Pääkäyttäjälle avautuu Pk toiminnot, joiden avulla hallinnoidaan asetuksia, käyttäjiä, tiimejä, kalentereita ja kirjauksia. Pääkäyttäjätoiminnot aukeavat vasempaan laitaan ja lisää asetuksia avautuu oikeasta yläkulmasta.
Asetukset käyttöönotossa
Paina oikeasta yläkulmasta ratas-kuvaketta, josta sinulle aukeaa asetuksia. Asetuksissa sinulla on seuraavat välilehdet: Omat tiedot, Saldot, Muut asetukset ja Käyttäjätunnukset.
Omat tiedot asetukset
Omat tiedot-asetuksissa voit valita mitkä tiedot näkyvät henkilön omissa tiedoissa. Valintoina löytyy seuraavat:
- Pankkitiedot: IBAN ja BIC
- Verotiedot: Henkilön verokortin tiedot palkanlaskennassa; Verokortin päivämäärä, prosentti ja tuloraja, lisäprosentti ja tuloraja.
- KTA-tiedot: Henkilön keskituntiansiotiedot palkanlaskennasta
- Lähiomainen: Lähiomaisen yhteystiedot
- Pakollinen: Lähiomaisen yhteystiedot voidaan asettaa pakolliseksi tiedoksi.
Saldot asetukset
Saldojen asetuksissa voidaan vaikuttaa mitä kirjauksia henkilö voi tehdä:
- Tuntisaldo: henkilölle annetaan oikeus kirjata tuntisaldoa
- Lyhennysvapaatieto: henkilö voi kirjata lyhennysvapaata eli pekkasia
- Säästövapaatieto: Ei saatavilla
- Lomasaldotieto: Henkilölle näytetään lomasaldojen tiedot poissaolon kirjauksen yhteydessä
- Lomarahavapaatieto: Ei saatavilla
- Loman kirjaus, vain saldo: Henkilö voi kirjata lomaa vain lomasaldon verran. Lomaa ei voi kirjata siten, että lomasaldo menisi negatiiviseksi.
- Ei lomakirjauksia laskennan alla olevasta vuodesta: Loman kirjaamisesta voidaan rajata pois lomasaldo halutusta vuodesta alkaen.
Muut asetukset
Muissa asetuksissa määritellään lisäasetuksia poissaolojen kirjauksille, tunnistautumisen voimassaololle ja yhdistetään poissaolokoodit palkanlaskennan palkkalajeihin.
- Lomapäiviä viikossa: Määritellään kuluuko viikossa kuinka monta päivää lomaa. Yleisesti tämä tarkoittaa sitä, että kuluttaako lauantaipäivä myös lomaa vai ei.
- Poissaolokalenterissa näytetään vain lomat: Poissaolot-toiminnolla voidaan tarkastella poissaoloja ja lomia tiimeittäin. Mikäli tämä asetus valitaan, näkyy palkansaajille Poissaolot-näkymässä vain tiimiläisten lomat.
- Lähetetäänkö notifikaatiot sähköpostitse: Esihenkilöt saavat viestin sähköpostiinsa kun poissaoloja tulee hyväksyttäväksi. Henkilö saa sähköpostiviestin kun hänen poissaolo hyväksytään.
- Tuntikirjaus käytössä: Poissaolon kirjauksessa voidaan kirjata tehtyjä työtunteja. Syykoodiksi valitaan "Tehdyt työtunnit" ja Työtunnit-kenttään syötetään tehtyjen työtuntien määrä.
- Tunnistautuminen voimassa: Voidaan valita kuinka monen päivän päästä kirjautumisesta henkilölle lähetään kirjautumisen vahvistaminen sähköpostiin.
- Poissaolokirjauksen näkymä: Poissaolojen kirjaamisen Syykoodi-kenttään voidaan valita jokin seuraavista näkymistä:
- Poissaolorekisteri Nimi: esim. Sairaus palkallinen
- Poissaolorekisteri nimi ja palkkalajin selite: esim. Sairaus palkallinen - Sairausajan palkka kk
- Palkkalajin selite: esim. Sairausajan palkka kk
Muiden asetusten alaosassa näkyy taulukko, johon on listattu tulorekisterin poissaolokoodit. Tässä tualukossa voidaan valita sarakkeessa "Valittu", ne poissaolotyypit, joita henkilöt voivat järjestelmässä kirjata. Huomioi valintoja tehdessäsi, että poissaolo voi olla palkallista tai palkatonta. Palkkalajikohtaan tulee valita palkkalaji, jolla poissaolo käsitellään palkanlaskennassa.
Käyttäjätunnukset
Käyttäjätunnuksissa luodaan tunnuksia käyttäjille ja valitaan käyttäjien taso eli rooli.
Pk toiminnot
Pk toiminnoissa voidaan tarkastella organisaatiossa kirjattuja poissaoloja ja niiden tilaa. Henkilöille voidaan luoda kalentereita ja hallita heidän käyttäjätietoja. Tiimien hallinnassa muodostetaan tiimejä, jolloin henkilöt voivat tarkastella poissaoloja tiimikohtaisesti Poissaolot-näkymässä. UP käyttäjäportaalissa voidaan kirjata myös tuntisaldoja, joka edellyttää tuntisaldojen ylläpitämisetä Pk toiminnoissa. Henkilöt voivat kirjata myös tehtyjä tunteja, joita on mahdollista tarkastella tuntiraportin avulla. Muutoslokin avulla pääkäyttäjä tietää mitä muutoksia järjestelmässä on tehty ja kenen toimesta. Kirjaukset-osiossa voidaan noutaa tietoa järjestelmään kirjatuista poissaoloista.
Palkanlaskentaan
Palkanlaskentaan-toiminnon avulla pystyt tarkastamaan kaikki organisaatiossa kirjatut poissaolot. Palkkakausi-kentästä voit valita palkkakauden, jonka ajanjakson tapahtumia haluat tarkastella tai voit syöttää haluamasi ajanjakson Alkaa- ja Päättyy-kenttiin. Halutessasi voit suodatta kirjattuja poissaoloja poissaolon tyypin mukaan.
Paina valintojen jälkeen nuoli-paniketta, joka päivittää asettamasi ajanjakson ja poissaolot.
Henkilökalenterit
Jokaisella henkilöllä on poissaolojen kirjaamista varten oma kalenteri. Kuluvan vuoden kalenteri muodostuu automaattisesti kun henkilö kirjautuu ensimmäisen kerran UP käyttäjäportaaliin.
Kalenteri määrittelee työpäivät ja huomioi pyhäpäivät mm. lomaa kirjattaessa. Kalenteria hallinnoidaan ePalkoissa. Mikäli halutaan kirjata poissaoloja ennakkoon tulevalle vuodelle, tulee uusi kalenteri olla ensin perustettuna palkanlaskennassa. Tämän jälkeen luodaan UP käyttäjäportaalissa halutuille henkilöille uusi kalenteri painamalla Luo-painiketta.
Käyttäjätiedot
Käyttäjätiedoissa voidaan vaihtaa henkilön tasoa eli roolia ja päättää käyttäjän oikeus UP käyttäjäportaaliin.
Tiimit
Tiimejä voidaan ylläpitää Tiimit-toiminnon avulla. Tiimit vaikuttavat Poissaolot-näkymään. Aloita luomalla uusi tiimi. Anna tiimille lyhyt kuvaava tunnus. Nimi-kenttä tulee näkymään Poissaolot-toiminnon valikossa. Voit merkitä tiimille myös vetäjän.
Tiimin Muistio-välehdelle voit kirjoittaa vapaata tekstiä.
Henkilöt-välilehdellä lisätään tiimin jäsenet painamalla +Uusi-painiketta.
Valitse tiimin jäsen pudotusvalikosta. Voit halutessasi täydentää roolin, alkupvm. loppupvm., kuvauksen ja vapaata tekstiä muistioon.
Tuntisaldojen ylläpito
Tuntisaldot ovat tarkoitettu tuntisaldojen yläpitoon.
Tuntiraportti
Tuntiraportista ilmenee päiväkohtaisesti kirjatut tunnit.
Muutosloki
Muutoslokista voidaan tarpeen vaatiessa tarkistaa käyttäjkohtaisesti mitä muutoksia järjestelmään on tehty.
Kirjaukset ajalta
Pääkäyttäjä voi tarkastella kaikki järjestelmään tehtyjä kirjauksia ajanjaksolta ja henkilöittäin.