Liittymät - Kirjanpito (OR-Ostolaskut)
Yleistä liittymistä
Liittymät -välilehdillä määritellään kyseistä Ostolaskuja käyttävän yrityksen laskujen tuontiin, kirjanpito-, ostoreskontra- ja palkanlaskenta -liittymiin liittyviä tietoja. Liittymät-osio on jaettu eri välilehtiin: Laskujen tuonti, Kirjanpito, Ostoreskontra ja Palkanlaskenta.
Tarkempia tietoja toteutetuista liittymistä voit lukea täältä:
- Kirjanpidon liittymät Ostolaskuissa
- Ostoreskontran liittymät Ostolaskuissa
- Palkanlaskennan liittymät Ostolaskuissa
Liittymät - Laskujen tuonti
Välilehdellä määritellään sekä kierrätys- että ostoreskontra-Ostolaskujen laskujen tuontiin liittyviä lisäominaisuuksia. Kyseisen välilehden asetukset eivät välttämättä vaadi toimenpiteitä. Siirry Asetukset – Yleiset – Liittymät -osion Laskujen tuonti -välilehdelle ja täydennä tarvittaessa tiedot avautuneeseen ikkunaan.
Ostolaskujen liittymä
Ne kierrätys-Ostolaskujen käyttäjät, jotka käyttävät ostolaskujen maksuliittymänä OpusCapitaa, tulee valita kentän alasvetovalikosta maksuliittymäksi Opus Capita. Mikäli kierrätys-Ostolaskujen käyttäjät käyttävät jotain muuta ostolaskujen maksuliittymään, jätetään kenttä tyhjäksi.
Luodaanko tiliöintirivit Finvoicesta / TEAPPS:sta -kentässä määritellään tuodaanko Finvoice-laskuja noudettaessa myös tiliöintirivit Finvoicesta.
- Kyllä-asetuksella kaikkiin tuotaviin laskuihin luodaan Finvoice-sanomalta tiliöintirivit, jos laskusanomalla tulee tiliöintitietoja
- Ei-asetuksella mihinkään tuotavaan laskuun ei luoda Finvoice-sanomalta tiliöintirivejä, vaikka laskusanomalla tulisikin tiliöintitietoja.
Huom! Tiliöintirivien luominen Finvoicesta edellyttää, että laskun toimittaja on antanut tiliöintiehdotuksen (kulutili ja/tai kustannuspaikka) laskurivillä xml-tiedostoon tai Opentext lisää tiliöintitiedot laskulle määrätyn indikaattorin ja ylläpitotaulukon mukaan. Heeros Linkin Laskujen tuonti -asetusten arvo vaikuttaa kyseiseen Ostolaskujen asetukseen. Lue lisätietoja Heeros Linkin Finvoice-tiliöintiin vaikuttavista asetuksista täältä.
Vastuuhenkilö ajastetusti tuoduille laskuille -kenttä mahdollistaa Ostolaskut-kohtaisesti saapuvien laskujen ohjautumisen tietylle henkilölle. Kyseisellä henkilöllä tulee olla pääkäyttäjäoikeudet Ostolaskuihin (peruskäyttäjällä ei oikeutta siirtää laskua tarkastuskierrossa eteenpäin).
Mikäli Vastuuhenkilö…-kenttä on tyhjä, ohjautuvat saapuvat laskut Heeros Linkin asetuksissa annetun nimen alle, esimerkiksi "Saapuneet laskut".
Käytetäänkö tuodun laskun toimittajan oletustarkastuskiertoa – Ei käytössä
Toimittaja-tiedosto - Valinta koskee vain Baan, Jeeves ja V10 -järjestelmiä käyttäviä asiakkaita.
Liittymät - Kirjanpito (OR-Ostolaskut)
Ostolaskujen ostoreskontraa käyttävien yritysten tulee täydentää kirjanpidon liittymään (ostolaskuille/suorituksille) ja siirtotiedostoon liittyviä asetuksia. Siirry Liittymät -välilehden Kirjanpito -osioon ja täydennä tiedot avautuneeseen ikkunaan.
Kirjanpito - Ostolaskut
Valitse kirjanpidon liittymä ostolaskuille. Oletuksena käytetään aina uusinta versiota liitymästä. Ohjelma antaa automaattisesti tiedostolle oletusnimen. Mikäli haluat muuttaa oletustiedoston nimeä, voit muodostaa sen Vapaa teksti – kentissä.
Vapaa teksti – Tiedoston nimi
Ensimmäiseen kenttään voidaan kirjoittaa vapaata tekstiä.
Ensimmäisestä alasvetovalikosta voidaan valita nimeen ei mitään, alaviiva tai väliviiva.
Toisesta alasvetovalikosta voidaan valita lisätäänkö nimeen päiväys ja missä muodossa.
Kolmannesta alasvetovalikosta voidaan valita nimeen ei mitään, alaviiva tai väliviiva.
Neljännestä alasvetovalikosta voit valita lisätäänkö nimeen päiväys ja missä muodossa.
Toiseen ja kolmanteen kenttään voidaan kirjoittaa vapaata tekstiä.
Määrittele lisäksi käytetäänkö siirroissa Zip-tiedostoa (Pakataanko siirtotiedosto ZIP-tiedostoon?). Liittymästä riippuen muodostuu aina joko yksi tai useampi siirtotiedosto siirrettäväksi kirjanpitoon. Zip-tiedosto valinnalla voidaan määritellä pakataanko em. tiedostot yhdeksi tiedostoksi. Mikäli käytössänne on useamman tiedoston muodostava liittymä, helpottaa Zip-tiedostoon tallennus aineiston purkua kohdehakemistoon.
- Kyllä -valinta pakkaa siirtotiedoston Zip-tiedostoon. Suositus silloin jos useampi tiedosto.
- Ei -valinta ei pakkaa siirtotiedoston tietoja, vaan vie tiedot yksittäisinä tiedostoina kirjanpitoon.
Kulukirjausten koonti -valinnalla voidaan vaikuttaa laskulla olevien useiden tiliöintirivien siirtoon. Mikäli koontia käytetään, tulee myös liittymän tukea koontivientejä.
- Kaikki -valinta kokoaa yhden laskun tiliöinnit yhteen saman tilin kustannuspaikan, laskentakohteiden ja alvin suhteen.
- Ei koontirivejä – valinta siirtää jokaisen rivin omana rivinä kirjanpitoon.
Alv-viennit -kentässä vaikutetaan siihen, siirretäänkö alvillinen (brutto) vai alviton (netto) summa kirjanpitoon. Brutto valinta siirtää summan, joka sisältää alvin ja Netto-valinta vie ainoastaan laskun summan ilman alvia ja alv-rivin omana tietonaan kirjanpitoon.
Mikäli Alv-viennit -kenttään on valittu Netto, tulee asetuksiin Siirretäänkö alv:t koonteina -kenttä. Koonnin Kyllä-valinta kokoaa laskun samat alv-rivit yhteen ja Ei-valinta vie laskun alv-rivit omina riveinä perusjärjestelmään.
Huom! Mikäli käytössä on Heeros Kirjanpito, tulee asetukseksi valita aina brutto, riippumatta kirjanpidon asetuksista. Kirjanpito laskee lopullisen alv:n sen yleisissä asetuksissa ALV-välilehdellä määritellyn ALV-tavan mukaisesti. Mikäli Kirjanpidon asetuksissa on valittu käyttöön netto-menetelmä, kuorii Kirjanpito sisäänluvun yhteydessä Ostolaskuista tuodusta brutto-summasta alv:n osuuden pois. Lue lisää Kirjanpidon ALV-asetuksista täällä.
Kirjanpito - Matkalaskut
Jos Ostolaskuissa on käytössä matkalaskureskontra, siirretään matkalaskut maksamisen jälkeen kirjanpitoon. Valitse liittymä myös matkalaskuille.
Kirjanpito - Suoritukset
Valitse kirjanpidon liittymä myös suorituksille ja määrittele vastaavat tiedot, kuten ostolaskuille.Mikäli käytössänne on myös matkalaskureskontra, tulee siihen liittyvät tiedot myös näkyviin ja täydennettäväksi.
Liittymät - Ostoreskontra
Kyseisellä välilehdellä määritellään ostoreskontraliittymään (ostolaskuille/suorituksille) ja siirtotiedostoon liittyviä asetuksia. Riippuen onko käytössänne Ostolaskujen kierrätys- vai ostoreskontraversio, on kyseisen välilehden tiedot erilaiset.
Siirry Liittymät – Ostoreskontra -välilehdelle ja täydennä tiedot avautuneeseen ikkunaan. Tiedot tallennetaan lopuksi Tallenna -painikkeella.
Mikäli käytössänne on Ostolaskujen ostoreskontra, tulee ostoreskontran liittymä Ostolaskut automaattisesti kyseiseen kenttään (yritykselle on valittu Ostoreskontra käyttöön Heeros Menussa).
Mikäli käytössänne on Ostolaskujen kierrätys ja ulkopuolinen ostoreskontra, tulee välilehden tiedot täydentää.
Valitse ostoreskontran liittymä ja mahdollinen liittymän alatyyppi ostolaskuille. Määrittele käytetäänkö siirroissa Zip-tiedostoa. Liittymästä riippuen muodostuu aina joko yksi tai useampi siirtotiedosto siirrettäväksi kirjanpitoon. Zip-tiedosto valinnalla voidaan määritellä pakataanko em. tiedostot yhdeksi tiedostoksi. Mikäli käytössänne on useamman tiedoston muodostava liittymä, helpottaa Zip-tiedostoon tallennus aineiston purkua kohdehakemistoon.
- Kyllä -valinta pakkaa siirtotiedoston Zip-tiedostoon. Suositus silloin jos useampi tiedosto.
- Ei -valinta ei pakkaa siirtotiedoston tietoja, vaan vie tiedot yksittäisinä tiedostoina kirjanpitoon.
Siirrettävälle tiedostolle tulee antaa myös nimi.
Alv-viennit -kentässä vaikutetaan siihen, siirretäänkö alvillinen (brutto) vai alviton (netto) summa kirjanpitoon. Brutto valinta siirtää summan, joka sisältää alvin ja Netto-valinta vie ainoastaan laskun summan ilman alvia + alv-rivin omana tietonaan kirjanpitoon. Mikäli Alv-viennit -kenttään on valittu Netto, tulee asetuksiin Siirretäänkö alv:t koonteina -kenttä. Koonnin Kyllä-valinta kokoaa laskun samat alv-rivit yhteen ja Ei-valinta vie laskun alv-rivit omina riveinä perusjärjestelmään.
Määrittele myös siirretäänkö tositenumero ja lisätäänkö se selitteeseen. Asetuksiin voidaan antaa myös Ostoreskontran yritystunnus ja päätetään tarkistetaanko tiliöinti siirroissa ja siirretäänkö summat euroissa vai laskun valuutassa.
Liittymät - Palkanlaskenta
Palkanlaskenta (matkalaskut ilman matkalaskureskontraa)
Kyseinen välilehti tulee täydentää, mikäli matkalaskut ovat käytössä. Siirry Liittymät – Palkanlaskenta -välilehdelle ja täydennä tiedot avautuneeseen ikkunaan. Täydennettävät tiedot vaihtelevat palkanlaskenta-liittymästä riippuen. Tallenna tiedot lopuksi Tallenna -painikkeella.
Palkanlaskennan liittymä
Valitse kyseisen kentän alasvetovalikosta käytettävä palkanlaskennan liittymä matkalaskuille.
Huom! Mikäli käytössänne on Tikonin palkanlaskenta, tulee palkanlaskentatiedosto noutaa Tikoniin valinnalla Muu nouto. Liittymästä käytetään aina uusinta versiota.
Tiedoston nimi
Kun olet valinnut kyseisellä välilehdellä liittymän, antaa ohjelma automaattisesti oletustiedoston nimen. Mikäli haluat muuttaa oletustiedoston nimeä, voit muodostaa sen Vapaa teksti -kentissä.
Vapaa teksti – Tiedoston nimi
Ensimmäiseen kenttään voidaan kirjoittaa vapaata tekstiä.
Ensimmäisestä alasvetovalikosta voit valita nimeen ei mitään, alaviivan tai väliviivan.
Toisesta alasvetovalikosta voit valita lisätäänkö nimeen päiväys ja missä muodossa.
Kolmannesta alasvetovalikosta voit valita nimeen ei mitään, alaviivan tai väliviivan.
Neljännestä alasvetovalikosta voit valita lisätäänkö nimeen päiväys ja missä muodossa..
Toiseen ja kolmanteen kenttään voidaan kirjoittaa vapaata tekstiä.
Pakataanko siirtotiedosto ZIP-tiedostoon?
Liittymästä riippuen muodostuu aina joko yksi tai useampi siirtotiedosto siirrettäväksi palkanlaskentaan. Zip-tiedosto valinnalla voidaan määritellä pakataanko em. tiedostot yhdeksi tiedostoksi. Mikäli käytössänne on useamman tiedoston muodostava liittymä, helpottaa Zip-tiedostoon tallennus aineiston purkua kohdehakemistoon.
Kyllä -valinta pakkaa siirtotiedoston Zip-tiedostoon (suositus silloin jos useampi tiedosto)
Ei –valinta ei pakkaa siirtotiedoston tietoja, vaan vie tiedot yksittäisinä tiedostoina perusjärjestelmään.
Sallitaanko tiliöimättömien siirto
Valitse sallitaanko tiliöimättömien matkalaskujen siirto palkanlaskentaan.
Matkalaskuista siirretään myös muut kulut
Matkalaskuista voidaan siirtää palkanlaskentaan kilometrikorvausten ja päivärahojen lisäksi myös muut kulut (Kyllä/Ei).
Tiedot tallennetaan lopuksi Tallenna-painikkeella. HUOM! Voit täyttää kaikki Yleisten asetusten välilehdet ennen Tallenna-painikkeen painamista.