Mikäli ePalkat on otettu käyttöön kesken lomavuoden, tarvitaan lomalaskentaa varten lähtötietoja. Lähtötiedot ovat yleensä lomapäivien ja lomarahojen lukumäärät. Joihinkin lomalaskentamenetelmiin, kuten KTA ja Prosentti tarvitaan muitakin lähtötietoja. Jotta lomalaskennan euromääräiset summat menevät oikein, tulee lomapäivien lukumäärät syöttää ansaitun mukaan. Käytetyt lomapäivät merkitään omalle palkkakaudelle, jonka tunnukseksi voi laittaa esim. 99999999. Näin käytetyt lomapäivät saadaan dokumentoitua ja lomalaskenta päivittyy oikein.
Kuukausipalkkalaisen lähtötiedot
Tuntipalkkalaisen (KTA laskenta) lähtötiedot
Prosenttiperusteisen lähtötiedot
Vuosi lisä %-menetelmän lähtötiedot
Käytetyt lomapäivät ja lomarahat
Kuukausipalkkalaisen lähtötiedot
Mikäli kyseessä on kuukausipalkkalainen, jonka lomapalkka lasketaan KK-palkka menetelmällä seuraavasti: kuukausipalkka/25*lomapäivien lukumäärä=lomapalkka. Kuukausipalkkatiedon ePalkat noutaa henkilön palkkatiedoista kentästä kuukausipalkka. Kuukausipalkan jakaja asetetaan lomalaskentojen hallinta-välilehdellä. Lomalaskennat-välilehdellä syötetään kenttiin Syöt.lomapv ja Syöt.lomarahapv jäljellä olevat lomapäivät.
Esimerkki
ePalkkoihin siirryttäessä henkilöllä on edelliseltä lomavuodelta pitämättä vielä talviloma 6 lomapäivää. Lomarahat ovat myös maksamatta talviloman osalta. Lisätään Lomalaskennat-välilehdellä kenttiin Syöt.lomapv ja Syöt.lomarahpv molempiin luku 6. Paina tämän jälkeen "Luo/päivitä lomalaskennat".
Lomalaskenta näyttää seuraavalta:
Tuntipalkkalaisen (KTA laskenta) lähtötiedot
Tuntipalkkalaisen, jonka lomalaskenta lasketaan KTA-menetelmällä, tulee lähtötiedoissa huomioida kertyneiden lomien lisäksi tehdyt tunnit ja niistä maksettu summa. Lomalaskennat-välilehdellä tulee syöttää kenttään Syöt.tunnit/pv tehdyt tunnit lomanmääräytymisvuoden aikana ennen siirtymistä ePalkkoihin. Syöt.summa-kenttään puolestaan lisätään ennen ePalkkoihin siirtymistä maksettu summa lomanmääräytymisvuodelta, joka vaikuttaa lomalaskentaan. Syöt.lomapv ja Syöt. lomarahapv annetaan tieto kuinka paljon lomaa henkilö on ehtinyt kerryttämään ennen ePalkkoihin siirtymistä.
Esimerkki
ePalkkoihin siirrytään toukokuussa ja henkilölle syötetään lähtötietoihin lomalaskentaan vaikuttavat tunnit ja summat huhtikuulta. Lisäksi kirjataan ansaitut lomapäivät ja lomarahat ilman pyöristystä.
Lomalaskenta lisää syötetyt tiedot ePalkoissa käsiteltyihin tietoihin. Tässä esimerkissä on toukokuussa epalkoissa maksettu 84 tuntia, johon lisätään syötetyt tunnit 160 = 244 tuntia. Maksettuja euroja ePalkoista löytyy 1680€, johon lisätään syötetty summa 2400 = 4080€. Ansaittuja lomapäiviä ja lomarahoja ePalkoista löytyy toukokuulta 2,5, johon lisätään syötetyt tiedot 2,5 päivää = 5 päivää.
Prosenttiperusteisen lähtötiedot
Prosenttiperusteisessa lomalaskentamenetelmässä tulee muistaa antaa prosentin-tiedot Henkilöohjaukset-välilehdellä. Lomalaskennat-välilehdelle annetaan lähtötiedot kenttiin Syöt.summa, Syöt.lomapv ja Syöt.lomarahavp.
Esimerkki
Henkilölle lasketaan lomapalkka prosenttiperusteisesti lomanmääräytymisvuoden aikana maksetuista lomaan vaikuttavista palkkaeristä. Henkilön prosentti on 11,5%. Lomavuosi on päättynyt ja ePalkkoihin siirryttäessä lomavuodelta on jäljellä lomapäiviä 6. Annetaan lähtötietoihin lomavuoden aikana ansaitut tiedot:
Muista lähtötietojen syöttämisen jälkeen painaa Luo/päivitä lomalaskennat-painiketta.
Käytetyt lomapäivät voidaan syöttää manuaalisesti lomalaskennan tietoihin, mutta suositeltavaa on tehdä niistä oma palkkakausi.
Vuosi lisä %-menetelmän lähtötiedot
Vuosi lisä%-menetelmässä lasketaan lomapalkan päälle lomapalkkaa lisistä. Tätä laskentamenetelmää voidaan soveltaa esimerkiksi yksityiseen sosiaalialaan. Ennen kuin aloitat lomalaskentojen tekemisen, tarkista, että sinulla on lomalaskentojen hallinta-välilehdellä oikea oletus KK jakaja.
Henkilöohjaukset-välilehdellä valitse henkilölle lomamenelmäksi Vuosi lisä-%. Tarkista huolellisesti Lomasääntö ja valitse oikea TES-taulukko. Mikäli ePalkoissa on jo laskettu henkilölle palkkaa kyseiselle lomavuodelle, päivitä Lomapäivät-välilehti.
Lomalaskennat-välilehdellä tulee syöttää Syöt.summa-kenttään lomanmääräytymisvuoden kokonaispalkat (kuukausipalkka+mahdolliset kokonaispalkkaan kuluvat lisät esim. henkilökohtainen lisä) yhteensä. Syötetyt kuukaudet-kenttään annetaan lomaa oikeuttavien kuukausien lukumäärä. Muista vähentää määrästä Lomapäivät-välilehdeltä ansaitut kuukaudet, mikäli henkilölle on jo laskettu ePalkoissa palkkoja kyseiselle lomavuodelle.
Lomanmääräytymisvuoden aikana kertyneitä lisiä varten tulee luoda oma palkkakausi, jonne lähtötieto annetaan. Perusta myös oma palkkalaji lähtösaldoa varten. Palkkalajin laskenta-välilehdellä tulee olla merkittynä + vaikutukset Loma-KTA-summaan ja Vuosilomapalkkaan. Ohjaus-välilehdellä tulee olla rasti kohdassa "Käsitellään lomalaskennassa muuttuvana lisänä". Muista tehdä palkkakaudelle myös verolaskenta.
Lomalaskennalle tulee muodostua tiedot kokonaispalkasta, prosenttilistä, kuukausijakaja, Lisä-% ja Lomapalkka lisistä. Seuraavassa esimerkissä on havainnollistettu mitä mistäkin lasketaan.
Kokonaispalkka muodostuu henkilön kuukausipalkasta ja mahdollisista kokonaispalkkaan vaikuttavista lisistä. Esimerkissä kokonaispalkka muodostuu kuukausipalkka 2900€ + henkilökohtainen lisä 100€=3000€.
Prosenttilisät muodostuvat annetun lähtötiedon mukaan, joka on syötetty erilliselle palkkakaudelle. Mikäli ePalkoissa on jo laskettu palkkaa, huomioidaan tässä myös kertyneet maksetut lisät. Tässä esimerkissä lisien osuus on 2880€. Lisä-% saadaan laskemalla lisien määrä jaettuna lomalaskennan syöt.summa-kenttään annettu luku eli 2880€/3600€=0,08. Lomapalkka lisistä lasketaan lomapalkka kerrottuna Lisä-%:lla eli (3000/21*lomapäivien lukumäärä 25)*0,08=285,71€.
Lomalaskennalle muodostuu lomapalkka ja lomaraha ilman lisien osuuksia. Lomapalkka 3000€/21*lomapäivien lkm 25= 3571,43€. Lomaraha on puolet lomapalkasta.
Lomatilanneraportilla huomioidaan lisien osuuden lomapalkkaan ja lomarahaan. Lomapalkka 3571,43€+lomapalkkalisistä 285,71€= lomapalkka lisineen 3857,25€. Lomaraha on puolet lomapalkasta lisineen.
Käytetyt lomapäivät ja lomarahat
Käytettyjä lomapäiviä varten voidaan perustaa oma palkkakausi esim. tunnukselle 99999999. Luo oma palkkalaji käytetyille lomapäiville:
Palkkalajin laskenta-välilehdellä saa kaikilla olla nolla vaikutus. Tee vastaava palkkalaji tarvittaessa lomarahalle, jonka tyyppi tulee olla B-lomaraha.
Syötä käytetyt lomapäivät perustamallesi palkkakaudelle ja muista valita oikea lomavuosi:
Tee verolaskenta ja kauden päätös. Kauden päätös päivittää käytetyt lomapäivät lomalaskennalle:
Lähtötietojen tuonti-tiedosto
Lähtötietoja voidaan tuoda myös csv-tiedoston avulla. Tuonti tapahtuu Pääkäyttäjätoiminnot - Tuonti. Tuontityypiksi valitaan Lomalaskennat.