Kun haluatte avata skannauspalvelun asiakasyrityksellenne, teidän tulee Help Centerissä täyttää skannauspalvelun tilaus -lomake. HUOM! Mikäli tarkoituksena on avata ainoastaan maksajakohtainen sähköpostiosoite (ei skannauspalvelua), niin tilaattehan sen tavallisella palvelupyyntölomakkeella.
Lomakkeen täyttäminen ja lähettäminen
Lomakkeeseen tulee täyttää skannauspalvelun piiriin tulevan yrityksen osalta seuraavat tiedot:
- Palveluun lisättävän yrityksen nimi
- Palveluun lisättävän yrityksen y-tunnus
Heeros avaa skannauspalvelun ja muodostaa maksajakohtaisen sähköpostiosoitteen Postille
Heeros aloittaa skannauspalvelun avaamista varten tehtävät toimenpiteet lomakkeen vastaanotettuaan. Uudelle yritykselle luodaan Heeroksen toimesta uniikki maksajakohtainen sähköpostiosoite, jolla PDF-muotoiset sähköpostilaskut voidaan toimittaa skannauspalveluun käsiteltäväksi.
Heeros lähettää kuittauksen, kun skannauspalvelu on avattu. Viestissä toimitetaan myös uudelle yritykselle luotu maksajakohtainen sähköpostiosoite sekä ohjeet sähköpostilaskun lähetystä varten.
Lisätietoja skannauspalvelusta löytyy täältä.
Ohjeet sähköpostilaskun lähetystä varten:
- Ostolaskut skannataan automaattisesti yritykselle, jonka sähköpostiosoitteeseen laskut ovat saapuneet.
- Laskun tulee olla PDF-muodossa viestin liitteenä.
- Yhdessä sähköpöstissa tulee olla yksi PDF -tiedosto, johon lasku ja mahdolliset liitteet on yhdistetty.
- Toistuvat laskut (esim. vuokrat) tulee lähettää jokaiselle kuukaudelle erikseen. Laskulta on käytävä ilmi, mitä kuukautta lasku koskee.
- Yhden PDF-liitteen maksimikoko on 2 Mb, jos laskut toimitetaan Heeros Ostolaskuihin tai 10 Mb, jos laskut toimitetaan suoraan asiakkaan järjestelmään.