Ostolaskut Heeros Mobiilissa
Ostolaskut
Ostolaskun tiedot
Ostolaskun kommentti
Ostolaskun tarkastus/hyväksyntä
Ostolaskujen maksaminen
Ostolaskun palautus
Mobiilisovelluksella voi tarkastaa, hyväksyä ja maksaa ostolaskuja riippuen käyttäjän oikeuksista.
Ostolaskut
Heeros-sovelluksen Ostolaskut -näkymässä näkyvät ne ostolaskut, joita sisään kirjautuneella käyttäjällä on käsiteltävänä. Uudet, käsittelemättömät ostolaskut eivät näy vielä Mobiilissa vaan ne täytyy joko tallentaa tai siirtää kierrossa eteenpäin selaimen puolella, jonka jälkeen tulevat asetetulle henkilölle näkyviin Mobiiliin. Kun lasku siirretään itseltä eteenpäin, poistuu se myös käsittelijän Ostolaskut -näkymästä. Jos käyttäjälle on oikeudet ostolaskujen reskontraan ja maksatukseen, näkyy hänellä myös maksua odottavat ostolaskut viimeisen kolmen kuukauden ajalta.
Ostolaskut-näkymässä näkyy Kiireellisten eli erääntyvien ostolaskujen määrä ja summa. Lisäksi, jos käyttäjällä on reskontraoikeudet, näkyy maksettavien ostolaskujen määrä ja summa.
Odottaa hyväksymistä sekä odottaa maksua -kohdista saa käynnistettyä prosessin, jossa mobiili avaa edellisen laskun jälkeen seuraavan hyväksyttävän/maksettavan laskun.
Laskulistan saat avattua sivun alalaidan Näytä laskut -toiminnosta ja sitä kautta saat tarkasteltua yksittäisiä laskuja. Laskut on ryhmitelty tilan mukaan eri välilehdille: Hyväksyttävänä, Maksettavana ja Maksettu.
Ostolaskun tiedot
Laskulistan laskun valitsemalla tai Odottaa hyväksyntää -valinnalla saa tarkasteltua yksittäisen laskun tietoja. Ensimmäisenä tietona näytetään laskun kuva. Tarvittaessa käyttäjä saa auki myös laskun muut liitteet, jotka ovat PDF-muodossa. Muun muotoiset laskun liitteet saa auki tarvittaessa selaimessa. Voit myös avata laskun kuvan klikkaamalla sitä koko näytön tilaan ja tarvittaessa voit zoomata kuvaa lähemmäksi.
Laskun kuvan alapuolella on laskun muut tiedot ja tiliöinnit, jos ne on laskulle jo tehty. Näitä laskun tietoja ei voi muokata mobiilissa.
Toimittajan nimi - Toimittajan nimi laskulta
Summa - Ostolaskun summa tulee automaattisesti näkyviin. Summa on miinusmerkkinen, jos kyseessä on hyvityslasku.
Laskun tyyppi - Tästä kentästä voi summan lisäksi havaita onko lasku tyypiltään veloitus- vai hyvityslasku
Eräpäivä ja laskun päiväys - Laskun eräpäivä ja laskun päiväys
Maksetaan tilille - Toimittajan pankkitili, jonne lasku tullaan maksamaan
Laskun numero - Laskun numero
ALV - Laskun ALV. Jos laskulla on useita ALV-kantoja, on ne eritelty tarkemmin tiliöintirivillä.
Tila - Tila kertoo onko lasku avoin/hyväksyttävä vai maksettavissa.
Tiliöinnit - Saat tiliöintirivin lopun näkyviin vierittämällä tiliöintirivejä vasemmalle.
Kommentit - kohdassa näet laskulle aiemmin jätetyt kommentit. Oman kommentin voit jättää toimintopainikkeista.
Historia - kohdasta näet laskun aiemman historian mm. laskun aiemmat käsittelijät.
Ostolaskun kommentti
Ostolaskun aiemmat kommentit ovat näkyvissä laskun tiedoissa selaamalla sivua alaspäin.
Oman kommentin laskulle voit jättää Kommentoi-painikkeesta (puhekupla). Kirjoita kommentti ja Tallenna. Kommentti-tilasta pääset pois pyyhkäisemällä sivua alaspäin.
Ostolaskun tarkastus/hyväksyntä
Odottaa hyväksymistä -kohdassa näkyvät laskut, jotka käsittelijällä ovat hyväksyttävänä.
Hyväksymisnäkymässä sinulla on käytettävissäsi laskun otsikkotiedot sekä laskun käsittelyvaihtoehdot; laskun palauttaminen, laskun hyväksyminen ja laskun kommentin lisääminen. Kun olet käsitellyt ensimmäisen laskun, seuraava lasku avautuu automaattisesti. Voit myös siirtyä laskujen välillä sivuilla olevilla nuolinäppäimillä.
Ostolaskun voi hyväksyä ja siirtää kierrossa eteenpäin klikkaamalla Hyväksy lasku -painiketta (✓). Näet seuraavan kierron vaiheen ja henkilöt. Laskun hyväksyntä ehdottaa seuraavaa vaihetta tarkastuskierron vaiheiden järjestyksen mukaisesti, mutta käyttäjä voi vaihtaa vaihetta tarkastuskiertoon määritettyjen eteenpäin siirtymien mukaisesti, mikäli sallittuja tulevia vaiheita on useita. Jos valittavana on useita vaiheita tai henkilöitä, johon laskun voi siirtää, niin pääset valitsemaan oikean vaiheen ja henkilön alasvetovalikosta. Klikkaa lopuksi Hyväksy lasku -painiketta.
Pyyhkäisemällä ylöspäin voit valita pikahyväksynnän, jossa seuraava vaihe ja vastuuhenkilö ovat oletusasetusten mukaiset.
Ostolaskujen maksaminen
Mobiilisovelluksessa ostolaskujen maksaminen noudattaa Heeroksen käyttöoikeuksia. Jos käyttäjä pystyy maksamaan laskuja Heeros Ostolaskuissa, hän pystyy tekemään niin myös Mobiilissa. Tarvittavista käyttäjäoikeuksista löydät tietoa täältä.
Ostolaskut -näkymällä löytyy eriteltynä hyväksyntää ja maksamista odottavat laskut. Mobiilissa maksettavat ostolaskut on rajattu vain koko laskun maksamiseen. Maksettavissa näytetään vain kokonaan maksamattomat laskut joihin ei ole kohdistettu hyvityslaskuja. Ostolaskuilla täytyy myös olla tositelaji ja tositenumero.
Kun valitset maksua odottavat ostolaskut, ohjelma pyytää sovelluksen pin-koodia. Tämän jälkeen ensimmäinen lasku avautuu näkymälle. Näkymän yläosassa on laskun PDF.-kuva ja alaosasta löytyy painikkeet maksamiselle ja siirtymiselle seuraavaan laskuun. Yläreunan pallukat kuvaavat laskujen kokonaismäärää, ja niiden yläpuolella näkyy erääntyneiden eli kiireellisten maksujen määrä.
Maksa -painike
Seuraava lasku/edellinen lasku -painike
Maksaminen tehdään joko pyyhkäisemällä maksettavan laskun kohdalla ylös tai alareunan (✓) painikkeesta. Pyyhkäisemällä maksu lähtee oletusten mukaisesti maksuun. Maksamisen painikkeen takaa saa määriteltyä mitä tiliä maksamisessa käytetään ja maksupäivän. Maksupäivän voi asettaa aikaisintaan kuluvalle päivälle ja korkeintaan 90 päivän päähän.
Mobiili antaa virheilmoituksen jos maksun välitys Heeroksen Ostolaskuihin ei onnistu. Maksuerän vastaanottava pankki voi edelleen hylätä maksuerän ja maksuerien virhetilanteet näkyvät vain Ostolaskujen selainversiossa. Maksuerän tilanteen pääset tarkastamaan Ostolaskujen Ostoreskontra - Maksuaineistot näkymällä. Pankissa hylätyt maksuerät palautuvat maksamisen näkymään, mutta niistä ei mobiilissa näy erillistä ilmoitusta.
Ostolaskun palautus
Ostolaskun voi palauttaa edelliselle käsittelijälle esimerkiksi lisäselvitystä varten klikkaamalla Palauta -painiketta (nuoli-merkki). Laskua palauttaessa voi valita vaiheen ja henkilön, jos laskua on mahdollista siirtää useaan vaiheeseen tai useille eri henkilöille. Hyväksy palautus klikkaamalla Palauta lasku -painiketta.
Voit myös perua palautuksen pyyhkäisemällä alaspäin sulkeaksesi palautus-näkymän.