Aloita lomalaskenta Lomalaskentojen hallinta -välilehdeltä. Tällä välilehdellä tehdään lomalaskennan rajaukset ja määritykset. Käy nämä huolella läpi, ennen kun jatkat seuraaville välilehdille.
Aloita syöttämällä Lomavuosi-kenttään haluamasi lomavuosi, jolle haluat lomalaskennan tehdä, niin ePalkat antaa automaattisesti alku- ja päättymispäivän. Lomanmääräytymisvuosi 1.4.2023-31.3.2024 käsitellään ePalkoissa lomavuotena 2023.
Alku- ja päättymispäivämääriä voi tarvittaessa muokata manuaalisesti, jolloin päivämääräkentät lukkiutuvat. Lukitusrastin voi itse myös asettaa tai poistaa. Suosittelemme käyttämään päivämääräkentissä lomanmääräytymisvuotta ja välttämään lukittuja päivämääriä. Huomioithan, että lukittu päivämääräkenttä ei muutu lomavuotta vaihdettaessa:
Laskentatunnus
Laskentatunnus on yleensä sama kuin lomavuosi. Voit kuitenkin halutessasi muuttaa sitä. Jokainen tehty laskenta tallentuu palkansaajan tietoihin kyseisellä tunnuksella. Huomioithan, että loman maksamista varten tarvitset lomalaskennan jonka tunnuksena on vuosiluku. Tällöin ePalkat osaa kohdistaa käytetyt lomapäivät oikealle lomavuodelle ja noutaa laskennan mukaisen á-hinnan maksua varten. Lomalaskennat, jotka tehdään vain raportointia varten, kannattaa nimetä muulla tavoin kuin pelkällä vuosiluvulla, esim. 2023TP.
Poista kaikki nämä laskennat
Valinnalla voit tarvittaessa poistaa valitun lomalaskennan kaikilta palkansaajilta, kun laskenta on kertaalleen Lomalaskennat-välilehdellä luotu, mutta palkansaajan laskentaa ei ole lukittu. Lomalaskennan päivitys päivittää jo olemassa olevat tiedot, jos laskentatunnus on täsmälleen sama, eikä palkansaajan lomalaskentaa ole lukittu, joten yleensä jo tehty lomalaskenta on tarpeellista poistaa vain, jos se on tehty virheelliseltä aikaväliltä tai virheellisellä laskentatunnuksella.
Henkilörajaus
Voit rajata laskentaan mukaan tulevia palkansaajia mm. numerovälillä, kustannuspaikoilla tai ryhmillä (Ensimmäinen / viimeinen henkilö, Kustannuspaikka, Ryhmä(t)). Tämä rajaus koskee lomalaskennan hallintaruudun tauluja: Lomaohjaus, Lomakalenteri, Lomalaskennat.
Päivitä henkilöiden lomapäivät/kk
Valinnalla ePalkat tarkistaa automaattisesti, kenelle palkansaajista, joilla on lomaoikeudeksi määritelty 2 pv, kuuluu 2 tai 2.5 lomapäivää / kk ja päivittää tämän tiedon palkansaajan Loma-välilehdelle, mikäli palkansaajalle on tallennettu työsuhteen alkupäivämäärä. Mikäli palkansaajan Loma-välilehden Kuukauden lomapv -kentässä on palkansaajalle merkitty esim. kolme lomapäivää, ePalkat ei tällöin tarkastele lomalaskennassa lainkaan työsuhteen kestoa.
Työpäivät/kk
Lomapäivien kertymistä laskettaessa tarkistetaan kuukausitasolla, onko palkansaajalla tarpeeksi työpäiviä ja/tai työpäivien luonteisia päiviä (muilla kuin 35 tunnin ansaintasäännön piiriin kuuluvilla). Oletuksena ePalkat ehdottaa arvoksi 14.
Käytä maksupäivämäärää
Oletuksena lomapalkanlaskennassa käytetään maksujen KTA-päivämäärää. Jos valitset maksupäivämäärän käytön, lomapalkanlaskennassa käytetään maksujen maksupäivämäärää.
Älä laske loma-KTA:ta
Tämä valinta ohjaa ePalkkoja käyttämään henkilön KTA-välilehdelle jo tallennettua KTA3-arvoa. Tällöin keskituntiansiota ei lasketa lomalaskennassa uudelleen.
Lisää lisä2 kuukausipalkkaan
Lisää lisä2 kuukausipalkkaan –valinnalla lomapalkan laskentaperusteena on kuukausipalkan ja lisä2:n summa. Huom! Mikäli olet käyttänyt Lisä 1-kenttää ja muutat tiedon nyt Lisä 2-kenttään, muista käydä vaihtamassa hinnan esitäyttö käyttämällesi palkkalajille.
Lomapalkkalisistä %:lla (KK-palkka menetelmä)
Lomapalkka lisistä laskentakaavan oletus on prosenttilisät*lomaprosentti/jakajalla*lomapäivät. Mikäli lomapalkka lisistä halutaan laskea seuraavalla tavalla: prosenttilisät*lomaprosentti, valitaan Lomapalkkalisistä %:lla (KK-palkka menetelmä).
Työpäivien luonteisten päivien käsittely
Joissakin työehtosopimuksissa lomalaskennassa erotetaan työpäivät ja työpäivien luonteiset päivät. Kaikki poissaolot eivät kerrytä työpäiviä vaan ovat ns. työpäivien luonteisia päiviä, jotka kerryttävät lomaoikeutta.
Esimerkiksi seuraavissa menetelmissä huomioidaan lomalaskennassa vain työpäivät:
- Kk-palkka prov-menetelmässä käytetään lomapalkanlaskentaan seuraavaa kaavaa: (Kk palkka/25*lomapäivien lkm) + (muuttuvat lisät/työpäivien lkm*kerroin).
- Päiväpalkka-menetelmässä lomapalkka lasketaan kertomalla päiväpalkka palkansaajalle valitun lomakerrointaulukon päiväkertoimella ja laskennassa huomioidaan vain työpäivät.
Tarkista työehtosopimuksesta kuinka lomalaskennassa otettava huomioon työpäivien luonteiset päivät. Mikäli työehtosopimuksen lomalaskessa ei erotella työpäiviä työpäivien luonteisista päivistä, valitse "Jätä huomiotta".
Valinta "Laske yhteen työpäiviin" vaikuttaa lomapäivät-välilehdellä lomaoikeuden tulkintaan. Tällöin tarkastellaan kertyykö henkilöllä riittävä määrä (14 pv) työpäiviä ja työpäivän luonteisia päiviä yhteensä, jotta henkilö on oikeutettu loma-ansaintaan kyseiseltä kuukaudelta.
Jätä huomioimatta-valinta laskee vain työpäiviä lomapäivät-välilehdellä lomaoikeutta tulkittaessa. Käytä ainoastaan-valinta huomioi ainoastaa työpäivien luonteist päivät.
Päivitä aina käytetyt lomapäivät
Päivittää aina käytetyt lomapäivät- ja lomarahat kun tehdään lomalaskenta. HUOM! Poistaa manuaalisesti tallennetut käytetyt lomapäivät- ja lomarahat. Toiminnolla hallinnoidaan esimerkiksi henkilöitä, joiden työsuhde päättyy ja alkaa uudelleen saman lomavuoden aikana. Lomalaskenta aloitetaan uudelleen työsuhteen alkupäivästä ja käytettyjen lomasaldojen tiedot tyhjennetään.
Norm. työaika
KTA-päivä-lomamenetelmä käyttää normaalin työajan-kenttää, johon tulee antaa säännöllisen työajan pituus (yleensä 8h/pv.
- KTA-päivä: Lomapalkka lasketaan kertomalla Loma-KTA (=Loma-KTA summa / Loma-KTA tunnit) lomakerrointaulukon tuntikertoimella sekä toteutuneesta työajasta lasketulla työaikakertoimella. Ohjelma laskee työaikakertoimen jakamalla tehdyt tunnit työpäivillä (=keskimääräinen työpäivä) ja suhteuttaa sen yrityksen säännölliseen työaikaan.
Yrityksen sään.viikkotyöaika
Yrityksen säänn. Viikkotyöaika- kenttään annetaan tieto yrityksen säännöllisestä viikkotyöajasta (yleensä 40h/vko), jota käytetään KTA-päivä-menetelmässä.
Muistio
Muistioon voi lisätä vapaavalintaista tekstiä, kuten esimerkiksi voidaan tallentaa tieto kk-jakajan vaihdosta 25 -> 21 lomavuodesta 2022 alkaen.
Oletus KK-jakaja
Oletuksena ePalkoilla on kuukausipalkan jakajana 25. Oletusjakaja tarkoittaa, että kuukausipalkkalaisen lomapalkkalasekenta menee seuraavasti: kk palkka/25*lomapäivien lkm. Joissakin työehtosopimuksissa jakaja voi olla jotain muuta esim. 21. HUOM! Oletusjakaja pitää asettaa oikeaksi ennen lomalaskennan suorittamista. Jälkeenpäin jakajaa voidaan muuttaa lomalaskennalle henkilö kerralla Lomalaskennat-välilehdellä.