HR-järjestelmän käyttäjätunnukset muodostavat perustan järjestelmän turvalliselle ja hallitulle käytölle. Jokaiselle käyttäjälle luodaan henkilökohtainen tunnus, jonka avulla määritellään hänen pääsynsä järjestelmään sekä oikeutensa eri toimintoihin ja tietoihin.
Käyttäjätunnuksen avulla varmistetaan, että:
- oikeat henkilöt pääsevät käsiksi oikeisiin tietoihin
- arkaluonteinen tieto, kuten palkkatiedot, on suojattu
- järjestelmän käyttö on jäljitettävää ja hallittua
Käyttäjien käyttöoikeudet perustuvat ensisijaisesti rooleihin, joita voidaan tarvittaessa täydentää tai rajata yksilöllisillä oikeuksilla. Näin varmistetaan, että jokaisella käyttäjällä on työnsä kannalta tarkoituksenmukaiset ja riittävät oikeudet ilman tarpeetonta pääsyä muihin tietoihin.
Tässä ohjeessa kuvataan:
- mitä tietoja käyttäjätunnuksen luominen edellyttää
- mitä eri käyttäjärooleja järjestelmässä on
- miten käyttöoikeudet määräytyvät
- mitkä ovat roolikohtaiset oletusoikeudet
Käyttäjätunnuksen luominen
Käyttäjätunnus luodaan käyttäjähallinnan näkymässä valitsemalla käyttäjä ja täyttämällä hänen perustietonsa sekä määrittämällä rooli ja käyttöoikeudet. Käyttäjätunnuksia voi luoda pääkäyttäjä.
Käyttäjän tiedot määritellään kahdessa välilehdessä:
- Käyttäjä
- Rooli ja käyttöoikeudet
Käyttäjä-välilehti
Käyttäjä-välilehdellä määritellään käyttäjän perustiedot:
-
Käyttäjätunnus
Yksilöllinen tunnus, esimerkiksi etunimi.sukunimi. Tunnusta käytetään kirjautumiseen. -
Sähköposti
Käyttäjän sähköpostiosoite, johon lähetetään ilmoituksia ja tarvittaessa kirjautumistiedot. -
Tunnistautuminen
Määrittää kirjautumistavan. Vaihtoehtoja ovat esimerkiksi käyttäjätunnus ja salasana, SSO tai muu käytössä oleva ratkaisu. -
Henkilönumero
Henkilöä yksilöivä tunniste järjestelmässä.
Kun tiedot on syötetty, käyttäjä voidaan tallentaa. Tallennuksen jälkeen siirrytään määrittämään rooli ja käyttöoikeudet.
Rooli ja käyttöoikeudet -välilehti
Tällä välilehdellä määritellään käyttäjän rooli sekä tarkemmat käyttöoikeudet.
-
Rooli
Valitaan käyttäjälle sopiva rooli alasvetovalikosta. Rooli määrittää oletusoikeudet. -
Henkilökohtaisesti muokatut oikeudet
Kun tämä valinta aktivoidaan, voidaan roolin oletusoikeuksia muokata käyttäjäkohtaisesti. -
Käyttöoikeudet
Oikeudet määritetään kytkimillä (päälle/pois). Jokainen kytkin vastaa tiettyä toimintoa tai tietoryhmää, kuten:- Henkilötiedot
- Palkkatiedot
- Työsopimukset
- Keskustelut
- Osaaminen
- Tilastot
- Välineistö ja käyttöoikeudet
Kytkimen ollessa päällä käyttäjällä on oikeus kyseiseen toiminnallisuuteen.
Tallentaminen
Kun kaikki tiedot ja oikeudet on määritelty:
- valitse Tallenna
- käyttäjätunnus aktivoituu järjestelmään määritettyjen tietojen mukaisesti
Käyttäjäroolit
Käyttäjäroolit määrittävät käyttäjän oletusoikeudet ja näkyvyyden järjestelmässä. Roolin avulla käyttäjälle voidaan antaa hänen työtehtäviensä mukainen pääsy tietoihin ja toimintoihin ilman, että kaikkia oikeuksia tarvitsee määrittää erikseen.
Alla on kuvattu järjestelmässä käytettävät roolit sekä niiden tyypilliset käyttötapaukset.
HR-pääkäyttäjä
HR-pääkäyttäjällä on laajimmat oikeudet järjestelmässä. Hän voi hallita kaikkia tietoja, käyttäjiä, asetuksia ja rakenteita.
Tyypilliset käyttötapaukset:
- käyttäjätunnusten luonti ja hallinta
- käyttöoikeuksien määrittely
- järjestelmäasetusten ylläpito
- raportointi ja tilastojen tarkastelu
Rooli on tarkoitettu organisaation pääkäyttäjille tai järjestelmävastaaville.
HR käyttäjä
HR käyttäjä on operatiivinen HR-rooli, jolla on pääsy henkilötietoihin ja osaamisen hallintaan, mutta rajoitetummat oikeudet kuin pääkäyttäjällä.
Tyypilliset käyttötapaukset:
- henkilötietojen ylläpito
- osaamisten hallinta
- välineistö- ja käyttöoikeustietojen tarkastelu
Rooli sopii HR-asiantuntijoille, jotka eivät tarvitse pääsyä kaikkiin järjestelmän toimintoihin.
Esihenkilö
Esihenkilörooli on tarkoitettu tiiminvetäjille ja esimiehille. Käyttäjän näkyvyys rajoittuu omiin alaisiin.
Alla olevassa kuvassa Varpun esihenkilöksi on merkitty Sabrina ja esihenkilö 2 Aapeli. Sekä Sabrina että Aapeli näkevät Varpun tiedot.
Tyypilliset käyttötapaukset:
- alaisten henkilötietojen tarkastelu
- työsopimusten ja palkkatietojen tarkastelu
- keskusteluihin osallistuminen
- osaamisten seuraaminen
- tiimiin liittyvien tietojen tarkastelu
Esihenkilö ei pääse järjestelmän asetuksiin.
Palkanlaskija
Palkanlaskijalla on oikeudet palkka- ja työsuhdetietoihin, mutta ei laajempaa pääsyä muihin HR-toimintoihin.
Tyypilliset käyttötapaukset:
- palkkatietojen käsittely
- työsopimusten tarkastelu
- raportointi ja tilastot palkkahallinnon näkökulmasta
Rooli on rajattu eikä sisällä pääsyä esimerkiksi keskusteluihin tai osaamisiin.
Laitehallinta
Laitehallinta-rooli on erikoistunut rooli, joka keskittyy välineistöön ja käyttöoikeuksiin.
Tyypilliset käyttötapaukset:
- laitteiden ja käyttöoikeuksien hallinta
- työntekijöiden välineistön tarkastelu
Roolilla ei ole pääsyä henkilötietoihin, palkkatietoihin tai muihin HR-toimintoihin.
System
System-rooli on tarkoitettu tekniseen käyttöön, kuten järjestelmän ylläpitoon, integraatioihin ja tukitoimintoihin.
Tyypilliset käyttötapaukset:
- tekninen ylläpito
- integraatioiden hallinta
- järjestelmän tukitoiminnot
Tätä roolia käytetään yleensä vain järjestelmätoimittajan tai teknisen tuen toimesta.
Työntekijä
Työntekijä -rooli on työntekijän perusrooli. Käyttäjä näkee vain omat tietonsa ja voi hallita niitä rajatusti.
Tyypilliset käyttötapaukset:
- omien tietojen tarkastelu
- omien osaamisten päivittäminen
- keskusteluihin osallistuminen
- omien tapahtumien hallinta
Rooli on tarkoitettu kaikille työntekijöille, joilla ei ole laajempia hallinnollisia oikeuksia.
Käyttöoikeudet
Käyttöoikeudet määrittävät tarkasti, mitä tietoja käyttäjä voi nähdä ja mitä toimintoja hän voi suorittaa järjestelmässä. Jokainen oikeus antaa pääsyn tiettyyn näkymään tai toiminnallisuuteen. Oikeuksia tulee myöntää harkiten, erityisesti silloin kun ne koskevat henkilötietoja tai palkkatietoja.
Alla on kuvattu kaikki järjestelmän käyttöoikeudet sekä niiden vaikutus käytännössä.
Henkilötiedot
Antaa oikeuden tarkastella ja muokata työntekijöiden perustietoja.
Käyttäjä voi:
- nähdä henkilötietotaulukon
- tarkastella yksittäisen henkilön tietoja
- päivittää henkilötietoja (esim. nimi, yhteystiedot, työsuhdetiedot riippuen järjestelmän laajuudesta)
Tämä oikeus antaa laajan näkyvyyden henkilöstöön.
Palkkatiedot
Antaa oikeuden tarkastella palkkaan liittyviä tietoja.
Käyttäjä voi:
- nähdä palkkatiedot henkilökortilla
- tarkastella palkkasummia ja palkkakomponentteja
- nähdä palkkatiedot myös tilastoissa
Tämä on arkaluonteinen oikeus ja tulisi rajata vain niille käyttäjille, joille se on työtehtävien kannalta välttämätöntä.
Henkilöliitteet
Antaa oikeuden tarkastella ja hallita henkilötietoihin liittyviä liitteitä.
Käyttäjä voi:
- nähdä henkilön liitteet
- ladata liitetiedostoja
- lisätä ja poistaa liitteitä
Liitteet voivat sisältää luottamuksellista tietoa, kuten todistuksia tai sopimuksia.
Työsopimukset
Antaa oikeuden tarkastella ja käsitellä työsopimuksia.
Käyttäjä voi:
- nähdä työsopimukset
- tarkastella sopimusten sisältöä
- luoda ja muokata työsopimuksia
Sisältää usein luottamuksellisia työsuhdetietoja.
Työsopimusliitteet
Antaa oikeuden hallita työsopimuksiin liitettyjä dokumentteja.
Käyttäjä voi:
- tarkastella sopimusliitteitä
- lisätä ja poistaa liitteitä
Yleensä sisältää sopimuksiin liittyviä lisädokumentteja.
Keskustelut
Antaa oikeuden käyttää keskustelutoimintoa.
Käyttäjä voi:
- nähdä keskustelut
- osallistua keskusteluihin
- luoda uusia keskusteluja
Käytetään esimerkiksi kehityskeskusteluihin tai muihin sisäisiin viesteihin.
Keskusteluasetukset
Antaa oikeuden hallita keskustelumalleja ja asetuksia.
Käyttäjä voi:
- luoda uusia keskustelumalleja
- muokata olemassa olevia malleja
Tämä oikeus vaikuttaa laajemmin organisaation keskustelukäytäntöihin.
Osaaminen
Antaa oikeuden tarkastella ja hallita osaamistietoja.
Käyttäjä voi:
- nähdä osaamiset
- lisätä ja päivittää osaamistietoja
- tarkastella osaamisprofiileja
Hyödyllinen osaamisen kehittämisessä ja seurannassa.
Osaamisen asetukset
Antaa oikeuden hallita osaamiskoodistoa.
Käyttäjä voi:
- luoda uusia osaamisia
- muokata ja poistaa osaamisia
Vaikuttaa koko organisaation osaamismalliin.
Asetukset
Antaa oikeuden muokata järjestelmän asetuksia.
Käyttäjä voi:
- muokata organisaation tietoja
- hallita liittymiä
- tehdä järjestelmätason muutoksia
Laaja oikeus, joka vaikuttaa koko järjestelmään.
Tilastot
Antaa oikeuden tarkastella raportteja ja tilastoja.
Käyttäjä voi:
- nähdä tilastonäkymät
- tarkastella henkilöstödataa koosteina
- analysoida tietoa
Voi sisältää myös palkkatietoja, jos siihen on erikseen oikeus.
Organisaatio
Antaa oikeuden tarkastella ja hallita organisaatiorakennetta.
Käyttäjä voi:
- nähdä organisaatiohierarkian
- tarkastella dokumentteja
- hallita tiimejä (jos siihen on erillinen oikeus)
Keskeinen esihenkilöille ja HR:lle.
Välineistö ja käyttöoikeudet
Antaa oikeuden tarkastella ja hallita työntekijöiden välineistöä ja käyttöoikeuksia.
Käyttäjä voi:
- nähdä laitteet ja käyttöoikeudet
- lisätä ja päivittää tietoja
- hallita käyttöoikeuksia järjestelmiin
Keskeinen IT- ja hallintoroolille.
Palkkarivit
Antaa oikeuden tarkastella ja käsitellä palkkarivejä (integraatio ePalkat-järjestelmään).
Käyttäjä voi:
- nähdä palkkarivit
- käsitellä palkkatietoja integraation kautta
Maksujen hyväksyntä
Antaa oikeuden hyväksyä palkkamaksuja.
Käyttäjä voi:
- hyväksyä maksuaineistoja
- osallistua palkanmaksuprosessiin
Tämä on kriittinen taloudellinen oikeus.
Tapahtumat
Antaa oikeuden käsitellä henkilöstötapahtumia.
Käyttäjä voi:
- tarkastella tapahtumia
- luoda ja päivittää tapahtumia
Työtodistukset
Antaa oikeuden käsitellä työtodistuksia.
Käyttäjä voi:
- luoda työtodistuksia
- tarkastella ja muokata niitä
Oma profiili -oikeudet
Oma profiili -näkymä on käytettävissä kaikille käyttäjille, joilla on HR-järjestelmässä henkilöprofiili eli heidät on tallennettu henkilörekisteriin.
On tärkeää huomioida, että järjestelmässä voi olla myös käyttäjiä, joilla on pääsy järjestelmään, mutta joita ei ole tallennettu henkilörekisteriin. Näille käyttäjille oma profiili -näkymä ei ole käytettävissä.
Oma profiili -näkymässä käyttäjä näkee aina samat tiedot ilman erillisiä käyttöoikeusrajauksia. Näkymä on rajattu koskemaan ainoastaan käyttäjän omia tietoja.
Oma profiilissa käyttäjä voi tarkastella:
- omia henkilötietojaan ja yhteystietojaan
- työsuhteeseen liittyviä tietoja
- omia osaamisiaan
- omia keskustelujaan
- omia tapahtumiaan
- omia välineistö- ja käyttöoikeustietojaan
Oma profiili toimii työntekijän henkilökohtaisena näkymänä järjestelmään, jossa hän voi seurata ja ylläpitää itseään koskevia tietoja.
Oletusoikeudet rooleittain
Alla on kuvattu järjestelmän oletusoikeudet eri käyttäjärooleille. Oikeuksia voidaan tarvittaessa muokata organisaatiokohtaisesti.
Kyllä tarkoittaa, että oikeus on oletuksena käytössä.
Ei tarkoittaa, että oikeutta ei ole ilman erillistä määrittelyä.
Henkilötiedot ja työsuhdetiedot
| Rooli | Henkilötiedot | Palkkatiedot | Työsopimukset | Työsopimusliitteet |
|---|---|---|---|---|
| HR-pääkäyttäjä | Kyllä | Kyllä | Kyllä | Kyllä |
| HR käyttäjä | Kyllä | Ei | Ei | Ei |
| Esihenkilö | Kyllä | Kyllä | Kyllä | Kyllä |
| Palkanlaskija | Kyllä | Kyllä | Kyllä | Kyllä |
| Laitehallinta | Ei | Ei | Ei | Ei |
Viestintä ja osaaminen
| Rooli | Keskustelut | Keskusteluasetukset | Osaaminen | Osaamisen asetukset |
|---|---|---|---|---|
| HR-pääkäyttäjä | Kyllä | Kyllä | Kyllä | Kyllä |
| HR käyttäjä | Ei | Ei | Kyllä | Kyllä |
| Esihenkilö | Kyllä | Ei | Kyllä | Kyllä |
| Palkanlaskija | Ei | Ei | Ei | Ei |
| Laitehallinta | Ei | Ei | Ei | Ei |
Hallinta ja raportointi
| Rooli | Asetukset | Tilastot | Organisaatio |
|---|---|---|---|
| HR-pääkäyttäjä | Kyllä | Kyllä | Kyllä |
| HR käyttäjä | Ei | Ei | Ei |
| Esihenkilö | Ei | Kyllä | Kyllä |
| Palkanlaskija | Kyllä | Kyllä | Ei |
| Laitehallinta | Ei | Ei | Ei |
Välineistö ja käyttöoikeudet
| Rooli | Välineistö ja käyttöoikeudet |
|---|---|
| HR-pääkäyttäjä | Kyllä |
| HR käyttäjä | Kyllä |
| Esihenkilö | Kyllä |
| Palkanlaskija | Ei |
| Laitehallinta | Kyllä |
Roolien oikeuksien tiivistelmä
HR-pääkäyttäjä
Kaikki oikeudet. Täysi hallinta järjestelmään.
HR käyttäjä
Keskittyy henkilötietoihin ja osaamiseen. Ei pääsyä palkka- tai hallinnollisiin asetuksiin.
Esihenkilö
Laaja näkyvyys omiin alaisiin: henkilötiedot, palkat, sopimukset ja raportointi.
Palkanlaskija
Keskittyy palkka- ja työsuhdetietoihin sekä raportointiin. Ei pääsyä keskusteluihin tai osaamisiin.
Laitehallinta
Näkee vain välineistöön ja käyttöoikeuksiin liittyvät tiedot.
Käyttöoikeuksien muokkaaminen
Käyttöoikeuksia voidaan tarkentaa käyttäjäkohtaisesti roolin lisäksi.
Käyttöliittymässä:
- valitaan käyttäjälle rooli
- määritetään käyttöoikeudet kytkimillä (päälle/pois)
- tarvittaessa otetaan käyttöön henkilökohtaisesti muokatut oikeudet
Rooli toimii oletuksena, mutta yksittäiset oikeudet määrittävät lopullisen käyttöoikeustason.
Hyvät käytännöt
- Käytä rooleja ensisijaisena tapana hallita oikeuksia
- Vältä liian laajoja käyttöoikeuksia
- Rajaa pääsy palkkatietoihin vain tarpeellisille käyttäjille
- Hyödynnä voimassaoloaikoja käyttäjätunnuksissa
- Tarkista käyttöoikeudet säännöllisesti