Skannauspalvelussamme sekä Ostolaskujen tulkinta- ja tiliöintiratkaisussamme palveluun ja ratkaisuun sähköpostitse vastaanotetut ostolaskut tulee lähettää sähköpostin liitteenä PDF- tai kuvatiedostomuodossa vastaanottajakohtaiseen sähköpostiosoitteeseen.
Mikäli sähköpostilla lähetetty lasku ei saavu palveluun/ratkaisuun, ovat yleisimmät syyt seuraavat:
Lasku on lähetetty väärin kirjoitettuun sähköpostiosoitteeseen
Ostolaskua ei ole lähetetty sähköpostin PDF-liitteenä
Lasku on lähetetty väärin kirjoitettuun sähköpostiosoitteeseen
Sähköpostilähetykset onnistuvat vain perustettuun vastaanottajakohtaiseen sähköpostiosoitteeseen. Mikäli vastaanotamme lähetyksen @heeros-invoices-fi.com -päätteiseen sähköpostiosoitteeseen, mikä ei vastaa kirjoitusasultaan mitään perustettua sähköpostiosoitetta, lähetetään sähköpostin lähettäjälle automaattinen vastaus sähköpostilla. Automaattivastaus kertoo, ettei käytetty sähköpostimuoto ole voimassa, ja pyytää lähettäjän tarkastamaan osoitteen ja tekemään korjaavan lähetyksen laskulle.
Esimerkkejä virheellisistä sähköposteista ovat perustettuun sähköpostisoitteeseen verrattuna selkeät kirjoitusvirheet, harvinaisemmat erot välimerkeissä, tai puuttuva tai ylimääräinen yritystunnus.
Vastaanottajakohtainen sähköpostiosoite on Tulkinta- ja tiliöintiratkaisua käyttäviltä asiakkailtamme tarkistettavissa Ostolaskujen näkymästä, mikäli sähköpostiosoitteen oikean muodon tarkastus on tarpeen. Mikäli perustetun vastaanottajakohtaisen sähköpostiosoitteen muodon suhteen herää ongelmatapauksissa kysymyksiä vielä ratkaisun käyttöönoton jälkeen, ota yhteys tukeemme.
Lähetykset muihin kuin @heeros-invoices-fi.com -päätteisiin sähköpostiosoitteisiin eivät tule Heerokselle asti.
Ostolaskua ei ole lähetetty sähköpostin PDF-liitteenä
PDF-liitteen ohella ostolaskun liite voidaan toimittaa palveluun/ratkaisuun myös kuvatiedostona (.jpeg, .jpg, .png -tiedostomuodot). Mikäli vastaanottajakohtaiseen sähköpostiosoitteeseen lähetetty sähköposti ei sisällä vaadittua liitettä, ei saapunutta sähköpostia käsitellä, vaan 22.6.2022 alkaen lähettäjälle lähetetään automaattinen vastaus sähköpostilla, mikä kertoo lähettäjälle, että vaadittu laskun liite puuttuu ja lasku pyydetään lähettämään uudelleen.
Puuttuvan liitteen johdosta ratkaisumme eivät tue laskuttajan sähköposteja, jotka sisältävät linkin erikseen ladattavaan laskuun, tai joissa laskun tiedot sisällytetään vain sähköpostin sisällöksi. Asiakkaan tulee varmistua, että tällaisia laskuja lähettävän toimittajan laskutustietoihin ei ohjeisteta suoraan Heeroksen vastaanottajakohtaista sähköpostiosoitetta, sillä nämä lähetykset eivät tule palveluun/ratkaisuun asti.
Poikkeustapaukset
Heeros ei vastaa yllä kuvatuista virheellisistä sähköpostilähetyksistä. Muut tekniset poikkeustapaukset saapuneen laskun lähetyksessä, kun vastaanottajakohtainen sähköpostiosoite on kohdistettu oikeassa muodossaan, ja kun lasku on sähköpostin liitteenä tuetussa muodossa, ovat kuitenkin mahdollisia. Kun ylemmät kohdat laskun lähetyksessä on varmistettu ja niistä ei löydy syytä epäonnistuneelle laskulähetykselle, voit pyytää meiltä tehdyn lähetyksen tarkempaa tutkimista tukipyynnöllä. Tarkenna tällöin sähköpostin lähettäjä ja mahdollisimman tarkka lähetysaika.