Perustiedot
Osoitetiedot
Laskutustiedot
Maksutiedot
Yhteystiedot
Lisätiedot
Avaa vasemmasta kehyksestä Asiakkaat - Kaikki asiakkaat osio tai klikkaa Uusi asiakas -painiketta oikean yläkulman nuolipainikkeen alta. Valitse tämän jälkeen vasemmasta yläkulmasta löytyvä Uusi asiakas -painike (+) ja täydennä asiakkaan tiedot. Muista, että tähdellä (*) merkityt tiedot ovat pakollisia.
Perustiedot
Asiakastyyppi - Valitse onko kyseessä Yritys vai Henkilöasiakas.
Maa - kenttään valitaan maakoodi, joka kertoo maan, missä asiakas sijaitsee.
Asiakasnumero - Anna asiakkaalle asiakasnumero. Suosittelemme käyttämään pelkästään numeroita.
Y-tunnus - kenttään kirjoitetaan asiakkaan Y-tunnus.
ALV numero - kenttä täydentyy automaattisesti y-tunnuksen antamisen jälkeen, jos Maaksi on valittu Suomi. Mikäli asiakkaan Maa on jokin muu, voi ALV numerokentän tietoja muokata käsin.
Hae tiedot YTJ:stä-painike - Kun asiakas on Suomesta ja Y-tunnus on syötetty, painike aktivoituu asiakastietojen hakemiseen YTJ-rajapinnan kautta. Asiakastiedot noudetaan YTJ-tietokannasta valitsemalla kyseinen painike.
Yrityksen tiedoista haetaan ja täytetään:
- Yrityksen nimi
- Osoite
- Huomioithan, että oletuksena täytetään vain yksi osoite. Jos laskutus- ja toimitusosoitteet eroavat, käyttäjän tulee täyttää nämä tiedot käsin.
- Yhteystiedot (puhelin numero ja sähköposti)
Mikäli syötetty Y-tunnus on virheellinen tai sitä ei ole olemassa, käyttäjää kehotetaan tarkistamaan tunnus virheilmoituksen avulla.
Osoitetiedot
Osoitetiedoissa on kolme välilehteä Osoite, Laskutusosoite ja Toimitusosoite.
Käytä samaa osoitetta - valinnalla Osoite-tiedot kopioituvat myös Laskutusosoite ja Toimitusosoite -välilehdille. Poistamalla valinnan pääset siirtymään välilehdille ja muokkaamaan osoitetietoja.
Nimi - Anna asiakkaalle yksilöivä nimi. HUOM! Finvoice-standardissa nimi/nimi2-kentän maksimimerkkimäärä on 35.
Nimi 2 - osoitteissa käytettävä lisänimi, esimerkiksi C/O
Katuosoite, Katuosoite 2, Postinumero ja Kaupunki - kenttiin täydennetään laskutuksessa käytettävät asiakkaan osoitetiedot. Mikäli asiakkaan Maa on Suomi (FI), tulee laskutusosoitteen postinumero olla viisinumeroinen.
Lääni ja Osasto - tiedot voidaan halutessa täydentää.
Maa - kenttään valitaan maakoodi, joka kertoo maan, missä asiakas sijaitsee.
Laskutustiedot
Toimitustapa - Valitaan laskun toimitustapa vaihtoehdoista Verkkolasku, Sähköposti, Tulostus ja Arkisto. Valinta määrittää muiden kenttien pakollisuuden (*). Tulostus valinta toimittaa laskun tulostuspalvelun kautta kirjepostina vastaanottajalle ja Arkisto toimitustapa lähettää laskun vain Arkistoon.
Verkkolaskuosoite ja OVT-ID - Täydennettävät tiedot saadaan asiakkaalta. Verkkolaskuosoitteen lisäksi voidaan täydentää myös OVT, joka ei ole pakollinen tieto.
Verkkolaskuoperaattori - Valitse alasvetovalikosta asiakkaan ilmoittama operaattoritieto.
Toinen operaattori - Mikäli käytettävää operaattoritietoa ei löydy valikosta, voit kirjoittaa sen käsin Toinen operaattori -kenttään
Laskutus sähköposti - kentässä olla sähköpostiosoite, johon lasku halutaan lähettää
Kieli - Valitse laskun kieli (suomi, englanti, ruotsi). Lasku lähtee asiakkaalle valitulla laskutuskielellä. Kielivalinnat tulee olla otettuna käyttöön asetuksissa, jotta ne nousevat valittaviksi. (Asetukset - Yleiset asetukset - Lasku-välilehti - Laskun kieli - Laskun muut kielet)
Laskutusvaluutta - Asiakkaan taakse on mahdollista valita laskuilla käytettävä oletusvaluutta.
Jos asiakasta määriteltäessä maa on Suomi ja laskun toimitustapa on verkkolasku, Hae tiedot TIEKE:stä -painike aktivoituu. Painiketta painamalla asiakkaalle määritelty verkkolaskuosoite haetaan TIEKE:n verkkolaskuosoitteistosta.
Jos TIEKE-rekisterissä on asiakkaalle useampi verkkolaskuosoite, avautuu valintalomake.
Näytetyt tiedot ovat Verkkolaskuoperaattorin nimi, Verkkolaskuosoite ja tietojen muokkauksen päivämäärä ja aika. Oikean osoitteen valinnassa suosittelemme aina valitsemaan asiakkaan ohjeistaman osoitteen ja jos ohjeita ei ole, on aina parasta varmistaa tieto laskun vastaanottajalta.
Jos asiakkaalla on PEPPOL-osoite määriteltynä TIEKE:ssa, myös se noudetaan oikein.
Jos Toinen operaattori-kenttään on kirjoitettu PEPPOL (isoilla kirjaimilla), avautuu käyttäjälle muistutus Peppol-yhteyksien aktivoinnista Heeros Tuen kautta.
Maksutiedot
Maksutapa - maksutavaksi voi valita Lasku tai Käteinen
Pankkitili - Pankkitiliksi valitaan pankkitili, joka halutaan ilmoittaa asiakkaalle laskulla.
Maksuehto - Asiakkaalle voi määritellä oman käytettävän maksuehdon. Valitse alasvetovalikosta käytettävä maksuehto. Huom! Käytettävä maksuehto tulee perustaa ensin Rekisterit – Maksuehdot –näkymään.
Viivästymiskorko - Lisää kenttään asiakaskohtainen viivästyskorko.
Viitenumero - Asiakkaan taakse on mahdollista määritellä asiakaskohtainen kiinteä maksuviitenumero. Asiakaskohtainen maksuviitenumero yliajaa viitenumerolaskurin viitenumeron. Huomioithan, että viitenumero on standardin mukainen. Kotimainen viitenumero on 4-20 numeroa käsittävä kokonaisluku. Kansainvälinen viitenumero alkaa RF-etuliitteellä ja on 8-24 merkkiä pitkä. Viitenumeron viimeinen numero on tarkiste, joka paljastaa yhden merkin näppäilyvirheet. Mikäli näppäilyvirheitä sattuu useampia, niin tällöin saatetaan päätyä samaan tarkisteeseen eikä virhettä voida tällöin ohjelmallisesti huomata. Tämän takia Finanssialan Keskusliitto suosittelee, että käytettäisiin mahdollisimman lyhyitä viitenumeroita.
Yhteystiedot
Nimi, Toimi, Puhelin, Sähköposti - kentissä annetaan yrityksen yhteystiedot.
Lisätiedot
Yleiset-välilehti
Lisätoiminimi ja Myyjä - tiedot voidaan halutessa täydentää
Asiakasryhmä - Valitse alasvetovalikosta. Asiakasryhmät tulee ensin olla perustettuna yleisiin asetuksiin, jotta ne nousevat valittaviksi (Yleiset asetukset - Asetukset - Lasku-välilehti).
Rajoitukset - mahdollista valita alasvetovalikosta vaihtoehdot Toimituskielto, Perintäkielto, Maksumuistutuskielto
Osto & Toimitus-välilehti
Tilausnumero, Sopimusnumero ja Toimitusehdot - asiakaskohtaiset tiedot voidaan halutessa täydentää.
Selitteet-välilehti
Laskun selite, Laskun lisäselite - Lisäselite-kenttää voidaan hyödyntää tapauksissa, joissa laskumerkintä on asiakkaittain poikkeava. HUOM! Finvoice-tiedosto sisältää merkkimääräisiä rajoituksia selite-kentille. Lisäselite-kentän maksimi merkkimäärä on 80 merkkiä, joten pidemmät selitteet tulee kirjoittaa aina Laskun selite-kenttään (maksimi merkkimäärä 512).
Tilit & Alv-välilehti
Myyntitili, Myyntisaatavatili ja ALV-kanta - asiakaskohtaiset tilit ja ALV-kanta on mahdollista määrittää
Viesti-välilehti
Viesti - Ominaisuus ei ole vielä käytössä.
Laskentakohde-välilehti
Kenttiin voidaan valita asiakaskohtaisesti käytettävät oletuslaskentakohteet. Laskentakohteet tulee määritellä ensin käyttöön Rekisterit - Laskentakohteet ja Asetukset - Yleiset asetukset- Lasku-välilehti- Laskentakohteet kohdissa.