Yrityksen tiedot
Sovellukset
Muut asetukset
Tallentaminen
Oma toimisto -tasoinen pääkäyttäjä perustaa Menussa uuden asiakkaan. Perustamisen yhteydessä voidaan hyödyntää myös mallikantoja. Tarkempia tietoja Ostolaskujen mallikannan hyödyntämisestä voit lukea täältä ja Arkiston mallikannan hyödyntämisestä täältä.
- Kirjaudu Heeros Menuun (esimerkiksi http://zeus.heeros.com/)
- Klikkaa Menun vasemmasta reunasta Uusi asiakas -tekstiä
- Täydennä Asiakas–välilehdelle vähintään yrityksen nimi ja luotavat sovellukset.
Yrityksen tiedot
Nimi
Anna perustettavan yrityksen nimi.
Huom! Pilkku ja kauttaviiva eivät ole sallittuja merkkejä nimessä.
Sisäinen asiakasnumero
Yritykselle annetaan automaattisesti kyseisen Menun seuraava vapaa Heeroksen sisäinen asiakasnumero.
Asiakasnumero
Yritykselle voidaan halutessa määritellä Ostolaskuihin vapaavalintainen asiakasnumero; esimerkiksi perusjärjestelmässä käytettävä asiakasnumerointi (Ei pakollinen tieto).
OVT-tunnus
OVT-tunnus -kenttään voidaan antaa yrityksen käyttämä OVT-tunnus. OVT-tunnus on pakollinen tieto, mikäli yrityksen myyntilaskut lähetetään WebTransfer-ohjelmalla.
OVT-tunnus on aina muotoa 0037 + yrityksen Y-tunnus ilman väliviivaa. Myyntilaskut ohjataan oikean yrityksen arkistoon tämän tunnuksen perusteella.
Luokitus
Yritykselle voidaan tarvittaessa antaa jokin luokitus. Luokitus määritellään ja otetaan käyttöön Heeros Menussa, kohdassa Järjestelmä – Yleiset asetukset – Yleistä -välilehti – Luokittelut. Yritykselle annettu luokitus näkyy ainoastaan Menun asiakaslistauksessa.
Mallikannan palvelin
Kyseiseen kenttään tulee automaattisesti tieto siitä, millä palvelimella kyseinen Menu/yritys sijaitsee.
Sovellukset
Sovellus-osiossa valitaan ne sovellukset, jotka yritykselle otetaan käyttöön. Käytettävä sovellus valitaan klikkaamalla sovelluksen nimen edessä olevaan valintaruutuun.
Mikäli olette täyttäneet tietoja Ostolaskujen mallikantaan, käytetään siihen tallennettuja tietoja automaattisesti uuden Ostolaskujen perustamisessa. Arkisto perustuu aina valitun Arkiston (mallikanta/toinen asiakasyritys) mukaisesti.
HUOM! Mikäli olet perustamassa yritykselle ainoastaan ePalkkoja ja tulorekisteriyhteyttä, älä valitse yritykselle mitään sovellusta, vaan siirry Tallentaminen-vaiheeseen.
Ostolaskut
Ostolaskut-valintaruksi perustaa yritykselle Ostolaskujen kierrätys-sovelluksen. Ostoreskontra ja/tai matkalaskureskontra lisätään tarvittessa perustamisen jälkeen.
HUOM! Mikäli uudelle asiakkaalle perustetaan Ostolaskujen tulkinta- ja tiliöintiratkaisu muuten kuin ohjatun asiakkaan perustamisen kautta, tulee Ostolaskujen kierrätysratkaisun ensin olla perustettuna ja sen asetukset ja rekisterit määritettynä. Asiakkaan perustaminen Ostolaskujen tulkinta- ja tiliöintiratkaisuun tilataan palvelupyynnöllä Heeroksen Sovellustuesta. Perustamisen yhteydessä asiakkaalle muodostetaan laskujen vastaanottosähköpostiosoite yrityksen nimestä. Luotu sähköpostiosoite ilmoitetaan palvelupyynnöllä perustamisen valmistuttua.
Arkisto
Arkisto-valintaruksi perustaa yritykselle Heeroksen sähköisen arkistointi-sovelluksen.
Kopioi asiakirjat
Kyseinen valinta kopioi Arkistoon perustettavat asiakirjat alle valitusta Malli-Arkistosta. HUOM! Valinta kopioi kaikki valittuun Malli-Arkistoon tallennetut asiakirjat uuden yrityksen Arkistoon! Jos käytät valintaa, käytä sitä harkiten.
Heeros Admina Default
Arkiston luonnissa otetaan automaattisesti Heeroksen oletusjaottelu eli asiakirja-arkiston hakemistorakenne käyttöön, mikäli kenttään on valittu Heeros Admina Default. Tarvittaessa oletusjaottelun voi vaihtaa, valitsemalla kentän alasvetovalikosta yritys, jonka jaottelua halutaan käyttää.
Myyntilaskut
Myyntilaskut-valintaruksi perustaa yritykselle Myyntilaskujen laskutus-sovelluksen. Myyntireskontra lisätään tarvittaessa perustamisen jälkeen.
Kirjanpito
Kirjanpito-valintaruksi perustaa yritykselle käyttöön Heeros Kirjanpidon. Jos haluat kopioida tietoja perustettavan yrityksen kirjanpitoon, valitse alasvetovalikosta mallikanta/yritys, josta haluat kopioida tietoja ja valitse rastittamalla mitä tietoja haluat kopioida. Yleisimmin kopioitavia tietoja ovat Tositelajit ja perustettavasta yrityksestä sekä mallikannasta riipuen mahdollisesti myös Tilikaudet, Kaudet ja Tiliotemääritykset. Alv-koodit ja Tilit kannattaa kopioida vain siinä tapauksessa, ettei perustettavalla yrityksellä haluta käyttää mallikantojen yhteisiä tilikarttoja.
Muut asetukset
Aliakset
Joskus yrityksen nimi saattaa laskulla olla kirjoitettu toisella tapaa kuin yleensä. Vaihtoehtoinen nimen kirjoitustapa tallentuu automaattisesti Menun Aliakset-kenttään, kun Linkiin jäänyt lasku käsitellään eteenpäin. Näin poikkeavasta maksajan nimen kirjoitustavasta huolimatta yrityksen tiedot tunnistuvat laskulle jatkossa. Esimerkiksi Oy Yritys-Meikäläinen Ab:n alias voisi olla Yritys Meikäläinen Oy Ab.
Pankkitilit
Pankkitilit-kenttä täydentyy automaattisesti sen jälkeen, kun perustettavaan Ostoreskontra-Ostolaskuihin on annettu pankkitilitiedot. HUOM! mikäli yrityksellä on käytössään ainoastaan Heeroksen Myyntilaskut eikä ostoreskontrallista Ostolaskuja oteta vielä käyttöön, tulee pankkitilitiedot kirjoittaa kyseiseen kenttään käsin. Myyntilaskujen automaattinen viitteiden nouto/kohdistus edellyttää myös pankkitilitietoja kyseisessä kentässä.
Tallentaminen
Asiakas-välilehdellä ruksatut sovellukset perustetaan klikkaamalla Luo sovellukset -painiketta. Sisäinen asiakasnumero täydentyy automaattisesti sovellusten luonnin jälkeen. Sovelluskohtaisilla välilehdillä näytetään kannan sijaintitiedot sekä valitun mallikannan tiedot.
Tallenna-painike tallentaa ikkunassa annetut tiedot. Tallenna–painiketta käytetään:
- jos jo perustetun yrityksen tietoihin tulee muutoksia (muita muutoksia kuin uusia sovelluksia)
- jos olet perustamassa yritystä ePalkkojen tulorekisteriyhteyttä varten
Sulje-painike sulkee kyseisen ikkunan tallentamatta tietoja.
Määrittele seuraavaksi uuteen yritykseen uudet käyttäjät ja lisää tarvittaessa oikeudet uuteen yritykseen myös jo aiemmin perustetuille käyttäjille. Täydennä myös jokaisen perustetun sovelluksen asetukset kunkin sovelluksen asetuksissa. Lisätietoja tarvittavista asetuksista saat kunkin sovelluksen omista ohjeista.
Yritykselle perustetut sovellukset näkyvät etusivun yläpalkissa, sisäänkirjautumisen jälkeen.