Keskustelupohjan asetukset

Keskustelu

Tehtävät ja tavoitteet

Liitteet

Keskustelupohjan avulla voit määrittää etukäteen keskustelun rakenteen ja sisällön. Pohjaan voidaan lisätä avoimia kysymyksiä, arviointeja, tehtäviä, tavoitteita, ohjeistuksia ja liitteitä.

Samaa keskustelupohjaa voidaan käyttää useissa keskusteluissa. Näin esimerkiksi kehityskeskustelut voidaan toteuttaa organisaatiossa yhdenmukaisella tavalla.

Keskustelupohjaa luodessasi määrität:

• pohjan perustiedot, näkyvyyden ja mahdollisen voimassaolon
• keskustelun kysymykset ja arvioinnit
• tehtävät ja tavoitteet
• keskusteluun liittyvät liitteet.

Voit luoda keskustelupohjan tyhjästä tai käyttää aiemmin luotua pohjaa uuden pohjan perustana. Aiemmasta pohjasta luotu uusi pohja on itsenäinen, joten siihen tehdyt muutokset eivät vaikuta alkuperäiseen pohjaan.

Pohjaan lisätyt sisällöt näkyvät niissä keskusteluissa, joissa pohjaa käytetään. Tehtäviä ja tavoitteita voidaan lisätä myös myöhemmin yksittäiseen keskusteluun. Tällöin ne koskevat vain kyseistä keskustelua eivätkä muuta alkuperäistä keskustelupohjaa.

Keskustelupohjan asetukset

Aloita uuden keskustelupohjan luominen määrittämällä pohjan perustiedot, näkyvyys ja voimassaolo.

Perustiedot

Anna keskustelupohjalle nimi. Nimen avulla käyttäjät tunnistavat pohjan myöhemmin keskustelua luodessaan.

Voit luoda pohjan joko tyhjästä tai käyttää aiemmin luotua keskustelupohjaa uuden pohjan perustana.

Kun otat käyttöön valinnan Käytä aiemmin luotua pohjana, valitse kopioitava keskustelupohja avautuvasta valikosta. Aiemman pohjan sisältö kopioidaan uuteen pohjaan, mutta uuteen pohjaan tehdyt muutokset eivät muuta alkuperäistä pohjaa.

Kuvaus

Kirjoita Kuvaus-kenttään pohjan käyttäjille tarkoitetut lisäohjeet. Kuvauksessa voidaan kertoa esimerkiksi:

• miten keskusteluun valmistaudutaan
• mitä osallistujien tulee tehdä ennen keskustelua
• mitä tietoja tai materiaaleja tulee tarkistaa etukäteen
• mitä käyttäjän tulee huomioida keskustelun aikana.

Näkyvyys

Valitse roolit, joille keskustelupohja näkyy. Valitut käyttäjäryhmät voivat käyttää pohjaa uuden keskustelun luomiseen. Keskustelupohja näkyy automaattisesti pääkäyttäjälle.

Voimassaolo

Määritä tarvittaessa keskustelupohjan alku- ja eräpäivä.

• Alkupäivä määrittää, mistä alkaen pohjaa voidaan käyttää.
• Eräpäivä määrittää päivämäärän, jonka jälkeen keskustelupohjaa ei voida enää käyttää.

Päivämäärät voi jättää tyhjiksi, jos pohjan käyttöä ei haluta rajata tietylle ajanjaksolle.

Keskustelupohjan ohjeistus

Kirjoita Ohjeistus-kenttään lyhyt kuvaus keskustelupohjan tarkoituksesta ja käyttötavasta. Tämä ohjeistus ei näy työntekijälle. Kuvauksessa voidaan kertoa esimerkiksi:

• mihin keskusteluun pohja on tarkoitettu
• mitä aiheita keskustelussa käsitellään
• kenelle keskustelupohja on suunnattu
• milloin tai missä tilanteessa pohjaa käytetään.

Kun tarvittavat tiedot on lisätty, jatka seuraavalle välilehdelle tai tallenna keskustelupohja valitsemalla Tallenna.

Keskustelu

Keskustelu-välilehdellä määrität keskustelupohjaan kuuluvat avoimet kysymykset ja arvioinnit. Niiden avulla keskustelulle voidaan rakentaa selkeä etenemisjärjestys ja varmistaa, että tarvittavat aiheet käsitellään yhdenmukaisesti.

Sisällöt jaetaan kahteen osaan:

• Kysymykset, joihin keskustelun osallistujat voivat vastata omin sanoin
• Arvioinnit, joissa vastaukset annetaan valitulla arviointiasteikolla.

Kysymyksille ja arvioinneille voidaan lisätä myös ohjeistuksia. Ohjeistus näkyy vastaajalle tekstinä ja auttaa ymmärtämään, mitä kysymyksellä tai arvioinnilla tarkoitetaan.

Keskustelupohjaan lisätyt kysymykset ja arvioinnit näkyvät kaikissa keskusteluissa, joissa kyseistä pohjaa käytetään.

Kysymysten lisääminen

Lisää Keskustelu-välilehdelle keskustelussa käsiteltävät avoimet kysymykset. Kysymykset ryhmitellään osioihin, jotta keskustelun rakenne on käyttäjälle selkeä.

Katso ohjeesta Keskustelupohjan käyttötavat, miten avoimia kysymyksiä kannattaa suunnitella ja ryhmitellä.

Osion lisääminen

Valitse Lisää uusi osio ja anna osiolle kuvaava otsikko. Osion otsikoita voivat olla esimerkiksi:

• Työn sujuminen
• Osaaminen ja kehittyminen

Samaan osioon kannattaa lisätä keskenään samaan aiheeseen liittyvät kysymykset.

Kysymyksen lisääminen

Lisää osioon uusi kysymys valitsemalla Lisää uusi kysymys ja kirjoita kysymys sille varattuun kenttään.

Kysymykset ovat avoimia kysymyksiä, joihin keskustelun osallistujat voivat kirjoittaa vastauksensa.

Esimerkiksi:

• Työn sujuminen
  • Mitkä asiat ovat tukeneet työssäsi onnistumista viime kaudella?
  • Mitkä tekijät ovat vaikeuttaneet työsi sujumista?
• Osaaminen ja kehittyminen
  • Missä osaamisalueissa olet kehittynyt viime kaudella?
  • Mitä osaamista haluaisit vahvistaa seuraavaksi?

Kysymyksen ohjeistus

Voit lisätä kysymykselle erillisen ohjeistuksen. Ohjeistus auttaa vastaajaa ymmärtämään, mitä kysymyksellä tarkoitetaan tai millaista vastausta odotetaan.

Voit tarvittaessa poistaa ohjeistuksen valitsemalla Poista ohjeistus tai lisätä sen valitsemalla Lisää ohjeistuskenttä.

Kysymysten ja osioiden järjestäminen

Voit muuttaa kysymysten järjestystä vetämällä kysymyksen siirtokuvakkeesta haluamaasi kohtaan.

Osioiden järjestystä voi muuttaa vasemman reunan navigaatiossa vetämällä osion siirtokuvakkeesta. Osioita ei voi siirtää Arvioinnit-osion alle.

Kysymyksen tai osion poistaminen

Poista koko osio valitsemalla Poista osio. Huomaa, että osion poistaminen poistaa myös kaikki sen sisältämät kysymykset.

Poista yksittäinen kysymys sen vieressä olevasta roskakorikuvakkeesta.

Kun kysymykset ja osiot ovat valmiit, jatka seuraavalle välilehdelle tai tallenna keskustelupohja valitsemalla Tallenna.

Arvioinnin luominen

Keskustelupohjaan voidaan lisätä arviointeja Keskustelu-välilehden Arvioinnit-osiossa. Arvioinnit ryhmitellään osioihin samalla tavalla kuin avoimet kysymykset.

Katso ohjeesta Keskustelupohjan käyttötavat, miten arviointeja kannattaa suunnitella, millainen asteikko eri tilanteisiin sopii ja miten arviointituloksia voidaan hyödyntää keskustelun tukena.

Arviointiosion lisääminen

Valitse Lisää uusi osio ja anna osiolle kuvaava otsikko. Samaan osioon kannattaa koota samaan aiheeseen liittyvät arvioinnit.

Osioiden järjestystä voi muuttaa vasemman reunan navigaatiossa vetämällä osion siirtokuvakkeesta. Arviointiosiota ei voi siirtää Kysymykset-osion alle.

Arvioinnin lisääminen

Valitse Lisää uusi arviointi ja määritä arvioinnille:

• Osion otsikko
• Asteikkotyyppi
• Asteikkomäärä

Asteikkotyypit

Arvioinnissa voidaan käyttää seuraavia asteikkotyyppejä:

Likert
Likert-asteikossa on aina viisi vastausvaihtoehtoa. Asteikkomäärää ei voi muuttaa. Mallipohjan luoja määrittää arvioitavat kysymykset tai väittämät.

Symboli
Vastaus annetaan valitsemalla arviointia kuvaava tähtimäärä. Asteikon enimmäismäärä on kuusi. Näkymässä näytetään valittua asteikkomäärää vastaava määrä symboleja.

Vapaat tekstikentät
Mallipohjan luoja määrittää vastausvaihtoehtojen tekstit. Asteikon enimmäismäärä on kuusi, ja jokaista vastausvaihtoehtoa varten näytetään oma tekstikenttä.

Numero
Vastaus annetaan numeroasteikolla. Asteikko alkaa yhdestä, ja mallipohjan luoja määrittää asteikon suurimman arvon. Enimmäisarvo on 10.

Katso ohjeesta Keskustelupohjan käyttötavat, miten valitset arvioinnin tarkoitukseen sopivan asteikkotyypin ja millaisissa tilanteissa eri asteikkoja kannattaa käyttää.

Kysymysten ja väittämien lisääminen

Lisää arviointiin arvioitavat kohteet valitsemalla Lisää kysymys/väittämä. Kirjoita jokainen kysymys tai väittämä omaan kenttäänsä.

Kysymysten tai väittämien järjestystä voi muuttaa vetämällä niitä siirtokuvakkeesta. Arvioinnin voi myös siirtää toiseen arviointiosioon.

Ohjeistuksen lisääminen

Valitse Lisää ohjeistuskenttä, kun haluat antaa vastaajalle lisätietoa arvioinnista tai asteikon käytöstä.

Ohjeistus näkyy vastaajalle tekstinä, eikä siihen voi kirjoittaa vastausta. Ohjeistuksen voi poistaa valitsemalla Poista ohjeistus.

Arvioinnin tai osion poistaminen

Yksittäisen kysymyksen tai väittämän voi poistaa sen vieressä olevasta roskakorikuvakkeesta.

Arvioinnin poistaminen poistaa kaikki siihen liittyvät kysymykset, väittämät, asteikkoasetukset ja ohjeistukset.

Koko osion voi poistaa valitsemalla Poista osio. Tällöin myös kaikki osion sisältämät arvioinnit poistetaan.

Kun arvioinnit ovat valmiit, jatka seuraavalle välilehdelle tai tallenna keskustelupohja valitsemalla Tallenna.

Tehtävät ja tavoitteet

Tehtävät ja tavoitteet -välilehdellä määrität keskustelupohjaan liittyvät tehtävät ja tavoitteet. 

Sisällöt jaetaan kahteen osaan:

• Tehtävät, joilla kuvataan konkreettiset toimenpiteet ja vastuut
• Tavoitteet, joilla kuvataan toivottu lopputulos tai kehityssuunta.

Tehtävät ja tavoitteet voidaan ryhmitellä osioihin, jotta eri aihekokonaisuudet on helppo hahmottaa. Keskustelupohjaan lisätyt tehtävät ja tavoitteet näkyvät kaikissa keskusteluissa, joissa kyseistä pohjaa käytetään.

Tehtävien luominen

Keskustelupohjaan voidaan lisätä tehtäviä Tehtävät ja tavoitteet -välilehden Tehtävät-osiossa. Tehtävät näkyvät kaikissa keskusteluissa, joissa kyseistä pohjaa käytetään.

Katso ohjeesta Keskustelupohjan käyttötavat, miten tehtäviä voidaan hyödyntää keskustelussa sovittujen jatkotoimenpiteiden, vastuiden ja aikataulujen kirjaamiseen.

Tehtäväosion lisääminen

Valitse Lisää uusi osio ja anna osiolle kuvaava otsikko. Samaan osioon kannattaa ryhmitellä samaan aiheeseen liittyvät tehtävät.

Tehtävän lisääminen

Valitse Lisää uusi tehtävä ja määritä tehtävälle:

• tehtävän nimi
• tarvittaessa tehtävän ohjeistus
• tehtävän eräpäivä.

Ohjeistuksessa voidaan kuvata tarkemmin, mitä tehtävässä pitää tehdä tai mitä käyttäjän tulee huomioida.

Tehtävän osoittaminen henkilölle

Voit osoittaa tehtävän henkilölle valitsemalla vastuuhenkilön tehtävän yhteydessä.

Kun tehtävä osoitetaan suoraan henkilölle hänen roolinsa perusteella, henkilö lisätään automaattisesti pohjaa käyttäviin keskusteluihin.

Tehtäviä voi lisätä keskustelupohjaan myös ilman vastuuhenkilöä. Tällöin tehtävä voidaan osoittaa henkilölle myöhemmin yksittäisessä keskustelussa. Tällainen kohdistus koskee vain kyseistä keskustelua, ei itse keskustelupohjaa.

Tehtävien järjestäminen ja muokkaaminen

Tehtävien järjestystä voi muuttaa vetämällä tehtävää siirtokuvakkeesta.

Kun tehtävän tiedot on täytetty, tehtävä siirtyy esikatselutilaan. Tehtävää voi muokata sen vieressä olevasta toimintovalikosta.

Tehtävän tai osion poistaminen

Yksittäisen tehtävän voi poistaa tehtävän vieressä olevasta roskakorikuvakkeesta.

Koko osion voi poistaa valitsemalla Poista osio. Tällöin myös kaikki osion sisältämät tehtävät poistetaan.

Kun tehtävät ovat valmiit, siirry Tavoitteet-osioon, jatka seuraavalle välilehdelle tai tallenna keskustelupohja valitsemalla Tallenna.

Tavoitteiden luominen

Keskustelupohjaan voidaan lisätä tavoitteita Tehtävät ja tavoitteet -välilehden Tavoitteet-osiossa. Pohjaan lisätyt tavoitteet näkyvät kaikissa keskusteluissa, joissa kyseistä pohjaa käytetään.

Katso ohjeesta Keskustelupohjan käyttötavat, miten tavoitteita voidaan hyödyntää haluttujen tulosten ja kehityssuuntien määrittämiseen sekä niiden etenemisen seurantaan.

Tavoiteosion lisääminen

Valitse Lisää uusi osio ja anna osiolle kuvaava otsikko. Samaan osioon kannattaa ryhmitellä samaan aiheeseen liittyvät tavoitteet.

Tavoitteen lisääminen

Valitse Lisää uusi tavoite ja määritä tavoitteelle:

• tavoitteen nimi
• tarvittaessa tavoitteen ohjeistus
• tavoitteen eräpäivä.

Ohjeistuksessa voidaan kuvata tarkemmin tavoitteen sisältöä, onnistumisen edellytyksiä tai seurantatapaa.

Tavoitteen onnistumisen arviointi

Tavoitteeseen voidaan liittää Tavoitteen onnistumisen arviointi. Arviointi tehdään viisiportaisella tähtiasteikolla.

Arviointiosion voi tarvittaessa poistaa valitsemalla Poista arviointiosio.

Tavoitteiden järjestäminen

Tavoitteiden järjestystä voi muuttaa vetämällä tavoitetta siirtokuvakkeesta. Myös osioiden järjestystä voi muuttaa vasemman reunan navigaatiossa.

Tavoitteen tai osion poistaminen

Yksittäisen tavoitteen voi poistaa tavoitteen vieressä olevasta roskakorikuvakkeesta.

Koko osion voi poistaa valitsemalla Poista osio. Tällöin myös kaikki osion sisältämät tavoitteet poistetaan.

Kun tavoitteet ovat valmiit, jatka seuraavalle välilehdelle tai tallenna keskustelupohja valitsemalla Tallenna.

Liitteet

Liitteet-välilehdellä voit lisätä keskustelupohjaan materiaaleja, joita osallistujat tarvitsevat keskusteluun valmistautumisessa tai sen aikana. Liitteitä voivat olla esimerkiksi ohjeet, toimintamallit, osaamiskuvaukset tai muut keskustelun aiheita tukevat asiakirjat.

Keskustelupohjaan kannattaa lisätä vain sellaisia tiedostoja, jotka ovat tarpeellisia kaikissa pohjaa käyttävissä keskusteluissa. Huomioi myös henkilötietojen ja luottamuksellisten tietojen käsittely, sillä pohjaan lisätyt liitteet tulevat käyttöön kaikissa siihen perustuvissa keskusteluissa.