Laskun asetukset
Laskun tiedot
Laskun rivit
Toimintopainikkeet ja laskun lähetys
- Valitse Uusi lasku –painike sivun oikeasta yläkulmassa.
- Täydennä avautuvan ikkunan tiedot. Tähdellä (*) merkityt kentät ovat pakollisia.
- Lähetä lasku verkkolaskuna, sähköpostina, postitse tulostukseen valinnan kautta tai arkistoon.
- Tai tallenna lasku Tallenna luonnos –painikkeella, jolloin laskuikkuna sulkeutuu.
Laskulomakkeella kentästä toiseen pystyy siirtymään näppäimistön tabulaattori-painikkeella ja alasvetovalikon saa avattua välilyönti-painikkeella. Avatulla alasvetovalikolla pääsee liikkumaan näppäimistön nuolinäppäimillä ja valinnan vahvistus tehdään Enter painikkeella tai tabulaattorilla.
Laskun asetukset
Uuden laskun luonnissa tarkastetaan ensin laskun asetukset.
Laskun tyyppi - Valitse alasvetovalikosta onko kyseessä tavallinen lasku vai hyvityslasku. Hyvityslaskuvalinta mahdollistaa laskun linkittämisen veloituslaskuun. Valitse linkitettävä veloituslasku alasvetovalikosta asiakkaan valinnan jälkeen.
Laskun kieli - Laskulta voi tarkistaa millä kielellä (suomi, ruotsi, englanti) lasku lähetetään asiakkaalle. Yleisiin asetuksiin määritetään yleisin kieliasetus, joka tulee aina valituksi laskulomakkeelle ellei toisin ole määritetty asiakasrekisterissä. Tarvittaessa laskun lähetyskielen voi vaihtaa laskulomakkeen alasvetovalikosta. Lasku lähetetään aina laskulla valitulla kielivalinnalla. Huom! Tuotteiden nimiä, maksuehdon nimeä tai vastaavia asetuksiin suomeksi syötettyjä tietoja ei käännetä laskulle automaattisesti. Yksiköihin on mahdollista tehdä kielikäännökset, jotka päivittyvät laskun kielen mukaan.
Valuutta - Valitse laskun valuutta. Oletusvaluutta määritetään yleisissä asetuksissa, jolloin se nousee laskulomakkeelle ellei asiakasrekisteriin ole lisätty asiakkaan taakse oletusvaluuttaa.
Valuutan vaihtokurssi - Laskulomakkeelle täydentyy automaattisesti edellispäivän päätöskurssi vaihtokurssiksi yrityksille, joilla EUR on oletusvaluutta ja jotka laskuttavat muussa valuutassa. Kurssi perustuu EKP:n viitekursseihin, jotka haetaan Suomen Pankin API:sta. Automaattinen kurssihaku toimii toistaiseksi vain kun oletusvaluuttana on EUR. Mikäli käytössä muu oletusvaluutta, on kurssit kirjattava manuaalisesti.
Laskun tiedot
Laskun tietojen täydennys aloitetaan valitsemalla asiakas alasvetovalikosta tai luomalla uusi asiakas +Luo asiakas -painikkeen kautta.
Asiakkaan valinnan jälkeen on mahdollista vaihtaa asiakasta tarvittaessa Vaihda Asiakasta painikkeen kautta tai Muokata asiakkaan tietoja Muokkaa -painikkeen kautta. Muokkaa-painike avaa asiakkaan tiedot asiakasrekisterin puolella.
Laskun numero/Maksuviitenumero - Laskun numero ja viitenumero eivät ole käyttäjän muokattavissa laskulla, vaan tiedot täydentyvät laskureiden ja asetusten mukaisesti siinä vaiheessa, kun lasku lähetetään. Tämän jälkeen laskun numero ja maksuviitenumero ovat nähtävissä laskun kuvalla (Esikatsele-toiminto) ja laskunumero myös laskulomakkeella.
Laskun päiväys/Tositepäivä/Toimituspäivä - Laskun päivämäärät muodostuvat laskulle automaattisesti tietokoneen päivämäärän mukaan. Vaihda päivämääriä tarvittaessa valitsemalla oikea päiväys klikkaamalla kalenterikuvaketta hiirellä tai kirjoittamalla päivämäärä. Toimituspäivämäärä ei ole pakollinen tieto ja kentän saa tyhjennettyä.
Maksuehdot/Eräpäivä - Laskun eräpäivä muodostuu valitun maksuehdon mukaisesti. Maksuehto nousee yleisiin asetuksiin määritellyn oletusmaksuehdon mukaisesti (Asetukset - Yleiset asetukset - Lasku-välilehti) tai asiakkaan taakse merkityn tiedon mukaan. Maksuehtoa voi muuttaa vielä laskulomakkeella.
Viivästyskorko - Viivästyskorko nousee yleisiin asetuksiin määritellyn viivästyskoron mukaisesti (Asetukset - Yleiset asetukset - Lasku-välilehti) tai asiakkaan taakse merkityn tiedon mukaan. Viivästyskorkoa voi muuttaa vielä laskulomakkeella.
Viitteemme/Viitteenne - Kenttiin voi lisätä tarkennusta laskuun liittyen.
Tilausnumero - Kenttään voidaan lisätä tieto tilausnumerosta.
Myyjä - Kenttään voidaan valita myyjätieto. Myyjät tulee lisätä yleisiin asetuksiin (Asetukset – Yleiset asetukset – Lasku-välilehti) ennen kuin tieto voidaan valita laskulle.
Pankkitilit - Laskulla näkyvät pankkitilit valitaan Pankkitilit alasvetovalikosta. Pankkitilit tulee olla perustettuna rekistereihin (Rekisterit – Pankkitilit) ennen kuin ne voidaan valita laskulle. Laskulla käytettävät pankkitilit voidaan määritellä myös asiakaskohtaisesti asiakasrekisterissä.
Liitteet - Myyntilaskuihin voi lisätä liitetiedostoja lähetettäväksi laskun mukana vastaanottajalle. Mikäli vastaanottajan verkkolaskuoperaattorina on pankki, eivät liitetiedostot välity vastaanottajalle, sillä pankit eivät välitä liitetiedostoja vastaanottajille. Klikkaa Liitteet laatikon (+) painiketta ja valitse liitettävät tiedostot hakemistosta.
- Laskulle lisättävät liitteet voivat olla vain .pdf-muotoisia.
- Yhdelle laskulle liitettävien liitteiden yhteenlaskettu koko voi olla enintään 2Mb.
Selite - Kenttään voidaan kirjoittaa laskukohtainen selite. Selitekenttään saa nousemaan yleisen selitteen mikäli se on lisätty yleisiin asetuksiin (Asetukset - Yleiset asetukset - Lasku -välilehti) tai asiakaskohtaisen selitteen, jos selite on tallennettu asiakkaan taakse asiakasrekisteriin. Annettu tieto tulee laskulle otsaketiedoksi. HUOM! Finvoice-tiedoston Selite-kentän merkkimäärä on enintään 512 merkkiä.
Laskun rivit
Seuraavaksi täydennetään laskun rivit. Oikean kulman painikkeesta saat avattua ja suljettua kaikkien laskurivien lisärivit, jolle täydennetään rivikohtainen toimituspäivämäärä, ALV-koodi, myyntitili, laskentakohteet sekä mahdollinen lisäselite. Rivikohtaisesti lisärivin avaaminen onnistuu (+)-painikkeesta. Uuden laskurivin saat luotua Lisää rivi-painikkeesta.
Tuotteen nimi ja kuvaus - Valitse tuote alasvetovalikosta tai luo uusi tuote Uusi tuote-valinnan kautta. Tuotteen kuvaus nousee tuotetiedon takaa ja sitä pystyy muokkaamaan laskurivillä.
Yksikkö - Tuotteelle valittu yksikkö (esim. kpl, vko, h) tulee oletuksena laskun riville. Kyseinen tieto on muokattavissa.
Määrä - Oletuksena kyseiseen kenttään tulee 1. Tieto on muokattavissa.
Hinta netto ja brutto - Tuotteelle valittu hinta tulee oletuksena laskun riville. Mikäli hinta on merkitty ohjehinnaksi tuoterekisterissä, on tieto muokattavissa. Rivin bruttosumma lasketaan automaattisesti ja se muuttuu mikäli nettohintaa, alennusprosenttia tai ALV% muokataan.
Alennus% - Tuotteen alennusprosentti kirjoitetaan Alennus% kenttään, jolloin laskurivin bruttosumma päivittyy alennuksen mukaiseksi.
ALV % ja koodi - Tieto tulee oletuksena tuoterekisteristä. Jos asiakkaan taakse on ALV % määriteltynä, pysyy tämä tieto rivillä vaikka tuotteen takana olisi siitä poikkeava arvo. Laskulomakkeella tiedon voi myös tarvittaessa muuttaa.
Toimituspäivämäärä - Rivikohtainen toimituspäivä. Jos kaikilla laskun tuotteilla on sama toimituspäivä, voi toimituspäivän syöttää Laskun tiedot -kohdan toimituspäiväkohtaan. Toimituspäiväkenttä on valinnainen ja sen voi tyhjentää.
Ostajan tilausnumero - Rivikohtainen tilausnumero lisätään tähän kenttään tarvittaessa. Laskun kuvalla rivitason tilausnumero lisätään samaan osioon kuin toimituspäivämäärä. Laskun XML:ssä tilausnumero lisätään RowIdentifier-kenttään Finvoice 3.0 -määrityksessä.
Myyntitili - Myyntitili nousee kenttään joko yleisistä asetuksista Tilit-välilehdeltä, asiakkaan tai tuotteen asetuksista. Tieto on muokattavissa laskurivillä. Jos asiakkaan taakse on määritelty myyntitili, pysyy tämä tieto rivillä, vaikka tuotteen takana olisi siitä poikkeava arvo.
Laskentakohteet - Mikäli Myyntilaskujen asetuksissa on otettu käyttöön laskentakohteet, voidaan ne määritellä laskurivikohtaisesti. Tiedot tulevat oletuksena asiakkaan tai tuotteen asetuksista, tieto on myös syötettävissä/muokattavissa laskurivillä. Jos asiakkaan taakse on määritelty laskentakohde, pysyy tämä tieto rivillä, vaikka tuotteen takana olisi siitä poikkeava arvo.
Lisäselite - Laskurivile voi lisätä lisäselitteen.
Toimintopainikkeet ja laskun lähetys
Laskun alapalkista löytyy toimintopainikkeet laskun tallennukseen, esikatseluun ja lähetykseen.
Tallenna luonnos - Painikkeen kautta voit tallentaa laskun luonnokseksi. Laskun tiedot sulkeutuvat tallennuksen jälkeen ja lasku löytyy Laskut - Kaikki laskut valinnan alta Luonnos-tilasta.
Esikatsele - Laskun kuva avautuu omassa ikkunassa ja tästä näkymästä on myös mahdollista tulostaa lasku PDF-formaatissa.
Laskun lähetys
Myyntilaskun pystyy lähettämään ohjelmasta:
- Verkkolaskuna
- Sähköpostina
- Tulostukseen
- Arkistoon
Lähetystavan pystyy vaihtamaan lähetyksen alasvetovalikosta, johon avautuu asiakkaalle sopivat lähetysmahdollisuudet asiakasrekisteriin tallennettujen tietojen mukaisesti. Verkkolaskuna/sähköpostina/tulostukseen valinta lähettää laskun asiakkaalle sekä arkistoon ja siirtää laskun reskontraan. Arkistoon valinta lähettää laskun vain arkistoon ja siirtää sen reskontraan.