Tulorekisteri - Palkkatietoilmoitukset

Asetukset
Ilmoittaminen
Ilmoitusaineiston luonti
Ilmoitusten korjaaminen
Muuta huomioitavaa

Suorituksen maksajan on ilmoitettava tulorekisteriin maksetut palkat ja muut ansiotulot palkkatietoilmoituksella jokaisesta tulonsaajasta erikseen. Tulorekisteriin palkkatietoilmoituksella ilmoitettavat tiedot voivat olla joko jokaisen ilmoituksen yhteydessä annettavia pakollisia tietoja tai täydentäviä tietoja. Täydentävät tiedot täsmentävät pakollisesti ilmoitettavia tietoja. Rahapalkat voi ilmoittaa tulorekisteriin kahdella eri tavalla. Rahana maksettujen palkkojen lisäksi maksajan on ilmoitettava tietyt tulot erikseen, jos niitä maksetaan. Nämä erikseen ilmoitettavat tulot eivät sisälly rahapalkkojen ilmoittamiseen. Maksetut palkat on ilmoitettava tulorekisteriin viimeistään viidentenä kalenteripäivänä maksupäivän jälkeen.

Asetukset

Koska tulorekisteri-ilmoittamiseen liittyy mahdollisuuksia ja valinnanvapautta ilmoittamisen tarkkuudesta ja laajuudesta, ePalkkoihin on lisätty asetuksia, joilla käyttäjä pystyy hallinnoimaan yrityskohtaisesti ilmoitustietoja. Valikosta Raportit - Kausi - Palkkatietoilmoitukset hallinnoidaan edellä mainittuja asetuksia.  

 Valinnat vaikuttavat seuraavasti ilmoituksen muodostumiseen:

• Suppea ilmoitus - rahapalkat ilmoitetaan suppealla tarkkuustasolla eli yhteissummina
• Poissaolotiedot - poissaolotiedot lisätään ilmoitusaineistoon
• Tapaturmavakuutustiedot – tapaturmavakuutusnumero ja vakuutusyhtiön y-tunnus lisätään ilmoitusaineistoon
• Työeläketiedot – eläkevakuutusnumero ja tieto eläkevakuutusyhtiöstä ilmoitusaineistoon
• Ansaintakaudet - ansaintakaudet lisätään ilmoitusaineistoon rivikohtaisesti (ellei muuta ole merkittynä, ansaintakausi on palkkakausi)
• Yksikkö - tulolajeille lisätään yksikkö ilmoitusaineistoon
• Sijaismaksaja – katso tarkemmat ohjeet
• Palvelussuhdetiedot – lisätään palkansaajatiedoista etusivulta palvelussuhdetiedot ilmoitusaineistoon
• Työehtosopimuskoodi - työehtosopimuskoodi lisätään ilmoitusaineistoon
• Ilmoita maksettaessa – (lisätään myöhemmin)

Ilmoittaminen

Ilmoitus luodaan valikosta Raportit-Kausi – Palkkatietoilmoitukset. Ennen ensimmäisen ilmoituksen lähettämistä tulee täydentää seuraavat tiedot:

• Ilmoitettavat tiedot -välilehdelle täydennetään:
  • Yhteyshenkilö ja tarvittaessa erikseen tekninen yhteyshenkilö. Tekninen yhteyshenkilö voi olla esimerkiksi tilitoimiston tai yrityksen pääkäyttäjä/IT, ei Heeros.
  • Asiointikieli

• Muut tunnisteet -välilehdelle täydennetään:
  • Maksajan tyyppi tarvittaessa, mikäli maksaja on jokin valikossa löytyvistä
  • Tunnistetyyppi
  • Maa ja osoitetiedot tarvittaessa, mikäli maksajan tunnisteen tyyppi ei ole suomalainen y-tunnus eikä henkilötunnus
  • Tapaturmavakuutusyhtiön y-tunnus, mikäli yrityksessä on vain yksi 
  • Aliorganisaation tyyppi ja tunniste, mikäli maksajalla on Kevan ilmoittajakoodiston mukainen aliorganisaatio

• Tapaturmavakuutus-välilehdelle täydennetään:
  • Ammattiluokka
  • Tapaturmavakuutuksen vakuutusnumero ja vakuutusyhtiön y-tunnus palkansaajakohtaisesti, mikäli yrityksessä on useampi kuin yksi tapaturmavakuutus.  Lue lisää ammattikoodeista täältä.

• Eläke-välilehdellä tulee olla täydennettyä eläkejärjestelmiin työeläkelaitos ja vakuutusnumero. Vakuutusnumero on aina 11 merkkiä pitkä. YEL-yrittäjiä varten tulee olla YEL-eläkejärjestelmä luotuna (tyyppinä YEL, ja palkansaajarekisterissä YEL-yrittäjille tulee olla kyseinen eläkejärjestelmä valittuna). Näkymä välilehdellä on sama kuin valikosta Rekisterit – Eläkejärjestelmät. Lue lisää eläkejärjestelmistä täältä.

Ilmoitusaineiston luonti

Hallintapaneeli-välilehdellä voidaan tarkastella ilmoitusaineistoa, lähettää aineisto ja seurata ilmoitusten tiloja.

Ilmoituksen luonti aloitetaan valitsemalla Kausi-kenttään palkkakausi, jolta ilmoitusta ollaan luomassa. ePalkat tuo näkymään automaattisesti maksut, joiden verolaskenta on tehty. Kun kausi on valittu, valitaan Ilmoitustapa Eritellysti/Yhteissummina. Tämä valinta on ilmoituskohtainen, ja ajaa ohi valinnan, joka on tehty tulorekisteriasetuksissa. Valitse kaikki -valinnalla tai yksittäisiä valintoja Valinta-sarakkeeseen tekemällä valitaan palkansaajat, joista ilmoitus halutaan luoda. Laskenta-painiketta painamalla ilmoitusaineisto muodostuu.

Näytä tulolajit -painikkeesta pystytään tarkastelemaan palkansaajittain ja tulolajeittain ilmoitusaineistoa.  -painikkeesta pystytään tarkastelemaan muitakin yksittäisen palkansaajan ilmoitustietoja. Ilmoitustiedot eivät ole täältä kautta muokattavissa, vaan tarvittaessa tulee muuttaa virheellinen tieto tiedon alkuperäiseen sijaintiin, ja tämän jälkeen luoda aineisto uudelleen painamalla Laskenta-painiketta.

Kun ilmoitustiedot ovat kunnossa, Ilmoitus-painikkeesta lähetetään tulorekisteriin ilmoitukset valituista palkansaajista. Ilmoituksen tilaa seurataan Tila-sarakkeesta. Valkoinen laatikko tarkoittaa, että ilmoitusta ei ole vielä lähetetty, keltainen tarkoittaa, että ilmoitus odottaa palautetta. Vihreä pallo tarkoittaa onnistunutta ilmoitusta ja punainen ongelmaa. Viemällä sarakkeeseen hiiren, saa näkyviin tekstin mahdollisista ongelmista. Käyttäjän on syytä huomioida, että virhelista ei välttämättä ole täydellinen, vaan voi käydä niin, että virheiden korjaamisen jälkeen seuraavan lähetyksen yhteydessä tulee uusia virheitä tietoon. Päivitä-painikkeella ePalkat hakee ilmoituksen tilaa valituille ilmoituksille, ja selaimen ikkunan päivittäminen varmistaa, että viimeisin tilatieto näkyy ruudulla. ePalkat yrittää lähettää ilmoitusta 5 päivää, joten jos tilatieto ei nopeasti palaudu, ei käyttäjän tarvitse heti itse aktivoitua ilmoituksen uudelleenlähettämisen suhteen. Suosittelemme odottamaan muutama minuuttia ennen ensimmäisen tilatiedon kysymistä Päivitä-painikkeen avulla.

Versio-sarakkeessa pystytään seuraamaan, kuinka mones onnistunut ilmoitus on tehty. Jos luku on suurempi kuin yksi, voi tästä päätellä, että ilmoitukseen on tehty korjauksia.

Nollaa tila -painike resetoi maksut sellaiseen tilaan, jossa niistä ei ole lähtenyt vielä yhtäkään ilmoitusta tulorekisteriin. Nollaa tila -painike muodostaa palkkatietoilmoitukselle uuden viitenumeron, joten ÄLÄ KÄYTÄ tätä, mikäli olet korjaamassa aiemmin lähetettyä ilmoitusta. Painiketta voi hyödyntää, mikäli palkkatietoilmoitus ei ole mennyt teknisestä syystä johtuen onnistuneesti tulorekisteriin, tai jos palkkatietoilmoitus on mitätöity tulorekisterin palvelussa. Varmista ennen painikkeen käyttämistä tulorekisteristä ilmoituksen tila. Painikkeen käytöstä saattaa seurata, että tulorekisterissä on useampi ilmoitus samasta palkkakaudesta.

Merkkien selitykset

Palkkatietoilmoitukset -näkymässä ilmoituksella voi olla seuraavat tilat:

	Ilmoitusta ei ole lähetetty tulorekisteriin, tai tila on nollattu
	Ilmoitus on lähetetty tulorekisteriin, odottaa palautetta
	Ilmoitus on lähetetty onnistuneesti tulorekisteriin
	Tulorekisteri on hylännyt ilmoituksen
	Virhe ilmoittamisessa, ilmoitus ei ole lähtenyt tulorekisteriin
	Oikeusvirhe
	Ilmoitus on mitätöity

 Siirtymällä Lähetetyt aineistot -painikkeesta ilmoitusnäkymään voi avata lähetetyn ilmoituksen tiedot tarkemman virheviestin selvittämiseksi. Tulorekisterinäkymästä on kerrottu tarkemmin Heeros-ohjeiden Dashboardit-osion artikkelissa Tulorekisteri-näkymä.

Ilmoitusten korjaaminen

Tulorekisterin tiedot korjataan korvaavalla menettelyllä. Tämä tarkoittaa, että alkuperäistä ilmoitusta korjataan siten, että ilmoituksen kaikki tiedot annetaan uudelleen, ja ilmoituksella annetaan uusien ja muuttuneiden tietojen lisäksi alkuperäisessä ilmoituksessa oikein olleet tiedot. Korvaava ilmoitus tehdään samalle maksupäivälle kuin alkuperäinen ilmoitus. Maksajan lähettämä aineisto voi sisältää useiden tulonsaajien palkkatietoilmoituksia. Ilmoituksella tarkoitetaan yhden tulonsaajan yhden maksukerran tietoja. Jos aineistossa on virheellisiä ilmoituksia, koko aineistoa ei toimiteta uudelleen. Vain virheelliset ilmoitukset on korjattava. Virheettömiä ilmoituksia ei tarvitse antaa uudelleen.

Kun ilmenee tarve tehdä korvaava ilmoitus, tehdään tarvittavat muutokset ePalkkoihin ja tämän jälkeen luodaan uusi ilmoitus kuten ensimmäinenkin, eli Valinta-saraketta hyödyntämällä valitaan mitkä ilmoitukset lasketaan ja sen jälkeen ilmoitetaan valitut ilmoitukset. Versiosarakkeesta käyttäjä pystyy näkemään onnistuneiden ilmoitusten määrän, ja mikäli version numero on yli 1, tarkoittaa tämä että korvaavia ilmoituksia on tehty.

Suorituksen maksaja voi myös mitätöidä eli poistaa aiemmin antamansa ilmoituksen tai useita ilmoituksia sisältävän aineiston. Tietyissä tapauksissa tiedot pitää korjata siten, että maksaja mitätöi aikaisemman ilmoituksen ja antaa sen jälkeen uuden oikeilla tiedoilla. 

Mitätöinti tehdään valitsemalla Valinta-sarakkeesta ilmoitukset, jotka halutaan mitätöidä, ja sen jälkeen painamalla Mitätöinti-painiketta.

Korjaamisesta saa tietoja tarkemmin tulorekisterin ohjeista täältä.

Muuta huomioitavaa

Tulorekisteriin lähetettyjä ilmoituksia pääsee tarkastelemaan myös tulorekisteri.fi -sivuston kautta. Sivuston kautta on mahdollista korjata myös ePalkkojen kautta tehtyjä ilmoituksia. Suosittelemme kuitenkin, että ilmoitusten korjaaminen hoidetaan ePalkoissa, jotta tiedot ovat varmasti myös palkanlaskentajärjestelmässä oikein ja ajantasaiset. 

Tarkempaa tietoa tulorekisteri-ilmoittamisesta saat tulorekisterin ohjeistuksesta täältä.