Tämä ohje kuvaa, miten Finago Procountor ja Finago HR Easy toimivat yhdessä käyttöönoton aikana ja sen jälkeen. Ohje on suunniteltu yrityksen pääkäyttäjille sekä HR- ja palkanlaskennan vastuuhenkilöille.
HR Easy → Procountor siirtyvät tiedot
Henkilötiedot
Osoitetiedot
Pankki- ja maksutiedot
Dimensiot
Työsuhdetiedot
Palkkatiedot
Procountor → HR Easy siirtyvät tiedot
Vuosilomatilastot
Työtunnit ja ylityöt
Poissaolotilastot
Pekkastilastot
Integraation toimintaperiaate
Integraation avulla Finago Procountor ja Finago HR Easy toimivat yhdessä siten, että työntekijätiedot ovat yhtenäiset ja ajantasaiset molemmissa järjestelmissä. Integraation tavoitteena on helpottaa henkilöstöhallinnon ja palkanlaskennan päivittäistä työtä poistamalla päällekkäinen tiedon ylläpito. Käyttöönoton aikana työntekijätiedot tuodaan Procountor ohjelmasta HR Easy ohjelman käyttöön, minkä jälkeen HR Easy toimii työntekijätietojen master-järjestelmänä ja lähettää tiedot automaattisesti Procountor palkanlaskentaa varten.
- Käyttöönoton aikainen tietojen tuonti: Procountor → HR Easy
Procountor sisältää työntekijöiden perustiedot.
HR Easy hakee työntekijätiedot Procountor API -rajapinnan kautta.
HR Easy rakentaa työntekijärekisterin Procountor tietojen perusteella.
Käyttöönoton aikana Procountor toimii tiedon lähteenä.
Käyttöönoton jälkeen HR Easy → Procountor
HR Easy toimii työntekijätietojen master-järjestelmänä.
HR Easy lähettää perustietojen ja työsuhdetietojen muutokset Procountor ohjelmaan.
Procountor käyttää näitä tietoja palkanlaskentaan.
Tavoite on, että työntekijätietoja ylläpidetään vain HR Easy ohjelmassa.
Käyttöönoton vaiheet
Integraation käyttöönotto koostuu vaiheista, joissa aktivoidaan API-yhteys Procountor-palkanlaskentaan ja varmistetaan, että HR Easy saa luvan lukea ja kirjoittaa tietoja Procountor-palkanlaskentaan. Procountor-liittymän aktivointi kuvataan tarkemmin Liittymät-ohjeessa.
API-avaimen luonti Procountor
Avaa Procountor ja siirry kohtaan, jossa voit luoda API-avaimen.
Luo uusi API-avain, jolla HR Easy saa oikeuden käyttää Procountorin henkilötietoja ja palkkatietoja.
-
Varmista, että avaimelle annetaan tarvittavat käyttöoikeudet, esim.:
henkilötietojen luku ja kirjoitus
palkanlaskennan tiedot
rekisterien katselu ja muokkaus (näistä oikeuksista saa tarkempaa tietoa Liittymät-ohjeesta).
Tallenna API-avain talteen, sillä se tallennetaan HR Easy ohjelman liittymätietoihin.
Liittymän aktivointi HR Easy
Avaa HR Easy Organisaatio - Liittymät ja ota käyttöön Finago Procountor.
Syötä Procountor API-avain sille varattuun kenttään.
Aktivoi liittymä valitsemalla ota käyttöön ja kyllä.
Varmista API-avaimen toimivuus painamalla Testaa yhteys. Saat tekstin tunnus on toiminnassa. Mikäli saat jonkun muun viestin, ole yhteydessä tukeen.
Kun liittymä on aktivoitu onnistuneesti, HR Easy voi lukea Procountor tiedot ja valmistella ne tuontia varten.
Ensimmäinen tiedontuonti Procountor → HR Easy
Kun API-avaimen aktivointi on valmis voidaan aloittaa tiedon nouto Procountor ohjelmasta:
Organisaation perustiedot
Työntekijöiden perustiedot, yhteystiedot, osoitetiedot, dimensiot, työsuhdetiedot ja palkkatiedot.
Tietojen tarkistus ja käyttöönoton viimeistely
Kun tiedonsiirto on valmis, varmistetaan, että kaikki henkilöt on tuotu oikein. Huomiothan, että kaikkia tietoja ei ole saatavilla Procountor palkanlaskennasta, joten, täydennä mahdolliset puuttuvat tiedot HR Easy ohjelmassa.
Täydennä seuraavat tiedot:
Työsuhteen aloituspäivämäärä
Palkkatiedon voimassaolopäivämäärä
Esihenkilö
Voimassa olevat luontoisedut
Täydennä mahdolliset muut tiedot, joita haluat ylläpitää.
HR Easy → Procountor siirtyvät tiedot
Kun käyttöönotto on valmis ja Procountor API-avaimen avulla luotu yhteys on aktivoitu, HR Easy toimii työntekijätietojen master-järjestelmänä. Tämä tarkoittaa, että työntekijöiden perustiedot, työsuhdetiedot ja palkkatietojen tiedot ylläpidetään HR Easy ohjelmassa, joka lähettää muutokset automaattisesti Procountor palkanlaskentaan.
Alla on kuvattu tietoryhmät, joita HR Easy siirtää Procountor ohjelmaan sekä niiden sisältö.
Henkilötiedot
HR Easy lähettää Procountor ohjelmaan seuraavat henkilön perustiedot:
Henkilönumero (mikäli tietoa ei ole asetettu Procountorissa)
etunimi ja sukunimi
henkilötunnus
syntymäaika
sukupuoli
-
puhelinnumero
Puhelin (Puhelin 2 HR)
Matkapuhelin (Puhelin HR)
sähköpostiosoite (Sähköposti työ HR)
kieli (fi, sv, en)
Veronumero
Yhteyshenkilö (Lähiomaiset HR)
Henkilötiedot siirtyvät aina HR Easy ylläpidon mukaan, eikä niitä tule päivittää Procountor ohjelmassa.
Osoitetiedot
HR Easy siirtää kaikki henkilön osoitetiedot Procountor ohjelmaan:
Henkilön osoite
- katuosoite
- postinumero
- postitoimipaikka
- maa
Osoite kotimaassa
Procountorin osoite kotimaassa vastaa HR Easy ohjelman henkilötietojen Kv-tilanteet-välilehden tietoja.
- c/o-tarkenne
- postilokero
- katuosoite
- postinumero
- postitoimipaikka
- maa
- Tunnisteen tyyppi
- TIN ilmoitetaan Procountor ohjelmassa kentässä Verotunniste. Samalla ohjelmassa asetetaan Palkansaajarekisteriin asetus Rajoitetusti verovelvollinen.
Pankki- ja maksutiedot
Seuraavat maksutiedot ylläpidetään HR Easy ja siirtyvät Procountor palkanmaksua varten:
IBAN
BIC-tunnus
Procountor käyttää näitä tietoja palkkojen maksamiseen.
Dimensiot
Dimensioiden ja Nimikkeiden hallinta tapahtuu Procountorin kirjanpidon tiedoissa. Procountorissa luodut dimensio- ja nimeketiedot voidaan asettaa henkilölle HR:ssä, jonka kautta ne siirtyvät Procountorin henkilörekisteriin henkilön oletusdimensioiksi.
HR Easy ohjelmassa voidaan asettaa henkilöille dimensiot 1-5. HR Easy noutaa dimensioiden nimet sekä nimikkeet Procountorista. Voit valita henkilöille nimikkeitä ja asettaa niille prosentuaalista jakoa. Tiedot siirtyvät tallentaessa Procountor ohjelmaan.
Työsuhdetiedot
HR Easy siirtää Procountor työntekijän ajantasaiset työsuhdetiedot:
Työsuhteen aloituspäivämäärä (mikäli uuden työsopimuksen alkupäivämäärä on tyhjä)
Uuden työsopimuksen alkupäivämäärä
-
Työsuhteen Tyyppi
-
Määräaikainen
Päättymisajankohta
Määräaikaisen palvelussuhteen päättyminen
Vakituinen (palvelussuhteen tyyppi Kokoaikainen)
-
Osa-aikainen (palvelussuhteen tyyppi Osa-aikainen)
Huomioithan, että osa-aikaprosentti-tietolle ei löydy vastaavuutta Procountor palkanlaskennassa.
-
Tehtävänimike
Eläkevakuutusjärjestelmä (TyEL, YEL, MYEL)
Ammattinimike TK10 ja/tai KEVA
-
työsuhteen päättymispäivä
päättymisen syy
HR Easy muuntaa työsuhteen tyypit ja päättymisen syyt automaattisesti Procountor ohjelman käyttämään koodistoon.
Palkkatiedot
HR Easy lähettää Procountor palkanlaskentaan seuraavat palkkaa koskevat tiedot:
-
Palvelussuhteen tyyppi
kokoaikainen = vakituinen (Procountor)
Osa-aikainen = osa-aikainen (Procountor)
-
palkkausmuoto
-
kuukausipalkka
Muodostaa palkkausperusteeksi palkkalajin 1001 Kuukausipalkka
Peruspalkkaan kuuluu tunteja Palkkojen perustiedoissa asetetun työtuntien määrän mukaisesti. Tieto noudetaan Procountorista kentästä Kuukauden työtuntien määrä.
-
tuntipalkka
Muodostaa palkkausperusteeksi palkkalajin 1004 Tuntipalkka
Peruspalkkaan kuuluu tunteja 1
-
urakkapalkka
Muodostaa palkkausperusteeksi palkkalajin 1020 Urakkapalkka
Urakkapalkan summa muodostuu kentästä Aikatuntipalkka
-
-
Luontoisedut
-
Puhelinetu
Muodostaa palkkausperusteeksi palkkalajin 3040 Puhelinetu
-
Polkupyöräetu
Tietoa ei välitetä
-
Ravintoetu
Muodostaa palkkausperusteeksi palkkalajin 3030 Ravintoetu
-
Ravintoetu (vastaa verotusarvoa)
Muodostaa palkkausperusteeksi palkkalajin 6080 Ravintoedusta peritty korvaus, vastaa verotusarvoa
-
Asuntoetu
-
Muodostaa palkkausperusteeksi palkkalajin 3020 Asuntoetu
Huomioi, että summa-tietoa ei välitetä
-
-
Autotallietu
Tietoa ei välitetä
-
Täysihoitoetu
Tietoa ei välitetä
-
Autoetu
-
Muodostaa palkkausperusteeksi palkkalajin 3010 Autoetu
Auton tiedot tulee ilmoittaa Välineistö ja käyttöoikeudet taulukossa. Auto liitetään henkilön palkkatietoihin HR Easy ohjelmassa.
Procountor rivin lisätietoihin ilmoitetaan Edun tyyppi (käyttöetu/ Vapaa autoetu), Auton ikäryhmä ja Päästöarvo.
Autoedun summa-tieto tulee Välineistön ja käyttöoikeuden tiedoista kentästä Arvo/summa (palkanlaskentaan).
-
-
Palkanlisät
HR Easy ohjelmassa on mahdollista määritellä 16 palkanlisää. Palkanlisät tulee nimetä ja kohdistaa palkkalajeille Procountor integraation asetuksissa.
Palkanlisät muodostetaan palkkausperusteeksi Procountor palkanlaskennassa.
-
Huom! Procountor ei tue voimaantulopäiviä palkkatiedoille, joten muutokset tulevat voimaan heti niiden tallennettaessa HR Easy ohjelman henkilötietoihin.
Procountor → HR Easy siirtyvät tiedot
Finago HR Easy hakee palkanlaskentaan liittyviä tietoja Finago Procountor palkanlaskennasta raportointia ja seurantaa varten. HR Easy näyttää nämä tiedot tilastoina, joiden avulla voidaan seurata muun muassa lomia, poissaoloja, työtunteja, ylityötä ja pekkasaldoja. Tiedot perustuvat aina Procountor palkanlaskennan toteutuneisiin tapahtumiin.
Tietojen noutamiseenkäytetään Procountorin tarjoamaa API rajapintaa.
Tärkeää:
HR Easy näyttää vain sellaiset tiedot, jotka on käsitelty ja maksettu Procountor palkanlaskennassa. Keskeneräiset tai maksamattomat palkkarivit eivät näy HR Easy.
Vuosilomatilastot
Vuosilomatilastot näyttävät työntekijöiden ajantasaisen lomatilanteen. Näkymä edellyttää, että ePalkat ohjelmassa on käsitelty lomalaskentoja. Procountor liittymä tuottaa tiedon kaikkien lomanmääräytymisvuosien yhteenlasketun jäljellä olevien lomapäivien lukumäärän yhteensä, jäljellä olevien lomarahapäivien määrän yhteensä sekä jäljellä olevien lisävapaapäivien lukumäärän yhteensä.
Jäljellä oleva lomasaldo näytetään myös etusivulla, omassa profiilissa sekä kalenterissa tapahtumaa kirjattaessa.
Työtunnit ja ylityöt
Työtunnit ja ylityöt -tilasto näyttää toteutuneet ja maksetut tuntiperusteiset palkkarivit. Rivit sisältävät esimerkiksi aikapalkkaa, lisiä ja ylityökorvauksia. Näkymässä voidaan seurata esimerkiksi ylitöiden kehityymistä tunteina sekä euroina.
Tietojen noutamiseen käytetään seuraavia rajapintoja:
GET payrolls/salarylists
GET payrolls/salarylists/[id]
GET payrolls/salaryslips/[id]
GET payrolls/employees
Poissaolotilastot
Poissaolotilastot näyttävät palkalliset ja palkattomat poissaolot, jotka on käsitelty palkanlaskennassa.
Tietojen noutamiseen käytetään seuraavia rajapintoja:
GET payrolls/salarylists
GET payrolls/salarylists/[id]
GET payrolls/salaryslips/[id]
GET payrolls/employees
Pekkastilastot
Pekkastilastot näyttävät työajanlyhennykseen liittyvät saldot.