Palkka-avoimuutta koskevan lainsäädännön tavoitteena on parantaa palkkojen vertailtavuutta ja ehkäistä sukupuoleen perustuvaa palkkasyrjintää. Muutokset vaikuttavat erityisesti palkkatietojen ylläpitoon, Tulorekisteri-ilmoittamiseen sekä työntekijäryhmittäiseen palkkaerojen raportointiin.
ePalkoissa on varauduttu tuleviin vaatimuksiin sekä viranomaisilmoittamisen että palkka-avoimuuden raportoinnin osalta. Lopulliset luokittelut, laskentasäännöt ja raportointivaatimukset voivat kuitenkin vielä tarkentua kansallisen lainsäädännön ja Tulorekisterin ohjeistuksen valmistuessa.
Mitä tietoja palkkatietoilmoituksella tarvitaan?
Palkka-avoimuuteen liittyen palkkatietoilmoituksella ilmoitettavia tietoja ovat:
- rahapalkat 200-sarjan tulolajeilla
- työntekijän säännöllinen sovittu viikkotyöaika, jos työaika ei vaihtele
- palvelussuhteen tyyppi: kokoaikainen tai osa-aikainen
- osa-aikaisuuden prosentti, jos työntekijä on osa-aikainen.
Rahapalkat 200-sarjan tulolajeilla
Tulorekisterissä rahana maksettavat palkat ilmoitetaan 200-sarjan tulolajeilla. Näitä ovat esimerkiksi kuukausipalkka, tuntipalkka ja muut rahana maksettavat palkkaerät.
Tarkista ePalkkojen palkkalajirekisteristä, että palkkalajit on kohdistettu oikeille Tulorekisterin 200-sarjan tulolajeille. Kohdistuksella on merkitystä sekä Tulorekisteri-ilmoittamiseen että palkka-avoimuuden raportointiin.
Säännöllinen sovittu viikkotyöaika
Säännöllisenä sovittuna viikkotyöaikana ilmoitetaan työsopimuksessa tai virkanimitystä koskevassa asiakirjassa sovittu tuntimäärä, jonka työntekijä työskentelee viikoittain.
Jos viikkotyöaika vaihtelee, tietoa ei ilmoiteta tässä kohdassa.
Tarkista, että työntekijän tiedoissa on säännöllinen viikkotyöaika silloin, kun se on kiinteä.
Palvelussuhteen tyyppi
Palvelussuhteen tyypiksi määritellään kokoaikainen tai osa-aikainen työntekijän työajan perusteella.
Kokoaikaisella tarkoitetaan työntekijää, jonka työaika vastaa alalla sovellettavaa kokoaikaisen työntekijän enimmäistyöaikaa. Osa-aikaisella työaika on tätä lyhyempi.
Tarkista, että työntekijän tiedoissa on palvelussuhteen tyyppi.
Osa-aikaisuuden prosentti
Osa-aikaisen työntekijän tietoihin merkitään prosenttiosuus, jonka työntekijä työskentelee verrattuna alalla sovellettavaan kokoaikaisen työntekijän säännölliseen työaikaan.
Esimerkiksi osa-aikaisuuden prosentti voi olla 75 % tai 50 %. Prosentin tulee kuvata todellista työsopimuksen mukaista tilannetta.
Työntekijäryhmät
Palkkaeroja raportoidaan työntekijäryhmittäin. Työntekijäryhmällä tarkoitetaan samaa tai samanarvoista työtä tekeviä työntekijöitä.
Työnantaja määrittelee itse yrityksessä käytettävät työntekijäryhmät. Ryhmittelyn tulee perustua objektiivisiin, syrjimättömiin ja sukupuolineutraaleihin kriteereihin, kuten:
- työssä tarvittava osaaminen
- vastuun määrä
- työn kuormittavuus
- työolosuhteet
- muut tehtävän kannalta olennaiset tekijät.
Arvioinnissa vertaillaan työtehtäviä, ei yksittäisten työntekijöiden osaamista tai suoriutumista.
ePalkoissa työntekijäryhmät luodaan kohdassa Rekisterit → Työntekijäryhmät, minkä jälkeen työntekijäryhmätieto tallennetaan työntekijälle.
Palkkojen erittely
Palkkaerojen raportointia varten palkkaerät eritellään kolmeen ryhmään:
Peruspalkka on säännölliseltä työajalta maksettava kiinteä vähimmäispalkka ilman lisiä.
Täydentävät erät ovat peruspalkan lisäksi maksettavia eriä, joiden määrä pysyy lähtökohtaisesti samana palkanmaksukerrasta toiseen. Tällaisia voivat olla esimerkiksi kielilisä, lomaraha sekä puhelin- ja asuntoetu.
Muuttuvat erät ovat palkan lisiä, joiden määrä voi vaihdella palkanmaksukerroittain, kuten ylityökorvaukset, iltavuorolisät, varallaolokorvaukset, bonukset ja tulospalkkiot.
Jokainen palkkaerä tulee olla eroteltuna omalle palkkalajille. Jos esimerkiksi kuukausipalkka ja kielilisä on aikaisemmin käsitelty samalla palkkalajilla, ne kannattaa erottaa omille palkkalajeilleen. Tulorekisteri julkaisee erikseen luokittelun siitä, mitkä tulolajit lasketaan mihinkin palkkaerään.
Tunti- ja vuosiansiot
Palkka-avoimuusraportoinnissa palkkaerot ilmoitetaan erikseen tunti- ja vuosiansioina.
Vuosiansio kuvaa työntekijälle tarkasteluvuoden aikana maksettua bruttopalkkaa raportoinnissa huomioitavien palkkaerien osalta. Tuntiansio kuvaa vastaavaa palkkaa tuntitasolle muunnettuna.
Laskenta perustuu työntekijälle tosiasiassa maksettuihin palkkoihin eikä palkkoja muuteta laskennallisesti täyden työajan mukaisiksi.
Tulorekisterin tarkemmat laskentasäännöt ja esimerkit ovat vielä tarkentumassa. Tästä syystä tuntiansion lopullista laskentatapaa ei tule tässä vaiheessa toteuttaa oletuksiin perustuen.
Voit kuitenkin varautua tulevaan raportointiin täydentämällä kuukausipalkkaisille työntekijöille käytettävän tuntijakajan ePalkkoihin. Tuntijakajaa voidaan myöhemmin hyödyntää tuntiansion muodostamisessa, kun viranomaisen lopulliset laskentasäännöt ovat vahvistuneet. Tuntijakajan käyttö palkka-avoimuusraportoinnissa ei vielä tässä vaiheessa perustu vahvistettuun viranomaisohjeeseen.
Palkka-avoimuuden raportointi ePalkoissa
ePalkoissa on varauduttu palkka-avoimuuteen myös raportoinnin näkökulmasta.
Palkka-avoimuusraportti löytyy kohdasta:
Raportit tarvittaessa → Palkka-avoimuus
Näkymässä voidaan tarkastella esimerkiksi:
- henkilöstön sukupuolijakaumaa
- työntekijäryhmiä
- palkkatasoja
- palkkaeroja.
Raportin sisältöä ja laskentaa tarkennetaan sitä mukaa, kun viranomaisohjeistus ja lopulliset raportointivaatimukset täsmentyvät.
Näin voit valmistautua
Voit jo nyt valmistautua tuleviin vaatimuksiin tarkistamalla ePalkoissa seuraavat tiedot:
- Palkkalajeilla on oikeat Tulorekisterin 200-sarjan tulolajit.
- Työntekijöille on tallennettu säännöllinen sovittu viikkotyöaika silloin, kun työaika ei vaihtele.
- Työntekijöiden palvelussuhteen tyyppi on oikein.
- Osa-aikaisille työntekijöille on tallennettu osa-aikaisuuden prosentti.
- Yrityksen työntekijäryhmät on määritelty ja tallennettu työntekijöille.
- Eri palkkaerät on eroteltu omille palkkalajeilleen.
- Kuukausipalkkaisille voidaan täydentää tuntijakaja tulevaa raportointia varten.
Huomio: Palkka-avoimuuteen liittyvä kansallinen lainsäädäntö ja osa Tulorekisterin yksityiskohtaisista ohjeista ovat vielä tarkentumassa. Päivitämme ePalkkojen toiminnallisuuksia ja ohjeistusta viranomaisvaatimusten täsmentyessä.