HR easy → Finago-ratkaisu siirtyvät tiedot
Finago-ratkaisu → HR easy siirtyvät tiedot
Tämä ohje koskee seuraavia Finagon ratkaisuja: Finago Työvuorovelho, Finago Tuntivelho ja Finago Maraplan. Jäljempänä tässä ohjeessa näistä ratkaisuista käytetään yhteistä nimitystä Finago-ratkaisu.
Tämä ohje kuvaa, miten Finago-ratkaisu ja Finago HR easy toimivat yhdessä käyttöönoton aikana ja sen jälkeen. Ohje on suunniteltu yrityksen pääkäyttäjille sekä HR- ja työvuorosuunnittelun vastuuhenkilöille.
Integraation toimintaperiaate
Integraation avulla Finago-ratkaisu ja Finago HR easy toimivat yhdessä siten, että työntekijätiedot ovat yhtenäiset ja ajantasaiset molemmissa järjestelmissä. Integraation tavoitteena on helpottaa henkilöstö- ja palkkahallinnon päivittäistä työtä poistamalla päällekkäinen tiedon ylläpito.
Käyttöönoton aikana tarkistetaan, että molemmissa ohjelmissa on yhteneväiset tiedot, minkä jälkeen HR easy toimii työntekijätietojen master-järjestelmänä ja lähettää henkilön perustiedot sekä työsuhdetiedot Finago-ratkaisuun.
1. Käyttöönotto: HR easy – Finago-ratkaisu
Finago -tiimi huolehtii integraation käyttöönotossa niistä vastaavuuksista ja asetuksista, joita liittymä edellyttää Finago -ratkaisussa. Tiimi luo myös integraation käyttöön tarvittavan käyttäjätunnuksen ja salasanan.
Asiakkaan tulee huolehtia, että HR easyssä käytettävät tiedot vastaavat Finago -ratkaisussa olevia tietoja niiltä osin, kun tietoja käytetään integraatiossa.
Erityisesti tulee tarkistaa seuraavat tiedot:
- HR easy-ratkaisussa käytettävä maksuryhmä vastaa Finago -ratkaisun maksuryhmän tunnusta.
- Finago -ratkaisun kustannuspaikka vastaa HR easyssä henkilölle asetettua tiimin nimeä.
- Finago-ratkaisussa käytettävä Työsuhdetyyppi-tietoon HR easy-ratkaisu käyttää tietona määräaikainen tai vakituinen. Mikäli käytössä on muita Työsuhdetyyppejä, tulee ne asettaa henkilölle manuaalisesti Finago-ratkaisussa.
- HR easyssä henkilölle on asetettu integraatiossa tarvittavat henkilötiedot ja työsuhdetiedot.
Muut integraation edellyttämät vastaavuudet ja asetukset hoidetaan Finago -tiimin toimesta käyttöönoton yhteydessä.
Mikäli Finago-ratkaisu otetaan käyttöön uutena järjestelmänä, voidaan henkilötiedot perustaa Finago -ratkaisuun Finago HR easyn avulla.
Mikäli käytössä on jo molemmat ratkaisut, tulee varmistaa ennen käyttöönottoa, että integraatiossa käytettävät tiedot ovat ajan tasalla sekä HR easyssä että Finago -ratkaisussa.
2. Käyttöönoton jälkeen HR easy → Finago-ratkaisu
Käyttöönoton jälkeen HR easy toimii työntekijätietojen master-järjestelmänä. Tämä tarkoittaa, että integraation kautta siirtyvät työntekijöiden perustiedot ja työsuhdetiedot ylläpidetään HR easyssä.
- HR easy toimii työntekijätietojen master-järjestelmänä.
- HR easy lähettää perustietojen ja työsuhdetietojen muutokset Finago-ratkaisuun.
- Finago- ratkaisu käyttää näitä tietoja palkkahallinnon ja työvuorosuunnittelun tarpeisiin sovitun käyttötarkoituksen mukaisesti.
- Finago -ratkaisussa tehtyjä muutoksia ei siirretä takaisin HR easyyn.
Tiedot siirtyvät integraatiossa vain yhteen suuntaan: HR easystä Finago -ratkaisuun. Tämän vuoksi integraation kautta siirtyvät työntekijätiedot tulee päivittää HR easyssä.
Käyttöönoton vaiheet
Integraation käyttöönotto koostuu vaiheista, joissa aktivoidaan API-yhteys Finago-ratkaisu ja varmistetaan, että HR easy voi lähettää tarvittavat henkilön perustiedot ja työsuhdetiedot Finagoratkaisuun. Finago-ratkaisun-liittymän aktivointi kuvataan tarkemmin Liittymät-ohjeessa.
Käyttöönotossa tarkistettavat kenttävastaavuudet
Jotta liittymä voi siirtää henkilön tiedot onnistuneesti, HR easyn tietojen tulee vastata Finago -ratkaisussa olevia arvoja. Jos tarvittavaa vastaavuutta ei löydy tai arvot eivät täsmää, liittymä ei voi kohdistaa tietoa oikein ja siirto päättyy virheeseen.
Tiimi eli Finago -ratkaisun Kustannuspaikka
Finago -ratkaisun Kustannuspaikka vastaa HR easyssä henkilölle asetettua tiimi-tietoa. Integraatiossa HR easyn tiimitieto lähetetään Finago -ratkaisuun kustannuspaikkana (kustannuspaikka), jotta henkilö voidaan kohdistaa oikeaan työryhmään.
Huomioithan, että HR easyssä oleva kustannuspaikka on tarkoitettu palkanlaskennan integraatioita varten. Sitä ei käytetä tässä Finago -integraatiossa kustannuspaikan lähdetietona, vaan Finago -ratkaisun kustannuspaikka muodostetaan HR easyn tiimitiedosta.
Finago-ratkaisu voi vastaanottaa henkilöltä vain yhden tiimitiedon kerralla. Tämän vuoksi henkilölle tulee asettaa HR easyssä vain yksi tiimi, kun henkilö siirretään integraation kautta Finago -ratkaisuun.
Tiimitiedon kohdistaminen
Tiimitiedon kohdistus perustuu ennalta määriteltyyn kenttävastaavuuteen HR easyn- ja Finago -ratkaisujen välillä.
Finago -ratkaisussa kustannuspaikka löytyy Työpisteiden hallinta-kohdasta. Kustannuspaikan perusteella henkilölle määräytyy oletustyöpiste. Työntekijä kohdistuu työryhmään kustannuspaikkaa vastaavan oletystyöpisteen perusteella.
Huomioithan, että HR easy-ratkaisussa voit asetta henkilölle vain yhden Tiimi-tiedon kerralla. Tarkistathan, että Finago-ratkaisun kustannuspaikka vastaa HR easy-ratkaisussa olevaa Tiimin nimeä. Tunniste-tietoa ei välitetä integraatiossa.
Maksuryhmä
Maksuryhmä siirtyy HR easystä Finago -ratkaisuun kenttään maksuryhmatunnus.
Maksuryhmän kohdistus perustuu HR easyssä henkilölle asetettuun maksuryhmään ja Finago -ratkaisussa määriteltyyn maksuryhmän tunnukseen.
HR easyssä maksuryhmä löytyy henkilön Organisaation tiedot -välilehdeltä. Finago -ratkaisussa vastaava tieto löytyy maksuryhmien asetuksista, kentästä tunnus.
Näiden arvojen tulee vastata toisiaan, jotta henkilön maksuryhmä kohdistuu integraatiossa oikein.
Finago -ratkaisu -tiimin määrittelemät vastaavuudet
Seuraavien tietojen vastaavuudet määritellään Finago -ratkaisu -tiimin toimesta käyttöönoton yhteydessä.
Palkkausmuoto
Palkkausmuoto siirtyy Finago-ratkaisun kenttään palkkausmuotoid.
Palkkausmuodon arvot määritellään käyttöönotossa Finago-ratkaisun koodiston mukaisesti. HR easysta tulevat arvot ovat:
- 1 = kuukausipalkka
- 2 = tuntipalkka
Työsuhdetyyppi
Työsuhdetyyppi siirtyy Finago-ratkaisun kenttään tyosuhdetyyppiid.
HR easyssä tieto perustuu määräaikaisuuden tietoon:
- 1 = vakituinen
- 2 = määräaikainen
Huomioithan, että mikäli organisaatiossa on käytössä muita Työsuhdetyyppejä, tulee ne manuaalisesti muuttaa Finago-ratkaisussa.
Työehtosopimus
Työehtosopimus siirtyy Finago-ratkaisun kenttään tesid. HR easysta tulevat arvot noudattavat tulorekisterin koodistoa:
TES-tiedon käsittely määritellään käyttöönotossa Finago-ratkaisun mukaisesti. Asiakkaan tulee varmistaa, että HR easyssä käytettävät TES-tiedot vastaavat Finago-ratkaisun määriteltyjä arvoja.
Tasoitusjaksoryhmä
Tasoitusjaksoryhmä (tasoitusjaksoryhmaid) on Finago -ratkaisun valinnainen tieto, eikä sille ole vastaavaa kenttää HR easyssä.
Tieto voidaan jätetään integraatiossa tyhjäksi. Vaihtoehtoisesti henkilöt voidaan ohjata Finago -ratkaisussa sovittuun oletustasoitusjaksoryhmään. Tämä määritellään tarvittaessa Finago -ratkaisun asetuksissa.
Tietojen tarkistus ja käyttöönoton viimeistely
Kun liittymän aktivointi on valmis, varmistetaan, että kaikki henkilötiedot ja työsuhdetiedot ovat oikein.
Huomioithan, että kaikkia Finago-ratkaisun tietoja ei ole saatavilla HR easy -ratkaisussa. Täydennä mahdolliset puuttuvat tiedot Finago-ratkaisussa.
HR easy → Finago-ratkaisu siirtyvät tiedot
Kun käyttöönotto on valmis ja HR easy – Finago-ratkaisun API-yhteys on aktivoitu, HR easy toimii työntekijätietojen master-järjestelmänä. Tämä tarkoittaa, että työntekijöiden perustiedot ja työsuhdetiedot ylläpidetään HR easy -ohjelmassa, joka lähettää muutokset Finago-ratkaisuun.
Henkilötietojen päivittäminen HR easy -ratkaisusta Finafo-ratkaisuun edellyttää, että integraation kannalta tarvittavat tiedot on tallennettu henkilölle.
Näitä tietoja ovat:
- Henkilönumero
- Etunimi ja sukunimi
- Tiimi
- Palkkausmuoto
- Maksuryhmä
Alla on kuvattu tietoryhmät, joita HR easy siirtää Finago-ratkaisuun sekä niiden sisältö.
Henkilötiedot
HR easy lähettää Finago-ratkaisuun seuraavat henkilön perustiedot:
- Henkilönumero (
tyontekijanumero) - Etunimi (
etunimi) - Sukunimi (
sukunimi) - Henkilötunnus (
henkilotunnus) - Puhelinnumero (
matkapuhelin) - Sähköpostiosoite työ (
email)
Henkilötiedot siirtyvät aina HR easy -ylläpidon mukaan, eikä niitä tule päivittää Finago-ratkaisussa.
Osoitetiedot
HR easy siirtää henkilön osoitetiedot Finago-ratkaisuun:
- Katuosoite (
katuosoite) - Postinumero (
postinro) - Postitoimipaikka (
postitp)
Työsuhdetiedot
HR easy siirtää Finago-ratkaisuun seuraavat työntekijän ajantasaiset työsuhdetiedot:
- Yrityksen y-tunnus (
y-tunnus) - Työsuhteen tunniste (
tyosuhdeID) - Tiimi (
kustannuspaikka) - Työsuhteen aloituspäivämäärä (
alkuaika) - Työsuhteen päättymispäivämäärä (
loppuaika) - Työehtosopimus (
tesid) - Tehtävänimike (
nimike) - Palkkausmuoto (
palkkausmuotoid) - Työsuhdetyyppi (
tyosuhdetyyppiid) - Maksuryhmä (
maksuryhmatunnus) - Viikkotyöaika (
viikkotyoaika) - Osa-aikaprosentti tai työaikakerroin (
vktyoaikakerroin)
Työsuhteen aloituspäivänä käytetään ensisijaisesti HR easyn Työsuhde alkoi -kenttää. Mikäli tämä tieto on tyhjä, aloituspäivänä käytetään Uuden sopimuksen aloituspäivä -kenttää.
Tasoitusjaksoryhmä ei tule HR easystä, vaan se on Finago -ratkaisun valinnainen tieto. Tarvittaessa kaikki henkilöt voidaan ohjata Finago -ratkaisussa samaan tasoitusjaksoon.
Finago-ratkaisu → HR easy siirtyvät tiedot
Tällä hetkellä HR easy toimii master-järjestelmänä ja Finago-ratkaisusta ei päivitetä henkilön perustietoja tai työsuhdetietoja HR easy -ratkaisuun.
Huomioithan, että osa tiedoista ei siirry HR easystä Finago-ratkaisuun sellaisenaan, vaan ne muunnetaan käyttöönotossa sovittujen kenttävastaavuuksien ja arvojen muunnossääntöjen perusteella. Tällaisia tietoja ovat esimerkiksi TES, palkkausmuoto ja työsuhdetyyppi.