Käyttäjän lisääminen henkilörekisteriin
Henkilökohtaisesti muokatut käyttöoikeudet
Tunnusten lähettäminen käyttäjälle
Käyttäjähallinnassa HR-pääkäyttäjä voi hallinnoida käyttäjien rooleja ja käyttöoikeuksia sekä lähettää käyttäjille kirjautumistunnukset. Vain HR-pääkäyttäjä voi hallinnoida käyttäjiä.
Käyttäjän lisääminen henkilörekisteriin
Jotta henkilö näkyy käyttäjähallinnassa, hänet on ensin luotava HR-järjestelmän henkilörekisteriin joko työntekijäksi tai ulkopuoliseksi toimijaksi.
Henkilön luonnin yhteydessä hänelle muodostuu henkilönumero. Käyttäjän luomista varten henkilörekisteriin on tallennettava vähintään:
- etunimi
- sukunimi
- sähköpostiosoite
Käyttäjätunnuksena käytetään ensisijaisesti Sähköposti työ -kenttään tallennettua osoitetta. Jos henkilöllä ei ole työsähköpostiosoitetta, käyttäjätunnuksena käytetään Sähköposti oma -kentän osoitetta.
Kun henkilön tiedot on tallennettu, henkilö tulee näkyviin käyttäjähallintaan.
Jos henkilön sähköpostiosoitetta muutetaan henkilörekisterissä, hänen käyttäjätunnuksensa ei muuttuu uuden sähköpostiosoitteen mukaiseksi. Käyttäjätunnuksen muuttaminen vaatii tukipyynnön. Lähetä tiketti tuelle ja ilmoita käyttäjän nykyinen sekä uusi sähköpostiosoite.
Käyttäjän avaaminen
- Siirry kohtaan Asetukset.
- Valitse vasemmasta valikosta Käyttäjähallinta.
- Etsi käyttäjä listalta.
- Valitse käyttäjän riviltä Avaa.
Käyttäjän tiedot avautuvat muokkausikkunaan.
Käyttäjä-välilehdellä näkyvät:
- käyttäjätunnus
- sähköpostiosoite
- henkilönumero
Nämä tiedot perustuvat henkilörekisteriin tallennettuihin tietoihin.
Roolin valitseminen
Uudelle käyttäjälle asetetaan oletusarvoisesti rooliksi Työntekijä.
Voit vaihtaa käyttäjän roolin Rooli ja käyttöoikeudet -välilehdellä. Valittavissa olevat roolit ovat:
- HR-pääkäyttäjä
- Esihenkilö
- HR-käyttäjä
- Palkanlaskija
- Laitehallinta
- Työntekijä
Lisätietoja rooleista ja niiden sisältämistä käyttöoikeuksista on ohjeessa Käyttäjätunnukset ja roolit.
Kun käyttäjälle valitaan rooli, hän saa roolin mukaiset oletuskäyttöoikeudet.
Tarkista aina ennen tallentamista, että valittu rooli ja sen sisältämät käyttöoikeudet vastaavat käyttäjän työtehtäviä.
Henkilökohtaisesti muokatut käyttöoikeudet
Roolin oletuskäyttöoikeuksia voidaan muokata käyttäjäkohtaisesti ottamalla käyttöön valinta Henkilökohtaisesti muokatut oikeudet.
Lisätietoja käyttöoikeuksista ja niiden vaikutuksista on ohjeessa Käyttäjätunnukset – Käyttöoikeuksien muokkaaminen
Kun valinta on käytössä, voit ottaa yksittäisiä käyttöoikeuksia käyttöön tai poistaa niitä käytöstä.
Käyttöoikeuksia voi olla esimerkiksi seuraaviin toimintoihin:
- henkilö- ja palkkatietojen tarkastelu ja muokkaaminen
- liitteiden tarkastelu ja muokkaaminen
- työsopimusten ja sertifikaattien hallinta
- osaamistietojen hallinta
- keskustelujen hallinta
- tilastojen ja raporttien käyttäminen
- organisaatioasetusten hallinta
- välineistön ja käyttöoikeuksien hallinta
- palkka-asetusten ja palkanmaksujen hallinta
Myönnä käyttäjälle vain hänen tehtäviensä kannalta tarpeelliset käyttöoikeudet.
Roolin vaihtaminen henkilökohtaisten oikeuksien ollessa käytössä
Jos käyttäjälle on määritetty henkilökohtaisesti muokattuja oikeuksia, roolia ei voi vaihtaa suoraan.
- Poista Henkilökohtaisesti muokatut oikeudet -valinta käytöstä.
- Valitse käyttäjälle uusi rooli.
- Tarkista uuden roolin oletuskäyttöoikeudet.
- Ota henkilökohtaiset oikeudet tarvittaessa uudelleen käyttöön ja tee halutut muutokset.
- Valitse Tallenna.
Tunnusten lähettäminen käyttäjälle
Kun käyttäjän rooli ja käyttöoikeudet on tarkistettu:
- Tallenna käyttäjän tiedot.
- Palaa käyttäjähallinnan käyttäjälistalle.
- Valitse käyttäjän riviltä Lähetä tunnus.
Onnistuneen lähetyksen jälkeen järjestelmä näyttää vahvistuksen tunnusten lähettämisestä. Painikkeen tekstiksi vaihtuu Tunnus lähetetty.
Käyttäjälle voidaan tarvittaessa lähettää tunnusviesti uudelleen valitsemalla Tunnus lähetetty.
Lähetä tunnus -painike ei ole käytettävissä
Jos Lähetä tunnus -painike näkyy harmaana eikä sitä voi valita, henkilöltä puuttuu sähköpostiosoite.
Lisää sähköpostiosoite henkilön tietoihin henkilörekisterissä. Kun sähköpostiosoite on tallennettu, käyttäjätunnus päivittyy ja tunnusviestin voi lähettää käyttäjähallinnasta.
Käyttäjän saama tunnusviesti
Käyttäjä saa sähköpostiviestin, jossa kerrotaan, että hänelle on luotu käyttäjätunnus HR-järjestelmään.
Viestissä näkyvät:
- käyttäjän käyttäjätunnus
- linkki palveluun kirjautumista ja salasanan asettamista varten
Käyttäjä valitsee viestistä Kirjaudu palveluun.
Salasanan asettaminen
Linkistä avautuu Aseta uusi salasana -näkymä.
Käyttäjä:
- kirjoittaa uuden salasanan Uusi salasana -kenttään
- kirjoittaa saman salasanan uudelleen Vahvista salasana -kenttään
- valitsee Aseta ja siirry kirjautumaan
Tämän jälkeen käyttäjä siirtyy kirjautumissivulle ja voi kirjautua palveluun sähköpostiosoitteellaan ja asettamallaan salasanalla.
Salasanan asettamiseen ei liity erillistä sähköpostitse lähetettävää vahvistuskoodia.
Käyttäjätunnuksen sulkeminen
Käyttäjätunnusta ei suljeta käyttäjähallinnasta.
Kun käyttäjän pääsy HR-järjestelmään tulee estää, lähetä tukipyyntö tuelle ja ilmoita suljettavan käyttäjän tiedot. Tuki sulkee käyttäjätunnuksen.