Tilitoimisto-käyttäjä voi luoda Asiakasyritykset -näkymästä uusia asiakkaita seuraavasti:
- Kirjaudu Tilitoimisto -yritykseen (Yritys, jonka roolina on Tilitoimisto).
- Mene näkymään Tilitoimisto - Asiakasyritykset ja valitse Lisää.
- Luo uusi yritys syöttämällä perustiedot Yhteystiedot -välilehdelle. Vähintään nimi (Yritys/yhteisö) ja y-tunnus tulee täydentää. Y-tunnus on olennainen tieto kaikissa sähköisissä asioinneissa. Y-tunnus tulee syöttää sellaisena kuin se esim. YTJ:ssä näkyy. ePalkat osaa muotoilla y-tunnuksen oikeaan muotoon kullekin tarvittavalle taholle.
Kutsumanimi näkyy vain ePalkkojen sisäänkirjautumisikkunan yritysvalintalistalla (avautuu, jos käyttäjällä oikeus useampaan kuin yhteen ePalkat-yritykseen), jolloin siihen voi kirjoittaa listalta helposti löydettävän nimen. Raporteille tulostuu Yritys/yhteisö -kenttään annettu yrityksen nimi.
Tilaksi voidaan valita OK tai suljettu.
Kirjattu pvm. kertoo koska yritys on perustettu kantaan. Kirjauduttu kenttä päivittyy aina kun yrityksen kantaan on kirjauduttu.
Puhelinnumeroon kannattaa laittaa palkanlaskijan numero. Tämä puhelinnumero on oletusarvo esimerkiksi sähköisiin ilmoituksiin ja moneen tulosteeseen. Myös sähköpostiosoitteeksi kannattaa syöttää palkanlaskijan sähköpostiosoite.
-
Toiminnot -välilehdellä määritellään, mitkä toiminnot asiakasyrityksessä otetaan käyttöön. Esimerkiksi, mikäli kyseisessä yrityksessä ei käytetä projekteja tai työvaiheita, jätetään ne rastittamatta. Lisenssitaso on tilitoimiston asiakayrityksellä aina Loppuasiakas.
Palkansaajien lukumäärä on tieto tilitoimiston omaan käyttöön jolla voi raportoida jos asiakkaan kanssa sovittu määrä palkansaajia ylittyy. Tieto ei ole pakollinen.
HR-rasti aktivoi yritykselle HR-toiminnallisuudet ja lisäki se tekee HR-järjestelmästä Master -tiedonkäsittelijän. Tästä voit lukea lisää osiossa HR.
-
Tietokanta -välilehdellä voidaan joko valita Malli -palkkalajit ja tilikartta tai kopioida palkkalajit ja tilikartta toisesta yrityksestä. Mikäli yritykselle on valittu malli, ei palkkalajeja ja tilikarttaa voi kopioida toisesta yrityksestä. Mikäli yritykselle ei oteta mallia käyttöön, eikä palkkalajeja ja tilikarttaa kopioida toisesta yrityksestä, muodostuu yritykselle ePalkkojen palkkalajit ja tilikartta.
Palkkalajien ja tilikartan luomisen kolme vaihtoehtoa:
Ensimmäinen vaihtoehto: ePalkkojen valmiit palkkalajin ja Liikekirjurin-tilikartasta karsittu tilikartta muodostuu automaattisesti jättämällä Tietokanta -välilehdellä kentät Malli ja Kopioi yrityksestä tyhjäksi:
Toinen vaihtoehto: Tilitoimistoon luodun mallin mukaiset palkkalajit ja tilikartta luodaan valitsemalla Malli -kenttään haluttu malli. Tarkempi kuvaus tilitoimiston mallin luomiseen löydät täältä. Muistutuksena vielä: Mikäli yritykselle on valittu malli, ei ole merkitystä sillä, minkälaisia lajeja tai tilejä kopioidaan esim jostakin muusta yrityksestä.
Kolmas vaihtoehto: Voit kopioida toiselta yritykseltä palkkalajit ja tilikartan valitsemalla kopioitava yritys kenttään Kopioi yrityksestä. Tällöin palkkalajit ja tilit ovat jokaisella yrityksellä omanlaisensa eikä niitä jälkeenpäin pystytä keskitetysti muokkaamaan. Mikäli toivot, että voit keskitetysti muokata palkkalajeja ja tilejä eri yrityksille, valitse silloin toisessa vaihtoehdossa esitetty Malli.
Kun yritys on perustettu, ja sille on luotu palkkalajit ja kirjanpidon tilit, voit tarkastaa palkkalajit ja tilit näkymistä Rekisterit – Palkkalajit ja Rekisterit – Tilit.
-
Kirjaudu ulos Tilitoimisto -yrityksestä ja kirjaudu uuteen yritykseen.
Tilitoimistokäyttäjä saa luettelon kaikista yrityksistä, joihin kyseisellä käyttäjätunnuksella on käyttöoikeus. Syötä salasana ja valitse yritys johon haluat kirjautua ja klikkaa Kirjaudu.
Mikäli haluat kirjautua toiseen yrityksen, kirjaudu ulos ja valitse toinen yritys.
- Täydennä Rekisterit -osio. Lisäksi uuden yrityksen perustamisen jälkeen on tarkistettava ja täydennettävä vähintään seuraavat kirjanpidon asetukset:
Raportit – Kausi – Kirjanpitotosite – Asetukset -välilehdelle on täydennettävä ennakonpidätystili, maksutili ja sotutili ja Pääkäyttäjätoiminnot – Ohjelman asetukset – Yleistä -välilehdelle tulee olla määritelty Sotuprosentti.
- Liitä Pääkäyttäjätoiminnot - Yritystiedot - Heeros-tiedot -välilehdelle Heeros Menusta löytyvä TT ja LA. Huom! Yrityksen on oltava myös Heeros Menussa, joten tarvittaessa yritys pitää perustaa myös sinne.