Keskustelun jakaminen osioihin
Avointen kysymysten hyödyntäminen
Keskustelupohjan avulla voit suunnitella keskustelun rakenteen etukäteen ja varmistaa, että tärkeät aiheet käsitellään johdonmukaisesti. Pohjaan voidaan lisätä avoimia kysymyksiä, arviointeja, tehtäviä ja tavoitteita.
Hyvin suunniteltu keskustelupohja tukee sekä keskusteluun valmistautumista että itse keskustelun etenemistä. Pohjan sisältö kannattaa sovittaa keskustelun tarkoitukseen, kohderyhmään ja siihen, millaisia asioita keskustelun avulla halutaan edistää.
Keskustelun jakaminen osioihin
Voit ryhmitellä kysymykset ja arvioinnit erillisiin osioihin. Osioiden avulla laajempi keskustelu voidaan jakaa selkeisiin aihekokonaisuuksiin.
Kehityskeskustelun osioita voivat olla esimerkiksi:
- työn sujuminen
- työhyvinvointi
- osaaminen ja kehittyminen
- yhteistyö ja esihenkilön tuki
- tavoitteet ja tulevaisuuden suunnitelmat.
Pidä osioiden aiheet riittävän selkeästi toisistaan erillään. Näin osallistujien on helpompi valmistautua keskusteluun ja hahmottaa, mitä kussakin osiossa käsitellään.
Avointen kysymysten hyödyntäminen
Avoimet kysymykset auttavat osallistujia valmistautumaan keskusteluun ja tuomaan esiin omia näkemyksiään, kokemuksiaan ja tarpeitaan. Niitä voidaan hyödyntää esimerkiksi työhyvinvoinnin, työn sujumisen, osaamisen, motivaation, yhteistyön ja kehittymistoiveiden käsittelyssä.
Hyvä avoin kysymys kannustaa vastaajaa kuvaamaan tilannetta omin sanoin. Se ei rajaa vastausta pelkkään kyllä- tai ei-vastaukseen eikä ohjaa vastaajaa tiettyyn lopputulokseen.
Kysymyksiä laadittaessa kannattaa huomioida seuraavat periaatteet:
- Muotoile kysymykset selkeästi ja neutraalisti.
- Käsittele yhdessä kysymyksessä vain yhtä aihetta.
- Suosi kysymyksiä, jotka alkavat esimerkiksi sanoilla miten, mitkä tai millaista.
- Vältä liian laajoja kysymyksiä, joihin on vaikea vastata tiiviisti.
- Lisää tarvittaessa ohjeistus, joka auttaa vastaajaa ymmärtämään, mitä näkökulmia vastauksessa voi käsitellä.
Esimerkiksi Työn sujuminen -osioon voidaan lisätä seuraavat kysymykset:
- Mitkä asiat ovat tukeneet työssäsi onnistumista viime kaudella?
- Mitkä tekijät ovat vaikeuttaneet työsi sujumista?
Osaaminen ja kehittyminen -osioon voidaan puolestaan lisätä seuraavat kysymykset:
- Missä osaamisalueissa olet kehittynyt viime kaudella?
- Mitä osaamista haluaisit vahvistaa seuraavaksi?
Arviointien hyödyntäminen
Arviointeja voidaan käyttää, kun käsiteltäviä aiheita halutaan tarkastella yhtenäisellä asteikolla. Niiden avulla osallistujat voivat arvioida esimerkiksi osaamista, työhyvinvointia, motivaatiota, suoriutumista, yhteistyötä tai tavoitteiden toteutumista.
Arvioinnit tukevat keskustelua ja auttavat tunnistamaan aiheita, joita kannattaa käsitellä tarkemmin. Sama arviointi voidaan myös toistaa myöhemmissä keskusteluissa, jolloin osallistujat voivat tarkastella tilanteen kehittymistä eri ajankohtina.
Arviointituloksia ei kuitenkaan kannata tulkita irrallaan keskustelusta. Numeerinen arvo tai valittu vastaus ei aina kerro, mistä arvio muodostuu. Arviointia kannattaa täydentää avoimella kysymyksellä tai käsitellä tulosta tarkemmin keskustelun aikana.
Arvioitavia kysymyksiä ja väittämiä laadittaessa kannattaa:
- käyttää selkeää ja neutraalia kieltä
- arvioida yhdessä kohdassa vain yhtä asiaa
- käyttää samaa asteikkoa, kun samaa aihetta arvioidaan eri ajankohtina
- kertoa ohjeistuksessa, mitä asteikon eri arvot tarkoittavat.
Asteikkotyypin valinta
Valitse asteikkotyyppi sen mukaan, millaista tietoa haluat arvioinnilla kerätä ja miten helposti vastausten tulisi olla vertailtavissa.
Likert-asteikko sopii tilanteisiin, joissa vastaaja arvioi, kuinka samaa tai eri mieltä hän on esitetyn väittämän kanssa. Asteikossa on aina viisi vastausvaihtoehtoa:
- Täysin eri mieltä
- Jokseenkin eri mieltä
- Ei samaa eikä eri mieltä
- Jokseenkin samaa mieltä
- Täysin samaa mieltä
Esimerkkejä arvioitavista väittämistä:
- Saan työssäni riittävästi palautetta.
- Tiedän, mitä minulta työssäni odotetaan.
- Koen saavani esihenkilöltäni riittävästi tukea.
Likert-asteikko sopii erityisesti työhyvinvoinnin, johtamisen, yhteistyön ja työn sujuvuuden arviointiin. Väittämät kannattaa muotoilla selkeiksi ja siten, että yhdessä väittämässä arvioidaan vain yhtä asiaa.
Symboliasteikko sopii nopeaan ja helposti hahmotettavaan arviointiin. Sitä voidaan käyttää esimerkiksi yleisen kokemuksen tai tyytyväisyyden arvioinnissa.
Esimerkkejä:
- Kuinka tyytyväinen olet nykyiseen työtilanteeseesi?
- Miten arvioit tämänhetkisen työhyvinvointisi?
- Kuinka hyvin yhteistyö tiimissä toimii?
Symboliasteikko on helppokäyttöinen, mutta asteikon merkitys kannattaa kuvata ohjeistuksessa selkeästi.
Vapaat tekstikentät sopivat tilanteisiin, joissa vastausvaihtoehdoille halutaan organisaation oma sanallinen asteikko.
Esimerkkejä asteikoista:
- Tarvitsee paljon tukea – Tarvitsee jonkin verran tukea – Suoriutuu itsenäisesti
- Ei ole aloitettu – Etenee suunnitellusti – Valmis
- Kehitettävä – Hyvä – Erinomainen
Tämä asteikkotyyppi sopii esimerkiksi osaamisen, tavoitteen etenemisen tai suoriutumisen arviointiin.
Numeroasteikko sopii tilanteisiin, joissa halutaan selkeä numeerinen arvio ja tuloksia halutaan vertailla eri ajankohtina.
Esimerkkejä:
- Arvioi työhyvinvointiasi asteikolla 1–10.
- Kuinka motivoitunut olet tällä hetkellä?
- Kuinka hyvin koet hallitsevasi tehtäväsi?
Numeroasteikon yhteydessä kannattaa kertoa, mitä asteikon pienin ja suurin arvo tarkoittavat.
Arviointiasteikkoa valittaessa on hyvä huomioida, että samaa asiaa tulisi arvioida eri keskusteluissa samalla asteikolla. Tämä helpottaa tulosten vertailua ja muutosten seuraamista.
Tehtävien hyödyntäminen
Tehtävien avulla keskustelussa käsitellyt asiat voidaan muuttaa konkreettisiksi jatkotoimenpiteiksi. Tehtävä kuvaa yleensä yksittäistä tekemistä, joka voidaan suorittaa ja merkitä valmiiksi.
Tehtäviä voidaan käyttää esimerkiksi:
- sovittujen jatkotoimien kirjaamiseen
- koulutukseen tai perehdytykseen liittyviin valmisteluihin
- tapaamisten tai seurantakeskustelujen sopimiseen
- työntekijän tai esihenkilön vastuulle tulevien toimenpiteiden kirjaamiseen.
Hyvä tehtävä on riittävän tarkka ja käytännössä toteutettavissa. Tehtävälle kannattaa määrittää vastuuhenkilö ja eräpäivä silloin, kun ne ovat tiedossa.
Esimerkiksi:
Työntekijä tutustuu tarjolla oleviin koulutusvaihtoehtoihin ja esittelee sopivan vaihtoehdon esihenkilölle 30.9. mennessä.
Tavoitteiden hyödyntäminen
Tavoitteiden avulla voidaan kuvata, mitä henkilön tai tiimin halutaan saavuttavan tietyn ajanjakson aikana. Tavoite kuvaa tehtävää laajempaa lopputulosta tai kehityssuuntaa.
Tavoitteita voidaan käyttää esimerkiksi:
- osaamisen kehittämiseen
- työn tulosten tai laadun parantamiseen
- uuden vastuualueen haltuunottoon
- yhteistyön kehittämiseen
- työskentelytapojen tai toimintamallien muuttamiseen.
Hyvä tavoite on ymmärrettävä, realistinen ja riittävän konkreettinen. Tavoitteelle kannattaa määrittää aikataulu sekä tapa, jolla sen etenemistä tai toteutumista arvioidaan.
Esimerkiksi:
Työntekijä vahvistaa projektinhallintaosaamistaan ja ottaa seuraavan kuuden kuukauden aikana vastuulleen vähintään yhden projektin suunnittelun ja seurannan.
Tehtävien ja tavoitteiden ero
Tehtävä kuvaa konkreettista toimenpidettä, kun taas tavoite kuvaa haluttua lopputulosta.
Esimerkiksi:
- Tavoite: Työntekijän esiintymisvarmuus vahvistuu seuraavan vuoden aikana.
- Tehtävä: Työntekijä osallistuu esiintymistaitojen koulutukseen marraskuussa.
Tehtäviä voidaan käyttää tavoitteen toteutumista tukevina toimenpiteinä. Näin keskustelussa sovitut kehittämiskohteet muuttuvat seurattaviksi kokonaisuuksiksi.
HR:n näkökulmasta tehtävät ja tavoitteet tukevat keskustelujen jatkuvuutta. Ne auttavat varmistamaan, että sovitut asiat eivät jää vain keskustelun tasolle, vaan niiden etenemistä voidaan seurata myös keskustelun jälkeen.