Uuden käyttäjän luonti
Uusi käyttäjä -välilehti
Käyttäjän oikeudet
Oikeustasot
Käyttäjätunnus on jo olemassa
ePalkkojen oikeudet
Uusi käyttäjä (pääkäyttäjä, peruskäyttäjä) perustetaan Heeros Menun Käyttäjähallinta–osiossa.
Uuden käyttäjän luonti edellyttää Oma toimisto –tason käyttäjätunnuksia.
Käyttäjähallinnassa
- Luodaan uusi käyttäjä (pääkäyttäjä, peruskäyttäjä) ja annetaan käyttöoikeudet
- Lisätään oikeuksia ja muokataan käyttäjätietoja.
Uuden käyttäjän luonti
- Kirjaudu Menuun
- Klikkaa Menun vasemmasta navigointikehyksestä Järjestelmä – Käyttäjähallinta
- Valitse avautuvasta ikkunasta Uusi käyttäjä -välilehti.
- Täydennä uuden käyttäjän tiedot (yhteystiedot, salasana, kieli)
- Valitse mihin yrityksiin perustettavalle käyttäjälle annetaan oikeudet
- Määrittele millaisia oikeuksia näiden yrityksien sovelluksiin annetaan
- Luo käyttäjä lopuksi Luo käyttäjä -painikkeella.
Uusi käyttäjä -välilehti
Etunimi/Sukunimi
Kirjoita uuden käyttäjän etu- ja sukunimi niille tarkoitettuihin kenttiin.
Käyttäjätunnus
Ohjelma muodostaa automaattisesti annetuista etu- ja sukunimitiedoista käyttäjätunnuksen. Käyttäjätunnus, jolla kirjaudutaan palveluun, on yleisimmin muotoa Etunimi Sukunimi.
Mikäli samanniminen käyttäjä on olemassa, erotetaan uusi käyttäjä lisäämällä joko etu- tai sukunimeen esimerkiksi numero 1 (Etunimi1 Sukunimi TAI Etunimi Sukunimi1).
Sähköpostiosoite (ei pakollinen)
Kirjoita kyseiseen kenttään käyttäjän yksilöllinen sähköpostiosoite. Ostolaskut ja Ostolaskut matkalaskut lähettävät annettuun osoitteeseen tiedot tarkistettavista/hyväksyttävistä laskuista.
Huom! Sähköpostiosoite ei ole pakollinen tieto, mutta jos käyttäjän halutaan näkevän Heeroksen palvelutiedotteet sekä käyttöohjeet, tulee käyttäjälle lisätä henkilökohtainen sähköpostiosoite - useammalla käyttäjällä ei saa olla samaa sähköpostiosoitetta käytössä. Ilman sähköpostiosoitetta käyttäjä ei pääse Heeroksen Help Centeriin eikä voi käyttää kirjautumissivulla Unohditko salasanasi? -toimintoa.
Salasana – Salasana uudelleen
Anna käyttäjälle oletussalasana ja kirjoita se myös uudelleen Salasana uudelleen -kenttään. Salasanan tulee olla vähintään kahdeksan (8) merkkiä pitkä.
HUOM. Suosittelemme, että tietoturvasyistä käyttäjä vaihtaa oletussalasanan heti ensimmäisen kirjautumisen jälkeen Omat tiedot –lomakkeella.
Kieli
Kun Oma toimisto tason pääkäyttäjä luo Menussa uuden käyttäjän, voi hän samalla valita käyttäjälle myös sovellusten käyttökielen. Kielivaihtoehtoina ovat suomi, ruotsi, englanti ja hollanti. Jo luodulle käyttäjälle voidaan edelleen myös peruskäyttäjän toimesta vaihtaa haluttu käyttökieli (omat tiedot).
Lisää tämän jälkeen käyttäjälle käyttöoikeudet haluttuihin sovelluksiin ennen uuden käyttäjän luomista.
Käyttäjän oikeudet
Käyttäjän oikeudet –listauksessa näkyvät kaikki kyseiseen Menuun perustetut yritykset. Voit valita yksitellen ne yritykset, joihin käyttäjälle annetaan oikeudet, klikkaamalla yrityksen nimen edessä olevaan valintaruutuun. HUOM! Käyttäjälle tulee antaa käyttöoikeudet haluttuihin sovelluksiin ennen käyttäjän luomista. Mikäli käyttäjän luo ilman käyttöoikeuksia, se perustuu ainoastaan taustajärjestelmään eikä käyttäjä nouse Menun hakuvalikkoon. Tämä ilmenee myös siten, että samannimistä käyttäjää luodessa, ohjelma ilmoittaa käyttäjätunnuksen olevan jo käytössä. Olethan yhteydessä sovellustukeemme, jos näin käy.
Oma toimisto
Jos klikkaat Käyttäjän oikeudet–listauksen Oma toimisto valintaruutuun, saa käyttäjä Oma toimisto -tason pääkäyttäjä- tai peruskäyttäjäoikeudet. Kyseinen oikeus mahdollistaa pääsyn kaikkiin Heeros Menussa oleviin yrityksiin annetun oikeustason mukaisesti.
Valitse kaikki
Klikkaamalla Valitse kaikki – tekstin edessä olevaa Plus–painiketta, käyttäjälle valitaan kaikki yritykset Käyttäjän oikeudet -valintalistalta.
Poista valinnat
Klikkaamalla Poista valinnat -tekstin edessä olevaa Miinus –painiketta, perutaan käyttäjälle tehdyt yritysvalinnat.
Oikeustasojen määritys
Asiakas
Kyseisessä kentässä näkyvät listauksesta valitut yritykset, joihin uudelle käyttäjälle annetaan Ostolaskut sovelluskohtaisesti nuolinäppäimiä klikkaamalla tarvittavat oikeudet käyttäjälle.
Vihreällä nuoli-painikkeella lisätään oikeuksia ja punaisella vähennetään.
Oikeustasoista tarkemmin:
Oma toimisto -pääkäyttäjän oikeudet
Yrityskohtaisen pääkäyttäjän oikeudet
Yrityskohtaisen peruskäyttäjän oikeudet
Yrityskohtaisen selailukäyttäjän oikeudet
Kopioi rivi
Mikäli annat käyttäjälle jokaiseen yritykseen samanlaiset oikeudet, voit hyödyntää Kopioi rivi -painiketta. Anna listauksen ylimmälle yritykselle käytettävät oikeudet jokaiseen sovellukseen ja klikkaa Kopioi rivi –painiketta, jonka jälkeen ohjelma antaa jokaiseen listauksen yritykseen vastaavanlaiset oikeudet, kuin listauksen ensimmäiselle yritykselle on annettu.
Luo käyttäjä
Kun käyttäjän tiedot on annettu, perusta käyttäjä klikkaamalla Luo käyttäjä –painiketta.
Ohjelma varmistaa käyttäjän luomisen, johon vastataan OK.
Ohjelma ilmoittaa, kun käyttäjä on luotu järjestelmään (OK).
Huom! Uuden käyttäjän oikeuksien päivittymisessä menee noin tunti, maksimissaan kaksi - ota odotellessa kahvi :)
Käyttäjätunnus on jo olemassa
Jos käyttäjätietoja tallennettaessa ohjelma ilmoittaa, että samanniminen käyttäjä on jo olemassa, tulee siitä virheilmoitus näytölle, joka kuitataan OK –painikkeella. Samanniminen henkilö löytyy tällöin jo Heeroksen osoitekirjasta jonkun muun tilitoimiston/asiakkaan käyttäjistä. Esimerkiksi tilintarkastajilla saattaa olla useita tunnuksia.
Käyttäjän luonti keskeytyy ja ohjelma siirtyy käyttäjähallinnan Käyttäjät –välilehdelle. Siirry takaisin Uusi käyttäjä –välilehdelle ja aloita käyttäjän luonti uudelleen siten, että etu- tai sukunimeen on lisätty jokin erottava merkki kuten numero 1 tai 10.
Käyttäjän nimi – Esimerkki
Matti1 Meikäläinen (Etunimi1 Sukunimi)
Matti Meikäläinen1 (Etunimi Sukunimi1)
ePalkkojen oikeudet
Mikäli käyttäjän tulee pystyä tulostamaan palkkalaskelmia, noutamaan verokorttitietoja Vero APIn kautta, lähettämään ilmoituksia tulorekisteriin tai maksamaan palkkoja, tulee hänellä olla käyttäjätunnuksen myös Heeros Menussa. Oikeustasoista tarkemmin täällä.
ePalkka ohjelman käyttöoikeuksia ylläpidetään Heeroksen Sovellustuessa. Ota yhteyttä Heeroksen sovellustukeen, kun uudelle käyttäjälle tulee antaa käyttöoikeus ePalkkoihin, käyttöoikeutta tulee muuttaa tai käyttöoikeus tulee kokonaan poistaa. epalkkojen käyttöoikeuksista lisää täällä.