Mepco-aineiston tuonti on tarkoitettu helpottamaan palkanlaskentaprosessia siirtämällä Mepco-järjestelmästä tarvittavat lähtötiedot suoraan Finago ePalkkoihin. Näin palkanlaskijan ei tarvitse syöttää tietoja käsin, vaan aineistot siirtyvät järjestelmien välillä automaattisesti ja virheettömämmin, mikä säästää aikaa ja vähentää inhimillisten virheiden riskiä.
Henkilötietojen tuonti (Mepco)
Tällä ohjeella tuot henkilötiedot järjestelmään CSV-tiedostosta. Ohje on suunnattu loppukäyttäjälle, ei vaadi teknistä taustaa.
Pikaohje
- Valmistele CSV-tiedosto: yksi rivi = yksi henkilö. Mukana oltava vähintään Henkilönumero.
- Lisää suositellut perustiedot: Nimi, HETU tai Syntymäaika, Osoite, IBAN/BIC (tarvittaessa), verotiedot (Perus-%, Lisä-%, Pidätystapa), sekä työsuhdepäivät.
- Avaa tuontitoiminto.
- Valitse tiedosto. Tarvittaessa valitse Tyhjennä ennen tuontia jos haluat aloittaa puhtaalta pöydältä.
- (Valinnainen) Määritä Lähtönumero – lisätään jokaisen uuden henkilönumeroon.
- Käynnistä tuonti ja seuraa edistymispalkkia. Lopuksi näet yhteenvedon: tuodut, päivitetyt, ohitetut ja virheet.
Mitä voit tuoda
- Henkilön perustiedot: nimi, hetu, syntymäaika, sukupuoli, yhteystiedot, osoite, kieli.
- Työsuhdetiedot: alkamis-/päättymispäivät, määräaikaisuus, toimen laji, TES, työaikamuoto, kustannuspaikka, projekti.
- Palkka- ja verotiedot: kuukausi-/tuntipalkka, luontoisedut, verokortin prosentit ja tulorajat, pidätystapa.
- Pankkitiedot: IBAN, BIC.
- Muut lisätiedot: ammattiliitto- ja osastotiedot, huomautukset, muistutuspäivät, jne.
Tiedoston rakenne
- Muoto: CSV (taulukkomuoto, otsikkorivi ensimmäisenä).
- Yksi rivi vastaa yhtä henkilöä.
- Sarakeotsikot ovat vapaamuotoisia, mutta niiden on vastattava alla lueteltuja hyväksyttyjä nimiä. Useista vaihtoehdoista riittää yksi.
Pakollinen sarake
- Henkilönumero – käytetään rivin kohdistamiseen olemassa olevaan henkilöön tai uuden luomiseen.
Suositellut sarakkeet
- Nimi, HETU (tai Syntymäaika), Sähköposti, Osoite, Postinumero ja Postitoimipaikka
- Verotiedot: Perus-%, Lisäprosentti, Pidätystapa ("Kumulatiivinen" tai "Portaikko")
- Työsuhdepäivät: Työsuhteen alkupvm, mahdollinen Loppupvm
- IBAN, BIC
Yleiset sarakeotsikot ja vaihtoehdot (poiminta)
Alla on tyypillisiä otsikoita. Voit käyttää mitä tahansa listan vaihtoehdoista.
| Tieto | Hyväksytyt sarakeotsikot (esimerkkejä) |
| Henkilönumero | HENKILÖ, NRO, HENK.NRO, HENKILÖNUMERO, NUMERO, PALNO, ID, PALKANSAAJAN NUMERO |
| Nimi | NIMI, HENKILÖ, KÄYTTÖNIMI |
| Sukunimi | SUKUNIMI, SURNAME |
| Etunimi(t) | ETUNIMI, ETUNIMET, FIRST NAMES |
| HETU | SOTU, HENKILÖTUNNUS, HLÖTUNNUS, HETU, SOCIAL SECURITY NUMBER |
| Syntymäaika | SYNTYMÄAIKA, DATE OF BIRTH |
| Sukupuoli | SUKUPUOLI |
| Katuosoite | OSOITE, KATUOSOITE, LÄHIOSOITE, STREET ADDRESS |
| Postinumero | POSTINUMERO, POSNO |
| Postitoimipaikka | POSTITOIMIPAIKKA, POSTIOSOITE, PAIKKA |
| Maa | MAA |
| Puhelin | PUHELIN, MATKAPUH |
| Sähköposti | SÄHKÖPOSTI |
| IBAN | IBAN, TILI 1, TILINUMERO 1, ACCOUNT NUMBER |
| BIC | BIC, BIC 1, BIC-KOODI |
| Kuukausipalkka | KUUKAUSIPALKKA, KKPALKKA, KIINTEÄPALKKA |
| Tuntipalkka | TUNTIPALKKA, AIKATUNTIPALKKA, AP, ATP |
| Perus-% | PERUS-%, PERUSPROSENTTI |
| Lisä-% | LISÄPROSENTTI, LISÄ% |
| Pidätystapa | PIDÄTYSTAPA (arvo: Kumulatiivinen tai Portaikko) |
| Työsuhteen alkupvm | TYÖSUHTEEN ALKUPVM, ALKUPVM, ALOITUSPVM |
| Työsuhteen loppupvm | LOPPUPVM, PÄÄTTYMISPÄIVÄ |
| Kieli | KIELI (esim. suomi/fi, ruotsi/sv/se, englanti/en, muu/other) |
| Kustannuspaikka | KUSTANNUSPAIKKA, OSASTO, KP |
| Projekti | PROJEKTI |
Lista ei ole tyhjentävä. Jos otsikkosi poikkeaa hieman, käytä lähintä yllä olevaa vaihtoehtoa.
Automaattiset muunnokset ja oletukset
- HETU: muoto korjataan automaattisesti (lisätään merkki '-' tai 'A' kohtaan 7). Jos annat vain syntymäajan, sen perusteella täydennetään vuosisatamerkki.
- Nimi: ohjelma voi pilkkoa ja järjestää nimen muotoon "Sukunimi Etunimi".
- Kieli: tekstit (esim. "suomi", "fi") muunnetaan sisäiseen koodiin; jos tyhjä, oletus on FI.
- Verokortin pvm: jos puuttuu, asetetaan 31.12.(edellinen vuosi).
- Pidätystapa: jos sarake puuttuu, käytetään sisäistä oletusta.
- Verorajat: jos prosentti on annettu mutta rajaa ei, ohjelma lisää hyvin suuren rajan automaattisesti.
- Postitusosoite: jos postitoimipaikka puuttuu, mutta Postinumero ja Postitoimipaikka (teksti) on annettu erikseen, ohjelma muodostaa kentän muotoon "NNNNN PAIKKA".
- Taloon tulopäivä: jos tuot sekä työsuhteen alku- että taloon tulopäivän, ohjelma käyttää taloon tulopäivää varsinaisena alkupäivänä ja siirtää alkuperäisen tekniseksi alkupäiväksi.
Uudet henkilöt vs. päivitykset
- Jos rivin Henkilönumero löytyy jo järjestelmästä, rivi päivittää henkilön tietoja.
- Muussa tapauksessa ohjelma luo uuden henkilön. Tarvittaessa voit käyttää Lähtönumeroa: se lisätään jokaiseen uuteen henkilönumeroon, jotta numerot eivät törmää olemassa oleviin.
Tuonti vaiheittain
- Avaa tuontitoiminto ja valitse Henkilötiedot.
- Valitse CSV-tiedosto koneeltasi.
- (Valinnainen) Valitse Tyhjennä ennen tuontia, jos haluat poistaa olemassa olevat rivit ennen tuontia.
- (Valinnainen) Syötä Lähtönumero.
- Käynnistä tuonti. Näet edistymispalkin.
- Tarkista yhteenveto: tuodut, päivitetyt, ohitetut rivit ja virheiden määrä.
Virheet ja ohitukset
- Rivi ohitetaan, jos Henkilönumero puuttuu tai on tyhjä.
- Virheet näkyvät yhteenvedossa ja lokissa. Korjaa CSV:ssä ja tuo uudelleen – ohjelma päivittää olemassa olevat rivit ja lisää puuttuvat.
Tietoturva ja suostumukset
- Henkilötietojen (erityisesti HETU) käsittelyssä noudata organisaatiosi ohjeita ja lainsäädäntöä.
- Säilytä tuontitiedostot turvallisesti ja poista ne, kun niitä ei enää tarvita.
Mallipohja
Voit käyttää valmista CSV-mallipohjaa. Otsikot vastaavat yllä kuvattuja kenttiä. Täytä vain tarvitsemasi sarakkeet.
- Tiedostonimi: mepco_henkilot_tuonti_pohja.csv
Sisältö: otsikkorivi + esimerkkirivit (voit poistaa esimerkit ennen tuotantoa).
Vinkkejä
- Jos nimeämiskäytäntösi poikkeaa (esim. "Sukunimi, Etunimi"), ohjelma osaa muuntaa muotoon "Sukunimi Etunimi".
- Jos viet verotiedot: täytä vähintään Perus-% ja Pidätystapa. Lisä-% ja tulorajat ovat tarpeen portaikkoverotukseen.
Aloita pienellä testitiedostolla (2–3 riviä) ja tarkista lopputulos ennen massatuontia.
Tarvitsetko apua?
Jos jokin kohta on epäselvä, ota yhteyttä tukeen ja liitä mukaan esimerkkitiedosto (ilman oikeita henkilötunnuksia).