HR easy → Työvuorovelho siirtyvät tiedot
Velho → HR easy siirtyvät tiedot
Tämä ohje kuvaa, miten Työvuorovelho ja Finago HR easy toimivat yhdessä käyttöönoton aikana ja sen jälkeen. Ohje on suunniteltu yrityksen pääkäyttäjille sekä HR- ja työvuorosuunnittelun vastuuhenkilöille.
Integraation toimintaperiaate
Integraation avulla Finago Työvuorovelho ja Finago HR easy toimivat yhdessä siten, että työntekijätiedot ovat yhtenäiset ja ajantasaiset molemmissa järjestelmissä. Integraation tavoitteena on helpottaa henkilöstö- ja palkkahallinnon päivittäistä työtä poistamalla päällekkäinen tiedon ylläpito.
Käyttöönoton aikana tarkistetaan, että molemmissa ohjelmissa on yhteneväiset tiedot, minkä jälkeen HR easy toimii työntekijätietojen master-järjestelmänä ja lähettää henkilön perustiedot sekä työsuhdetiedot Finago Työvuorovelho-ratkaisuun.
1. Käyttöönotto: HR easy – Työvuorovelho
Finago Työvuorovelho -tiimi huolehtii integraation käyttöönotossa niistä vastaavuuksista ja asetuksista, joita liittymä edellyttää Finago Työvuorovelho -ratkaisussa. Tiimi luo myös integraation käyttöön tarvittavan käyttäjätunnuksen ja salasanan.
Asiakkaan tulee huolehtia, että HR easyssä käytettävät tiedot vastaavat Finago Työvuorovelho -ratkaisussa olevia tietoja niiltä osin, kun tietoja käytetään integraatiossa.
Erityisesti tulee tarkistaa seuraavat tiedot:
- HR easyssä käytettävä maksuryhmä vastaa Finago Työvuorovelho -ratkaisun maksuryhmän tunnusta.
- Finago Työvuorovelho -ratkaisun työryhmä eli integraatiossa käytettävä kustannuspaikka vastaa HR easyssä henkilölle asetettua tiimin nimeä.
- HR easyssä henkilölle on asetettu integraatiossa tarvittavat henkilötiedot ja työsuhdetiedot.
Muut integraation edellyttämät vastaavuudet ja asetukset hoidetaan Finago Työvuorovelho -tiimin toimesta käyttöönoton yhteydessä.
Mikäli Finago Työvuorovelho -ratkaisu otetaan käyttöön uutena järjestelmänä, voidaan henkilötiedot perustaa Finago Työvuorovelho -ratkaisuun Finago HR easyn avulla.
Mikäli käytössä on jo molemmat ratkaisut, tulee varmistaa ennen käyttöönottoa, että integraatiossa käytettävät tiedot ovat ajan tasalla sekä HR easyssä että Finago Työvuorovelho -ratkaisussa.
2. Käyttöönoton jälkeen HR easy → Työvuorovelho
Käyttöönoton jälkeen HR easy toimii työntekijätietojen master-järjestelmänä. Tämä tarkoittaa, että integraation kautta siirtyvät työntekijöiden perustiedot ja työsuhdetiedot ylläpidetään HR easyssä.
- HR easy toimii työntekijätietojen master-järjestelmänä.
- HR easy lähettää perustietojen ja työsuhdetietojen muutokset Finago Työvuorovelho -ratkaisuun.
- Finago Työvuorovelho käyttää näitä tietoja palkkahallinnon ja työvuorosuunnittelun tarpeisiin sovitun käyttötarkoituksen mukaisesti.
- Finago Työvuorovelho -ratkaisussa tehtyjä muutoksia ei siirretä takaisin HR easyyn.
Tiedot siirtyvät integraatiossa vain yhteen suuntaan: HR easystä Finago Työvuorovelho -ratkaisuun. Tämän vuoksi integraation kautta siirtyvät työntekijätiedot tulee päivittää HR easyssä.
Käyttöönoton vaiheet
Integraation käyttöönotto koostuu vaiheista, joissa aktivoidaan API-yhteys Finago Työvuorovelhoon ja varmistetaan, että HR easy voi lähettää tarvittavat henkilön perustiedot ja työsuhdetiedot Työvuorovelhoon. Työvuorovelho-liittymän aktivointi kuvataan tarkemmin Liittymät-ohjeessa.
Käyttöönotossa tarkistettavat kenttävastaavuudet
Jotta liittymä voi siirtää henkilön tiedot onnistuneesti, HR easyn tietojen tulee vastata Finago Työvuorovelho -ratkaisussa olevia arvoja. Jos tarvittavaa vastaavuutta ei löydy tai arvot eivät täsmää, liittymä ei voi kohdistaa tietoa oikein ja siirto päättyy virheeseen.
Tiimi eli Finago Työvuorovelho -ratkaisun Työryhmä (kustannuspaikka)
Finago Työvuorovelho -ratkaisun Työryhmä (kustannuspaikka) vastaa HR easyssä henkilölle asetettua tiimi-tietoa. Integraatiossa HR easyn tiimitieto lähetetään Finago Työvuorovelho -ratkaisuun kustannuspaikkana (kustannuspaikka), jotta henkilö voidaan kohdistaa oikein.
Huomioithan, että HR easyssä oleva kustannuspaikka on tarkoitettu palkanlaskennan integraatioita varten. Sitä ei käytetä tässä Finago Työvuorovelho -integraatiossa kustannuspaikan lähdetietona, vaan Finago Työvuorovelho -ratkaisun kustannuspaikka muodostetaan HR easyn tiimitiedosta.
Finago Työvuorovelho voi vastaanottaa henkilöltä vain yhden tiimitiedon. Tämän vuoksi henkilölle tulee asettaa HR easyssä vain yksi tiimi, kun henkilö siirretään integraation kautta Finago Työvuorovelho -ratkaisuun.
Tiimitiedon kohdistaminen
Tiimitiedon kohdistus perustuu ennalta määriteltyyn kenttävastaavuuteen HR easyn- ja Finago Työvuorovelho -ratkaisujen välillä.
Finago Työvuorovelho -ratkaisussa kustannuspaikka löytyy työryhmien asetuksista. HR easyssä vastaava tieto löytyy henkilöstöhierarkian tiimeistä. Finago Työvuorovelho -ratkaisussa kohdistava tieto on työryhmän nimi. HR easyssä vastaava tieto on tiimin nimi.
Maksuryhmä
Maksuryhmä siirtyy HR easystä Finago Työvuorovelho -ratkaisuun kenttään maksuryhmatunnus.
Maksuryhmän kohdistus perustuu HR easyssä henkilölle asetettuun maksuryhmään ja Finago Työvuorovelho -ratkaisussa määriteltyyn maksuryhmän tunnukseen.
HR easyssä maksuryhmä löytyy henkilön Organisaation tiedot -välilehdeltä. Finago Työvuorovelho -ratkaisussa vastaava tieto löytyy maksuryhmien asetuksista, kentästä tunnus.
Näiden arvojen tulee vastata toisiaan, jotta henkilön maksuryhmä kohdistuu integraatiossa oikein.
Finago Työvuorovelho -tiimin määrittelemät vastaavuudet
Seuraavien tietojen vastaavuudet määritellään Finago Työvuorovelho -tiimin toimesta käyttöönoton yhteydessä.
Palkkausmuoto
Palkkausmuoto siirtyy Työvuorovelho-ratkaisun kenttään palkkausmuotoid.
Palkkausmuodon arvot määritellään käyttöönotossa Työvuorovelho-ratkaisun koodiston mukaisesti. HR easysta tulevat arvot ovat:
- 1 = kuukausipalkka
- 2 = tuntipalkka
Työsuhdetyyppi
Työsuhdetyyppi siirtyy Työvuorovelho-ratkaisun kenttään tyosuhdetyyppiid.
HR easyssä tieto perustuu määräaikaisuuden tietoon:
- 1 = vakituinen
- 2 = määräaikainen
Työehtosopimus
Työehtosopimus siirtyy Työvuorovelho-ratkaisun kenttään tesid. HR easysta tulevat arvot noudattavat tulorekisterin koodistoa:
TES-tiedon käsittely määritellään käyttöönotossa Työvuorovelho-ratkaisun mukaisesti. Asiakkaan tulee varmistaa, että HR easyssä käytettävät TES-tiedot vastaavat Työvuorovelho-ratkaisun määriteltyjä arvoja.
Tasoitusjaksoryhmä
Tasoitusjaksoryhmä (tasoitusjaksoryhmaid) on Finago Työvuorovelho -ratkaisun valinnainen tieto, eikä sille ole vastaavaa kenttää HR easyssä.
Tieto voidaan jätetään integraatiossa tyhjäksi. Vaihtoehtoisesti henkilöt voidaan ohjata Finago Työvuorovelho -ratkaisussa sovittuun oletustasoitusjaksoryhmään. Tämä määritellään tarvittaessa Finago Työvuorovelho -ratkaisun asetuksissa.
Tietojen tarkistus ja käyttöönoton viimeistely
Kun liittymän aktivointi on valmis, varmistetaan, että kaikki henkilötiedot ja työsuhdetiedot ovat oikein.
Huomioithan, että kaikkia Työvuorovelho-ratkaisun tietoja ei ole saatavilla HR easy -ratkaisussa. Täydennä mahdolliset puuttuvat tiedot Työvuorovelho-ratkaisussa.
HR easy → Työvuorovelho siirtyvät tiedot
Kun käyttöönotto on valmis ja HR easy – Työvuorovelho API-yhteys on aktivoitu, HR easy toimii työntekijätietojen master-järjestelmänä. Tämä tarkoittaa, että työntekijöiden perustiedot ja työsuhdetiedot ylläpidetään HR easy -ohjelmassa, joka lähettää muutokset Työvuorovelho-ratkaisuun.
Henkilötietojen päivittäminen HR easy -ratkaisusta Työvuorovelho-ratkaisuun edellyttää, että integraation kannalta tarvittavat tiedot on tallennettu henkilölle.
Näitä tietoja ovat:
- Henkilönumero
- Etunimi ja sukunimi
- Tiimi
- Palkkausmuoto
- Maksuryhmä
Alla on kuvattu tietoryhmät, joita HR easy siirtää Työvuorovelho-ratkaisuun sekä niiden sisältö.
Henkilötiedot
HR easy lähettää Työvuorovelho-ratkaisuun seuraavat henkilön perustiedot:
- Henkilönumero (
tyontekijanumero) - Etunimi (
etunimi) - Sukunimi (
sukunimi) - Henkilötunnus (
henkilotunnus) - Puhelinnumero (
matkapuhelin) - Sähköpostiosoite työ (
email)
Henkilötiedot siirtyvät aina HR easy -ylläpidon mukaan, eikä niitä tule päivittää Työvuorovelho-ratkaisussa.
Osoitetiedot
HR easy siirtää henkilön osoitetiedot Työvuorovelho-ratkaisuun:
- Katuosoite (
katuosoite) - Postinumero (
postinro) - Postitoimipaikka (
postitp)
Työsuhdetiedot
HR easy siirtää Työvuorovelho-ratkaisuun seuraavat työntekijän ajantasaiset työsuhdetiedot:
- Yrityksen y-tunnus (
y-tunnus) - Työsuhteen tunniste (
tyosuhdeID) - Tiimi (
kustannuspaikka) - Työsuhteen aloituspäivämäärä (
alkuaika) - Työsuhteen päättymispäivämäärä (
loppuaika) - Työehtosopimus (
tesid) - Tehtävänimike (
nimike) - Palkkausmuoto (
palkkausmuotoid) - Työsuhdetyyppi (
tyosuhdetyyppiid) - Maksuryhmä (
maksuryhmatunnus) - Viikkotyöaika (
viikkotyoaika) - Osa-aikaprosentti tai työaikakerroin (
vktyoaikakerroin)
Työsuhteen aloituspäivänä käytetään ensisijaisesti HR easyn Työsuhde alkoi -kenttää. Mikäli tämä tieto on tyhjä, aloituspäivänä käytetään Uuden sopimuksen aloituspäivä -kenttää.
Tasoitusjaksoryhmä ei tule HR easystä, vaan se on Finago Työvuorovelho -ratkaisun valinnainen tieto. Tarvittaessa kaikki henkilöt voidaan ohjata Finago Työvuorovelho -ratkaisussa samaan tasoitusjaksoon.
Työvuorovelho→ HR easy siirtyvät tiedot
Tällä hetkellä HR easy toimii master-järjestelmänä ja Työvuorovelho-ratkaisusta ei päivitetä henkilön perustietoja tai työsuhdetietoja HR easy -ratkaisuun.
Huomioithan, että osa tiedoista ei siirry HR easystä Työvuorovelhoon sellaisenaan, vaan ne muunnetaan käyttöönotossa sovittujen kenttävastaavuuksien ja arvojen muunnossääntöjen perusteella. Tällaisia tietoja ovat esimerkiksi TES, palkkausmuoto ja työsuhdetyyppi.