Maksujen käsittely

Tapahtumien tallennus ja muokkaaminen

Palkkakauden tapahtumia voidaan muokata joko suoraan rivinäkymässä tai valitsemalla kyseinen rivi ja klikkaamalla rivin Muokkaa -painiketta. Molemmissa näkymissä on pitkälti samat kentät, kenttien järjestys on hieman erilainen.

Huom! Mikäli muutat tietoja rivinäkymässä, siirry kentästä seuraavaan tabulaattorilla (sarkain), jotta annettu tieto tallentuu kulloiseenkin kenttään.

Taulun lisää -painikkeella näkymään saa lisättyä uuden rivin ja syötettyä uuden palkkatapahtuman.

Rivitoiminnot

Näkymän oikeassa reunassa on toimintopainike jolla voit tehdä erilaisia rivitoimintoja

Lisää rivejä -painikkeesta kerralla viisi tyhjää riviä, mikäli lisättäviä tapahtumia on paljon.

Tarkista rivit -toiminto tarkistaa maksun rivit ja tarvittaessa lisää automaattisesti palkkarivejä tai poistaa sellaisia joita esimerkiksi henkilön iän perusteella ei sinne kuuluisi. (Vahva suositus on että otat käyttöön epalkkojen automaattisen ikätarkistusken)

Sarakkeet -painikkeella voidaan valita, mitä sarakkeita tapahtumariveillä on näkyvissä. 

Verolaskenta suorittaa verolaskennan kyseiselle maksulle. Muista että verolaskenta voidaan tehdä kerralla kaikille kauden maksuille maksutoimintojen avulla näytön vasemmassa reunassa. Yhteensopivuussyistä on rivien alapuolella "Verolaskenta"-niminen painike. Tämä tekee saman kuin tämä toimimto.

Luo perusteettomat edut Tämä toimintio generoi kauden maksurivien perusteella automaattisesti perusteettomat-rivit -taulukon, jonka tiedot voit siirtää toiselle palkkakaudelle.

Dimensiojako avaa maksulla käytettävä dimensiojaon (jos sellainen on luotu joko henkilön dimensiojaon tai maksun tuntijaon perusteella).

Sarakkeet/Asetukset 

Sarakkeet/Asetukset -toiminnossa valitset mitkä sarakkeet tapahtumariveillä näkyvät. Jos esimerkiksi et tarvitse dimensioita (kustannuspaikka, projekti tms) voit jättää ne pois.

Asetuksia sarakkeet-ikkunassa

Kustannuspaikan valinta maksuille Tällä valinnalla rajoitat maksunäkymän kerrallaan vain yhteen kustannuspaikkaan. Tämä helpottaa tilannetta, jossa esimerkiksi useampi palkanlaskija käsittelee saman kauden maksuja eri kustannuspaikoilla. Rajauksen perusteena on maksun kustannuspaikka.

Á-hinta 3 desimaalilla Tällä valinnalla saat näkyviin rivin á-hinnassa mahdollisesti olevan kolmannen desimaalin. Näitä voi syntyä tapahtumatuonneissa tai esimerkiksi kaavoilla laskettaessa.

Dimensiojako valintana Käytä tätä asetusta vain tilanteissa, joissa dimensioita on "kohtuullinen" määrä. Tilanteissa, joissa dimensioita on useampia satoja, selaimesi ei välttämättä pysty esittämään valintoja, mikä estää sivuston toimimisen. Tähän ei voida antaa tarkkoja raja-arvoja, koska tilanne riippuu esimerkiksi selaimen muistin määrästä.

Päivitä rivinumerot aina Tällä valinnalla varmistat, että rivit uudelleennumeroidaan tarvittaessa viimeistään maksun tarkistuksen yhteydessä.

Päivitä á-hinta aina Tällä valinnalla varmistat, että rivit hinnoitellaan tarvittaessa viimeistään maksun tarkistuksen yhteydessä.
Vihje: Lukitun rivin tiedot eivät päivity. Poikkeuksena tästä ovat vakiotapahtumilta saadut euromäärät. Vakiotapahtuman rivi lukittuu hieman eri tavalla kuin tavallinen lukitus (näkyy esimerkiksi tummanvihreällä kolmiolla). Tällä tavalla lukittu vakiotapahtuma päivitetään vakiorivillä olevalla summalla. Tämä varmistaa, että vakiotapahtuman uudelleenhinnoittelu saadaan luotettavasti palkkariveille saakka.

Palkkatapahtuman tiedot

Vihje: rivejä voi muokata tuplaklikkaamalla riviä

Tapahtumien tallennusruudun syötettävät tiedot ovat:

Palkkalaji-kenttään syötetään tai valitaan palkkalajitaulukosta haluamasi palkkalaji. Lue lisää kohdasta Tapahtumien käsittely – Erilaisia palkkatapahtumia. Palkkalajin syöttämisen jälkeen ohjelma esitäyttää muut kentät riippuen siitä, millaiset ohjaukset palkkalajin takana on.

Selite-kenttään voidaan tallentaa palkkatapahtuman lyhyt, rivikohtainen selite. Tässä annettu selite näkyy mm. palkkalaskelmassa.

Rivinumero ohjaa palkkarivien keskinäisen järjestyksen. Rivinumerolla ei ole  laskennallista vaikutusta. Ohjelma tarjoaa rivinumeroita viiden numeron välein (esim. 5, 10, 15), jolloin rivien väliin on mahdollista lisätä rivejä jälkikäteen. Rivinumeroita voi muuttaa haluamakseen, jotta rivit järjestyvät näkymässä halutulla tavalla. Rivinumeron avulla on mahdollista yhdistää saman palkkalajin palkkatapahtumia yhteen palkkalaskelmalla varmistamalla, että yhdistettävien palkkatapahtumien rivinumerointi on joko sama tai peräkkäinen.

Kustannuspaikka ja muut laskentakohteet esitäytetään henkilön tiedoista (Rekisterit – Palkansaajat) Ohjaus -välilehdeltä.

Lkm Lukumäärä, esim tunnit, kilometrit jne.

á-hinta esitäytetään palkkalajin sääntöjen mukaan. Mikäli arvo syötetään käsin, tulee seuraavaan, Lukittu -kenttään automaattisesti rasti. Tällöin syötetty summa on lukittu, eikä se päivity, vaikka riville vaihdettaisiin toinen palkkalaji tai sääntöä muutoin muokattaisiin. Vasta poistamalla Lukittu -rasti, ohjelma päivittää summaa. Huom. palkkarivit, jotka on määritelty Automaattilaskentaan, päivittyvät verolaskennassa vain, mikäli á-hinta ei ole lukittu. Automaattilaskenta -sääntö periytyy valitulta palkkalajilta mutta voit itse rivikohtaisesti valita mitkä rivit haluat päivittyvän verolaskennassa riippumatta missä tilassa alkuperäinen palkkalaji on.

Lukittu valitaan, mikäli halutaan, ettei ePalkat päivitä rivin á-hintaa. Lähtökohtaisesti ohjelma hakee palkkalajille hinnan valmiiksi perustuen palkkalajin hinnoittelusääntöön. Huom! Jos á-hinta syötetään käsin, lukittuu hinta tällöin automaattisesti.

Kerroin-kenttää käytetään kun lasketaan rivin lopullinen yhteissumma kaavalla Lukumäärä x á-hinta x kerroin. Kerroin 1 vastaa 100 prosenttia, esimerkiksi kerroin 0.046 vastaa lukua 4,6 %.

Jakaja Palkkarivin laskennassa mahdollisesti tarvittavaa jakajaa voi myös tarvittaessa muokata. Tämä korvaa laskennan taustalla mahdollisesti olevan sääntöihin perustuvan jakajajan (henkilön tuntijakaja, lomalaskenanna jakaja jne.)

Yhteensä on rivikohtainen loppusumma, jota käyttäjä ei voi suoraan muokata.

Kirjanpidon tili ehdottuu ensisijaisesti tiliöintiryhmien (Raportit – kausi – Kirjanpitotosite Tiliryhmät -välilehti) ohjausten mukaisesti, ja mikäli niitä ei ole, haetaan tili palkkalajin takaa (Rekisterit – Palkkalajit). 

Tili lukittu valitaan, mikäli tiliä muutetaan käsin, eikä haluta että ePalkat päivittää tilin verolaskennassa.  Muussa tapauksessa ePalkat päivittää tapahtuman tilin tiliöintiryhmän tai palkkalajin mukaisesti. Lukitus astuu voimaan aina myös kun rivillä tai tässä ruudussa muokkaat kirjanpidon tilinumeroa.

Kerta -valinta tehdään, mikäli kyseessä on kertaluonteinen palkkatapahtuma. Tällöin kyseinen rivi ei siirry seuraavalle kaudelle kauden päätöksen yhteydessä.

Automaattilaskenta -valinnalla merkityt rivit päivittyvät aina automaattisesti verolaskennassa. Mikäli rivin hinta on lukittu, tämä ei päivity verolaskennassa. Automaattilaskenta-riveiksi määritellään yleensä ainakin työntekijän eläkemaksu, työttömyysvakuutus, jäsenmaksut, kauden pekkaskorvaus jne.

Ei tulosteta -asetuksella estetään kyseisen tapahtumarivin tulostuminen palkkalaskelmaan. Esim. Ei huomioida -rivit merkitään yleensä myös Ei tulosteta -riveiksi.

Ei huomioida -asetuksella estetään kyseisen tapahtumarivin huomioiminen kyseisellä maksulla. Asetusta voi hyödyntää palkkatapahtumilla, joita ei joka kaudella välttämättä tarvita, tällaisia voivat olla esim. kilometrikorvaukset ja päivärahat. Mikäli tapahtumia siirretään kaudelta toiselle, myös Ei huomioida -merkityt tapahtumat siirtyvät seuraavalle palkkakaudelle.

ALV-koodi, ALV-prosentti, ALV-summa palkkataphtumilla voi käsitellä kirjanpoidon mahdollisesti tarvitsemia alv-ohjauksia. Nämä yleenä tulevat erilaisten liittymien kautta (esim matkalaksut) eikä niillä ole palkanlaskennallista vaikutusta, ne yksinkertaisesti välitetään eteenpäin kirjanpitoon.

Seuraavat rastit on näkymässä lähinnä tuloreksiterin tarpeita varten (tutustu näiden kohdalla tulorekisrin ohjeistukseen)

Maksettu muuna kuin rahana,

Kertakorvaus

Takaisinperinnästä on oma ohjeartikkeli.

Ansaintajakson alku

Ansaintajakson loppu

Mikäli esim tulorekisteri-ilmoittamista varten halutaan kertoa että kyseinen palkkarivi koskee muuta ajanjaksoa kuin mitä palkkakausi on, tallennetan näihin kenttiin tämä poikkeava ansaintajakso. Palkkalalajille voi puolestaan ohjata että tämä ajanjakso myös tulostuu esim palkkalaskelmalle.

Jokaisella rivillä tulee olla palkkalaji. Palkkalaji esitäyttää useimmat kentät ruudulle. Palkkalajin vaihtaminen ei kuitenkaan aina välttämättä päivitä kaikkia tietoja tapahtumarivillä. Esimerkiksi á-hinta voi olla lukittu, jolloin ohjelma ei automaattisesti päivitä kyseistä tietoa.

Palkkalaji vaikuttaa kuukausipalkkaan

Mikäli palkkalajin ohjaus -välilehdellä on tehty valinta Vaikuttaa kuukausipalkkaan asetus vähentää automaattisesti verolaskennassa henkilölle maksettavaa kuukausipalkkaa. Esimerkki: kuukausipalkkaiselle henkilölle maksetaan sairasajan palkkaa 186,05 euroa ja hänen kuukausipalkkansa on 2000 euroa.

Kun Sairasajanpalkka syötetään maksuriville on näkymä seuraavanlainen:

Sairasajanpalkka vähennetään kuukausipalkasta vasta verolaskennan jälkeen. Verolaskennan alkuun tulee tieto ennen vähennystä ja tämän jälkeen tieto muuttuneesta summasta.

Kuukausipalkan vähennyksen määrä 186,05€ huomioidaan verolaskennassa:

Verolaskennan jälkeen kuukausipalkka vähenee maksurivillä seuraavasti:

Vihje: toiminto perustuu henkilön kulloinkin voimassa olevaan kuukausipalkkaan eli et voi syöttää kuukausipalkkariville muuta arvoa kuin mitä henkilötiedoissa on.

Verolaskenta

Kun kaikki kauden tapahtumat on syötetty palkansaajalle, tehdään lopuksi verolaskenta. Verolaskenta voidaan tehdä

1. Yhdelle maksulle: palkkarivien alapuolella olevalla painikkeella Verolaskenta tai vaihtoehtoisesti oikean reunan toimintopainikkeen alla olevalla Verolaskenta -toiminnolla
   
   
   
2. Valitsemalla kaikki verolaskentaan halutut maksut Val-sarakkeesta, ja suorittamalla Verolaskenta valituille -painikkeella. Tehokkaammin voit toimia maksujen vasemmalla puolella olevan toimintapainikkeen toiminnoilla.
   

 

Verolaskennan yhteydessä lasketaan kaikki automaattirivit. Yksittäin suoritetun verolaskennan tulos näkyy Verolaskenta -ruudulla. ePalkat näyttää selvityksen laskennasta ja tarvittaessa voidaan vielä muokata esim. ennakonpidätystä.

Verolaskenta antaa huomautuksen, mikäli jokin rivi ei ole ollut automaattilaskennassa, vaikka rivin palkkalajille on valittu automaattilaskenta. Lisäksi verolaskenta huomauttaa, mikäli palkansaajalla on palkansaajarekisterissä avoin ulosotto, mutta palkkatapahtumista puuttuu ulosottotapahtumarivi. Huomautuksen voi kuitata huomautusikkunan OK-painikkeella, ja tehdä sen jälkeen tarvittaessa muutokset.

OK -painikkeella hyväksytään ja tallennetaan verolaskenta. Verolaskennan voi vielä hylätä Keskeytä -painikkeella, jolloin maksu jää verolaskemattomaan tilaan, mutta muut toimenpiteet, kuten automaattilaskenta on maksulle silti tehty.

Kauden maksujen verolaskentojen tilat näkyvät Kauden maksut -välilehdellä, Tila-sarakkeessa. Valmiin verolaskennan  tarkempi erittely näkyy, kun hiiren osoitin viedään Tila-kuvakkeen päälle.

Jos verolaskenta tehdään useille kerrallaan, erikseen tarkistettavat verolaskennat ilmoitetaan keltaisella kuvakkeella. Osoittimen vieminen tämän kuvakkeen päälle kertoo verolaskennassa löydetyt huomiot. Tällaiset maksut on aina käsiteltävä yksittäisellä verolaskennalla.

 

Verolaskennan peruminen

Verolaskennan voi perua niin kauan kuin kausi on päättämättä

1. Verolaskenta peruuntuu kun muokkaat palkkariviä (Poikkeus: dimensiotietoja kuten kustannuspaikka tai kirjanpidon tiliä voi suoraan rivillä muokata ilman että verolaskenta peruuntuu).
   Vihje: Joissakin tapauksissa saattaa ruudulla vielä näkyä maksun kohdalla vihreä symboli mutta ruudun päivitys (lataa sivu uudelleen) varmistuu maksun todellinen tila)
2. Valita yhden tai useampia maksuja ja toimintopainikkeelta valita Poista verolaskenta valituilta
   

Mikäli korjaat maksua verolaskennan jälkeen, peruuntuu verolaskenta. Muutosten jälkeen verolaskenta tehdään uudelleen.

Merkkien selitykset

Maksut voivat saada seuraavat tilat:

	Maksulle ei ole tehty verolaskentaa tai se on peruttu.
	Maksulle on yritetty tehdä verolaskenta, mutta verolaskenta on tehtävä manuaalisesti.
	Maksulle on tehty verolaskenta.
	Maksu on lähetetty tulorekisteriin.

Mikäli symbolissa on lisäksi lukon kuva, tarkoittaa se, että maksu on lukitulla palkkakaudella.