Matkalaskujen siirrot ja palautukset
Yleistä siirrosta
Matkalaskujen siirto kirjanpitoon
Kirjanpidosta palautus
Matkalaskujen palautus kirjanpidosta
Matkalaskujen siirto palkanlaskentaan
Matkalaskujen palautus palkanlaskennasta
Matkalaskujen arkistointi
Matkalaskut siirretään joko palkanlaskentaan tai kirjanpitoon, riippuen siitä, onko Ostolaskuissa käytössä vain matkalaskujen luonti ja tarkastus/hyväksyntä (siirrot palkanlaskentaan) vai sen lisäksi myös matkalaskujen maksatus, matkalaskureskontra (siirrot kirjanpitoon)
Yleistä siirrosta
Matkalaskujen ja suoritusten siirto kirjanpitoon tehdään Siirrettävät-osiossa. Tässä ohjeessa käsitellään vain matkalaskujen siirtoa, suoritusten siirrosta voit lukea täällä.
Oletuksena näkymissä näkyvät kaikki hyväksytyt, mutta siirtämättömät laskut ja suoritukset.
Oletusrajauksen voi tarvittaessa vaihtaa, klikkaamalla Tarkastuksen tila -kentän lopussa olevaan alasvetovalikkoon (oletuksena teksti: Hyväksytty). Tarkastuksen tila voi olla myös Kierrossa (näkymässä silloin ainoastaan kierrossa olevat siirtämättömät) tai Kaikki (näkymässä silloin sekä kierrossa että hyväksytyt).
Kirjanpitoon siirretyn matkalaskun tietoja ei voida enää muokata Ostolaskuissa. Lasku tulee ensin palauttaa perusjärjestelmästä muokkausta varten takaisin. Huom! Mikäli kyseinen matkalasku on jo arkistoitu, tulee se ensin palauttaa myös arkistosta.
Matkalaskujen siirto kirjanpitoon
Matkalaskut siirretään kirjanpitoon silloin, kun käytössä on Ostolaskujen matkalaskureskontra ja matkalaskut maksetaan Ostolaskujen kautta. Matkalaskut siirretään Heeros kirjanpitoon HeerosCSV -tuonnilla. Ostolaskujen yleisissä asetuksissa Liittymät – Kirjanpito –välilehdellä tulee määritellä matkalaskujen kirjanpidon liittymäksi HeerosCSV.
HUOM! Mikäli matkalaskuille ei ole vielä tässä vaiheessa annettu tositenumeroita, tulee ne antaa ennen kirjanpitoon siirtoa, saman näkymän Tositenumerointi -painikkeella.
- Siirry Siirrettävät – Matkalaskut -näkymään
- Valitse kirjanpitoon siirrettävät matkalaskut klikkaamalla laskurivin edessä olevaan valintaruutuun
- Klikkaa näkymän yläosassa olevaa Kirjanpitoon -painiketta
Siirrosta muodostuu raportti, johon on eriteltynä siirretyt laskut ja yhteissumma.
Siirtotiedosto tulee tallentaa haluttuun kohdehakemistoon, josta tiedosto noudetaan käyttämäänne kirjanpito-ohjelmaan. Kirjanpitoon siirretyt matkalaskut näkyvät niin kauan Siirrettävät – Arkistoon -näkymässä, kunnes ne on arkistoitu. Arkistoinnin jälkeen laskut näkyvät Siirretyt – Arkistoidut -näkymässä.
Lue lisää laskujen siirtämisestä Heeros Kirjanpitoon täällä.
Kirjanpidosta palautus
Mikäli matkalasku on kirjanpitosiirron jälkeen arkistoitu Arkistoon tulee se ensin palauttaa arkistosta, jonka jälkeen se voidaan vasta palauttaa kirjanpidosta. Arkistosta palautettu lasku siirtyy takaisin Siirretyt -näkymään, jossa varsinainen kirjanpidosta palautus tehdään.
Siirretyt-näkymissä näkyvät kaikki laskut ja suoritukset, jotka on siirretty kirjanpitoon, mutta niitä ei ole vielä arkistoitu tai ne on palautettu arkistosta. Voit halutessa hakea näkymään laskuja/suorituksia myös haluamaltasi päivältä tai aikaväliltä. Mikäli haet laskuja/suorituksia tietyltä aikaväliltä, valitse ensimmäiseen kenttään kalenterista aikavälin ensimmäinen päiväys ja toiseen kenttään aikavälin viimeinen päiväys. Tällöin saat näkymään ainoastaan ne laskut/suoritukset, jotka ovat antamallasi aikavälillä.
Matkalaskujen palautus kirjanpidosta
- Siirry Siirretyt– Matkalaskut -näkymään
- Valitse kirjanpidosta palautettavat laskut klikkaamalla laskurivin edessä olevaan valintaruutuun
- Klikkaa näkymän yläosassa olevaa Palauta kirjanpidosta -painiketta
Siirretyt – Matkalaskut -näkymässä kaikki laskut ovat siirrettyjä kirjanpitoon (ei erikseen nähtävillä kirjanpitoon siirretty -ikonia eli vaaleansinistä kirjaa). Palautettu lasku siirtyy Siirrettävät -Ostolaskut -näkymään ja sen laskurivillä ei näy enää kirjanpitokuvaketta (vaaleansininen kirja). Laskun historiatietoihin jää merkintä kirjanpidosta palautuksesta.
Matkalaskujen siirto palkanlaskentaan
Matkalaskut siirretään palkanlaskentaan silloin, kun niiden maksu tehdään palkanmaksuohjelman kautta, eikä käytössä ole Ostolaskujen matkalaskureskontraa.
Kun matkalaskut on kierrätetty oletustarkastuskierron mukaisesti viimeiseen vaiheeseen, voidaan ne siirtää palkanlaskentaan. Matkalaskujen siirto palkanlaskentaan edellyttää aina, että palkanlaskentaliittymä on määritelty Ostolaskujen asetuksiin (Asetukset – Yleiset – Liittymät – Palkanlaskenta). Palkanlaskentaan siirretyt matkalaskut voidaan palauttaa tarvittaessa takaisin Ostolaskuihin.
- Siirry Siirrettävät – Matkalaskut -näkymään
- Valitse palkanlaskentaan siirrettävät laskut klikkaamalla aina matkalaskurivin edessä olevaan valintaruutuun
- Mikäli haluat siirtää kaikki matkalaskut näkymästä palkanlaskentaan, klikkaa kuvan osoittamaan valintaruutuun, jolloin kaikki näkymän matkalaskut tulevat valituiksi.
- Klikkaa laskujen valinnan jälkeen Palkanlaskentaan -painiketta
- Palkanlaskentaan siirretyistä laskuista muodostuu automaattisesti raportti näytölle.
Suljettuja raportteja voi katsoa myöhemmin uudelleen Raportit – Siirtoraportit -näkymässä.
Palkanlaskentaan siirretyt matkalaskut näkyvät Siirretyt – Matkalaskut -näkymässä niin kauan, kunnes ne arkistoidaan. Arkistoidut matkalaskut näkyvät Siirretyt – Arkistoidut -näkymässä.
Matkalaskujen palautus palkanlaskennasta
Mikäli palkanlaskentaan siirretty matkalasku on jo arkistoitu, tulee se ennen palkanlaskennasta palautusta palauttaa arkistosta takaisin Ostolaskuihin.
- Siirry Siirretyt – Matkalaskut -näkymään
- Valitse palautettava matkalasku klikkaamalla rivin edessä olevaan valintaruutuun
- Klikkaa Palauta Palkanlaskennasta -painiketta
Ohjelma ilmoittaa palautettujen laskujen määrän. Ilmoitus suljetaan OK-painikkeella. Palautettu matkalasku näkyy Siirrettävät – Matkalaskut -näkymässä.