Automaattiviennit

Sääntöjen kopiointi

Säännöt voi perustaa myös ilman kopiointia, jolloin hyödynnetään + -painiketta. Kopiointiin siirrytään Kopioi säännöstöt -painikkeella.

Kopioi valitut säännöstöt

Yritysvalinnan jälkeen siirrytään näytölle, josta valitaan kopioitavat säännöt. Säännöt lisätään yrityksen omien sääntöjen perään juoksevasti numeroiden. 

Kopioi ja korvaa kaikki säännöstöt

Yritysvalinnan jälkeen kopioidaan kyseisen yrityksen kaikki automaattivientisäännöt tälle yritykselle. Mikäli yrityksellä oli jo omia sääntöjä, korvataan ne kopioitavan yrityksen säännöillä. Säännöt perustetaan samoilla numeroilla kuin ne on lähdeyrityksellä.

Automaattivientisäännöt

Automaattivientien säännöstöä voi tarkastella joko listanäkymässä tai taulukkonäkymässä. Mikäli yrityksellä ei ole sääntöjä, on avautuva näkymä tyhjä.

Automaattivientisääntö koostuu neljästä osasta:

1. Toimintopainikkeet ruudun alaosassa
2. Otsikkotiedot eli määrityksiä liittyen säännön toimintaan.
3. Rajaukset eli mitä tietoja laskentaan otetaan mukaan alkuperäisiltä tapahtumilta.
4. Viennit eli minkälaisia kirjanpidon vientejä syntyy säännön lopputulemana.

Toimintopainikkeet

Rasti sulkee avoinna olevan säännön.

Plus-painike avaa tyhjän pohjan, jolle voidaan luoda uusi sääntö.

Levyke tallentaa.

Kopioi-painike kopioi avoinna olevan säännön ja tekee siitä uuden säännön. Muista antaa uudellee säännölle uusi nimi ja antaa sille suoritusjärjestystä indikoiva oma numero.

Roskakori poistaa säännön. Ohjelma kysyy varmistuksen ennen poistoa.

Liikkuminen lomakkeen kentästä toiseen tapahtuu tabulaattorilla tai hiirellä.

Otsikkotiedot

Esimerkkisäännöllä vyörytetään toimipisteelle 99 (kustannuspaikka) kirjatut yleiskustannukset kulukustannuspaikoille (100, 200 ja 300) valitussa suhteessa.

Nimi on säännön nimi asetuksissa ja se näkyy myös, kun sääntö käynnistetään Tapahtumien käsittely -toiminnossa.

Selite on kirjanpidon vientiselite, joka tulee säännön perusteella syntyvälle kirjanpidon viennille. Selitteen perään ohjelma lisää aina myös automaattisesti säännön ajohetkellä päivämäärätiedon.

Tositelaji määrittää mille tositelajille säännön perusteella syntyvä vienti tallennetaan. Mikäli syntyviä vientejä ei haluat ohjata pääkirjanpitoon, pitää tositelajin olla määritelty sisäiseksi.

Vastakirjaus määrittää poistaako ohjelma vastakirjaamalla alkuperäisten tapahtumien lasketut summat tililtä ja mahdollisilta laskentakohteilta. Vastakirjaus tehdään Rajaukset kohdassa määriteltyjen tietojen mukaisesti.

Laskentakohteet-asetus määrittää, miten ohjelma huomioi alkuperäisillä tapahtumilla olevat laskentakohdetiedot vastakirjauksilla, laskennassa ja säännön mukaan syntyvällä uudella viennillä.

Ei huomioi muita kirjattuja laskentakohteita

• Laskenta - Laskentaan otetaan mukaan tapahtumat sen mukaisesti, kuin rajauksissa on annettu. Tapahtumat otetaan laskentaan mukaan myös, jos muita laskentakohdetasoja on käytössä rajausten mukaisilla vienneillä. Jos rajauksissa otettu kantaa vain kustannuspaikkaan, ei haittaa jos tapahtumilla on syötettynä myös esim. projektiarvoja, ne tulevat myös mukaan laskentaan, jos rajauksissa mainittu kustannuspaikka-arvo täsmää.
• Viennit - Viennit muodostuvat tehdyn säännön mukaisesti. Laskentakohdetiedot kirjataan täsmälleen, kuten säännössä näkyy. Alkuperäisiltä tapahtumilta ei periydy laskentakohdearvoja.
• Vastakirjaus - Vastakirjaukset muodostuvat täsmälleen rajauksissa annettujen määritysten mukaisesti. Jos rajauksissa on annettu vain kustannuspaikkatieto, tulee vastakirjaukselle vain kustannuspaikka vaikka alkuperäisellä tapahtumalla olisi ollut myös projekti-arvoja.

Huomioi

• Laskenta - Laskentaan otetaan mukaan tapahtumat sen mukaisesti, kuin rajauksissa on annettu. Tapahtumat otetaan laskentaan mukaan myös, jos muita laskentakohdetasoja on käytössä rajausten mukaisilla vienneillä.
• Viennit - Viennit muodostuvat alkuperäisten vientien suhteessa ja alkuperäisillä vienneillä olevia laskentakohdetietoja käyttäen.
• Vastakirjaus - Vastakirjaukset muodostuvat täsmälleen kuten tiedot ovat alkuperäisillä vienneillä olleet.
• HUOM! Vienneissä ei saa olla laskentakohdetietoja säännössä. Tässä ei yleensä anneta rajauksissa muuta kuin tilit, mutta jos on annettu laskentakohteita, niin huomioi annetut rajaukset.

Huomioi vain vastakirjauksilla

• Laskenta - Laskentaan otetaan mukaan tapahtumat sen mukaisesti, kuin rajauksissa on annettu. Tapahtumat otetaan laskentaan mukaan myös, jos muita laskentakohdetasoja on käytössä rajausten mukaisilla vienneillä.
• Viennit - Viennit muodostuvat, kuten säännöissä on määritelty.
• Vastakirjaus - Vastakirjaukset tekee täsmälleen samanlaiset viennit kuin alkuperäiset tapahtumat ovat olleet.
• HUOM! Tyypillisesti annetaan vain tili ja tällöin mukaan tulevat kaikki kustannuspaikat.

Ei saa olla muita laskentakohdetasoja käytetty tapahtumilla

• Laskenta - Laskentaan otetaan mukaan vain ne tapahtumat, joissa täydellisesti kohtaavat rajauksissa ja alkuperäisillä tapahtumilla olevat tiedot.
• Viennit - Viennit muodostuvat, kuten säännöissä on määritelty.
• Vastakirjaus - Vastakirjaus muodostetaan täsmälleen rajauksissa osuviin tapahtumiin.

Suoritusjärjestys määrittää, missä järjestyksessä automaattivientitoiminto käsittelee ko. säännön. Mitä pienempi suoritusjärjestysnumero on, sitä aikaisemmin ohjelma sen järjestyksessä käsittelee. Numeroinnissa on hyvä pyrkiä noudattamaan ryhmittelyä ja väljää numerointia. Samantyyppiset säännöt kannattaa ryhmitellä alkamaan samalla numerolla. Näin säännöt on helppo visuaalisesti havainnoida liittyvän toisiinsa tai samaan aihepiiriin, kun niitä kuukausittain käynnistetään.

Aktiivinen valinta ehdottaa sääntöä mukaan laskentaan Tapahtumien käsittely -toiminnossa. Suositeltavaa on aktivoida kaikki ne säännöt jotka halutaan laskettaa yrityksellä kuukausittain.

Sisäiset tapahtumat määrittävät mitä tapahtumia laskentaan otetaan mukaan. Vaihtoehdot ovat

• pääkirjatapahtumat,
• myös sisäiset tapahtumat (sekä pääkirjatapahtumat että sisäiset) ja
• vain sisäiset tapahtumat (tositelajin tyyppi sisäinen)

ALV-valinnalla määritellään huomioidaanko säännössä alv. Vaihtoehdot ovat

• EI - Ei kirjaa arvonlisäveroa, vaikka kyseessä olisi verollinen tili.
• Huomioi ALV - Kirjaa tapahtumilta alv:n, mikäli tili on verollinen.

Automaattivientisääntöjä voidaan käyttää riippumatta siitä, tehdäänkö kirjanpidon alv-käsittely brutto- vai nettomenetelmällä. Valitulla alv-menetelmällä on kuitenkin vaikutusta siihen, miten säännöt tulee rakentaa ja merkitystä on myös sillä, lasketetaanko kuukauden arvonlisävero ennen automaattivientien ajamista vai niiden jälkeen.

Bruttomenetelmässä, jos automaattiviennit halutaan laskea alvittomista summista, pitää kuukauden alv:t olla lasketettu ennen kuin automaattivientejä tehdään.

Mikäli bruttomenetelmässä halutaan laskenta tehdä verollisista tapahtumista eli ennen kauden alv:n laskentaa, pitää automaattivientisäännöissä valita asetus Huomioi alv.

Nettomenetelmällä kirjanpitoa tehtäessä voidaan automaattiviennit tehdä joko ennen tai jälkeen kuukauden alv laskennan.

Laske-valinnalla määritetään lisää tietoja siitä, mitä laskentaan otetaan mukaan.

• Tapahtumista - Tyypillinen käyttötapaus on tuloslaskelman tilit. Jos halutaan laskettaa tuloslaskelmasta koko alkuvuodelta tietoja, voidaan käyttää myös valintaa saldoista.
• Saldoista - Tyypillinen käyttötapaus on taseen tilit esimerkiksi mallisäännöt ryhmässä 100 - 150.

Jaa tilikaudelle -valinnalla määritetään

1. Ei-valinnalla kirjaa tapahtumat laskennassa rajatulle ajanjaksolle
2. Jaa tasaisesti tilikaudelle - käytetään lähinnä menojäännöspoistojen laskennassa. Jakaa tällöin poiston tasaisesti tilikauden jokaiselle kuukaudelle.

Rajaukset

Rajaukset eli mitä tietoja laskentaan otetaan mukaan alkuperäisiltä tapahtumilta.       

Prosentti
Montako prosenttia kyseisen rivin tapahtumista/saldosta otetaan mukaan laskentaan ja muodostetaan niistä uusia vientejä tai tehdään vastakirjausta.

Tili alku / loppu kentissä määritellään tilivälinä tilit, joille kirjatuista tapahtumista tai saldoista laskenta tehdään. Tilivälissä voi käyttää myös tilinumeroita, joita ei ole yrityksen tilikartassa (esimerkissä 999999). Esimerkissä tiliväli on jätetty tyhjäksi ja rajattu laskentaa vain kohdetiedoilla (mukaan laskentaan kaikki tilit, joilla on kirjauksia kustannuspaikalle 99).

Laskentakohteet
Mahdollisuus rajata useilla laskentakohteilla, näkyvissä ne laskentakohdetasot, mitkä on perustettu yrityksen yleisissä asetuksissa.

Rivejä lisätään + -painikkeella ja poistetaan Roskis-painikkeella.

Viennit

Viennit kohdassa määritellään miten automaattiviennit muodostetaan, vastakirjauksia lukuunottamatta.

Esimerkissä on Yleiskustannuspaikka 99 jaettu kulukustannuspaikoille 100, 200 ja 300 prosenttikentän mukaisessa suhteessa. Tili-kenttä on tässä jätetty tyhjäksi, jolloin viennit tehdään samoille tileille, mille varsinainen kirjauskin on tehty. Vastakirjauksella tyhjennetään kustannuspaikalle 99 kirjatut tapahtumat.

Laskennan käynnistäminen

Automaattivientien laskenta käynnistetään Avoimet -näkymällä Tapahtumien käsittely -painikkeesta (rataspainike). Huom. Jos kirjanpidossa on ALV:n bruttokäsittely käytössä, pitää alv-laskenta tehdä ennen automaattivientien käynnistämistä.

Valitse toiminto: Automaattiviennit

Valitse rajaustyyppi: Aika, jolle laskenta halutaan rajata. Oletuksena kuukauden mukaan. Aikarajaus on pakollinen. Muilla kentillä voidaan rajata lisää laskentaa.

Näytä -painike, näyttää haluttaessa ne tapahtumarivit, jotka ovat annettujen rajausten mukaisia. Painamalla uudelleen rataspainiketta pääset jatkamaan sääntöjen valintanäkymään (jatka-painike)

Jatka -painike, avaa seuraavan valintanäkymän:

Näkymällä on kaikki yritykselle perustetut säännöt, myös ne, joita ei ole merkitty aktiivisiksi. Laskenta tehdään vain niillä säännöillä, jotka on valitaan (ruksi) mukaan laskentaan. Muokattavia rivejä lukumäärä kertoo kuinka monta tapahtumariviä on laskennassa mukana.

#: Suoritusjärjestys, missä järjestyksessä kyseinen sääntö käsitellään.

Nimi: Säännön nimi

TL: Oletustositelaji, mille automaattikirjaukset säännöltä tehdään. Tositelajia voi halutessaan muuttaa.

Selite: Säännöllä annettu selite, jonka perään on lisätty ajanjakso, jolta laskenta tehdään. Selitettä voi muuttaa halutessaan.

Kirjausten tositepvm.: Päiväys jolle automaattiviennit tehdään. Huomaa, että Jaa tasaisesti tilikaudelle -viennit (menojäännöspoisto) tehdään aina jokaisen kuukauden viimeiselle päivälle.

Suorita-painike käynnistää laskennan ja tekee automaattikirjaukset.

Laskennan jälkeen automaattiviennit ovat käsiteltävissä kuten tavallisetkin vientikirjaukset ja tarvittaessa ne voidaan poistaa ja uusia laskenta.

Sisäisten tapahtumien raportointi (laskennallinen välitilinpäätös)

Mikäli automaattiviennit on ohjattu sisäiselle tositelajille (esimerkeissä TL 80), pitää raporttien valinnassa huomioida, että myös sisäiset tapahtumat otetaan tulosteille mukaan.

Ohjevideo automaattivienneistä