Tämä ohje kuvaa, miten Finago Time ja Finago HR easy toimivat yhdessä käyttöönoton aikana ja sen jälkeen. Ohje on suunniteltu yrityksen pääkäyttäjille sekä HR- ja työajanseurannan vastuuhenkilöille.
HR easy → Time siirtyvät tiedot
Henkilötiedot
Osoitetiedot
Tiimit
Työsuhdetiedot
Time → HR easy siirtyvät tiedot
Integraation toimintaperiaate
Integraation avulla Finago Time ja Finago HR easy toimivat yhdessä siten, että työntekijätiedot ovat yhtenäiset ja ajantasaiset molemmissa järjestelmissä. Integraation tavoitteena on helpottaa henkilöstöhallinnon ja työajanseurannan päivittäistä työtä poistamalla päällekkäinen tiedon ylläpito. Käyttöönoton aikana tarkistetaan, että molemmissa ohjelmissa on yhteneväiset tiedot, minkä jälkeen HR easy toimii työntekijätietojen master-järjestelmänä ja lähettää henkilön perustiedot automaattisesti Finago Time- ratkaisuun työajan-, lomien- ja poissaolojen seurantaa varten.
Käyttöönotto: HR easy - Time
Ennen käyttöönotto varmistetaan, että tiedot ovat yhteneväiset molemmissa järjestelmissä.
-
Time- ratkaisussa tulee asettaa seuraavat asetukset:
Maksuryhmät (1=tuntipalkat ja 2=kuukausipalkat)
TES koodi (HRM-asetukset asetetaan tulorekisterin koodi)
-
Tarkistetaan, että molemmissa ratkaisussa on yhdenmukaiset Tiimit.
HR easy- ratkaisussa tulee jokaiselle henkilölle asetettu Tiimi-tieto
Mikäli Finago Time-ratkaisu otetaan käyttöön, voidaan henkilötiedot perustaa HR easy-ratkaisun avulla.
Mikäli käytössäsi on jo molemmat ratkaisut, tulee huolehtia, että molemmissa järjestelmissä on ajantasaiset tiedot ennen käyttöönottoa tai tiedot voidaan päivittää ajantasalle HR easy-ratkaisun avulla.
Käyttöönoton jälkeen HR easy → Time
HR easy toimii työntekijätietojen master-järjestelmänä.
HR easy lähettää perustietojen ja työsuhdetietojen muutokset Time-ratkaisuun.
Time käyttää näitä tietoja työajanseurannassa.
Tavoite on, että työntekijätietoja ylläpidetään vain HR easy ohjelmassa.
Käyttöönoton vaiheet
Integraation käyttöönotto koostuu vaiheista, joissa aktivoidaan API-yhteys Finago Time-työajanseurantaan ja varmistetaan, että HR easy saa luvan lukea ja kirjoittaa tietoja Time-ratkaisuun. Time-liittymän aktivointi kuvataan tarkemmin Liittymät-ohjeessa.
Tietojen tarkistus ja käyttöönoton viimeistely
Kun liittymän aktivointi on valmis, varmistetaan, että kaikki henkilötiedot ovat oikein. Huomiothan, että kaikkia Time-ratkaisun tietoja ei ole saatavilla HR easy-ratkaisussa, joten, täydennä mahdolliset puuttuvat tiedot Time ratkaisussa.
Huomioi ainakin seuraavat asiat:
Työaikamuoto tulee muuttaa Time-ratkaisussa, mikäli se on jotakin muuta mitä HRM-asetuksissa on asetettu.
Täydennä mahdolliset muut tiedot, joita haluat ylläpitää.
HR easy → Time siirtyvät tiedot
Kun käyttöönotto on valmis ja HR easy-Time API-yhteys on aktivoitu, HR easy toimii työntekijätietojen master-järjestelmänä. Tämä tarkoittaa, että työntekijöiden perustiedot ja työsuhdetiedot ylläpidetään HR easy ohjelmassa, joka lähettää muutokset automaattisesti Time-työajanseurantaan.
Alla on kuvattu tietoryhmät, joita HR easy siirtää Time-ratkaisuun sekä niiden sisältö.
Henkilötiedot
HR easy lähettää Time-ratkaisuun seuraavat henkilön perustiedot:
Henkilönumero (EmployeeId)
etunimi ja sukunimi (firstNames, lastName)
henkilötunnus (socialSecurityNumber)
puhelinnumero (phoneNumber)
sähköpostiosoite työ (email)
Henkilötiedot siirtyvät aina HR easy ylläpidon mukaan, eikä niitä tule päivittää Time-ratkaisussa.
Osoitetiedot
HR easy siirtää kaikki henkilön osoitetiedot Time-ratkaisuun:
Henkilön osoite
katuosoite (address)
postinumero (postalCode)
postitoimipaikka (city)
Tiimit
Tiimien (teams) nimet tulee olla molemmissa ratkaisussa kirjoitettu samalla tavalla, jotta ne voidaan kohdistaa. HR easy ohjelmassa asetetaan henkilöille Tiimit, joka on pakollinen tieto Time-integraatiossa. Tiimi-tiedon perusteella henkilölle asetetaan Time-ratkaisussa työkohde. Työkohteita ei hallinnoida HR easy-ratkaisussa. Tiedot siirtyvät tallentaessa Time-ratkaisuun.
Työsuhdetiedot
HR easy siirtää Time-ratkaisuun seuraavat työntekijän ajantasaiset työsuhdetiedot:
Työsuhteen aloituspäivämäärä (employmentStartDate)
Vakituinen (palvelussuhteen tyyppi Kokoaikainen)
Tehtävänimike (tehtävät) (professionalTitle)
Työsuhteen päättymispäivä (employmentEndDate)
Työehtosopimus koodi (collectiveAgreement)
Työaikamuoto (workingHourForm =1) Huom, mikäli työaika on jotain muuta, tulee se muuttaa Time-ratkaisussa
Työaika (contractHours)
Työsuhteen kesto (toistaiseksi voimassaoleva 1, määräaikainen 2 (contractType)
Palkkausmuoto (tuntipalkka 1, kuukausipalkka 2 (payType))
Time → HR easy siirtyvät tiedot
Tällä hetkellä HR easy toimii master-järjestelmänänä ja Time-ratkaisusta ei päivitetä tietoja HR easy-ratkaisuun.