Mikäli matkalaskuille luodun hinnaston voimassaoloaika on päättynyt, ei matkalaskua voi enää luoda voimassaoloajan jälkeisille päiville. Matkalaskun riviä tallennettaessa tulee virheilmoitus: "rivin päivämäärä on hinnaston päivämäärien ulkopuolella".
Mikäli hinnastoon on tullut muutoksia, tulee tehdä kokonaan uusi hinnasto, jolle annetaan oma voimassaoloaikansa. Katso tarkemmat ohjeet hinnaston luomiseksi täältä.
Hinnaston luomisen jälkeen on kaksi vaihtoehtoista tapaa toimia. Huom! Mikäli matkustajia, jotka tekevät matkalaskuja, on vähän, suosittelemme tavan 2 käyttämistä. Mikäli matkustajia on paljon, suosittelemme tavan 1 käyttämistä.
Tapa 1. Mikäli yrityksen käytössä on vain yksi hinnasto, jota sovelletaan kaikille matkustajille, kaikkiin matkoihin, tulee toimia näin:
Esimerkki: Hinnastoon tulee muutoksia vuodenvaihteessa 2021/2022.
Luodaan uusi hinnasto asetuksiin (Asetukset > Kulukorvaukset), mutta ei vielä oteta hinnastoa käyttöön yleisissä asetuksissa. Käyttäjille ilmoitetaan mihin päivämäärään mennessä kaikki vuotta 2021 koskevat matkalaskut tulee olla tehtynä. Esim. vuoden 2021 matkalaskut tulee olla syötetty järjestelmään viimeistään 15.1.2022 ja vuotta 2022 koskevia matkalaskuja voi alkaa syöttää 16.1.2022 alkaen.
Yleisiin asetuksiin (Asetukset > Yleiset > Matkalaskut) muutetaan käytettävä oletushinnasto sovittuna päivämääränä. HUOM! vuoden 2022 matkoista ei pysty tekemään matkalaskuja ennen kuin uusi hinnasto on otettu käyttöön yleisissä asetuksissa. Muutoksen jälkeen ei järjestelmään voida enää syöttää vuoden 2021 laskuja.
Tapa 2. Mikäli yrityksen käytössä on useampia eri hinnastoja samanaikaisesti tai käytössä on vain yksi hinnasto kaikille matkustajille ja kaikille matkoille, tulee toimia näin:
Esimerkki: Hinnastoon tulee muutoksia vuodenvaihteessa 2021/2022.
Luodaan uusi hinnasto asetuksiin (Asetukset > Kulukorvaukset). Yrityksessä eniten käytetty hinnasto voidaan käydä vaihtamassa yleisiin asetuksiin (Asetukset > Yleiset > Matkalaskut).
Tämän lisäksi uusi hinnasto tulee käydä lisäämässä jokaiselle sitä käyttävälle matkustajalle yksitellen heidän henkilöasetuksiinsa (Asetukset > Henkilöt). Näin hinnasto on käytettävissä samantien kaikilla niillä matkustajilla, joille se on lisätty ja matkalaskulla voidaan valita käytetäänkö tehtävälle matkalaskulle Käytä tätä 2022 vai Km-raja 2021 -hinnastoa (alla olevassa kuvassa):
