Yleiset asetukset
Yritystiedot
Yhteyshenkilöt
Tiliöinnit
ALV
Kirjanpidon asetukset
Liittymät
Tässä osiossa käsitellään yleisten asetusten määrittely. Yleiset asetukset jakautuvat useampaan eri välilehteen, joiden tiedot voi täyttää ensin ja vasta lopuksi valita Tallenna-painike.
Yritystiedot
Yritystiedot-välilehdellä (Asetukset – Yleiset – Yritystiedot) määritellään mm. yrityksen nimi ja yhteystiedot. Annettuja tietoja hyödynnetään kirjanpidon raporttien tulostuksessa.
Yritysnumeroa käytetään mm. tietojen viennissä muihin järjestelmiin. Tässä annettu yritysnumero menee esimerkiksi seuraaviin liittymiin: Talgraf, Accuna ja Qlick Business Intelligence.
Yrityksen numero vastaavasti on tieto, jonka voi ottaa mukaan Heeros kirjanpidosta tulostettaville raporteille.
Toimiala haetaan yritystiedoista verolomakkeelle.
Puhelin, email, kotisivu tai yrityksen logo ovat informatiivista tietoa eivätkä nouse mukaan Heeros kirjanpidosta tulostetaville raporteille, vaan ovat tarkasteltavissa yleisten asetusten kautta.
Yhteyshenkilöt
Yhteyshenkilöt-välilehdellä (Asetukset – Yleiset – Yhteyshenkilöt) määritellään yrityksen yhteyshenkilöt ja heidän yhteystietonsa. Yhteyshenkilötietoja käytetään informatiivisina tietoina, esimerkiksi kirjanpitäjän tiedot noudetaan tilinpäätökseen.
Tiliöinnit
Tiliöinnit-välilehdellä (Asetukset – Yleiset – Tiliöinnit) nimetään käytössä olevat laskentakohdetasot. Varsinaiset laskentakohdearvot (kustannuspaikat, projektit jne) perustetaan näkymässä Asetukset – Laskentakohteet.
Yhdellä laskenta-/ seurantakohdetasolla voidaan seurata useita samanarvoisia seurantakohteita.
Nimi-kenttään tulee kirjoittaa seurantatasoa yksilöivä otsikko esimerkiksi Kustannuspaikka, Projekti, Projektilaji.
Lyhenne laskentakohteille -kenttään kirjoitetaan laskentakohteen lyhenne, esimerkiksi kustannuspaikalla kustp, kp, kpaik tms. Lyhenne tulostetaan esimerkiksi raporteille, missä se ei vie tulosteilla niin paljon tilaa kuin laskentakohteen virallinen nimi. Mikäli lyhennettä ei ole annettu, käytetään näkymissä ja raporteilla Nimi-kenttään annettua tietoa.
Muokkausoikeudet-valinnalla määritetään pystyykö peruskäyttäjä muokkaamaan laskentakohdetietoja ohjelmassa vai vaaditaanko siihen pääkäyttäjäoikeudet.
Valintamahdollisuudet-sarakkeessa voidaan määritellä, miten laskentakohteiden valinta tehdään tapahtumaa syötettäessä.
- Vapaa-valinta mahdollistaa, että tapahtuman syötössä voidaan kyseiseen laskentakohdekenttään antaa mikä vain arvo. Tällöin kyseistä laskentakohdetta ei ole tarvinnut etukäteen perustaa laskentakohteisiin. Mikäli annettua laskentakohdetta ei ole perustettu, antaa ohjelma ilmoituksen: ”Valittua laskentakohdetta ei löydy asetuksista. Haluatko luoda uuden laskentakohteen?”. Valitsemalla Ok pääsee perustamaan uuden laskentakohteen, sulje painikkeella pääsee jatkamaan ilman laskentakohteen perustamista rekisteriin.
- Listalta-valinta mahdollistaa ainoastaan arvon hakemisen alasvetovalikosta. Tällöin tapahtuman syötössä voidaan valita kyseinen laskentakohde ainoastaan etukäteen perustetuista laskentakohteista.
- PVM-valinta ei ole tällä hetkellä käytössä.
Pakollinen-kentässä määritetään onko kyseinen laskentakohde pakollinen vai vapaaehtoinen kirjanpidon tapahtumien syötössä. Valittavissa olevat vaihtoehdot:
- Vapaaehtoinen kaikilla tileillä – tapahtumalle voi antaa kyseiselle laskentakohdetasolle arvon, mutta se ei ole pakollinen tieto.
- Pakollinen kaikilla tileillä – tapahtumalle on pakko antaa kyseinen laskentakohdetieto, muutoin ohjelma antaa virheilmoituksen viennin tallennuksen yhteydessä.
- Pakollinen tuloslaskelman tileillä – tapahtumalle on pakko antaa kyseinen laskentakohde silloin, kun kirjataan tuloslaskelman tilille. Taseen tileillä kyseinen laskentakohde on vapaaehtoinen tieto.
- Pakollinen vain tuloslaskelman tileillä – tapahtumalle on pakko antaa kyseinen laskentakohde silloin, kun kirjataan tuloslaskelman tilille. Taseen tileille kyseisen laskentakohteen kirjaamista ei sallita.
- Vapaaehtoinen vain tuloslaskelman tileillä – tapahtumalle voi antaa kyseisen laskentakohteen silloin, kun kirjataan tuloslaskelman tilille. Taseen tileille kyseisen laskentakohteen kirjaamista ei sallita.
ALV
ALV-välilehdellä (Asetukset – Yleiset – ALV) määritellään arvonlisäveron käsittelyyn liittyviä asetuksia.
Alv-tapa -valinnalla voidaan määritellä onko yrityksen arvonlisäverokäsittely brutto, netto vai veroton.
- Brutto-tavalla tositteet näkyvät pääkirjalla bruttosummilla ja arvonlisävero kirjataan vasta alv-laskennan yhteydessä tileiltä. Brutto-valinnalla vientirivien summat esitetään aina bruttona eli verollisina. Tositteiden summat voidaan syöttää kuitenkin joko bruttosummina (Summa -kenttään) tai nettosummina (Netto -kenttään).
- Netto-tavalla tositteet näkyvät pääkirjalla nettosummilla ja arvonlisävero kirjataan heti alkuperäisen viennin tallennuksen yhteydessä. Tositteiden summat voidaan syöttää joko bruttosummina (Summa -kenttään) tai nettosummina (Netto -kenttään).
- Veroton -käsittely ei huomioi arvonlisäverokoodeja lainkaan, vaikka ne olisi perustettu yhteiseen tilikarttaan. Mikäli toiminta on verotonta, valitaan tämä vaihtoehto.
Ilmoitusjakso-valinnalla määritetään toimitetaanko veroilmoitus oma-aloitteisista veroista kuukausittain (1 kk), neljännesvuosittain (3 kk) vai vuosittain (12 kk). Asetus vaikuttaa TYVI-aineiston verokauden pituustiedon muodostumiseen. Asetuksen avulla voidaan halutessa perustaa kirjanpidon kaudet ilmoituskausien mukaisesti.
Verotiliviitettä käytetään oma-aloitteisista veroista ilmoituskausittain muodostuvan ostolaskun viitetietona. Viite tulostuu myös alv-laskentatulosteelle.
Alv-kirjauksen päättäminen -kentässä määritetään tili, jolle verotilivelka tai -saaminen kirjataan arvonlisäveron kausittaisen päättämisen yhteydessä.
Verohallinnon pankkitili-kentässä määritetään pankkitili, jolle vero maksetaan. Pankkitili annetaan IBAN-muodossa. Tiliä käytetään arvonlisäverosta muodostettavan ostolaskun pankkitilinä. Tilinumero tulostuu myös alv-laskentatulosteelle.
BIC–kenttään annetaan verohallinnon pankkitilin BIC-koodi. BIC-tietoa käytetään kausittaisesta arvonlisäverolaskennasta muodostuvan ostolaskun pankkitilin BIC-koodina. BIC-koodi tulostuu myös alv-laskentatulosteelle.
Arvonlisäveron tositelaji -kentässä valitaan, mille tositelajille muodostetaan arvonlisäveron päättämisessä tehtävä tosite.
Sallitaanko alv-koodin muuttaminen -asetuksella määritellään voidaanko kirjanpidon tapahtumien syötössä (Tapahtumat – Avoimet tai Tapahtumat – Omat) vaihtaa kirjanpidon tililtä ehdotuksena tuleva alv-koodi.
Sallitaanko arvonlisäveromäärien muuttaminen -asetuksella määritellään, voidaanko kirjanpidon tapahtumien syötössä (Tapahtumat – Avoimet tai Tapahtumat – Omat) muuttaa tiliöintirivin arvonlisäveron määrää.
Arkiston pääluokka kirjanpidon raporteille -asetuksella määritetään Arkiston pääjaottelu, jonka alla oleviin alajaotteluihin kirjanpidosta tallennetaan kaikki raportit, mikäli raportin tulostuksessa on valittu "kopio Arkistoon ja tulostetaan pdf-raportti. Asetus ei siis koske vain arvonlisäverolaskennassa muodostettavia liitteitä vaan myös tuloslaskelmaa, tasetta, pää- ja päiväkirjoja, laskureskontraraportteja ja tiliotteiden arkistointia. HUOM! Varmista, että pääjaottelu on sellainen, jossa tehtynä vähintään yksi alajaottelu, muuten tallennus ei toimi oikein. Tyhjennä myös selaimen välimuisti asetusmuutoksen tallentamisen jälkeen, jotta muutos olisi välittömästi käytettävissä raporttien tallentamisessa.
Arkiston pääluokka tuloveroilmoituksille - asetuksella määritetään mihin Arkiston pääjaotteluun tuloveroilmoitukset tallennetaan lähetyksen tai lähetetyksi merkinnän yhteydessä.
Verohallinnon toimittajanumero (Ostolaskut) - Arvonlisäverolaskennan yhteydessä voidaan myös muodostaa ostolasku suoraan Ostolaskuihin verojen maksamista varten. Verohallinnon toimittajanumero Ostolaskut -kenttään annetaan Ostolaskuissa Verohallinnolla oleva toimittajatunnus.
Yhteenvetoilmoitus-kohtaan valitaan alv-koodit arvonlisäveron yhteenvetoilmoitusta varten.
Kirjanpidon asetukset
Kirjanpidon asetukset–välilehdellä (Asetukset – Yleiset – Kirjanpidon asetukset) määritellään yleisiä kirjanpidon tapahtumien syöttöön liittyviä asetuksia.
Oletuskausi-asetuksella määritellään Tapahtumat - Avoimet –näkymän oletuskausi.
Automaattinen Tito –asetuksella voidaan määritellä, miten Heeros Kirjanpito käsittelee tiliotteita.
- Ei käytössä –vaihtoehdolla ohjelma ei ohjaa tiliotetta kirjanpitoon lainkaan.
- Automaattinen Tito –vaihtoehdolla ohjelma tuo Heeros Linkin noutaman tiliotteen kirjanpitoon ja tekee tiliotemääritysten mukaiset tiliöinnit tiliotteen tapahtumista valmiiksi.
- Manuaalinen – vaihtoehdolla ohjelma tuo tiliotteen kirjanpitoon, mutta ei tee tiliöintejä tapahtumista valmiiksi. Käyttäjä voi erikseen käynnistää tiliotteen tiliöimisen. Molemmissa vaihtoehdoissa (Automaattinen Tito ja Manuaalinen) käyttäjä voi muokata ohjelman tekemiä tiliöintejä.
Tositepäivämääräehdotus-asetuksella määritellään, mitä päivämäärää ohjelma ehdottaa pääkirjatapahtuman syötössä (Tapahtumat – Avoimet). Valinnan voi tehdä joko annetuista vaihtoehdoista tai jättää ottamatta päivämääräehdotukseen kantaa, jolloin voit itse syöttää päivämäärän tapahtuman syötön yhteydessä.
Summaehdotus-asetuksella määritellään ehdotetaanko pääkirjatapahtuman syötössä seuraavalle vientiriville summaa, jolla tosite menee tasan.
Vastatiliehdotus-asetuksella määritellään, mistä haetaan tapahtuman syötössä vastatiliehdotus. Mikäli asetuksessa on valittuna molemmat vaihtoehdot (Tililtä ja Tositelajin mukaan), haetaan vastatiliehdotus ensin tililtä ja sen jälkeen, mikäli tilillä ei vastatiliä ole, tositelajilta.
Kopioi selite -asetuksella ehdotetaan tapahtuman syötössä saman tositteen vienneille selitteeksi samaa selitetekstiä.
Lukitus-asetuksella voidaan määrittää lukituspäivämäärä. Lukituspäivämäärä on pakollinen tieto, jotta vientejä voi syöttää. Lukituspäivämäärä estää vientien kirjaamisen lukituspäivämäärälle ja sitä vanhemmille päivämäärille. Jos lukituspäivämäärä on esim. 31.12.2018, et voi kirjata vientejä enää esim. tilikaudelle 1.1.2018 – 31.12.2018.
Siirrot Myyntilaskuista ja Ostolaskuista huomioivat Myyntireskontran Myyntilaskut ja Ostoreskontran Ostolaskut lukituspäivämäärät.
Jaksotustili-kentässä määritellään, mille tilille taseeseen jaksotettava summa kirjataan.
Laskureskontra käytössä -asetuksella määritellään avautuuko laskureskontra-ikkuna automaattisesti pääkirjatapahtuman syötössä laskureskontra-tyyppiselle tilille kirjattaessa.
Laske tilien saldot -asetuksella ohjelma näyttää tapahtumien syötössä annetun kirjanpidontilin saldon Summa –kentän alapuolella. Saldo on annetun tositepäivän mukainen saldo. Saldossa on huomioitua myös jo syötetty vienti, mikäli tiliöinnin summa on jo Summa –kenttään syötetty.
Etosite käytössä -asetus mahdollistaa liitteen lisäämisen myös eTositearkistosta kirjanpidon tapahtumille. Liite voidaan lisätä Tapahtumat – Avoimet, Tapahtumat – Omat tai Tapahtumat – Kaikki -näkymissä sekä tiliotteen tiliönneissä. Liite voidaan lisätä joko käyttäjän tietokoneelta tai eTosite –arkistosta.
Tiliöintitaso-asetuksella voidaan vaikuttaa siihen, avautuuko tiliotteen tiliöinneissä Seuraava-painikkeella seuraava ala- vai ylätason tapahtuma.
- Ylin: seuraava -painikkeella siirrytään tiliotteen seuraavalle ylätason tapahtumalle.
- Alin: seuraava -painikkeella ohjelma etsii seuraavn tiliotetapahtuman, tarkastaa onko se monitasoinen ja siirtyy tapahtuman alimman tason ensimmäiselle tapahtumalle.
Tositenumerointi-asetuksella voidaan vaikuttaa siihen, milloin ohjelma ehdottaa seuraavaa tositenumeroa.
- Automaattinen: kun tosite menee tasan, ehdottaa ohjelma seuraavalle viennille automaattisesti seuraavaa tositenumeroa.
- Manuaalinen: ohjelma ehdottaa niin kauan samaa tositenumeroa, kunnes käyttäjä joko vaihtaa tositelajia tai antaa Tositelaji-kentässä + (plus)-merkin.
Salli kirjaaminen vain valitulle kaudelle –asetuksella voidaan estää tapahtumien kirjaaminen muille kuin valitun kauden mukaisille tositepäiville.
- Ei: ohjelma antaa ilmoituksen "Kirjaus ei kohdistu valitulle kaudelle", mikäli syötetään tositepäivä, joka ei kuulu valitulle kaudelle, mutta tämä ei estä tapahtuman tallennusta.
- Kyllä: ohjelma sallii kirjauksen vain valitulle kaudelle eli kirjaus muille kausille on estetty.
Yhteinen tilikartta -kenttään määritetään, minkä malliyrityksen tilikarttaa käytetään kyseisellä yrityksellä. Mikäli kenttään ei ole määritetty mitään, käytetään pelkästään yrityksen omia tilejä. Tapahtumien syötössä ohjelma tarkastaa ensin, onko tiliä perustettu omiin tileihin ja vasta sen jälkeen hakee tietoa yhteisestä tilikartasta.
Yhteiset alv-koodit -kenttään määritetään, minkä malliyrityksen arvonlisäverokoodeja käytetään kyseisellä yrityksellä. Mikäli kenttään ei ole määritetty mitään, käytetään yrityksen omia alv-koodeja. Toisin kuin tilejä, alv-koodeja käytetään joko malliyrityksestä tai sitten ne perustetaan kaikki oman yrityksen alv-koodeihin. Mikäli yhteiset alv-koodit on määritelty käyttöön, ei ohjelma huomioi mahdollisia omia alv-koodeja lainkaan.
Yhteiset tiliotesäännöt -kenttään määritetään, minkä malliyrityksen tiliotesääntöjä käytetään kyseisellä yrityksellä. Mikäli kenttää ei ole määritetty mitään, käytetään yrityksen omia tiliotesääntöjä. Toisin kuin tilejä, tiliotesääntöjä käytetään joko malliyrityksestä tai kaikki tarvittavat tiliotesäännöt perustetaan kaikki oman yrityksen tiliotesääntöihin.
Oletusbudjetti-kenttään voidaan valita yrityksen budjeteista se, minkä halutaan ehdottuvan aina automaattisesti oletukseksi raporttien tulostuksessa. Jos käytössä on useita budjetteja, voi halutun budjetin myös erikseen valita raporttien tulostuksessa.
Ylimääräinen kieli -kenttiin voidaan määritellä tarvittaessa kolme ns. ylimääräistä kieltä raportointia varten. Ylimääräinen kieli saadaan käyttöön antamalla kielen nimi kenttään (esim. Hollanti). Tämän lisäksi tulee raporttien rivimäärityksiin lisätä kyseiselle kielelle tarvittavat otsikot, samoin tilien taa tulee lisätä tilien nimet kyseisellä kielellä. Huom. raportit ovat lähtökohtaisesti yhteisiä kaikille Menun yrityksille, on suositeltavaa käyttää kaikissa yrityksissä samaa kieltä kohdissa 1, 2 tai 3.
Liittymät
Liittymät-välilehdellä (Asetukset – Yleiset – Liittymät) määritellään yleisiä asetuksia kirjanpidon tapahtumien tuontiin Ostolaskuista, Myyntilaskuista, ePalkoista sekä muista järjestelmistä.
ALV - valinnalla Aineiston mukaan huomioidaan aineistossa mukana tuleva alv-koodi eli kirjanpidossa lasketaan arvonlisävero kunkin tapahtuman alv-koodin mukaisesti. Valinnalla Laske alv ei huomioida siirrossa tulevaa tapahtuman alv-koodia, vaan katsotaan kirjanpidosta kyseisen tilin takaa alv-koodi ja lasketaan lopullinen arvonlisävero tilin alv-koodin mukaisesti.
Koonti - Valinnalla Ei koontia ohjelma muodostaa Heeros Kirjanpitoon viennit sellaisenaan kuin ne Ostolaskuissa, Myyntilaskuissa tai ePalkoissa on tehty eli jokaisesta tiliöinnistä tai kirjanpidon tositteesta tulee oma vientinsä myös kirjanpitoon. Valinnalla Laskuittain/Laskelmittain ohjelma tekee laskuittain/aineistoittain koontivientejä; jos samalla laskulla/aineistolla on vientejä samalle tilille ja samalle laskentakohteelle, yhdistetään nämä viennit yhdeksi vientiriviksi kirjanpidossa.
Laskentakohteiden perustaminen - Tarkasta laskentakohteet -valinnalla ohjelma tarkastaa, että aineistossa tulevat kustannuspaikat ja muut laskentakohteet tulee olla perustettuna Heeros Kirjanpitoon valmiiksi ennen siirtoa. Mikäli Ostolaskuista tai Myyntilaskuista yrittää siirtää tapahtumia, joilla käytettyä laskentakohdetta ei löydy Heeros Kirjanpidosta, tulee Ostolaskujen ja Myyntilaskujen siirtoraportille ilmoitus ”Valittua laskentakohdetta ei löytynyt”, eikä siirto onnistu ennen kuin kyseinen laskentakohde on perustettu kirjanpitoon tai Ostolaskuissa laskulle on vaihdettu toinen laskentakohde.
Perusta puuttuvat laskentakohteet –valinnalla ohjelma perustaa Heeros Kirjanpitoon sieltä puuttuvat kustannuspaikat ja muut laskentakohteet. Tunnukseksi tulee aineistossa tuleva tunnus.
Tositenumerointi - Voit valita miten tuotavan aineiston tositelaji määräytyy: Aineiston mukaan tai oman valinnan mukaisesti.
Ulkomaan valuutta - asetuksella on mahdollista asettaa yrityksen kirjanpidon valuutaksi muu kuin euro. Toiminto hyödyntää kiinteitä valuuttakohtaisia kursseja, kun valuuttamääräisiä ostolaskuja tuodaan Ostolaskuista kirjanpitoon.
Valuuttakurssit asetetaan kirjanpidon asetuksissa lisäämällä valintaruutuun Ulkomaan valuutta ruksi, jolloin näkymään avautuu lisää asetuksia.
Kirjanpidon valuutaksi annetaan haluttu valuutta, esimerkiksi Iso-Britannian punta (GBP).
EUR valuttakurssiksi annetaan kiinteä, euro-valuutan ja valitun kirjanpidonvaluutan välinen kurssi. Esimerkiksi EUR-GBP kurssi 0,89853 (18.7.2019).
Muiden valuuttojen osalta voidaan halutessaan antaa kiinteitä kursseja, joita ohjelma käyttää valuuttamuunnoksessa, kun ostolaskuja tuodaan Ostolaskuista. Nämä tiedot annetaan kenttiin Valuutta ja Valuuttakurssi. Lisäys vahvistetaan painamalla Lisää-painiketta. Jos olemassa olevaa valuuttatietoa halutaan muokata, tulee valuutan tiedot ensin poistaa Poista-painikkeella ja tämän jälkeen lisätä uusi tieto.