Pankkitilit
ALV-koodit
Tositelajit
Tilikaudet
Laskentakohteet
Tilikartta
Rekisterit-osiosta tiedot päivittyvät toistaiseksi ainoastaan Finago Modular Kirjanpitoon. Muiden sovellusten asetukset tulee täydentää sovelluskohtaisesti.
Kaikki rekisterit käyttävät uutta taulukkokomponenttia. Näkymää on mahdollista suodattaa tai lajitella jokaisen sarakkeen mukaan. Oikeasta reunasta löytyvät painikkeet kyseisessä näkymässä mahdollisille Toiminnoille sekä Sarakkeet ja Suodattimet.
Pankkitilit
Pankkitilit-näkymään perustetaan ne pankkitilit, joiden tiliotteita kirjanpidossa halutaan käsitellä. Pankkitilin saa lisättyä oikean yläkulman Add-painikkeella.
Pankkitilin numero -kun tähän kenttään on tallennettu tilinumero, pankkitilin tiedot tulostuvat tiliotteelle kun se tulostetaan pdf-muotoon.
Pankkitilin nimi –kenttään voidaan antaa tilin vapaamuotoinen nimi. Huomioithan kuitenkin, että myös pankkitilin nimi tulee näkyviin tulosteille. Pankki-kenttään voidaan antaa pankin virallinen nimi, joka tulostuu myös tiliotteelle. Myös Pankin yhteystiedot tulostuvat tiliotteelle, enterillä saa rivinvaihdon haluamaansa kohtaan tekstiä.
IBAN -kenttä on pakollinen, pankkitilinumero tallennetaan IBAN-muodossa (alussa maakoodi ja kaksi tarkistenumeroa, esim. FI38).
Swift/BIC-kenttään tulee valita alasvetovalikosta pankkitiliä vastaava BIC-koodi.
Pankkiryhmä-kentän tieto on lähinnä informatiivinen, tieto ei tulostu tiliottelle. Mikäli tito –tiliote on Finago Modular Kirjanpidossa käytössä, voi pankkitilin Pankkiryhmä –tietoa hyödyntää perustamalla titomäärityksiä pankkiryhmittäin
Valuutta-kenttään valitaan tilin valuutta, joka tulostuu myös tiliotteelle.
Pankkitilin asetuksissa on useita kenttiä, jotka eivät ole tällä hetkellä käytössä. Näitä kenttiä ovat Maksatustunnus, Tilin omistaja, Ostolaskujen kirjanpidontili, Ostolaskujen tositelaji, ostolaskujen uusi tositelaji sekä voimassa alkaen -kenttä. Vastaavat kentät viitesuoritusten osalta eivät ole käytettävissä.
Tiliote
Tiliotteiden kirjanpidon tili ja tositelaji - Jos tiliotteita halutaan käsitellä kirjanpidossa, olennaista on, että tiliotteiden kirjanpidon tili ja tositelaji annetaan; ohjelma tekee tiliotetiliöinnit tässä annetulle tositelajille ja kirjanpidon tilille.
Kullekin pankkitilille tulee perustaa oma tositelaji, jotta tositenumerointi on pankkitilikohtaisesti juokseva. Tositelajit perustetaan näkymässä Asetukset – Tositelajit. Lue lisää täältä.
Tiliotteiden uusi tositelaji ja uusi tositelaji voimassa alkaen - Mikäli tiliotekäsittelyssä halutaan joka tilikauden alusta ryhtyä käyttämään uutta tositelajia ja halutaan ohjelman varmistavan, että tositenumerointi lähtee juoksemaan oikeasta numerosarjasta, niin voidaan kenttiin Tiliotteiden uusi tositelaji ja Tiliotteiden uusi tositelaji voimassa alkaen asettaa tiedot tositelajista ja päivämäärästä, jota ohjelma ryhtyy käyttämään.
Tämä on tärkeä asetus huomioida etenkin, jos käytössä on automaattinen tito -käsittely ja yrityksellä on useita tilejä, joiden tiliotteiden muodostumissyklit poikkeavat toisistaan (esimerkiksi päivätiliote ja kuukausitiliote). Kun tilikaudenvaihde on ohitse, on hyvä käydä vaihtamassa Tiliotteiden uusi tositelaji -kentässä oleva tieto kenttään Tiliotteiden tositelaji, jotta seuraava tilikaudenvaihde menee taas tositenumeroinnin osalta toivotulla tavalla.
ALV-koodit
ALV-koodit -näkymässä näkyvät omilla välilehdillään omat ALV-koodit ja Jaetut ALV-koodit.
ALV-koodit -näkymässä perustetaan yrityksessä tarvittavat alv-koodit. Yleensä alv-koodeja käytetään kuitenkin kirjanpidon malliyrityksestä. Tällöin asetuksiin (Kirjanpidon asetukset - Muut) tulee määritellä, mistä yrityksestä alv-koodeja käytetään. Näiden yhteisten alv-koodien muokkaaminen tapahtuu Kirjanpidon malliyrityksen kautta. Yhteiset alv-koodit näkyvät Jaetut alv-koodit -näkymässä.
Toisin kuin tilejä, alv-koodeja käytetään joko malliyrityksestä tai sitten ne perustetaan kaikki oman yrityksen alv-koodeihin. Mikäli yhteiset alv-koodit on määritelty käyttöön, ei ohjelma huomioi mahdollisia omia alv-koodeja lainkaan vaikka ne olisivat ohjelmassa näkyvissä alv-koodit-näkymässä.
Alv-koodien tulee olla vastaavat kuin Ostolaskuissa ja Myyntilaskuissa. Finago Modular Kirjanpidossa alv-koodien käyttö on pakollista. Poikkeuksen tästä muodostaa veroton toiminta; mikäli yrityksen toiminta on verotonta, ei alv-koodeja huomioida.
Alv-koodi ja nimi - Kirjoita ALV-koodin tunnus ja nimi (esim. Ostot kotimaa 24%). Koodi voi sisältää myös kirjaimia.
Prosentti -kenttään annetaan ALV:n prosenttimäärä numeroina, ilman prosenttimerkkiä.
Uusi prosentti - Alv-prosentin muuttuessa voi käyttää samaa alv-koodia. Tähän kenttään annetaan uusi alv-prosentti (esim. 25,5)
Alkaen pvm - Alv-prosentin muuttuessa voi käyttää samaa alv-koodia. Tähän kenttään annetaan päivämäärä, josta alkaen alv-koodilla käytetään uutta alv-prosenttia.
Myynnin alv - Arvonlisäverolaskenta kirjaa myyntien alv:n tässä annetulle tilille. Kotimaan myynnin alv-koodeilla lisätään tili ainoastaan tähän kohtaan.
Ostojen alv - Arvonlisäverolaskenta kirjaa ostojen alv:n tässä annetulle tilille. Kotimaan ostojen alv-koodeilla lisätään tili ainoastaan tähän kohtaan.
Mikäli kyseessä on käänteinen ALV, tulee täyttää molemmat tilit.
Vähennys % - Mikäli ALV on vain osittain vähennyskelpoista, kirjoita kyseiseen kenttään se prosenttiosuus (ilman prosenttimerkkiä), jolla ALV on vähennyskelpoinen (esim. 80).
Vähennystili - Tässä määritellylle tilille kirjataan vähennyskelvoton osuus arvonlisäverosta, mikäli alv on vain osittain vähennyskelpoista.
Oma-aloitteisen veroilmoituksen koodi ohjaa alv-koodille kirjatut tapahtumat oikein kausittaisessa arvonlisäverolaskelmassa.
Marginaalivero - valitse tämä kohta jos ko. alv-koodia käytetään marginaaliverolle. Lue lisää marginaaliverotoiminnon alv-koodeista.
Tositelajit
Tositelajit-näkymässä perustetaan kirjanpidossa tarvittavat tositelajit. Tositelajit voi myös kopioida yrityksen perustamisen yhteydessä kirjanpidon malliyrityksestä tai toisesta kirjanpitoyrityksestä.
Koodi on tositelajin yksilöivä tunnus. Tunnuksessa voi olla sekä numeroita että kirjaimia. Tunnuksen maksipituus on 10 merkkiä.
Nimi -kenttään annetaan tositelajin nimi. Tositelajin nimi ehdottuu viennin selitteeksi, mutta selite on aina muutettavissa.
Seuraava numero -kenttään määritellään, mistä numerosta juokseva numerointi aloitetaan, kun tapahtuma luodaan Finago Modular Kirjanpidossa. Järjestelmä tarjoaa uutta tapahtumaa luotaessa tositelajeittain juoksevaa, seuraavaa vapaata tositenumeroa. Tuotaessa tapahtumia kirjanpitoon esimerkiksi Ostolaskuista tulee tositenumero aineiston mukana eivätkä tositelaji-asetuksen Ostolaskut ja Myyntilaskut -asetukset ole toistaiseksi käytössä.
ALV-vapaa - Mikäli tositelajilla syötetään aina vain verottomia vientejä, voi tositelajin määritellä verottomaksi. Tällöin tapahtumalle ei tule alv-koodia eikä sille lasketa arvonlisäveroa, vaikka kyseessä olisikin verollinen tili. Esimerkiksi avaussaldot kannattaa syöttää verottomalla tositelajilla.
Luokka
- Tavallinen - muut paitsi tositelajit, joilla kirjataan poistot, alv tai sisäisiä tapahtumia.
- Poistot - mahdollistaa tase-erittelyssä poistojen esittämisen erikseen
- ALV - Alv:n tositelajin tyypin pitää olla ALV. Näin saadaan tase-erittelyyn käyttöomaisuuden lisäykset ja vähennykset verottomina.
- Sisäinen - Sisäisten tapahtumien kirjaamista varten voidaan perustaa sisäinen tositelaji laittamalla tositelajin tyypiksi Sisäinen. Raporttien tulostuksen sekä tapahtumien viennin yhteydessä voidaan valita, otetaanko nämä sisäiset tapahtumat mukaan vai ei.
Tili - Ohjelma ehdottaa tapahtumasyötössä tiliä tositelajille määritellyn tiliöintiehdotuksen mukaisesti. Tilin voi vielä tapahtumasyötössä vaihtaa.
Vastatili -Tähän määritelty tili ehdottuu tapahtumasyötössä viennin vastatiliksi. Tilin voi vielä tapahtumasyötössä vaihtaa. Vastatilin voi määritellä myös tilin taakse, jolloin vastatili ehdottuu viennille ensisijaisesti tilin takaa. Mikäli tilille ei ole vastatiliä määriteltyä, ehdottuu se tositelajilta.
Huom. jotta ohjelma huomioi tapahtumien syötössä tositelajille annetun vastatilin, tulee kirjanpidon yleisissä asetuksissa (Kirjanpidon asetukset –välilehdellä) määritellä, että vastatili haetaan tositelajilta.
Tilikausi – Ei käytössä toistaiseksi.
Huom! Jos tapahtumia tuodaan Ostolaskuista ja/tai Myyntilaskuista kirjanpitoon, tulee laskujen ja suoritusten tositelajit olla samat Ostolaskuissa Myyntilaskuissa ja Finago Modular Kirjanpidossa.
Tositelajit voidaan tuoda kirjanpitoon myös csv-tiedostosta, lue lisää täältä.
Tilikaudet
Kun Finago Modular Kirjanpitoa otetaan käyttöön, voi tilikausitiedot voi kopioida kirjanpidon malliyritykseltä yrityksen perustamisen yhteydessä. Mikäli tilikausia ei ole vielä perustamisen yhteydessä luotu tai niitä halutaan myöhemmin vuosittain luoda lisää, voi ne perustaa myös suoraan Tilikaudet-näkymässä.
Tilikaudet-näkymällä näkyvät vasemmalla Tilikaudet ja oikealla Kaudet. Uusi tilikausi lisätään Lisää tilikausi -painikkeella ja uusi kausi oikean yläkulman Lisää kausi -painikkeella.
Tilikausi - Määritä tilikauden päättymisvuosi.
Selite - Selkokielinen tilikauden nimi.
Alku– ja Loppupäivämäärä - Ota kantaa tilikauden pituuteen.
Lukittu-asetuksella voidaan sallia ja estää tapahtumien syötön tilikaudelle sekä jo syötettyjen tapahtumien muokkauksen. Tarvittaessa tilikauden lukituksen voi poistaa.
Kausien perustaminen - Ota kantaa perustetaanko myös kaudet samalla, kun tilikausi perustetaan. Suositeltavaa on perustaa kaudet tilikauden perustamisen yhteydessä.
- Kuukausien mukaan –valinnalla ohjelma perustaa jokaisen kuukauden omaksi kaudekseen.
- ALV-ilmoituskauden mukaan –valinnalla ohjelma perustaa kaudet sen mukaan mitä asetuksissa (Kirjanpidon asetukset – ALV) ilmoitusjaksoksi on valittu (1kk, 3kk tai 12kk).
- Älä perusta kausia -valinnalla ohjelma ei perusta kausia, jolloin ne tulee käydä itse perustamassa.
Pääset muokkaamaan tilikautta viemällä hiiren tilikauden päälle niin muokkauspainike tulee näkyviin.
Huom! Erityisesti mikäli halutaan viedä tietoja esim. Talgrafiin tai Accunaan, kannattaa ensimmäisellekin tilikaudelle perustaa kaudet koko tilikaudelle tai vaihtoehtoisesti yksi, koko tilikauden kattava kausi. Kyseisen tilikauden viimeiselle päivälle syötetään kirjanpitoon lähtötilanne (tuloslaskelma ja tase), mutta jotta tarvittavat tiedot siirtyvät myös Talgrafiin/Accunaan, pitää myös kyseisen tilikauden ensimmäisellä päivällä olla kausitieto.
Huom! Jos tilikautta muokataan sen jälkeen, kun kyseiselle tilikaudelle on jo vientejä kirjattuna, voi se aiheuttaa tilanteen, että viennit eivät hakeudu muokatulle tilikaudelle. Ohjeistus vientien päivittämiseksi takaisin oikealle tilikaudelle täällä.
Laskentakohteet
Laskentakohteita, esimerkiksi kustannuspaikkoja ja projekteja, voidaan perustaa sisäistä laskentaa varten Finago Modular Kirjanpitoon kaiken kaikkiaan 13:sta eri tasoon. Varsinaisia laskentakohdearvoja näillä 13:sta tasolla voi olla lukuisia.
Jotta laskentakohdetasot olisivat käytettävissä, tulee ne ensin nimetä käyttötarkoituksen mukaisesti Asetukset - Dimensioasetukset, jonka jälkeen ne voidaan perustaa laskentakohderekisteriin.
Koodi - Anna laskentakohteelle yksilöivä numero (voi olla myös kirjaimia).
Kuvaus - Anna kuvaava selite laskentakohteelle. Huom. Laskentakohteen tunnuksessa ei saa olla erikoismerkkejä.
Alkupäivämäärä ja Loppupäivämäärä - Kullekin laskentakohteelle voidaan antaa voimassaoloaika. Vain annettuna tositepäivänä voimassa olevat laskentakohteet ovat valittavissa kirjanpidon tapahtumien syötössä. Myös siirroissa tarkastetaan laskentakohteen voimassaolo. Mikäli voimassaolopäiviä ei ole erikseen annettu, on kyseinen laskentakohde aina voimassa. Raporttien tulostuksessa on myös mahdollista valita laskentakohteita mukaan tulostukseen voimassaolon mukaisesti valitsemalla joko kaikki, aktiiviset tai aktiiviset tilikaudella.
Laskentataso - Valitse, mille laskentakohdetasolle perustettava uusi laskentakohde kiinnitetään.
Laskentakohteet voidaan tuoda kirjanpitoon myös csv-tiedostosta, lue lisää täältä.
Tilikartta
Ohjelmassa on käytettävissä Liikekirjurin, Kiinteistökirjurin ja Yhdistyskirjurin tilikartat. Tilit ovat valmiina Kirjanpidon malliyrityksissä, jotka Heeroksen asiantuntijat lisäävät samalla, kun Heeros-ympäristö perustetaan. Kirjurituotteiden tilikarttoja voidaan käyttää Heeros-ympäristössä yhteisinä tilikarttoina kaikille kirjanpitoa käyttäville yrityksille. Näiden yhteisten tilien muokkaaminen tapahtuu Kirjanpidon malliyrityksen kautta.
Yritykselle voidaan perustaa myös omia tilejä. Mikäli samalla tilinumerolla löytyy tili sekä omista että yhteisistä tileistä, hakee ohjelma tilin ja sen nimen omista tileistä. Suositeltavaa on käyttää malliyritysten mukaisia tiliryhmiä, sillä valmiit raporttiasetukset perustuvat Liikekirjurin, Kiinteistökirjurin ja Yhdistyskirjurin tilikarttaan.
Mikäli Liikekirjurin, Kiinteistökirjurin tai Yhdistyskirjurin tilikarttaan tulee muutoksia, niistä tiedotetaan. Heeros ei tee muutoksia asiakkaiden omiin tilikarttoihin, vaan jokaisen tulee tehdä itse tarvittavat muutokset.
Tilikartta-näkymällä näkyvät omina osioinaan Tilikartta, Jaetut tilit sekä Omat tilit. Mikäli kirjanpidon asetuksissa on valittu käyttöön yhteinen tilikartta, se näkyy Jaetut tilit -osiossa. Mahdolliset omat tilit voidaan lisätä Omat tilit -osiossa. Tilikartta-osiossa näkyy tilikartta kokonaisuudessaan eli sekä omat että yhteiset tilit.
Omat tilit-näkymään voidaan perustaa tarvittaessa yrityksen omat tilit oikean yläkulman Lisää-painikkeella. Suositeltavaa on käyttää eri yrityksissä yhteistä malliyrityksen tilikarttaa. Tällöin ei välttämättä omia tilejä tarvita. Omia tilejä tarvitaan, mikäli tarvitaan yrityskohtaisia tilejä tai tilimäärittelyjä. Mikäli samalla tilinumerolla löytyy tili sekä omista että jaetuista tileistä, hakee ohjelma tiliä ensisijaisesti omista tileistä.
Tili - Täydennä tilinumero
Tilin tyyppi - Ota kantaa tilin tyyppiin, onko kyseessä tuloslaskelman vai taseen tili.
Nimi - Anna tilille nimi. Tarvittaessa anna tilille myös ruotsinkielinen ja englanninkielinen nimi.
Alv-koodi - Määritä tilin oletus alv-koodi (mikäli kyseessä on verollinen tili). Alv-koodit tulee olla perustettuna Asetukset – Rekisterit - ALV-koodit -näkymässä tai vaihtoehtoisesti käytössä tulee olla yhteiset alv-koodit. Tällöin asetuksiin (Kirjanpidon asetukset - Muut) tulee määritellä, mistä yrityksestä alv-koodeja käytetään.
Kirjausohje - Voit kirjoittaa sisäisen ohjeistuksen tilin käyttötarkoituksesta tähän.
Vastatili - Valitse perustettavalle tilille mahdollisesti käytettävä vastatili. Tähän määritelty tili ehdottuu tapahtumasyötössä viennin vastatiliksi. Tilin voi vielä tapahtumasyötössä halutessaan vaihtaa. Huom. jotta ohjelma huomioi tapahtumien syötössä tilille annetun vastatilin, tulee kirjanpidon asetuksissa (Kirjanpidon vientien oletukset –osiossa) määritellä, että vastatili haetaan tililtä.
Laskureskontra -Voit määritellä perustettavan tilin laskureskontratiliksi. Mikäli asetuksissa on määritelty Laskureskontra käyttöön, avautuu tapahtumien syötössä laskureskontratileille automaattisesti laskureskontraikkuna. Laskureskontraikkunassa voidaan syöttää tarvittavat laskureskontratiedot tapahtumalle. Netto-valinnalla ohjelma kirjaa verolliselle laskureskontratilille kirjatun viennin nettomääräisenä laskureskontraan (esim. käyttöomaisuustili). Brutto-valinnalla ohjelma vie kirjatun summan sellaisenaan laskureskontraan.
Tase-erittely – kohdassa voidaan määritellä, miten kyseinen tili näytetään tase-erittelyssä.
- Ei –valinnalla tiliä ei tulosteta tase-erittelyyn lainkaan.
- Saldo –valinnalla tase-erittelyyn tulostetaan kyseisen tilin saldo.
- Avoimet ostotilit ja Avoimet myyntitilit –ei käytössä toistaiseksi. Tulosta liitteet erikseen osto- ja myyntireskontrasta.
- Avoimet laskukirjanpitotilit –valinnalla ohjelma tulostaa kirjanpidon laskureskontran avoimet –tulosteen kyseisestä tilistä.
- Kaikki tapahtumat – valinnalla tulostetaan tilistä ensin alkusaldo, sitten kaikki tilikauden tapahtumat ja lopuksi loppusaldo.
- Lisäykset ja vähennykset –valinnalla tulostetaan kyseisestä tilistä alkusaldo, lisäykset tilikauden aikana, vähennykset tilikauden aikana, menojäännös ennen poistoja, poistot sekä loppusaldo.
Tase-erittelyn selite - Voit antaa tase-erittelyyn liittyvää lisätietoa tähän kenttään. Annettu teksti tulostuu kyseisen tilin perään tase-erittelyssä. Esimerkiksi ostovelkatilille voidaan määritellä tase-erittelyyn tulostettavaksi vain saldo ja lisätietokenttään teksti ” Liitteen mukaan. Liite 1” ja tase-erittelyn liitteeksi tulostetaan ostoreskontrasta erikseen avoimet –raportti.