ePalkat: Kirjanpidon tosite aineistokuvaukset eri järjestelmiin

• Finago Modular Kirjanpito

• APS

• Asteri

• Axapta

• BusinessCentral

• D365

• DL-Software

• Digia

• ES/2

• Econet

• EmCe

• Enterprise by HansaWorld 8.2

• eToimisto

• Excel

• Fennoa

• Fivaldi

• Fuusor

• Hansa

• Hansa 6.4+Data

• Hansa-Books

• Hansa-kulut

• HansaWorld 8.5

• Hausvise

• MEGA

• Matilda

• Monitor

• Navision

• Navision 2

• Navision 3

• Navilog

• NetBaron

• Netvisor

• Nova

• Procountor

• Procountor2

• Procountor-muistio

• Procountor API

• Pupesoft

• SAP BO - 9.0

• SAP BO - 8.82 pl 13

• SAP BO - 8.82 pl 11

• SAP BO - 8.82 pl 5

• SAP BO - 8.82

• SAP BO - 8.81

• SAP BO - 8.8 835

• SAP BO - 8.8 PL 07

• SAP BO - 8.8

• SAP BO - 2007c

• SAP BO - 2007b

• SAP BO - 2007a

• SAP BO - 2007 patch 45

• SAP BO - 2007

• SAP BO - 2005a

• SAP BO - 2005 patch 10-21

• SAP BO - 2005

• SAP BO - 2004

• SAP R/3

• SAP Variaatio 1

• SAP/HANA

• Scala

• Sonet

• Tikon

• Tisma

• Tisma-exceltosite

• Visma.net

• Visma Business

• Wintime

• Wise

Finago Modular Kirjanpito

Tositteen sisältö määräytyy suoraan palkkariveistä ja niiden dimensioista. Alla on kuvattu, mitä kenttiä tositteelle muodostuu ja mistä tiedot tulevat:

Tositteelle muodostuvat kentät:

1. Päivämäärä
   – Käytetään tositteen päivämääränä erän omaa päivämäärää tai erikseen annettua päivää (esim. maksupäivä).

2. Tilit
   – Kirjanpidon tilinumero kuten se toistteelle on muodostunut.
   – Tilin selite (nimi) haetaan tilikartasta.

3. Summa (brutto)
   – Lasketaan debet- ja kredit-summien erotuksena.
   – Jos samalle tilille ja dimensioille kohdistuu useita rivejä, summat lasketaan yhteen.

4. Veroton osuus (netto)
   – Lasketaan vähentämällä ALV-summa brutosta.
   – Sisältyy mukaan, jos ALV on käytössä.

5. ALV-summa ja ALV-prosentti
   – Jos rivillä on ALV-tietoa, mukaan otetaan ALV:n määrä sekä käytetty prosentti.
   – ALV-koodi haetaan dimensioista (yleensä dimensio 7).

6. Selite
   – Tositteen selitteeksi tulee esimerkiksi "Palkat 20250004 - Huhtikuu 2025 1.05.2025" tai erän otsikko.
   – Selite voidaan määritellä asetuksissa.

7. Kustannuspaikka ja muut seurantakohteet (dimensiot)
   – Heeros tukee useita dimensioita.
   – Dimensioita käytetään seuraavasti (tarkka järjestys määräytyy järjestelmäasetuksista):

   • Kustannuspaikka

   • Projekti

   • Työvaihe

   • Mahdolliset lisädimensiot (Dimensio 4–8)

8. Rivin tunniste
   – Jokaiselle muodostuvalle riville annetaan oma rivinumero.

Milloin uusi rivi muodostuu?
– Aina kun tilinumero, kustannuspaikka tai joku muu dimensio muuttuu.
– Jokainen muutos aiheuttaa uuden rivin kirjanpidon tositteelle.

Tositteen päätös
– Kun kaikki rivit on käsitelty, tosite suljetaan ja se on valmis siirrettäväksi kirjanpitoon. Tosite voidaan tuoda kirjanpitoon tuontina tai painamalla epalkoissa pilvi-kuvaketta. Mikäli aineiston käsittelyssäö tapahtuu virhe hylkääntyy aineisto. 

Vinkki: Jos aienisto hylkääntyy, tee manuaalinen tuonti Heeros-kirjanoptoon niin saat selkeät kuvaukset mitkä tiedot ovat väärin.

APS

APS-tosite muodostetaan valmiiksi laaditun kirjanpidon tosite -raportin perusteella. Tositteen sisältö ei perustu palkkalajeihin tai palkkariveihin, vaan jo erikseen koostettuun raporttiin, josta rivitiedot luetaan sellaisenaan.

Tositteelle muodostuvat tiedot:

1. Tositelaji
   – Määritetään erän asetuksissa tai tuodaan raportilta.
   – Sama arvo kaikille riveille.

2. Tositenumero
   – Tositteen numerokenttä voidaan jättää tyhjäksi tai täydentää kirjanpidossa myöhemmin.

3. Päivämäärä
   – Haetaan raportilta tai asetuksista.
   – Muoto määräytyy asetuksen mukaan (esimerkiksi 31.12.2025 tai 311225).

4. Tili
   – Haetaan suoraan raportilta.
   – Määrittää, mille kirjanpidon tilille rivi kohdistetaan.

5. Summa
   – Haetaan suoraan raportilta.
   – Ei lasketa erikseen, vaan käytetään sellaisenaan.

6. Selite
   – Tulee raportin otsikkotekstistä tai asetuksista (esimerkiksi “APS-erä” tai käyttäjän syöttämä selite).

7. Kustannuspaikka (KP)
   – Tuodaan raportilta, jos tieto on mukana.
   – Käytetään kulujen kohdistamiseen.

8. Kustannuslaji (KL)
   – Tuodaan raportilta.
   – Esittää esimerkiksi työvaiheen tai kustannustyypin.

9. Projekti
   – Tuodaan raportilta, jos raporttiin on sisällytetty projektitieto.
   – Käytetään projektiseurannan tarpeisiin.

10. Palkkalaji
    – Raportilla voi olla mukana palkkalajitieto, jota käytetään rivin tunnistamiseen tai raportointiin.
    – Kirjataan rivikohtaisesti, jos tieto on käytettävissä.

Asteri

ePalkat muodostaa Asteri-kirjanpitoon vietävän tositteen valmiiksi koostetusta kirjanpidon tosite -raportista. Heeros ei laske summia eikä yhdistä rivejä, vaan käyttää suoraan raportilla olevia tietoja sellaisinaan.

Tositteelle muodostuvat tiedot:

1. Tositenumero
   – Tunniste, joka yksilöi tositteen.
   – Tuodaan raportilta tai asetetaan erän asetuksissa.

2. Päivämäärä
   – Määritetään joko raportilla tai asetuksissa.
   – Muoto voidaan valita, esimerkiksi 31.12.2025 tai 311225.

3. Tositelaji
   – Asetetaan erätasolla.
   – Esimerkiksi “Palkat” tai muu selittävä otsikko.

4. Kustannuspaikka (KP)
   – Haetaan suoraan raportilta, jos mukana.
   – Käytetään kulujen kohdistamiseen.

5. Selite
   – Yleensä asetetaan tositteen selitteeksi, kuten “Heeros-palkat”.
   – Sama selite voi toistua kaikilla riveillä tai vaihdella tilanteen mukaan.

6. Debet-tili
   – Rivin tilinumero, jolle summa kirjautuu debet-puolelle.
   – Jos summa on negatiivinen, debet-kenttä jää tyhjäksi ja käytetään kredit-tiliä.

7. Kredit-tili
   – Tilinumero, jolle summa kirjautuu kredit-puolelle.
   – Käytetään, jos summa on negatiivinen.

8. Summa
   – Haetaan suoraan raportilta.
   – Jos samaa tiliä ja seurantakohdetta esiintyy useasti peräkkäin, summat yhdistetään automaattisesti rivin sisällä.

Milloin uusi tosite- tai kirjanpitorivi muodostuu?
Uusi rivi muodostuu aina, kun jokin seuraavista muuttuu:

• Tilinumero

• Kustannuspaikka

• Projekti

• Tosite päättyy (viimeinen rivi raportissa)

Esimerkki: 

1000;31.12.2025;Palkat;7000;;Heeros-palkat;;4010;****;1500,00
1000;31.12.2025;Palkat;7000;;Heeros-palkat;;****;2930;-1500,00

• 1000 = Tositenumero

• 31.12.2025 = Päivämäärä

• Palkat = Tositelaji

• 7000 = Kustannuspaikka (KP)

• (tyhjä) = Mahdollinen toinen seurantakohde (ei käytössä tässä esimerkissä)

• Heeros-palkat = Selite

• (tyhjä) = Varattu kenttä, ei käytössä

• 4010 / 2930 = Debet- tai kredit-tili

• ******** = Vastatili (toinen jää aina tyhjäksi)

• 1500,00 / -1500,00 = Summa (merkkisäännön mukaisesti)

Business Central

ePalkat muodostaa Business Central -kirjanpitotositteen valmiista kirjanpidon tosite -raportista. Heeros ei tee summalaskentaa, vaan käyttää raportilla jo muodostetut rivit sellaisinaan. Vientitiedoston tarkka sarakerakenne ja sisältö riippuvat käytetystä versiosta. Versio valitaan erän asetuksissa kentästä Versio.

Jokaisessa versiossa voi olla oma rivimuotonsa ja erilaiset sarakkeet. Alla on esitelty jokainen versio ja mitä tietoja niissä viedään. Versioita voi olla muitakin nöiden lisäksi. Seuraa saamaasi ohjeistusta

Versio 1 – Perusmuotoinen yleisvienti

Tämä versio käyttää mallia "YLEINEN;PALKKA" ja tekee rivistä rakenteen, jossa on yleisesti käytetyt taloushallinnon tiedot.

Rivin rakenne (sarakkeet):

1. Päiväkirjan mallin nimi (esim. YLEINEN)

2. Päiväkirjaerän nimi (esim. PALKKA)

3. Rivinumero (alkaa esim. 9500 tai 10000, kasvaa +500)

4. Tilityyppi (esim. KP-tili)

5. Tilinumero (kirjanpidon tili)

6. Kirjauspäivämäärä

7. Asiakirjatyyppi (tyhjä)

8. Tositenumero

9. Tositteen selite

10. Summa

11. Tyhjä

12. Tyhjä

13. Tyhjä

14. Työvaihe (dimensio 3)

15. Tyhjä

16. Tyhjä

17. Tyhjä

18. Kustannuspaikka (dimensio 1)

19. Rahoitus (dimensio 5)

20. Tyhjä

21. Tyhjä

22. Tyhjä

23. Tyhjä

24. Projekti (dimensio 2)

25. Lisädimensio (dimensio 4)

Käyttö: Käytetään laajasti yleisessä kirjanpidon viennissä, jossa tarvitaan perusdimensiot.

Versio 2 – Kevyt vienti ilman dokumenttitietoja

Tässä versiossa rivin alkuun tulee päivämäärä ja perusdimensiot, mutta dokumentti- ja ALV-tietoja ei ole mukana.

Rivin rakenne (sarakkeet):

1. Päivämäärä

2. Tyhjä

3. Tyhjä

4. Tilinumero

5. Tyhjä

6. Kustannuspaikka (dimensio 1)

7. Työvaihe (dimensio 3)
   8–14. Tyhjiä kenttiä

8. Summa
   16–18. Tyhjiä kenttiä

9. Selite

Käyttö: Soveltuu yksinkertaisiin vientitilanteisiin, joissa ei tarvita tositenumeroa, ALV-tietoja tai projektidimensioita.

Versio 3 – ALV-tiedot mukana

Kuten versio 2, mutta lisättynä ALV-tiedoilla. Käytetään, kun ALV-koodi ja ALV-prosentti ovat olennaisia.

Rivin rakenne (sarakkeet):

1. Päivämäärä

2. Tyhjä

3. Tyhjä

4. Tilinumero

5. Tyhjä

6. Kustannuspaikka (dimensio 1)

7. Työvaihe (dimensio 3)
   8–14. Tyhjiä kenttiä

8. Summa

9. ALV-koodi (dimensio 7)

10. Tyhjä

11. Tyhjä

12. Selite

Käyttö: Kirjanpitoviennit, joissa halutaan viedä ALV-tiedot mukana.

Versio 4 – Projektivienti laajalla sarakekentällä

Versio 4 tekee pitkän rivin, jossa käytetään Business Centralin projektivientirakennetta. Rivillä on erittäin monta saraketta. Käytössä on mm. projektinumero, tehtävänumero, määrä, ALV-kentät, ja monia varattuja sarakkeita.

Rivin rakenne (poiminta tärkeimmistä sarakkeista):

1. Vakioarvo "PROJEKTIT"

2. Päiväkirjaerän nimi

3. Rivinumero (alkaa 10000)

4. Tilityyppi (esim. KP-tili)

5. Tilinumero

6. Kirjauspäivämäärä

7. Tositenumero

8. Selite
   9–10. Tyhjä

9. Summa

10. Kustannuspaikka (dimensio 1)

11. Projekti (dimensio 4)

12. Projektitehtävänumero (dimensio 5)

13. Määrä (0 jos KP ja projekti tyhjiä, muuten 1)
    16–100+. Tyhjiä tai varattuja kenttiä

Käyttö: Käytetään asiakkailla, joilla on projektiseurantaa ja projektin tehtävät tulevat osaksi vientiriviä. Edellyttää laajaa kenttämääritystä Business Centralin päässä.

Yhteenveto:

– Versio 1: Perusmuotoinen vienti, yleisesti käytetty.
– Versio 2: Kevyt muoto ilman dokumentti- ja ALV-tietoja.
– Versio 3: Kuten versio 2, mutta sisältää ALV-tiedot.
– Versio 4: Pitkä projektimuotoinen vienti, sisältää määrä-, projekti- ja tehtävätiedot, useita kymmeniä sarakkeita.

Huomioitavaa:
– Rivin muodostuminen perustuu tiliin, kustannuspaikkaan ja projektiin. Jos jokin näistä muuttuu, uusi vientirivi muodostuu.
– Rivin summa otetaan suoraan raportilta.
– Jos ALV-prosentti on asetettu, ALV-summa lasketaan suhteessa kokonaissummaan (summa * ALV%).
– Juokseva rivinumero kasvaa jokaisella rivillä version mukaisesti (esim. +500).

D365

D365-tosite muodostetaan ePalkkojen valmiista kirjanpidon tosite -raportista. Heeros ei tee laskentaa, vaan käyttää raportin tietoja sellaisenaan. Tositteen tiedot kootaan riveittäin, ja jokainen uusi tilin, kustannuspaikan tai projektin yhdistelmä muodostaa uuden rivin.

Tositteelle muodostuvat tiedot:

1. Päivämäärä
   – Tositteen päiväys, tuodaan raportilta tai erän asetuksista.
   – Muoto määräytyy asetuksesta (esim. 31.12.2025 tai 311225).

2. Tositenumero
   – Jokaisella rivillä näkyy sama tositenumero, joka yksilöi koko tositteen.

3. Selite
   – Määritellään asetuksissa tai haetaan raportilta.
   – Esim. "Palkkaerä 12/2025".

4. Tili
   – Kirjanpidon tilinumero, jolle rivi kohdistetaan.
   – Tuodaan raportilta.

5. ALV-koodi
   – Tuodaan raportilta, mikäli käytössä.
   – ALV-prosentti vaikuttaa ALV-summan laskentaan.

6. Kustannuspaikka (KP)
   – Dimensio 1, haetaan raportilta.
   – Kohdistaa kulun organisaation osaan.

7. Projekti
   – Dimensio 2, haetaan raportilta, jos projektiseuranta on käytössä.

8. Työvaihe (TV)
   – Dimensio 3, käytetään lisäseurantaan.

9. Lisädimensiot
   – Dimensio 4 ja 5 (Dim4, Dim5) voidaan ottaa käyttöön tarpeen mukaan.

10. Summa
    – Raportilta tuleva summa, joka voi olla joko brutto- tai nettoarvo asetusten mukaan.

Milloin uusi rivi muodostuu?
Uusi vientirivi muodostuu, kun jokin seuraavista tiedoista vaihtuu:

• Tilinumero

• Kustannuspaikka

• Projekti

• Tosite päättyy

Esimerkki D365-vientitiedoston rivistä:

31.12.2025;1005;Palkat joulukuu;4010;ALV24;7000;PROJ123;TV01;D4VAL;D5VAL;;;1500,00

Kenttien selitykset:

• 31.12.2025 = Päivämäärä

• 1005 = Tositenumero

• Palkat joulukuu = Selite

• 4010 = Tili

• ALV24 = ALV-koodi

• 7000 = Kustannuspaikka

• PROJ123 = Projekti

• TV01 = Työvaihe

• D4VAL, D5VAL = Lisädimensiot

• (tyhjät kentät) = varatut kentät (ei käytössä tässä esimerkissä)

• 1500,00 = Summa

Digia

Digia-vienti perustuu valmiiksi muodostettuun kirjanpidon tosite-raporttiin. Heeros ei tee summalaskentaa, vaan muodostaa vientitiedoston suoraan raportin riveistä. Vientirivin rakenne riippuu valitusta erottimesta ja mahdollisista mukautetuista dimensioasetuksista.

Yleinen rakenne

Vientirivi sisältää seuraavat tiedot:

• Tositepäivä
• Tositenumero
• Tositteen selite
• Tilinumero
• ALV-koodi
• Dimensio 1–8 (kustannuspaikka, projekti, työvaihe jne.)
• Summa (bruttosumma, debet/kredit)

Vientimuodot

Muoto 1 (erotin tyhjä tai tolpallinen muoto ilman mukautettuja dimensioita)

Kiinteäleveyksinen rivi:

• Päiväys muodossa "ddmmyy"
• Tositelaji (4 merkkiä)
• Tositenumero (8 numeroa)
• Tilikoodi (8 merkkiä)
• Etumerkki + / -
• Summa sentteinä (11 numeroa, ilman desimaalipistettä)
• Valuutta (esim. EUR)
• Kurssi (kiinteästi 1)
• Selite (max 30 merkkiä)
• ALV-koodi (max 6 merkkiä)
• Organisaatiokoodi (3 merkkiä)
• Dimensio 1–8 (8 merkkiä/kenttä)

Muoto 2 (erotin esim. puolipiste)

CSV-tyyppinen rivi, jossa kentät erotellaan valitulla erottimella:

1. Päivämäärä
2. Tositenumero
3. Selite
4. Tili
5. ALV-koodi
6. Dimensio 1 (kustannuspaikka)
7. Dimensio 2 (projekti)
8. Dimensio 3 (työvaihe)
9. Dimensio 4
10. Dimensio 5
11. Henkilödimensio (numero)
12. Tyhjä
13. Tyhjä
14. Summa (desimaali, esim. 123,45 tai 123.45 desimaaliasetuksesta riippuen)

Muoto 3 (tolpallinen muoto mukautetuilla dimensioilla)

Rakentuu kuten muoto 1, mutta dimensio-ohjaus perustuu Heerosin mukautettuihin dimensiomäärittelyihin (L:HDim1 – L:HDim8). Dimensioiden lähde voi olla esim. kustannuspaikka, projekti, työvaihe tai muu kirjanpidossa ohjattava kohde. Ohjausmäärittelyt kertovat, mitkä kentät (OldDim1–8) viedään mihinkin positioon vientirivillä.

Huomioitavaa

• Valuutta on kiinteästi EUR ellei muuta erikseen määritetty.
• Kurssi on aina 1.
• Vientirivi muodostuu aina, kun tili tai dimensio vaihtuu raportilla.
• Vientimuoto valitaan erottimen ja mukautettujen dimensioiden perusteella.
• Mukautetut dimensiot mahdollistavat organisaatiokohtaiset vientikenttien määrittelyt.

Esimerkki (muoto 1)

311224PALK00001234TILIKOOD-00000012345EUR00000000000000000001Palkkakulut jälkiperitty ALV001ORGPROJEKTITYOVAIHEYKSIKKOXXXXXKPXXXXX          

Esimerkki (muoto 2)

31.12.2024;00001234;Palkkakulut jälkiperitty;4000;ALV001;KP001;PRJ002;TV03;YKSIKKO1;RAHO01;123456; ; ;1234.56

Esimerkki (muoto 3)

311224PALK00004567TILIKOOD+00000123456EUR00000000000000000001Palkka ALV002123KP001DIM2DIM3DIM4DIM5DIM6DIM7DIM8        

Jos vienti ei näytä oikealta, tarkista erottimen valinta ja mahdolliset Dimensio-ohjaukset (Dim1 – Dim8).

Esimerkki 1: Muoto 1 (kiinteämuotoinen, ei mukautettuja dimensioita, erotin tyhjä)
Kun Erotin on tyhjä ja mukautettuja dimensioita ei käytetä.

311224PALK12345678TILI1234+000012345EUR00000000000000001Tosite selite ALV001 PROJ001 TV001 DIM4001 DIM5001 KP001

Selitykset:

• 311224 = tositepäivämäärä muodossa ppkkvv

• PALK = tositelaji (max 4 merkkiä)

• 12345678 = tositenumero

• TILI1234 = kirjanpidon tili

  • = etumerkki (positiivinen summa)

• 000012345 = summa sentteinä (esim. 123,45 EUR)

• EUR = valuutta

• 00000000000000001 = valuuttakerroin (yleensä 1)

• Tosite selite = selite (max 30 merkkiä)

• ALV001 = ALV-koodi (max 6 merkkiä)

• PROJ001, TV001, DIM4001, DIM5001, KP001 = dimensiot

Esimerkki 2: Muoto 2 (puolipiste-erotin, ei mukautettuja dimensioita)
Kun Erotin on ; ja mukautettuja dimensioita ei käytetä.

31.12.2024;123456;Tosite selite;TILI1234;ALV001;KP001;PROJ001;TV001;DIM4001;DIM5001;12345678;;;-123,45

Selitykset:

• 31.12.2024 = tositepäivämäärä

• 123456 = tositenumero

• Tosite selite = selite

• TILI1234 = kirjanpidon tili

• ALV001 = ALV-koodi

• KP001, PROJ001, TV001, DIM4001, DIM5001 = dimensiot

• 12345678 = henkilötunnus (dim4)

• -123,45 = summa euroina

Esimerkki 3: Muoto 3 (tolppaformaatti, ei mukautettuja dimensioita)
Kun Erotin = '3' ja HDim1–8 kaikki nolla (ei ohjattuja dimensioita).

311224PALK12345678TILI1234-000012345EUR00000000000000001Tosite selite ALV001ORGPROKP001 TV001 DIM4001 DIM5001

Selitykset:

• ORG = organisaatiokoodi, jos asetettu

• KP001 jne. = dimensiot

Esimerkki 4: Muoto 3 (tolppaformaatti, mukautetut dimensiot käytössä)
Mukautetut dimensiot ohjattu Heerosin kentillä HDim1–HDim8.

311224PALK12345678TILI1234+000012345EUR00000000000000001Tosite selite ALV001ORG001DIM001DIM002DIM003DIM004DIM005DIM006DIM007DIM008

Selitykset:

• DIM001–DIM008 = muodostuvat käyttäjän määrittelyiden mukaisesti eri dimensiokentistä

• Esimerkiksi:

  • DIM001 = kustannuspaikka

  • DIM002 = projekti

  • DIM003 = työvaihe

  • DIM004–DIM008 = muut dimension mukaiset ohjaukset

EmCe

Tosite muodostetaan XML-muotoiseen aineistoon, joka voidaan tuoda EmCe-kirjanpitoon. Tositteen sisältö muodostuu palkka-ajoista syntyneistä kirjanpitoriveistä.

Alla on kuvattu, mitä tietoja tositteelle muodostuu ja mistä tiedot tulevat.

Tositteelle muodostuvat kentät

1. Tilikausi

– Tositteen tilikausi muodostuu kirjanpidon kaudesta, jolle palkkatapahtumat kirjataan.

2. Tositelaji

– Tositelaji tulee viennissä käytetystä kirjanpidon tositelajista.

3. Tositenumero

– Tositenumero muodostuu viennin yhteydessä annetusta tositenumerosta.

4. Tositepäivä

– Tositteen päivämääränä käytetään viennille annettua kirjanpidon päivämäärää.

5. Tositeselite

– Tositteen selite muodostuu viennin yhteydessä annetusta selitteestä.

6. Valuutta

– Tositteella käytetään valuuttaa EUR, ellei viennille ole määritelty muuta valuuttaa.

7. Debet-summa yhteensä

– Tositteelle lasketaan kaikkien debet-rivien yhteissumma.

8. Kredit-summa yhteensä

– Tositteelle lasketaan kaikkien kredit-rivien yhteissumma.

9. Vientirivien lukumäärä

– Tositteelle muodostuneiden kirjanpitorivien määrä.

Tositteen rivit

Jokaisesta palkkalaskennan kirjanpitorivistä muodostuu oma rivi tositteelle.

Riville muodostuvat seuraavat tiedot:

1. Rivinumero

– Rivien järjestysnumero tositteella.

2. Päivämäärä

– Sama päivämäärä kuin tositteella.

3. Tilinumero

– Kirjanpidon tilinumero palkkalajin kirjanpitomäärityksen mukaisesti.

4. Tilin nimi

– Tilin nimi haetaan tilikartasta.

5. Debet / Kredit

– Palkkalaskennan muodostama summa kirjataan debet- tai kredit-puolelle kirjanpidon määritysten mukaisesti.

6. Summa valuutassa

– Rivin rahamäärä valuutassa.

7. Selite

– Kirjanpitorivin selite muodostuu palkkalaskennan rivin selitteestä.

8. ALV-koodi

– Mahdollinen ALV-koodi siirtyy palkkalajin kirjanpitomäärityksestä.

Procountor

Procountor-vienti – yleiskuvaus

Procountor-vienti muodostuu rivikohtaisesti valmiista kirjanpitotositteesta. Vienti ei laske tietoja palkkariveiltä vaan käyttää jo muodostettua tositeraporttia.

Tiedoston rakenne on vakio ja sisältää seuraavat kentät:

1. Tili

2. Selite (TositeSelite)

3. Summa euroina (debet – kredit)

4. Dimensio (v_Dim1Nimi – voi olla esimerkiksi "Projekti")

5. Kustannuspaikka (KP:n nimi tai koodi)

Kentät erotellaan erottimella, joka voi olla esimerkiksi puolipiste ;.

Esimerkkirivi Procountor-viennissä

Tili1234;Palkat 12/2024;-4567,89;Asiakastyö;Myynti

Selitykset:

• Tili1234 = kirjanpidon tili

• Palkat 12/2024 = tositteen selite

• -4567,89 = rivisumma euroina

• Asiakastyö = dimensio (esimerkiksi projekti)

• Myynti = kustannuspaikka

Otsikkorivi

Tiedoston alkuun lisätään otsikkorivi:

Tili;Selite;Summa;Dimensio;Kustannuspaikka

Useita rivejä sisältävä esimerkki

Tili;Selite;Summa;Dimensio;Kustannuspaikka
Tili1234;Palkat 12/2024;-4567,89;Asiakastyö;Myynti
Tili2345;Palkkakulut 12/2024;4567,89;Asiakastyö;Hallinto

Huomioita

• Dimensio- ja kustannuspaikkakentät haetaan automaattisesti tositteen riviltä.

• Jos asetuksessa "Käytä KP:n nimeä" on päällä, kustannuspaikkana käytetään nimeä (muuten koodia).

• Oikea desimaalierotin määritellään asetuksissa (pilkku tai piste).

• Desimaalipituus määritellään NumPic-muodolla (esim. @n-_12.2).

Procountor 2

Procountor2-vienti – ohje ja erot tavalliseen Procountor-vientiin

Procountor2 on vaihtoehtoinen vientimuoto, joka on kehitetty erityisesti erillistoiveiden pohjalta. Se eroaa merkittävästi perinteisestä Procountor-viennistä.

1. Ei otsikkoriviä

Procountor2-vienti ei sisällä mitään otsikkoriviä. Tiedosto alkaa suoraan data­riveillä.

2. Jokainen dimensio viedään omalle riville

Jos kirjanpidon rivillä on useita dimensioita (esimerkiksi kustannuspaikka ja projekti), Procountor2 muodostaa jokaisesta dimensiosta oman rivinsä. Tämä on merkittävin ero tavalliseen vientiin, jossa kaikki tiedot viedään yhdelle riville.

3. Viedyt kentät per rivi

Jokainen rivi sisältää seuraavat tiedot:

• Kirjanpitotili

• Tositteen selite

• Summa

• Dimensioavain (esim. Dim1, Dim2…)

• Dimensioarvo

4. Dimensiot joita tuetaan

Tiedostoon voidaan viedä seuraavat dimensiot:

• Dim1: Kustannuspaikka (Dimensio[1])

• Dim2: Projekti (Dimensio[2])

• Dim3: Työvaihe (Dimensio[3])

• Dim4: Lisämittari 1 (Dimensio[4])

• Dim5: Lisämittari 2 (Dimensio[5])

Jokaisen dimensioavain (Dim1, Dim2…) nimi haetaan järjestelmästä seuraavilla asetuksilla:

• Dim1Nimi

• Dim2Nimi

• Dim3Nimi

• Dim4Nimi

• Dim5Nimi

5. Projektitunniste (Projektin koodi kirjanpitoon)

Jos käytetään Dim2 (projekti), ja projektirekisteristä  löytyy kenttä koodi kirjanpitoon, sitä käytetään rivillä projektin arvona. Jos koodi kirjanpitoon on tyhjä, käytetään projektikoodia sellaisenaan.

6. Erotin

• Jos erottimeksi ei ole asetettu mitään, käytetään tabia (<009>).

• Erotin vaikuttaa rivin muotoiluun, mutta käytännössä tiedot ovat aina:

  • Kirjanpitotili

  • Selite

  • Summa

  • Dimensioavain

  • Dimensioarvo

7. Esimerkkirivit

Kustannuspaikalla:
4010 Palkat 1000,00 Dim1 Myynti

Projektilla:
4010 Palkat 1000,00 Dim2 Asiakastyö

Työvaiheella:
4010 Palkat 1000,00 Dim3 Suunnittelu

Useilla dimensioilla:
4010 Palkat 1000,00 Dim1 Myynti
4010 Palkat 1000,00 Dim2 Asiakastyö
4010 Palkat 1000,00 Dim3 Suunnittelu

Huom: Jokainen dimensio viedään omalle riville.

8. Milloin tätä käytetään

Procountor2 soveltuu tilanteisiin, joissa vastaanottava järjestelmä vaatii yhden dimensiotiedon per rivi. Tällöin ei voida käyttää normaalia Procountor-vientiä, jossa kaikki tiedot ovat samalla rivillä.

Procountor muistio

Procountor Muistio on erikoismuotoinen vienti, joka toteutettiin alun perin asiakastoiveiden mukaan. Vienti ei kuitenkaan toiminut täysin toivotusti, mutta muoto on säilytetty mahdollisia myöhempiä käyttötarpeita varten.

Yleiset piirteet:

• Viennissä ei ole otsikkoriviä.

• Ensimmäinen rivi alkaa aina "N"-kirjaimella ja sisältää kiinteän määrän tyhjiä kenttiä sekä tositteen selitteen. Tämä toimii muistiorivin aloituksena.

• Jokainen kirjanpidon viedään rivinä, jossa tili ja summa ilmoitetaan.

• Dimensioarvot lisätään erillisille riveille rivikohtaisesti – yksi dimensiorivi per dimensio.

• Dimensioriveillä käytetään "DIMENSIO"-merkintää ja dimensioavain+arvo-paria, esim. DIMENSIO <erotin> R <erotin> DimensioNimi <erotin> Selite <erotin> 100

Rivin rakenne

Muistiorivi (alkurivi):
N <erotin> EUR <erotin> ... <TositeSelite> ... <P> vat_1
→ kenttiä on yhteensä noin 50–60 kappaletta, joista vain osa käytössä

Varsinainen kirjanpidon rivi:
<tyhjä> <erotin> ... <summa> <erotin> ... <tilin nimi> ... <kirjanpitotili>

Dimensiorivi:
<tyhjä> <erotin> DIMENSIO <erotin> R <erotin> DimensioNimi <erotin> DimensioSelite <erotin> 100

Tuetut dimensiot

Ohjelma tunnistaa ja vie seuraavat dimensiot, jos ne ovat käytössä:

• Dim1 = kustannuspaikka 

• Dim2 = projekti 

• Dim3 = työvaihe 

• Dim4 = henkilö 

• Dim5 = muu 

Dimensioiden nimet määritellään järjestelmämuuttujilla:

• Dim1Nimi

• Dim2Nimi

• jne.

Erot aiempiin Procountor-muotoihin

1. Perinteinen Procountor

   • Kaikki tiedot samalla rivillä.

   • Yksi kirjanpidon vientirivi = yksi tiedostorivi.

   • Viedään: tili, selite, summa, dimensioavain, dimensioarvo.

2. Procountor2

   • Yksi dimensio = yksi rivitiedosto.

   • Useampi rivi per kirjanpidon rivi.

   • Jokainen dimensio viedään omana rivinään.

   • Ei muistiorakennetta, yksinkertaiset CSV-rivit.

3. Procountor Muistio

   • Aloitetaan muistiorivillä (N EUR ...).

   • Jokainen kirjanpidon rivi oma rivinsä.

   • Jokaisesta dimensiosta tehdään erillinen "DIMENSIO"-rivi, jossa mukana dimensioavain, arvo ja painoarvo (100).

   • Vaatii rekisterihakua esim. projekti- ja kustannuspaikkarekisteristä, jotta saadaan dimensioiden selitteet.

Esimerkki

1. Muistiorivi (pakollinen alku):

N EUR ... Palkkojen vienti ... P vat_1

2. Kirjanpidon rivi (tili ja summa):

<tyhjä> <tyhjä> <tyhjä> <tyhjä> <tyhjä> 1000,00 <tyhjä> <tyhjä> <tyhjä> Myyntitulot <tyhjä> ... 4010

3. Dimensiorivi (esim. kustannuspaikka):

<tyhjä> DIMENSIO R Dim1 Myyntiosasto 100

4. Dimensiorivi (esim. projekti):

<tyhjä> DIMENSIO R Dim2 Asiakastyö123 100

Huomioita

• Muistioformaatti on rakenteeltaan laajempi ja enemmän Procountorin "muistioraportin" henkinen.

• Ei suositella käytettäväksi ilman erillistä sovitusta Procountorin kanssa.

• Soveltuu tilanteisiin, joissa Procountor haluaa viedyn tiedon muistiona eikä tavanomaisena tositevientiä.

Excel

Excel-vienti tuottaa rivimuotoisen tiedoston, jossa ensimmäisellä rivillä on sarakeotsikot ja sen jälkeen itse tositerivit. Tiedot voi avata helposti Excelissä erottimella eroteltuna.

1. Sarakeotsikot

Ensimmäinen rivi sisältää seuraavat sarakeotsikot:

Tili;Summa;[Dimensio1];[Dimensio2];[Dimensio3];[Dimensio4];[Dimensio5];Selite;Päivämäärä;Tositenumero;ALV-koodi;ALV-summa

Otsikoiden nimet määräytyvät järjestelmän asetusten mukaan. Esimerkiksi [Dimensio1] voi olla "Kustannuspaikka" tai "Projekti".

2. Vientirivit

Varsinainen aineisto alkaa toiselta riviltä. Jokainen riviyhteenlasku muodostaa oman vientirivin.

Rivin sisältö muodostuu seuraavista kentistä:

• Tili: käytettävä kirjanpitotili

• Summa: debet–kredit erotus, muotoillaan asetetulla desimaalierottimella

• Dimensiot 1–5: mahdolliset kustannuspaikat, projektit, TV, henkilönumero jne.

• Selite: tilin tai palkkalajin nimi

• Päivämäärä: tositteen päivämäärä

• Tositenumero: siirron tunniste

• ALV-koodi: käytetty alv-koodi, jos on

• ALV-summa: laskettu alv-summa, jos on

Esimerkkirivi:

4000;1250,00;KP01;PROJ001;;;Palkat 5/2025;20.05.2025;123456;S1;250,00

Tässä esimerkissä:

• Tilinä on 4000 (palkkamenot)

• Summa on 1250 €

• Käytössä on kustannuspaikka KP01 ja projekti PROJ001

• Selite "Palkat 5/2025"

• Tositepäivä 20.5.2025

• Tositenumero 123456

• ALV-koodi on S1 ja alv-summa 250 €

Huomioitavaa:

• Desimaalierotin määräytyy järjestelmäasetuksen mukaan (piste tai pilkku)

• ALV-sarake voi olla tyhjä, jos rivi ei sisällä alv:tä

• Vientitiedoston voi viedä suoraan Exceliin avaamalla sen oikealla erottimella (yleensä puolipiste)

Fennoa

Tiedot viedään CSV-tiedostoon, jossa käytetään puolipistettä (;) kenttäerottimena.

Tiedoston ensimmäinen rivi on otsikkorivi:

Tili;Kustannuspaikka;EUR;Selite;Alv

Kenttien selitykset:

Jokainen varsinainen vientirivi sisältää seuraavat kentät:

1. Tili = kirjanpidon tilinumero

2. Kustannuspaikka = yhdistetyt dimensiot muodossa Dim1,Dim4,Dim3,Dim2

3. EUR = rivin brutto-summa

4. Selite = tilin selite tai muu haluttu kuvaus

5. Alv = merkitään aina arvoksi 0

Esimerkkejä:

Esimerkki 1 – rivillä ei ole dimensioita:

4000;;520,00;Palkat kausi 5/2025;0

Esimerkki 2 – yksi dimensio (Dimensio1 = TUOTANTO):

4000;TUOTANTO;1120,50;Palkat kausi 5/2025;0

Esimerkki 3 – useita dimensioita:

4010;TUOTANTO,OSASTO1,PROJEKTI123,KUSTP123;3500,00;Projektityö;0

Huomioita:

– Dimensiot yhdistetään yhdeksi kentäksi ja erotellaan pilkuilla.
– Jos jokin dimensio puuttuu, jätetään kenttä tyhjäksi, mutta pilkku säilyy.
– Esimerkiksi: TUOTANTO,,PROJEKTI123,KUSTP123
– Summat esitetään muodossa 1234,56 (pilkku desimaalierottimena).
– ALV-sarake on aina 0.
– Jos sama tili esiintyy useilla riveillä, summat lasketaan yhteen ja muodostetaan yksi rivi per tili.

Yhteenvetorivi ei sisälly tiedostoon, jokainen rivi on itsenäinen vientirivi.

Fivaldi

Fivaldiin vietävä aineisto muodostetaan CSV-muotoon. Kenttäerottimena käytetään puolipistettä ( ; ), ellei erikseen muuta määritetä.

Ensimmäinen rivi on aina otsikkorivi:

tili;summa;pvm;selite;sk1;sk2

Kuvaus sarakkeista:

1. tili = kirjanpidon tilinumero

2. summa = bruttosumma rivillä (positiivinen tai negatiivinen). Desimaalierotin voi olla pilkku tai piste asetuksen mukaan

3. pvm = kirjauspäivämäärä. Muoto määräytyy asetuksesta L:v_PvmMuoto, esim. 31.12.2025

4. selite = tositeselite tai muu haluttu teksti

5. sk1 = kustannuspaikka (Dimensio 1)

6. sk2 = projekti (Dimensio 2)

Esimerkkejä:

Esimerkki 1 – pelkkä tili ja summa:

4000;1320,50;31.05.2025;Palkat kausi 5/2025;;

Esimerkki 2 – mukana kustannuspaikka:

4000;1320,50;31.05.2025;Palkat kausi 5/2025;TUOTANTO;

Esimerkki 3 – mukana kustannuspaikka ja projekti:

4000;1320,50;31.05.2025;Projektityöt;TUOTANTO;PROJ123

Huomioitavaa:

– Desimaalierotin riippuu asetuksesta Desimaalipiste. Jos se on 1, käytetään pistettä (.). Muuten käytetään pilkkua (,).
– Päivämäärän muoto tulee asetuksesta Päivämäärän muoto. Jos sitä ei ole asetettu, käytetään oletuksena muotoa (dd.mm.yyyy).
– Jos Erotin on tyhjä, käytetään erottimena puolipistettä. Jos arvo on '9', käytetään ASCII-erotinta (koodi <009>).
– Yksi vientirivi muodostetaan aina per tili–kustannuspaikka–projekti -yhdistelmä. Jos rivejä kertyy samalla yhdistelmällä, summat lasketaan yhteen.
– Summakenttään tulee brutto (ei ALV-erottelua tässä muodossa).

Monitor

Monitor-vienti tuottaa rivitiedoston, jota voidaan käyttää esimerkiksi ulkoiseen kirjanpitoon. Vienti muodostuu yksittäisistä kirjauksista, joissa rivit sisältävät kaikki tarvittavat tiedot kuten tilin, summat, kustannuspaikan ja tositteen selitteen.

Tiedoston sarakerakenne (perusmuoto):

Tositesarja;Tositenumero;Tositepvm;Tili;Debet;Kredit;Kustannuspaikka;Tositeteksti

Esimerkki rivistä:

;;30-07-2023;1910;;2888,57;KP1;Palkat Heinäkuu 2023
;;30-07-2023;5000;4097,60;;KP2;Palkat Heinäkuu 2023

Selite sarakkeittain:

• Tositesarja: Yleensä tyhjä

• Tositenumero: Tositteen numero, esim. 12345

• Tositepvm: Tositepäivämäärä muodossa pp-kk-vvvv

• Tili: Kirjanpitotili, esim. 5000

• Debet: Summa debet-puolelle

• Kredit: Summa kredit-puolelle

• Kustannuspaikka: Esim. KP1 tai projektikoodi

• Tositeteksti: Selite, esim. "Palkat kesäkuu 2025"

Laajennettu vienti (jos käytössä):

Jos Laajennettu vienti on päällä, riville lisätään seuraavat sarakkeet:

Tositesarja;Tositenumero;Tositepvm;Tili;Kredit;Debet;Kustannuspaikka;Projekti;TV;Henkilö;Dim4;Dim5;Tositeteksti

Esimerkki laajasta rivistä:

;;30-07-2023;5000;0,00;4097,60;KP1;PROJ01;TV01;12345;ALUE1;YKSIKKÖ;Palkat Heinäkuu 2023

Huomioitavaa:

• Ohjelma valitsee automaattisesti käytettävän vientimuodon (perus tai laajennettu) sen mukaan, onko laajavienti valittu asetuksissa.

• Debet- ja kredit-summat asetetaan automaattisesti rivisumman mukaan.

• Henkilötunniste (esim. työntekijän numero) poimitaan dimensiosta 4, ja nimi haetaan tarvittaessa taustataulusta.

Tekniset yksityiskohdat:

• Desimaalimuoto määräytyy asetuksen Desimaalipiste perusteella (pilkku tai piste).

• Päivämäärän muoto on kiinteä: pp-kk-vvvv.

• Rivit erotellaan puolipisteillä.

• Vientitiedosto voidaan liittää leikepöydältä Exceliin tai tallentaa CSV-muodossa.

Navision

Navision-vienti tuottaa tekstitiedoston, jossa on yksi rivi jokaista tili–dimensio–summa -yhdistelmää kohti. Käytettävä kenttäerotin määräytyy asetuksesta Erotin, oletuksena puolipiste ( ; ).

Rakenne

Yksi vientirivi sisältää seuraavat tiedot:

1. päiväkirjan mallin nimi (esim. YLEINEN)

2. erän nimi (esim. PALKKA)

3. kirjauspäivämäärä (asetuksen L:PvmMuoto mukaan, esim. 31.12.2025)

4. tosite- tai eränumero

5. tilinumero

6. summa (positiivinen tai negatiivinen)

7. kustannuspaikka (Dimensio 1)

8. projekti (Dimensio 2)

9. ALV-koodi (Dimensio 7)

10. ALV-summa

11. tositeselite

12. (uudelleen) kustannuspaikka

13. (uudelleen) projekti

14. työvaihe (Dimensio 3)

15. henkilö (Dimensio 4)

16. tehtävä (Dimensio 5)

17. (tyhjä kenttä lopussa)

Esimerkki – Laaja vienti päällä

YLEINEN;PALKKA;31.12.2025;12345;4000;-1320,50;TUOTANTO;PROJ123;ALV24;-255,00;Palkat kausi 12/2025;TUOTANTO;PROJ123;TV001;H1234;TEHT001;

Erikoistapaukset

– Jos asetuksessa LaajaVienti ei ole valittuna käytösä, riville ei tule työvaihetta, henkilöä tai tehtävää.
– Jos Navision Muoto on 3, dimensioiden järjestys voi olla erilainen (esim. työvaihe ja tehtävä vaihtavat paikkaa).
– Jos käytetään ASCII-erotinta 9, erottimeksi tulee <009>.

Huomioitavaa

– Desimaalierotin määräytyy asetuksen Desimaalipiste mukaan: piste (.) jos 1, muuten pilkku (,).
– ALV-summa lasketaan kaavalla: (ALV-prosentti * rivisumma) / 100.
– Rivisummat koostetaan tili–dimensio-yhdistelmälle yhteen, jos useita rivejä samalle.

Esimerkki rivistä ilman laajaa vientiä:

YLEINEN;PALKKA;31.12.2025;12345;4000;-1320,50;TUOTANTO;PROJ123;ALV24;-255,00;Palkat kausi 12/2025

Navision 2

Navision2-rutiini on muokattu versio Navision-viennistä. Sen rakenne ja logiikka ovat kevyemmät ja yksinkertaisemmat. Tässä keskeiset erot Navision-rutiiniin nähden:

1. Tiedoston rivirakenne on kevyempi

Navision2 muodostaa vientirivit seuraavasti:

<kirjauspäivä>;<tositeselite>;<tili>;<summa>;<kustannuspaikka>;<tyhjä>;<projekti>

Esimerkiksi:

31.12.2025;Palkat kausi 12/2025;4000;-1320,50;KP01;;PRJ123

Tämä eroaa Navisionin laajasta muodosta, jossa rivi sisältää jopa 16 kenttää, kuten ALV-prosentit ja useat dimensiot toistettuna.

2. Ei sisältöä ALV-kentistä

Navision2 ei sisällytä ALV-koodia eikä ALV-summaa riville – vaikka ne lasketaan taustalla. Ne voivat silti näkyä alkuperäisessä Navision-viennissä.

3. Kenttä “Selite” tulee eri kohtaan

Navision2:ssa TositeSelite tulee heti kirjauspäivän perään. Esimerkiksi:

<päivämäärä>;<selite>;<tili>;<summa>...

Navisionissa selite voi olla vasta 10. tai 11. kentässä, riippuen käytetystä muodosta.

4. Otsikkorivi on tyhjä

Navision2 lisää alkuun tyhjän rivin. Navision taas ei lisää ollenkaan mitään otsikkoriviä (tai lisää ohjelmakohtaisen rakenteen jos kyseessä on "Vanha Navision").

5. Vähemmän dimensioita per rivi

Navision2 käyttää vain seuraavia:

• Tili

• Kustannuspaikka (Dimensio 1)

• Projekti (Dimensio 2)

Navisionissa mukana voivat olla myös:

• Työvaihe

• Henkilö

• Tehtävä

• ALV-koodi ja ALV-summa

• Dimensioita kahteen kertaan (kopioituna rivin loppuun)

6. Kenttien järjestys ja sisältö on kiinteä

Navision2-rivin rakenne ei riipu asetuksista kuten Laaja Vienti tai Navision Muoto. Navisionissa nämä vaikuttavat suoraan siihen, mitä riveille tulostuu ja missä järjestyksessä.

Yhteenveto

Navision2 on yksinkertaistettu vientimuoto Navisionia varten. Se käyttää vähemmän tietokenttiä per rivi, ei tulosta ALV-tietoja eikä käytä monimutkaista muotoasettelua. Sopii tilanteisiin, joissa halutaan selkeä ja kevyt siirtotiedosto vain keskeisistä tositeriveistä.

Navison 3

Navision3 on kolmas muunnelma Navision-siirtotiedostojen tuotannosta. Se poikkeaa aiemmista kahdesta rutiinista (Navision ja Navision2) erityisesti tiedoston sisällön ja rakenteen osalta. Tässä selkeä vertailu:

1. Tiedoston rivimuoto on erityyppinen

Navision3 tekee seuraavanlaisen vientirivin:

<päivämäärä>;<tositenumero>;<selite>;<tili>;<alv-koodi>;<kp>;<projekti>;<työvaihe>;<dim4>;<dim5>;;;;<summa>

Esimerkki:

31.12.2025;12345;Palkat kausi 12/2025;4000;ALV1;KP01;PRJ123;TV01;DIM4X;DIM5X;;;;-1320,50

Rivillä on selkeä, kiinteä kenttämäärä, jossa osa kentistä jätetään tyhjiksi (kolme tyhjää kenttää ennen summaa). Tämä formaatti ei ole yhtä joustava kuin Navision (1), eikä yhtä kevyt kuin Navision2.

2. Selkeä rakenne ja aina samat kentät

Navision3 käyttää kiinteää rivirakennetta, joka ei riipu asetuksista (LaajaVienti, Navision Muoto), toisin kuin alkuperäinen Navision-rutiini.

Navision1 voi tuottaa 10–16 kenttää riippuen asetuksista. Navision2 tekee 6–7 kentän kevyen rivin.

3. Päivämäärän muoto on kiinteä

Navision3 käyttää kovakoodattua muotoa @D010. eli 31.12.2025, kun taas Navision ja Navision2 voivat käyttää eri muotoa asetuksesta PvmMuoto riippuen.

4. Tosite- ja ALV-tiedot näkyvät riveillä

Navision3 sisältää:

• Tositenumero

• Tositeselite

• ALV-koodi

• ALV-prosentista laskettu summa

Navision2 jättää ALV-tiedot kokonaan pois. Navision1 sisältää ne vain jos LaajaVienti=1.

5. Sarakkeita myös tyhjänä

Navision3 lisää tietoisesti tyhjiä kenttiä (esimerkiksi kolme tyhjää saraketta ennen summakenttää). Tämä viittaa siihen, että vastaanottava järjestelmä odottaa tietyn kenttämäärän joka rivillä, vaikka osa olisi tyhjiä.

Navision1 ei tee tyhjiä kenttiä ellei niihin tule tietoa. Navision2 lisää riville vain tarvittavat tiedot.

Yhteenveto

Navilog-siirtotiedosto – ohje ja esimerkit

Navilog-rutiini tuottaa siirtotiedoston, jossa yhdistyvät tiliöinnin taloustiedot sekä henkilöön liittyvät metatiedot. Vienti on muodoltaan selkeä ja kentät ovat kiinteässä järjestyksessä. Tiedoston ensimmäinen rivi sisältää otsikot.

Rakenne

Tiedoston ensimmäinen rivi on otsikko. Seuraavat rivit sisältävät varsinaiset tiliöintitiedot, yksi rivi per tili+KP+projekti-yhdistelmä.

Otsikkorivi

Tili;Summa;<dimensio1_nimi>;<dimensio2_nimi>;<dimensio3_nimi>;<dimensio4_nimi>;<dimensio5_nimi>;Numero;Nimi;Selite;Päivämäärä;Tositenumero;ALV-koodi;ALV-summa

Dimensioiden nimet haetaan muuttujista Dimensio1 Nimi jne., joten ne voivat olla esimerkiksi KP;Projekti;TV;Henkilö;Osasto.

Esimerkki:

4000;-1230,50;KP001;PRJ2025;TV12;12345;OS04;104;Maija Meikäläinen;Palkat kausi 12/2025;31.12.2025;10258;ALV1;246,10

Kenttien sisältö

1. Tili – kirjanpidon tilinumero (esim. 4000)

2. Summa – debet–kredit yhteensä rivillä (esim. -1230,50)

3. Dimensio 1 – esim. kustannuspaikka

4. Dimensio 2 – esim. projekti

5. Dimensio 3 – esim. työvaihe

6. Dimensio 4 – esim. henkilönumero

7. Dimensio 5 – esim. osasto

8. Numero – henkilönumero (esim. 104)

9. Nimi – henkilön nimi (esim. Maija Meikäläinen)

10. Selite – tositeselite (esim. "Palkat kausi 12/2025")

11. Päivämäärä – tositepäivämäärä (esim. 31.12.2025)

12. Tositenumero – numero, jolla vienti voidaan tunnistaa

13. ALV-koodi – esimerkiksi ALV1, mikäli käytössä

14. ALV-summa – lasketaan rivisummasta ALV-prosentilla

Muuta huomioitavaa

• Tiedosto käyttää erottimena arvoa Erotin, joka tyypillisesti on puolipiste (;).

• Henkilötiedot haetaan palkansaajataulusta henkilönumerolla, joka tulee dimensiosta 4.

• ALV-summa lasketaan prosenttina ALVPro * RiviSumma / 100.

• Riville lisätään kaikki kentät, vaikka osa jäisi tyhjäksi (esim. jos henkilöä ei löydy).

Esimerkki ilman henkilöä

4530;855,00;KP002;PRJXYZ;;12345;; ; ;Korjauskausi 11/2025;30.11.2025;10257;ALV3;171,00

Tässä henkilöä (dimensio 4) ei ole asetettu, joten henkilönumero ja nimi jäävät tyhjiksi.

Netvisor

Netvisoriin voidaan tuottaa tosite myös API-rajapinnalla

Netvisor-vienti muodostaa rivitiedoston, joka voidaan tuoda suoraan Netvisoriin. Viennissä voidaan käyttää kahta versiota: Versio 1 (perus) ja Versio 2 (laajennettu). Käytettävä muoto määräytyy asetuksesta NetvisorVersio.

Versio 1 – Perusmuoto

Tiedoston sarakkeet:

Tili;Selite;Summa;Dimensio;Kustannuspaikka

Esimerkki rivistä:

5000;Palkat Heinäkuu 2025;2345,60;KP;Myynti

Versio 2 – Laajennettu muoto

Tiedoston sarakkeet:

Pvm;Tili;Selite;Summa;Dimensio;Kustannuspaikka

Esimerkki rivistä:

30.06.2025;5000;Palkat Heinäkuu 2025;2345,60;KP;Myynti

Sarakkeiden sisältö:

• Pvm: Tositepäivämäärä, esim. 30.06.2025

• Tili: Kirjanpitotili, esim. 5000

• Selite: Vapaamuotoinen teksti, esim. "Palkat Heinäkuu"

• Summa: Rivin yhteissumma. Negatiiviset summat tulkitaan automaattisesti.

• Dimensio: Esimerkiksi kustannuspaikkatunnus (esim. KP)

• Kustannuspaikka: Kustannuspaikan nimi, jos asetus "Käytä KP:n nimeä" on päällä

Lisätiedot ja huomioitavaa:

• Otsikkorivi lisätään automaattisesti.

• Summa muotoillaan pilkulla tai pisteellä desimaalierottimena asetuksen Desimaalipiste mukaan.

• Rivien erottimena käytetään puolipistettä ;.

• Päivämäärän muoto on vakiosti pp.kk.vvvv, jos ei muuta ole asetettu.

• Jos "Käytä kustannuspaikan nimeä" -asetus (KaytaKPNimi) on päällä, haetaan nimen sijaan selite KP-taulusta.

• Jos KP:tä ei löydy, nimi jätetään tyhjäksi ja tapahtuma kirjataan silti.

• ALV-summia ei viedä Netvisor-muotoon – kaikki summat ovat bruttoina.

Esimerkki käytöstä:

Tositteella on kaksi kirjanpidon riviä:

1. Tili 5000, kustannuspaikka KP1, summa 2000 €

2. Tili 1910, ei kustannuspaikkaa, summa -2000 €

Tuotettu Netvisor-rivi (Versio 2):

30.06.2025;5000;Palkat kesäkuu;2000,00;KP1;Myynti
30.06.2025;1910;Palkat kesäkuu;-2000,00;;

Nova

Nova-vienti tuottaa CSV-tyyppisen siirtotiedoston, jossa jokainen rivi kuvaa yhtä kirjanpitovientiriviä. Tiedosto sisältää kolme osaa:

1. Tiedoston otsikkorivi

Nova-vienti muodostaa tiedoston, jossa on kolme osaa:

1. Tiedoston otsikkorivi
Ensimmäinen rivi sisältää organisaation ja käyttäjän tiedot sekä aikaleiman.
Esimerkki:
12345;Yritys Oy;kayttaja@yritys.fi;200524 11:38

2. Sarakeotsikot
Toinen rivi sisältää kenttien nimet seuraavassa järjestyksessä:
tosite;tlaji;tnro;pvm;tyyppi;selite;kpaikka;tunniste;projekti;tila;tili;debet;kredit;veroton;vero;valuutta;kurssi;numero;laji;lajiselite;sovellus;alvtapa;anumero;verokanta

3. Tositteen otsikkorivi
Kolmannella rivillä ilmoitetaan tositteen perustiedot.
Esimerkki:
1;TL01;;20.05.2025;1;;;;;;;;0;;;;;;;;EUR;0;;;;;;;;KP;0;0;0

4. Varsinaiset vientirivit
Jokainen kirjanpitovienti muodostaa oman rivinsä. Sarakkeisiin tulee muun muassa:

• Palkkalaji (KP) ja tilinumero

• Summa debet- tai kredit-kenttään sen mukaan, onko rivisumma positiivinen vai negatiivinen

• Päivämäärä ja tositenumero

• ALV-tiedot, jos niitä on

Esimerkki rivistä, jossa vientisumma on positiivinen (debet):
0;TL01;;20.05.2025;1;;KP01;;;0;4000;5000;;;;EUR;1;;;;KP;0;0;0

Esimerkki rivistä, jossa vientisumma on negatiivinen (kredit):
0;TL01;;20.05.2025;1;;KP01;;;0;4000;;5000;;;EUR;1;;;;KP;0;0;0

Lisätietoja:

• Valuutta on aina EUR

• ALV lasketaan prosenttina rivin summasta

• Rivin kenttä “kpaikka” täytetään, jos kustannuspaikka on käytössä

SAP R/3

SAPR3-vienti tuottaa tekstitiedoston, jossa on kolme osaa:

1. Otsikkorivi

2. Kirjanpidon rivit

3. Loppurivi (traileri)

Tiedostossa käytetään tab-erotinta (ASCII 09) kenttien välillä. Desimaalierottimena on piste (".").

1. Otsikkorivi

Otsikkorivi alkaa aina koodilla BALL. Se sisältää tiedot tositteesta, kuten päivämäärän, tositenumeron, valuutan ja dokumenttityypin.

Esimerkki:

BALL EPL 20250701 0 20250701 SA R Heinäkuun palkat 7540 EUR

2. Kirjanpidon rivit

Jokainen rivi alkaa koodilla BPOS. Sarakkeita on paljon, mutta oleellisimmat tiedot ovat:

• Rivinro: Juokseva numero

• Suunta: S = debet, H = kredit

• Tili: Kirjanpidon tili

• Summa: Rivin summa ilman etumerkkiä (kentässä oikea merkki näkyy erikseen)

• Dimensio 1–5: Kustannuspaikka ja muut kohdistukset

• Liiketyyppi / SAP-kanava: Lisäkohdistuksia SAP-järjestelmään

Esimerkki:

BPOS 001 S 7540 S 5000 Heinäkuun palkat 2350.00 KP1 PR1 TY1 MT1 CH1

Huom: Kenttiä voi olla yhteensä jopa 60–70. Useimmat jätetään tyhjiksi.

3. Loppurivi (traileri)

Tiedoston viimeinen rivi on tyyppiä ZZNA. Se kertoo muun muassa rivimäärän ja summien tarkistustiedot.

Esimerkki:

ZZNA EPL 20:07:2025 14:23:05 7 14700.00

Tässä 7 on kirjoitettujen rivien määrä ja 14700.00 rivien yhteenlaskettu summa.

Erityishuomiot

• Tositenumero ja valuuttakoodi ovat pakollisia. Jos puuttuvat, vienti estyy.

• Summa on ilman etumerkkiä, suunta annetaan erillisessä kentässä.

• Desimaalit erotetaan pisteellä (esim. 1234.56).

• Valuutta määräytyy asetuksista (esim. EUR).

• Liiketyyppi ja kanava viedään, jos tilin asetuksissa on tarve (esim. Sony = ei kanavaa).

• *Summa muunnetaan SAP-formaattiin tarvittaessa (esim. 5.94573).

Yhteenveto

SAPR3-vienti on vaativampi tiedostomuoto, jossa sekä otsikko- että loppurivit ovat pakollisia. Tätä vientiä käytetään vain, jos kohdejärjestelmä on SAP R/3 ja sille on erityinen integraatiovaatimus. Tarvittaessa tarkista SAP-yhteyshenkilöltä tarkka kenttämäärittely.

SAP variaatio 1

SAPV1-vienti tuottaa SAP-yhteensopivan tiedoston, jossa on kirjanpitoviennin rivit debet- ja kredit-muodossa. Vienti sopii tilanteisiin, joissa SAP odottaa rivit eriteltyinä jaettuna debet- ja kredit-osuuksiin.

Tiedosto koostuu seuraavista osista:

• rivit (otsikkotietoja tai traileria ei normaalisti viedä tässä versiossa)

• tiedot erotellaan tab-merkillä (<009>)

• desimaalierotin on piste

• valuutta määräytyy yrityksen asetuksista

Tietueen kentät ja esimerkki

Jokaisesta tositerivistä syntyy kaksi tietuetta:

1. Debet-rivi

2. Kredit-rivi

Kentät rivillä:

1. Tili

2. Kustannuspaikka

3. (varalla)

4. (varalla)

5. (varalla)

6. (varalla)

7. (varalla)

8. SAP-kanava (dimensio 7)

9. Summa

10. Tositteen selite

11. Tositteen selite (uudelleen)

Esimerkki:

5000 KP1 CH1 2350.00 Palkat Heinäkuu Palkat Heinäkuu
5000 KP1 CH1 -2350.00 Palkat Heinäkuu Palkat Heinäkuu

Ehdot ja huomioitavaa

• Jokaisesta tositerivistä tehdään kaksi kirjanpitoriviä: yksi debet, yksi kredit.

• Rivin suunta määräytyy summan perusteella, joka erotellaan muuttujissa Debetsumma ja Kreditsumma.

• Kenttien järjestys ja lukumäärä vastaa SAP:n rivivientiä.

• Vientiin ei sisälly varsinaista otsikko- eikä loppuriviä (kuten SAPR3:ssa), vaikka ne ovat mukana kommenteissa.

• Vienti ei keskeydy, vaikka valuutta puuttuu (toisin kuin SAPR3).

Vertailu SAPR3 vs SAPV1

SAP HANA

SAP HANA -muotoinen vienti muodostaa tiedoston, jossa on ensin otsikkorivit ja sen jälkeen tosite-erittely rivikohtaisesti. Tiedosto on semikoolla (;) eroteltu CSV.

Otsikkorivit:

1. "Batch ID"

2. "Header" ja tyhjiä sarakkeita → viimeinen sarake "Line Items"

3. Kenttien tekniset SAP-nimet (mm. BLDAT, BKTXT, WAERS...)

4. Kenttien selitteet, kuten "*Journal Entry Date", "*Transaction Currency", "Credit", jne.

Tositerivit sisältävät:

• Tositepäivämäärän

• Tositteen selitteen

• Valuuttatiedot (kiinteästi EUR)

• Tilinumeron ja sen selitteen

• Debit-summan, Credit-summan ja nettosumman

• Kustannuspaikka (DIMKP)

• Projekti (DIMProj)

• ALV-koodi

Debit ja Credit rivit tulevat molemmat omille riveilleen.

Huomioitavaa:

• Ensimmäinen rivi (eka=1) sisältää kaikki otsikkotiedot.

• Vientiin lasketaan myös DMBTR-summat (Amount in company code currency).

• ALV-koodi on pakollinen; jos sitä ei ole, käytetään oletusta "S0".

• Organisaatiokoodi on oletuksena "1010", ellei toisin ole annettu.

Vertailu SAP R/3 -vientiin:

Visma Business

Näin viet Heeros ePalkan muodostaman palkka-aineiston Visma Business -kirjanpitoon:

1. Jokainen tili ja kustannuspaikka muodostaa oman rivinsä.

2. Summa ja ALV

   • Summa lasketaan debet- ja kredit-summien erotuksena

   • ALV lasketaan prosenttipohjaisesti, jos ALV-prosentti on annettu (ALV = prosentti × summa / 100)

3. Kirjaussuunta

   • Jos summa on negatiivinen, tieto kirjataan kredit-sarakkeeseen

   • Jos summa on positiivinen, tieto kirjataan debet-sarakkeeseen

4. Dimensiot
   Käytössä olevat dimensiot (esim. Kustannuspaikka, Projekti, ALV-koodi) haetaan palkkariveiltä ja sisällytetään vientiin.

5. Tietueen rakenne Visma Businessiin:
   Debet-tili | Debet ALV | Kredit-tili | Kredit ALV | Summa | ALV-summa | Kustannuspaikka | Projekti | Selite

6. Esimerkki muodostetusta rivistä:
   4010 | 24 | 2930 | 24 | 1500,00 | 360,00 | 110 | 2001 | Palkka

7. Muotoilu

   • Summaformaatit mukautetaan piste- tai pilkkuerottimella riippuen asetuksesta

   • Päivämäärämuoto on oletuksena @D6. (eli pp.kk.vvvvv), ellei muuta ole asetettu

Wintime CSV-vienti – Tositetiedot (301_Tositteet)

Yleiskuvaus

Tämä toiminto tuottaa CSV-tiedoston, joka sisältää tositetiedot ja niiden rivit Visma Wintimeen siirrettävässä muodossa.
Tiedosto noudattaa Wintimen virallista 301_Tositteet-tiedostokuvausta. Jokainen vientitiedoston tositerakenne koostuu kahdesta osasta:

1. Tositerivi (301_TOSITE) – sisältää tositteen yläosan tiedot

2. Tositerivin alirivit (301_TOSITERIVI) – sisältävät tositteeseen kuuluvat kirjanpidon rivit

Tiedoston formaatti

• Tiedostomuoto: CSV

• Tiedostotunniste: 301_TOSITTEET

• Erottimena puolipiste (;)

• Rivinvaihto CRLF (Windows, CHR(13)&CHR(10))

• Merkistökoodaus: UTF-8 (tai ANSI)

• Desimaalipisteenä käytetään pistettä (.)

• Päivämäärämuoto: YYYY-MM-DD

TOSITE-tietue (301_TOSITE)

Tämä on jokaisen tositteen yläosa. Jokainen tosite alkaa rivillä, joka alkaa tunnisteella 301_TOSITE.

Kentät:

1. RecordType – aina arvo 301_TOSITE

2. Tositenumero – tositeen yksilöivä tunnus

3. Päivämäärä – tositepäivämäärä muodossa YYYY-MM-DD

4. Yrityksen nimi – yritys, jolle tosite kuuluu

5. Tositteen selite – kuvaava teksti tai otsikko

6. Viite – esimerkiksi tuotekohtainen koodi tai kausitunnus

7. Summa – tositeen kokonaissumma (valinnainen)

Esimerkki:
301_TOSITE;12345;2025-10-10;Yritys Oy;KUUKAUDEN PALKAT;REF-202510;15000.00

TOSITERIVI-tietue (301_TOSITERIVI)

Tämä tietue kuvaa yksittäisen kirjanpidon rivin, joka liittyy edellä mainittuun tositteeseen. Jokaisella tositteella on yksi tai useampi 301_TOSITERIVI-rivi.

Kentät:

1. RecordType – aina arvo 301_TOSITERIVI

2. Tositenumero – viittaus tositenumeroon

3. Rivinumero – juokseva rivinumero

4. Tilinumero – kirjanpidon tilinumero

5. Tilin nimi – tilin kuvaus

6. Debet/Kredit – D = debet, K = kredit

7. Debet-summa – debet-puolen arvo

8. Kredit-summa – kredit-puolen arvo

9. Kustannuspaikka – valinnainen

10. Projekti – valinnainen

Esimerkki:
301_TOSITERIVI;12345;1;5000;Palkat;D;15000.00;0.00;KUST1;PROJ100
301_TOSITERIVI;12345;2;2930;Palkkavelat;K;0.00;15000.00;KUST1;PROJ100

Tiedoston muodostuminen

Vientiohjelma tuottaa jokaisesta tositteesta seuraavan rakenteen:

301_TOSITE;... (tositteen tiedot)
301_TOSITERIVI;... (1. rivin tiedot)
301_TOSITERIVI;... (2. rivin tiedot)
[tyhjä rivi – valinnainen]
301_TOSITE;... (seuraava tosite)
301_TOSITERIVI;... (sen rivit)

Laskentalogiikka (yhteenveto)

• Jokaisesta tositteesta lasketaan rivisummat, jotka jaotellaan debetiksi (D) ja kreditiksi (K).

• Jos rivisumma on negatiivinen, se tulkitaan kreditiksi (K).

• Jos rivisumma on positiivinen, se tulkitaan debetiksi (D).

• Rivinumero kasvaa jokaisella tositerivillä.

• Tilitiedot (tilinumero ja nimi) haetaan kirjanpidon tililuettelosta.

• Kustannuspaikka ja projektitiedot täytetään dimensioista.

   

Esimerkkiaineisto

301_TOSITE;12345;2025-10-10;Yritys Oy;KUUKAUDEN PALKAT;REF-202510;15000.00
301_TOSITERIVI;12345;1;5000;Palkat;D;15000.00;0.00;KUST1;PROJ100
301_TOSITERIVI;12345;2;2930;Palkkavelat;K;0.00;15000.00;KUST1;PROJ100

301_TOSITE;12346;2025-10-09;Yritys Oy;TOIMITILAKULUT;REF-202509;3250.00
301_TOSITERIVI;12346;1;7400;Vuokrat;D;3000.00;0.00;KUST2;PROJ200
301_TOSITERIVI;12346;2;1910;Pankkitili;K;0.00;3000.00;KUST2;PROJ200
301_TOSITERIVI;12346;3;8300;Sähkö;D;250.00;0.00;KUST2;PROJ200
301_TOSITERIVI;12346;4;1910;Pankkitili;K;0.00;250.00;KUST2;PROJ200