Tuonti

Tuontityyppien tarkemmat kuvaukset ja esimerkkiaineistot
Henkilötiedot
Palkkakaudet
Kustannuspaikat, Projektit, Työvaiheet, Dimensio 4 & Dimensio 5
Lajivastaavuudet
Logo -tiedosto
Palkkatapahtumat CSV
Maksut
Palkanmuutokset
Lomalaskennat
Henkilövastaavuudet
Palkkalajivastaavuudet

Pääkäyttäjätoiminnot – Tuonti -toiminnolla voidaan siirtää ePalkkoihin tietoa csv-tiedostona tai hyödyntää verottajan API rajapintaa verokorttitietojen noudossa. Tuontityyppejä löytyy erilaisiin tarkoituksiin, jotka on kuvattu tarkemmin tässä ohjeessa. Tuonnilla voidaan tuoda muun muassa henkilötietoja, maksuja, lomalaskennan alkusaldoja syötetyille kentille sekä erilaisia aineistoja muista ohjelmistoista. Tuontityyppien tarkemmista kuvauksista saat ladattua esimerkkiaineistot tuontityypeistä.

Yleisiin asetuksiin vaikuttavia tuontityyppejä ovat:

• Henkilötiedot
• Palkkakaudet
• Kustannuspaikat
• Projektit
• Työvaiheet
• Dimensio 4
• Dimensio 5
• Lajivastaavuudet
• Logo -tiedosto

Seuraavia tuontityyppejä voidaan käyttää esimerkiksi silloin kun yritys perustetaan ePalkkoihin ja halutaan tuoda vanhasta kannasta palkkatapahtumat. Joka päiväisessä palkanlaskennassa palkkatapahtumat tuodaan yleensä Tapahtumat – Tapahtumatuonti -toiminnon avulla.

Palkkatapahtumien muodostukseen voidaan käyttää tuontityyppejä:

• Palkkatapahtumat CSV
• Maksut
• Csv -maksut

Palkanmuutokset ja hinnoittelut voidaan suorittaa tuontityypeillä:

• Palkanmuutokset
• Hinnoittelupohja

Poissaoloille ovat tarkoitettu tuontityypit:

• Poissaolot
• Lomalaskennat

Muista ohjelmista tuotavia tuontityyppejä ovat:

• NOVA henkilötiedot
• Tikon -palkkakortit
• Asteri -henkilöt
• Tisma -palkkakortit
• Passeli -henkilöt
• Passeli -tapahtumat
• EmCe-henkilöt
• Mepco -aineisto

Verotietojen kysely verottajalta:

• Vero API noutaa verokorttitiedot verottajan API rajapinnasta ja huomioi myös muutosverokortit.
• Verokorttien suorasiirto -palautetiedosto (ei enää suositella käytettäväksi, suositellaan vero API:n käyttöä)
  • Tyhjennetään nykyiset tiedot - Tyhjentää kaikki nykyiset verokorttitiedot, jonka valinta ei ole suositeltava.
  • Älä tarkista verokortin pvm - mikäli ePalkkoihin on jo tallennettu muutosverokortteja, tätä valintaa EI pidä tehdä.
  • Valittuihin yrityksiin - Tilitoimistot voivat valita useamman yrityksen joille pyyntötiedosto halutaan sisäänlukea. Muista tehdä valinta jo pyyntötiedostoa tehdessäsi.

Lue lisää verokorttien suorasiirrosta täältä.

Tuontityyppien tarkemmat kuvaukset ja esimerkkiaineistot

Tuontityypin tulee olla aina csv-tiedosto ja kenttäerottimeksi suositellaan puolipistettä.

Henkilötiedot

Jos henkilötietoja tuodaan toisesta järjestelmästä, tulee muistaa muuntaa sarakeotsikoiden nimet vastaamaan ePalkkojen tunnistamia sarakeotsikoita. Tarkista tunnistettavat sarakeotsikot täältä.

Lataa esimerkkitiedosto: Henkilötiedot.

Palkkakaudet

Palkkakaudet voidaan luoda tuonti -tiedoston avulla. Mikäli palkkakausia joudutaan luomaan lisää kesken vuoden, voi kausinumerointi mennä sekaisin.

Lataa esimerkkitiedosto: Palkkakaudet.

Kustannuspaikat, Projektit, Työvaiheet, Dimensio 4, & Dimensio 5

Tuonnin avulla voit luoda helposti tarvittavat dimensiot yritykselle.

Kustannuspaikat -tiedostossa sarekeotsikot S1 = koodi kirjanpidossa, B1 = Suljettu (1=suljettu, 0=ei suljettu).

Projektit -tiedostossa sarakeotsikon Tilaksi voidaan määritellä E=ei aloitettu, A=aloitettu, O=odottaa, T=työn alla ja V=valmis. Sarakeotsikot Summa vuoden alusta=Summa 1, Summa kauden alusta=Summa2 ja S1=palkkalaji.

Työvaiheen sarakeotsikko Vara1=Ryhmä(t).

Dimensioissa 4 ja 5 sarakeotsikko B1= Suljettu (1=suljettu, 0=ei suljettu).

Lataa esimerkkitiedostot: Kustannuspaikat, Projektit, Työvaiheet, Dimensio 4, & Dimensio 5.

Lajivastaavuudet

Lajivastaavuudet tuontityypillä voidaan tuonti -tiedoston avulla siirtää tiedot Tuonti -toiminnon Palkkalajivastaavuudet -välilehdelle. Tämän avulla määritellään vastaavuudet ePalkkojen ja tuontiaineiston palkkalajien välillä. Ennen vastaavuuksien määrittämistä on hyvä tarkistaa palkkalajien yhteensopivuus Palkkalajit -rekisteristä, erityisesti Laskenta- ja Ohjaus -välilehtien tietojen perusteella. Jokainen aineistossa oleva, aiemman järjestelmän palkkalaji tulee olla määriteltynä tässä taulukossa. Ennakonpidätystä vastaava palkkalaji ePalkoissa on *EP.

Laji-sarakkeeseen tallennetaan palkkalajin tunnus ePalkoissa, Nimike -sarakkeeseen palkkalajin nimike ePalkoissa (nimike ei ole pakollinen ja sen voi halutessaan jättää tyhjäksi) ja Tuonti Laji -sarakkeeseen tallennetaan palkkalajin tunnus lähdeaineistossa.

Tuottaa myös -sarake tähän mahdollisesti syötetty palkkalaji tuottaa tällaisen rivin tuonnin yhteydessä. Esimerkiksi ylityö -tapahtumarivielle halutaan automaattisesti perustunnit. Tällöin tuottaa myös -tietoon syötetään esim. AIKA (tms perustunti).

Lataa esimerkkitiedosto: Lajivastaavuudet.

Logo -tiedosto

ePalkkoihin on lisätty mahdollisuus tallentaa logo palkkalaskelmalle Logo-tiedosto tuontityypin avulla. Kuva on ePalkoissa heti kun se on valittu tuotavaksi tiedostoksi. Suositeltu kuvaformaatti on png tai jpeg mahdollisimman pienikokoisena. Kun kuva on tuotu, se näkyy myös epalkkojen etusivulla.

Mikäli tuotua kuvaa ei haluakaan palkkalaskelmalle, saa sen palkkalaskelman Lisäasetuksia-välilehdellä piilotettua valinnalla Ei logoa laskelmalle.

Palkkatapahtumat CSV

Tämä tuontityyppi luo tarvittaessa palkkakauden, palkkalajin, maksun ja lisää maksulle tuotavat rivit. Jos tiedostossa olevaa palkkalajia ei löydy ePalkoista, luodaan uusi palkkalaji nimellä joka löytyy Lajin nimi -sarakkeesta. Palkkatyypiksi ja esitäyttömenetelmäksi tulee !, joten muista tarkistaa palkkalajien Laskenta- ja Ohjaus -välilehdet. HUOM! Jos rastitat ”Tyhjennä nykyiset tiedot” poistaa se kaikki olemassa olevat maksut, rivit ja palkkakaudet, joten emme suosittele tätä käytettäväksi.

Lataa esimerkkitiedosto: Palkkatapahtumat CSV.

Maksut

Maksut -tuontityyppiä voidaan hyödyntää esim. API rajapinnassa. Tähän tuontityyppiin ei tule laittaa sarakeotsikoita. Tiedoston sisällön tulee siis näyttä esimerkiksi tältä:

M rivi on tarkoitettu maksun tiedoille ja R rivi on tarkoitettu maksun rivitiedoille. Tila sarakkeessa käytetään arvoja 1 tai 0.

Lataa esimerkkitiedosto: Maksut. HUOM! Lopulliseen tiedostoon ei jätetä sareke- eikä riviotsikoita. Esimerkkitiedostoon on laitettu otsikot, jotta tiedetään missä järjestyksessä mikäkin tieto tulee laittaa.

Csv -maksut

Tätä tuontityyppiä voidaan käyttää massana tuotavien palkkatapahtumien muodostamiseen, jotka eivät ole ennakonpidätyksen alaisia tai sosiaalimaksujen alaisia maksuja. Verojen uudelleen laskennalla voidaan maksuista kuitenkin muodostaa ennakonpidätyksen alaisia maksuja. Tuonti -toiminnon Lisämääritykset – välilehdellä voidaan määritellä kausi jolle tapahtumat luodaan, tuonnille voidaan antaa päivämäärä (vaikuttaa verokortin päivämäärään) ja palkkalaji. Mikäli palkkalajia ei määritellä tulee palkkalajiksi LAHJAKORTTI. Tiedostossa nimi tulee olla muodossa Sukunimi, Etunimi, Etunimi. Jos henkilötunnusta ei löydy, luodaan uusi henkilö. Henkilön ryhmäksi tulee !. Tuonti muodostaa automaattisesti verolasketun maksutapahtuman. Mikäli palkkakaudessa on henkilöllä jo muita tapahtumia, tiedosto ohittaa tämän henkilön.

Lataa esimerkkitiedosto: Csv-maksut. HUOM! Lopulliseen tiedostoon ei jätetä sarakeotsikoita. Tietojen järjestystä tiedostossa ei tule muuttaa.

Palkanmuutokset

Palkanmuutokset tuontityyppiä voidaan käyttää päivittämään henkilön palkkatietoja. Sarakkeessa B tulee olla kirjoitettuna joko "tuntipalkka" tai "kuukausipalkka", muut tiedot eivät kelpaa. Jos sisältö on tuntipalkka viedään tieto ePakkojen palkkatieto kohtaan aikatuntipalkka. Jos sisältö on kuukausipalkka viedään tieto ePakkojen palkkatieto kohtaan kuukausipalkka.

Lataa esimerkkitiedosto: Palkanmuutokset.

Hinnoittelupohja

Hinnoittelupohjan avulla voidaan tuoda henkilöille tarkempia palkkatietoja ePalkkoihin.

Lataa esimerkkitiedosto: Hinnoittelupohja.

Poissaolot

Poissaolotietojen tuomiseksi henkilöllä mitää olla maksut luotuna, jotta tuontitiedosto osaa kohdistaa poissaolon oikealle kaudelle. Mikäli henkilö ei löydy maksuilta ohitetaan poissaolon tuonti. Sarakkeeseen koodi tulee antaa tulorekisterin poissaolokoodi, pvlkm=päivien lukumäärä, F sarakkeeseen tulee antaa tieto palkallinen=1 ja palkaton=0. Tuonti -välilehdelle avautuu kenttä Kausinumero tuonnille, kun valintana on tuontityyppi poissaolot.

Lataa esimerkkitiedosto: Poissaolot.

Lomalaskennat

Lomalaskennat tuo Pääkäyttäjätoiminnot – Lomalaskenta – Lomalaskennat -välilehdelle syötetyt arvot. Tätä voidaan hyödyntää tilanteissa, joissa ePalkat otetaankäyttöön kesken lomavuoden ja lomalaskentaan tulee antaa tiedot alkusaldoista. Sarake Koodi tarkoittaa lomalaskentatunnusta, jolle alkusaldot viedään. Nro on henkilönumero ePalkoissa. Sarake Vuosi on yleensä sama kuin Koodi. Syötetyt tunnit/päivät- saraketta käytetään esimerkiksi KTA-laskentamenetelmässä. Syötetty summa- saraketta voidaan käyttää KTA-laskentamenetelmän lisäksi Prosentti- menetelmän lähtöeurojen ilmoittamiseen. Syötetyt kertyneet lomapäivät- ja Syötetyt kertyneet lomarahat- sarakkeisiin ilmoitetaan lomavuoden aikana ansaitut loma- ja lomarahapäivät. Syötetyt käytetyt lomapäivät- ja Syötetyt käytetyt lomarahapäivät- sarakkeisiin merkitään kuinka monta loma- ja lomarahapäivää on jo maksettu kyseiseltä lomavuodelta.

Lataa esimerkkitiedosto: Lomalaskennat.

Ohjelmista tuotaviin tuontityyppeihin on lisätty omat artikkelit, jotka sisältävät tarkemmat ohjeet tuonnille.

Tikon -palkkakortit

Asteri -henkilöt

Verokorttien suorasiirto -palautetiedosto

Mikäli tarvitset lisää tietoa tuontitiedostoista, olethan yhteydessä tukeen.

Tuonti -toiminnossa on lisäksi välilehdet Henkilövastaavuudet, Palkkalajivastaavuudet ja Lisämääritykset. Alla kuvataan näiden välilehtien tarkemmat tiedot ja ohjeistetaan kuinka henkilö- ja palkkalajivastaavuudet tehdään manuaalisesti.

Henkilövastaavuudet

Henkilövastaavuustaulukko tulee täyttää ennen tuontia, jos ePalkoissa on jo tietoja Palkansaajat-rekisterissä ja tuotavat tiedot halutaan yhdistää näihin tietoihin. Taulukkoon lisätään Lisää-painikkeella palkansaajat, joille tallennetaan parina henkilön numero ePalkoissa ja tunnus tuontiaineistossa. Taulukkoon ei tarvitse syöttää mitään mikäli numerointi on sama.

Palkkalajivastaavuudet

Palkkalajivastaavuustaulukkoon tulee määrittää vastaavuudet ePalkkojen ja tuontiaineiston palkkalajien välillä. Ennen vastaavuuksien määrittämistä on hyvä tarkistaa palkkalajien yhteensopivuus Palkkalajit -rekisteristä, erityisesti Ohjaus -välilehden tietojen perusteella. Jokainen aineistossa oleva, aiemman järjestelmän palkkalaji tulee olla määriteltynä tässä taulukossa. Ennakonpidätystä vastaava palkkalaji ePalkoissa on *EP.

Palkkalajivastaavuudet lisätään taulukkoon Lisää-painikkeesta, jolloin Laji-kenttään tallennetaan palkkalajin tunnus ePalkoissa, ja Tuonti Laji -kenttään tallennetaan palkkalajin tunnus lähdeaineistossa.

Tuottaa myös Tähän mahdollisesti syötetty palkkalaji tuottaa tällaisen rivin tuonnin yhteydessä. Esimerkiksi ylityö -tapahtumarivielle halutaan automaattisesti persutunnit. Tällöin tuottaa myös -tietoon syötetään esim AIKA (tms perustunti)