Poistopyyntölomake
Syötettävät tiedot
Poiston valmistelu
- Asiakkaan lopettaessa Heeros-ohjelmistojen käytön, tulee tietokantojen poistopyyntö tehdä poistopyyntölomakkeen kautta.
-
Mikäli halutaan poistaa myös verkkolaskuyhteydet (verkkolaskuyhteyksien poisto), niiden poisto tulee tilata erillisellä Help Centerin verkkolaskuyhteyden poisto lomakkeella.
- (Huomio: Jos et pääse lomakkeelle, tällöin sinulla ei ole käyttäjäoikeuksia siihen. Tässä tapauksessa ota yhteyttä yrityksenne Heeros-pääkäyttäjään)
- Sovelluskohtaiset arkistointiohjeet
Poistopyyntölomake
Oma toimisto -tason pääkäyttäjä (oikeudet kaikkiin Menussa oleviin yrityksiin) tulee tehdäpoistopyyntö Help Centerin palvelupyyntölomakkeella; Sovellusten poisto
Lomakkeelle syötettävät tiedot
Poistettava asiakas - Syötä poistettavan asiakkaan nimi.
Asiakkaan y-tunnus - Syötä poistettavan asiakkaan y-tunnus.
Asiakasnumero - Syötä asiakkaan asiakasnumero Menussa.
Päätetään ostolaskujen skannauspalvelu
Päättymispäivät
Poista Ostolaskujen/Myyntilaskujen/Arkiston/Kirjanpidon tietokanta (ePalkkojen käyttö suljetaan itsetoimintona merkitsemällä asiakkaan tila suljetuksi ePalkka-ohjelmassa)
Tietokantojen poistopäivä
Rastita tarvittavat, poistettavat tietokannat ja syötä halutut poistopäivät.
Yhteystiedot Arkistossa olevan aineiston toimitusta varten (sähköpostiosoite tai postitusosoite). - Täytä sähköpostiosoite, johon lähetetään linkki pilvipalveluun (OneDrive) tallennettuun aineistoon. Aineisto ladataan linkin kautta omalle työasemalle. HUOM! Mikäli osoitetta ei anneta, poistetaan tietokannat tallentamatta Arkistossa olevaa aineistoa ja asiakas vastaa siitä, että aineisto on tallennettuna. Aineiston tallentamisesta veloitetaan hinnaston mukainen tuntiveloitus. Mikäli haluatte tilata aineistotallenteen (muistitikku), laittakaa kenttään postitusosoite. Muistitikusta ja postituksesta veloitetaan lisäksi materiaali- ja postitusmaksu. Kun saat materiaalin, tarkista se huolellisesti, että tikulla olevat tiedot ovat varmasti kunnossa. Vain arkistoinut aineistot tallennetaan.
Poistosyy/Muu poistosyy - Täytä tietokantojen poistosyy.
Lisätietoja - Voit tarvittaessa täyttää lisätietoja poistoon liittyen.
Hyväksyn ehdot - Rastita ehtojen hyväksyntä, kun olet lukenut poistoehto kohdan alapuolelta. Tietokantojen poistot tehdään poistopyynnön saapumista seuraavan kuukauden alussa. Poistokuukaudelta peritään tietokannoista veloitukset hinnaston mukaan. Asiakkaan tulee kuitata aineiston vastaanotto sekä vahvistaa lähetetyn tietovälineen lukukelpoisuus ja sisällön oikeellisuus. Tietokannat poistetaan palvelimelta, kun Heeros on vastaanottanut hyväksytyn kuittauksen. Heeros ei vastaa aineiston säilyttämisestä poiston jälkeen. Aineiston tallentamisesta veloitetaan työ- ja materiaalikustannus voimassaolevan hinnaston mukaan. Lasku poistosta lähetetään aina Heeroksen kanssa sopimuksen tehneelle yritykselle, yleensä siis tilitoimistolle.
Liitteet - Voit tarvittaessa lisätä liitteitä poistopyyntöön.
Poiston valmistelu
Ennen kuin tietokannat poistetaan, varmista että kaikki Heeroksen järjestelmissä olevat laskut on käsitelty ja arkistoitu Arkistoon - varmista myös, että kaikki tositteille liitettävät liitteet on liitetty oikeille tositteille. Jos asiakkaalla on käytössään myös Arkiston asiakirja-arkisto, varmista että kaikki tarvittavat asiakirjat on myös arkistoitu Arkistoon (esim. kirjanpidon raportit). Aineiston tallennus tehdään vain Arkistosta joten kaikki tallennettava aineisto tulee olla Arkistossa.
Kun saat Heerokselta tallennetun aineiston, varmista huolellisesti, että aineisto on lukukelpoista ja että siellä on kaikki tarvittava aineisto. Kuittaa tämän jälkeen Heerokselle aineston vastaanotto.