Tapahtumatuonnilla voidaan tuoda palkkatapahtumia ePalkkoihin eri lähteistä. ePalkkoihin on luotuna valmiiksi lukuisia tuontityyppejä. Tarkempi listaus yhteensopivista tuontimuodoista näkyy Tuontityyppi -pudotusvalikossa. Tapahtumatuonti on erinomainen valinta mm. silloin kun käytössä on työaikajärjestelmä.
Tuonnissa tehdään seuraavat valinnat:
- Tuodaan kaudelle
- Tuontityyppi
- Kenttäerotin
- Otetaan kantaa seuraaviin:
- Automaattirivit
- Vakiotapahtumat
- Jakotaulukon luonti
- Henkilöiden rajaaminen
Tuodaan kaudelle Tapahtumat suositellaan tuomaan valitulle kaudelle mutta tästä kohtaa voi myös valita muun kauden. Palkkakausi tulee olla luotuna ennen tapahtumien tuonteja ja se tulee olla avoinna (ei siis suljettu tai lukittu). Myöskään verolaskentoja ei tuontikaudella saa olla ja jos niitä on, pitää verolaskennat aina tehdä uudelleen. ePalkat ei yleensä (tuontiformaatista riippuen) tarkista tai noudata aineistossa mahdollisesti olevaa palkkakausi-tietoa.
Tuontityyppi ePalkkoihin on ohjelmoitu tunnistamaan kymmeniä formaatteja joissa eri järjestelmät tuottavat tietoa palkanlaskentaan. Pääsääntöisesti aineistot ovat csv-tiedostoja mutta myös xml tai vastaavat voivat tulla tapauskohtaisesti kyseeseen. Ensimmäistä kertaa tietyllä järjestelmällä tuotettua tietoa tuotaessa kannattaa testata tuonti. Voit pyytää tähän tarvittaessa apua Heeros tuesta, joka auttaa tiedon validoinnilla. HUOM! Vaikka järjestelmän nimi on sama, ohjelmat saattavat tuottaa erinäköistä aineistoa, näiden tutkimisessa autamme mielellämme.
Jos sinulla ei ole mahdollista hyödyntää esim. työaikajärjestelmää, mutta toivoisit helpotusta palkkatapahtumien kirjaamiseen, voit hyödyntää "Tapahtumat teksti" -tuontityyppiä. Lataa mallitiedosto tästä.
Valittavanasi on seuraavia tuontityyppejä:
Tapahtumat teksti, Sarake-data, Aacon, ABM, Inion, Ajomestari, Auramo, Elli, Carlo, CloudComputing, Dayroll, Eepos, Econen, Edenred, Elli, Encore, ePalkat rivit, Filemaker, Futursoft, HansaWorld, Hedsam, Heeros ePalkat, Heeros HR, Heeros Matkalaskut, Heeros PSA, HRSuunti, Integral, Jotbar, Kiho, Logiplan, Maraplan, Maxtech, MEGA, Movenium, Navision, Nepton, Netvisor, Ontime poissaolot, Ontime, Poissaolot teksti, Powered, Pupesoft, QuinYx, Sector, Sympa, Tamtron, Taxifacta, Tiima, Timecon, Timeworks,
Transplan, Tuntikirjuri, Tuntinetti, Työaikavelho, Työvuorovelho, V10, ValueFrame, Ventus, Viikkolista,
Vuokraturva, Winbus, WMF Numeron.
Kenttäerotin Tiedot ovat yleensä sarkainmuotoista dataa, usein näitä kustutaan csv-tiedostoiksi; csv on lyhennys Comma-separated Values. Nimestä voisi päätellä, että erottimena olisi pilkku mutta näin ei yleensä ole. Esimerkiksi Excel käyttää oletusarvoisesti erottimena puolipistettä ; mutta ymmärtää myös sarkaimen (sarkain on tietokonekielellä merkki numero 9). Joskus puhutaan myös tsv-tiedostoista (Tab-Separeted Values). Mikäli olet epävarma etkä osaa avata tiedostoa niin että erotin näkyisi, voit kokeilla "Päättele" -vaihtoehtoa. ePalkat yrittää sisällön perusteella päätellä käytettävän erottimen.
Vihje: Yleensä, kun tuonnin lopputuloksena on 0 riviä lisätty niin ongelmana on kokonaan väärän muotoinen tiedosto tai väärä erotin.
Lisätään automaattirivit Tällä valinnalla ePalkat lisää maksuille tuonnin yhteydessä automaattirivit, kuten työntekijän eläkevakuutusmaksu, työttömyysvakuutusmaksu, jäsenmaksu, ulosotto jne..
Lisätään vakiotapahtumat Tällä valinnalla ePalkat lisää maksuille henkilölle mahdollisesti tallennetut vakiotapahtuma-rivit.
Ohita nollarivit Mikäli palkkariville ei syntyisi summaa tai lukumäärää, ohitetaan tällaisten rivien luonti tällä valinnalla. Tämä valinta on käytössä vain tietyillä tuontityypeillä. Mikäli valinta ei näy, ei se ole mahdollista valitsemallasi tuontityypillä.
Luo jakotaulukko Tällä valinnalla pyydetään ePalkkoja luomaan maksuille prosenttijakotaulukko tehtyjen työtuntien perusteella. Lue lisää kohdasta dimensiot
Tiedosto Tiedosto-painikkeella valitset tiedoston jonka haluat tuoda. Kun tilaksi tulee teksti "Lähetetty" se tarkoittaa, että tiedosto saapunut palvelimelle ja on valmis tuonnin suorittamiselle.
Ensimmäinen- ja Viimeinen henkilö Joissakin (mutta ei kaikissa) tuontityypeissä on mahdollista rajata tuonti ensimmäinen / viimeinen henkilö -tiedoilla.
Mahdollisia lisämääreitä Joillakin tuontityypeillä on lisämääreitä, joilla tapahtumatuontia käsitellään.
HUOM! Ennen tietojen tuontia on varmistettava se, että vastaavuudet ja muut aineistoon liittyvät rekisterit ovat täydennetty. Vastaavuustaulukoista on tarkemmat ohjeet myöhemmin tässä ohjeessa.
Henkilövastaavuudet
Henkilövastaavuustaulukko tulee täyttää ennen tuontia, jos ePalkoissa on jo tietoja Palkansaajat-rekisterissä ja tuotavat tiedot halutaan yhdistää näihin tietoihin. Taulukkoon lisätään Lisää-painikkeella palkansaajat, joille tallennetaan parina henkilön numero ePalkoissa ja tunnus tuontiaineistossa. Taulukkoon ei tarvitse syöttää mitään mikäli numerointi on sama.
Palkkalajivastaavuudet
Palkkalajivastaavuustaulukkoon tulee määrittää vastaavuudet ePalkkojen ja tuontiaineiston palkkalajien välillä. Ennen vastaavuuksien määrittämistä on hyvä tarkistaa palkkalajien yhteensopivuus Palkkalajit -rekisteristä, erityisesti Ohjaus -välilehden tietojen perusteella. Jokainen aineistossa oleva, aiemman järjestelmän palkkalaji tulee olla määriteltynä tässä taulukossa. Ennakonpidätystä vastaava palkkalaji ePalkoissa on *EP.
Palkkalajivastaavuudet lisätään taulukkoon Lisää-painikkeesta, jolloin Laji-kenttään tallennetaan palkkalajin tunnus ePalkoissa, ja Tuonti Laji -kenttään tallennetaan palkkalajin tunnus lähdeaineistossa.
Tuottaa myös Tähän mahdollisesti syötetty palkkalaji tuottaa tällaisen rivin tuonnin yhteydessä. Esimerkiksi ylityö -tapahtumariville halutaan automaattisesti perustunnit. Tällöin tuottaa myös -tietoon syötetään esim AIKA (tms perustunti).
Tuonti
Tapahtumien tuonti käynnistyy Suorita tuonti -painikkeella. Tuonti saattaa kestää jonkin aikaa, eikä sitä tule käynnistää uudelleen kesken prosessin. Tuontiprosessi avaa yleensä edistymispalkin ja odotusikoni pyörii ruudulla. Kun tuontiprosessi on valmis, tulee näytölle teksti, joka ilmoittaa kuinka monta tapahtumaa on tuotu, ohitettu tai ollut virheessä.
HUOM! Tarkista aina mahdolliset virheet tai ohitetut rivit.
Kuvassa olevassa esimerkissä voisi päätellä että aineisto oli väärä tai erotin virheellinen tai oli valittuna ohita nollarivit, eikä yhdelläkään rivillä ollut summia tai lukumääriä, sillä 0 tapahtumaa tuotu.
Tarkemmat tiedot tuonnin tapahtumista löytyy tuonnin jälkeen Loki -välilehdeltä. Heti tuonnin jälkeen loki kannattaa päivittää Päivitä -painikkeella. Lokitekstistä näkee miten tuonti edistyi ja mahdolliset virheet. Avaa tuontiaineisto esim. Notepadilla tarkistaaksesi virheiden tarkemmat selitykset.
Tuonnin kumoaminen
Mikäli havaitaan että tuonnissa oli tullut väärää tietoa, ne on helppo poistaa palkkatapahtumilta Kumoa tuonnit -painikkeella. Kumoamisessa huomioitavaa: Kumoaminen koskee vain valittua tuontityyppiä ja kumoamispäivämäärää. Huomioi siis että kumoaminen kumoaa kaikki samana päivänä tuodut saman tyyppiset rivit
Vihje: Joissakin tapauksissa tuontiprosessi voi jäädä jatkumaan erittäinkin kauan. Tällöin tuotava tiedosto on jäänyt palvelimella lukkoon. Tällöin auttaa, että nimeät tiedoston toiselle nimelle.
Katso myös usein kysyttyjen kysymysten osiosta Tapahtumien tuonti ePalkkoihin