkäyttäjätoiminnot – Ohjelman asetukset – Pekkaset -näkymässä.
Pekkaset vuodessa -kenttään annetaan tuntimäärä, joka pekkasia on vuodessa käytettävissä, mikäli pekkaspäiviä on käytettävissä vuodessa tietty määrä.
Käyttöönoton yhteydessä tulee palkansaajille antaa siihen mennessä kertyneet pekkassaldot Rekisterit – Pekkaset -näkymässä.
Maksujen kautta syntyneitä tai suoraan pekkasrekisteriin lisättyjä pekkasrivejä pystyy hallitsemaan Pekkaset-välilehdellä Pekkastaulukossa.
Liitteet
Liitteet -välilehdelle voidaan lisätä esim. palkansaajan työsopimus Lisää-painikkeesta. Liite saadaan avattua tiedoston nimeä klikkaamalla.