Tässä ohjeessa kuvataan, miten esihenkilö tai muu perehdytyksestä vastaava henkilö aloittaa uuden perehdytyksen, täydentää perehdytyksen tiedot ja seuraa sen etenemistä.
Perehdytys luodaan aina valitun perehdytyspohjan perusteella. Perehdytyspohja määrittää perehdytyksen rakenteen ja tuo siihen valmiiksi lisätyt tehtävät, tavoitteet, ohjeistukset, liitteet, välineet ja käyttöoikeudet sekä palautekysymykset ja arvioinnit.
Kun pohjasta luodaan perehdytys, syntyy yksittäistä työntekijää koskeva perehdytys, jota voidaan täydentää työntekijän tarpeiden mukaan. Perehdytyspohjasta tulevien sisältöjen lisäksi yksittäiseen perehdytykseen voidaan tarvittaessa lisätä uusia tehtäviä, tavoitteita ja liitteitä. Nämä lisäykset koskevat vain kyseistä perehdytystä eivätkä muuta alkuperäistä perehdytyspohjaa.
Perehdytyksen täyttäminen etenee seuraavien kokonaisuuksien kautta:
- Perehdytyksen asetukset, joissa määritetään perehdytyksen perustiedot ja tarkastellaan sen asetuksia.
- Tehtävät & tavoitteet, joissa suoritetaan perehdytystehtäviä sekä seurataan ja arvioidaan tavoitteiden saavuttamista.
- Materiaalit, jossa voidaan tarkastella perehdytykseen liittyviä tiedostoja.
- Muistio, johon voidaan kirjata perehdytykseen liittyviä huomioita ja muita tietoja.
- Palaute, jossa vastataan perehdytykseen liittyviin kysymyksiin ja täytetään arvioinnit.
Perehdytystä voidaan tallentaa ja täydentää sen edetessä. Kun perehdytys on suoritettu ja tarvittavat tiedot on kirjattu, se voidaan merkitä valmiiksi.
Uuden perehdytyksen aloittaminen
- Siirry Perehdytykset-näkymään.
- Valitse Luo uusi perehdytys.
- Valitse Henkilövalinta-kentästä työntekijä, jolle perehdytys aloitetaan.
- Valitse Perehdytyspohja-kentästä tilanteeseen sopiva perehdytyspohja.
- Valitse Tallenna.
Valittu perehdytyspohja tuo perehdytykseen automaattisesti siihen lisätyt tehtävät, tavoitteet, ohjeistukset, liitteet, välineet ja käyttöoikeudet sekä palautekysymykset ja arvioinnit.
Tallennettu perehdytys löytyy Perehdytykset-näkymästä, josta se voidaan avata myöhemmin tietojen täydentämistä ja etenemisen seurantaa varten.
Perehdytyksen asetukset
Perehdytyksen asetukset -välilehdellä voidaan tarkastella ja täydentää yksittäisen perehdytyksen perustietoja ja asetuksia.
Perehdytys liittyy aina tiettyyn työntekijään ja valittuun perehdytyspohjaan.
Perehdytyspohjaan lisätty ohjeistus auttaa perehdytyksestä vastaavaa henkilöä hahmottamaan perehdytyksen tarkoituksen ja huomioitavat asiat.
Tarkista perehdytyksen tiedot ennen sen aloittamista ja varmista, että valittu pohja soveltuu työntekijän tehtävään ja perehdytyksen tarpeisiin.
Tehtävien suorittaminen ja seuraaminen
Avaa Tehtävät & tavoitteet -välilehti. Välilehdellä näkyvät perehdytyspohjasta tuodut tehtävät ja tavoitteet.
Tehtävät on ryhmitelty osioihin, joiden välillä voit siirtyä vasemman reunan navigaatiosta.
Jokaisen tehtävän yhteydessä näkyy tehtävän nimi ja mahdollinen ohjeistus. Tehtävällä voi olla myös vastuuhenkilö, eräpäivä ja liitteitä.
Tehtävän suorittaminen
- Avaa Tehtävät & tavoitteet -välilehti.
- Valitse vasemman reunan navigaatiosta haluamasi tehtäväosio.
- Tutustu tehtävän nimeen ja mahdolliseen ohjeistukseen.
- Suorita tehtävä ohjeistuksen mukaisesti.
- Valitse tehtävän kohdasta Merkitse suoritetuksi, kun tehtävä on valmis.
- Tallenna muutokset valitsemalla Tallenna.
Tehtävien suorittamista voidaan jatkaa vaiheittain perehdytyksen aikana.
Tehtävän vastuuhenkilö ja eräpäivä
Tehtävän yhteydessä voi näkyä vastuuhenkilö sekä tehtävälle määritetty eräpäivä.
Vastuuhenkilö kertoo, kuka vastaa tehtävän toteutuksesta tai sen etenemisen varmistamisesta.
Eräpäivä kertoo, mihin mennessä tehtävä on tarkoitus suorittaa.
Jos tehtävän eräpäivä on ohitettu, järjestelmä voi korostaa myöhässä olevaa tehtävää.
Tehtävien etenemistä kannattaa seurata säännöllisesti, jotta mahdolliset viivästykset ja lisätuen tarpeet huomataan ajoissa.
Tehtävän liitteet
Tehtävän yhteydessä voi olla perehdytyspohjasta tuotuja liitteitä, kuten ohjeita, oppaita tai muita perehdytystä tukevia materiaaleja.
Avaa tehtävän Liitteet-osio tarkastellaksesi siihen liittyviä tiedostoja.
Voit tarkastella tiedostoa sen vieressä olevasta esikatselukuvakkeesta.
Tehtävään voidaan tarvittaessa lisätä myös uusia tiedostoja. Lisää tiedostot vetämällä ne liitealueelle tai valitsemalla Valitse tiedostot.
Yksittäisen tiedoston suurin sallittu koko on 20 Mt.
Perehdytyksen yhteydessä lisätyt liitteet koskevat kyseistä perehdytystä eivätkä muuta alkuperäistä perehdytyspohjaa.
Tavoitteiden seuraaminen ja arviointi
Perehdytyksen tavoitteet löytyvät Tehtävät & tavoitteet -välilehden Tavoitteet-osiosta.
Tavoitteet kuvaavat, mitä työntekijän odotetaan osaavan tai hallitsevan perehdytyksen aikana tai sen päättyessä.
Tavoitteet on ryhmitelty osioihin, joiden välillä voidaan siirtyä vasemman reunan navigaatiosta.
Tavoitteen yhteydessä näkyvät tavoitteen nimi, mahdollinen ohjeistus ja eräpäivä sekä tavoitteelle määritetyt arviointikentät.
Tavoitteen onnistumisen kirjaaminen
Tavoitteen etenemistä voidaan seurata Onnistuminen (%) -kentässä.
Kirjaa kenttään prosenttiluku, joka kuvaa, kuinka suuri osa tavoitteesta on saavutettu.
Esimerkiksi:
- 0 % – tavoitetta ei ole vielä aloitettu.
- 50 % – tavoite on osittain saavutettu.
- 100 % – tavoite on saavutettu kokonaan.
Tavoiteosion yläreunassa näkyy tavoitteiden kokonaissuoritusta kuvaava prosenttiosuus.
Tavoitteen arviointi
Jos tavoitteeseen on perehdytyspohjassa lisätty Tavoitteen arviointi, sen onnistumista voidaan arvioida viisiportaisella tähtiasteikolla.
Valitse tavoitteelle sopiva tähtimäärä sen perusteella, kuinka hyvin tavoite on saavutettu.
Arviointi soveltuu esimerkiksi työntekijän osaamisen, itsenäisen työskentelyn valmiuksien ja perehdytyksessä opittujen asioiden tarkasteluun.
Kommentin lisääminen tavoitteelle
Tavoitteen yhteydessä on Kommentti-kenttä, johon voidaan kirjata tarkempia huomioita tavoitteen etenemisestä tai saavuttamisesta.
Kommenttiin voidaan kirjata esimerkiksi:
- mitä työntekijä on jo oppinut
- missä asioissa työntekijä tarvitsee vielä harjoittelua
- millaista lisätukea tai ohjeistusta tarvitaan
- miten tavoitteen saavuttaminen on edennyt.
Kommentit kannattaa kirjoittaa selkeästi, jotta niihin voidaan palata myöhemmin perehdytyksen seurannan yhteydessä.
Tallenna tehdyt muutokset valitsemalla Tallenna.
Materiaalien tarkastelu
Materiaalit-välilehdellä voidaan tarkastella perehdytykseen liittyviä tiedostoja.
Välilehden Liitteet-osiossa näkyvät perehdytystehtäviin liitetyt tiedostot keskitetysti.
Tiedostoluettelossa näkyvät:
- tiedoston nimi
- päivämäärä
- tehtävä, johon tiedosto liittyy
- osio, johon tehtävä kuuluu.
Voit tarkastella tiedostoa sen vieressä olevasta esikatselukuvakkeesta.
Perehdytyksen tiedostot
Perehdytyksen tiedostot -kohdassa voidaan tarkastella muita perehdytykseen liittyviä tiedostoja.
Materiaalit-välilehden tarkoituksena on helpottaa perehdytyksessä tarvittavien tiedostojen löytämistä ja tarkastelua.
Tehtäviin liitettyihin materiaaleihin voidaan tutustua myös suoraan kyseisen tehtävän yhteydessä.
Muistion täyttäminen
Muistio-välilehdelle voidaan kirjata perehdytykseen liittyviä huomioita ja muita tietoja, joille ei ole sopivaa paikkaa perehdytyksen muissa osioissa.
Muistiota voidaan hyödyntää esimerkiksi:
- perehdytyksen etenemiseen liittyvien huomioiden kirjaamiseen
- sovittujen jatkotoimenpiteiden dokumentointiin
- perehdyttäjän ja työntekijän välisten tapaamisten yhteenvetoihin
- lisäperehdytyksen tarpeiden kirjaamiseen
- muihin perehdytyksen aikana esiin nousseisiin asioihin.
Kirjoita haluamasi tiedot Muistio-kenttään ja tallenna muutokset valitsemalla Tallenna.
Kirjaa muistioon vain perehdytyksen kannalta tarpeellisia tietoja. Vältä tarpeettomien henkilötietojen tai arkaluonteisten asioiden tallentamista.
Perehdytyspalautteen antaminen
Palaute-välilehdellä voidaan vastata perehdytyspohjaan lisättyihin avoimiin kysymyksiin ja täyttää arvioinnit.
Palautteen avulla voidaan selvittää, miten perehdytys on sujunut, mitkä asiat ovat tukeneet työntekijän oppimista ja missä asioissa perehdytystä voitaisiin kehittää.
Palaute-välilehden sisältö määräytyy valitun perehdytyspohjan perusteella.
Avoimiin kysymyksiin vastaaminen
Avaa Palaute-välilehden Kysymykset-osio.
Kysymykset on ryhmitelty osioihin, joiden välillä voidaan siirtyä vasemman reunan navigaatiosta.
Jokaisen kysymyksen yhteydessä näkyy kysymyksen teksti ja mahdollinen ohjeistus.
Kirjoita vastaus kysymyksen alla olevaan Vastaus-kenttään.
Kysymykset voivat käsitellä esimerkiksi:
- perehdytyksen onnistumisia
- perehdytyksessä epäselväksi jääneitä asioita
- perehdytysmateriaalien hyödyllisyyttä
- työntekijän kokemaa tukea
- mahdollisia lisäperehdytyksen tarpeita.
Vastaukset kannattaa kirjoittaa mahdollisimman selkeästi ja konkreettisesti, jotta niitä voidaan hyödyntää perehdytyksen kehittämisessä.
Tallenna vastaukset valitsemalla Tallenna.
Arviointien täyttäminen
Siirry Palaute-välilehden Arvioinnit-osioon.
Arvioinnit voivat sisältää erilaisia väittämiä ja kysymyksiä, joihin vastataan perehdytyspohjassa määritetyllä asteikolla.
Arvioinnissa voidaan käyttää esimerkiksi:
- numeroasteikkoa 1–5
- tähtiasteikkoa
- sanallista arviointiasteikkoa.
Arvioitavat asiat voivat liittyä esimerkiksi perehdytyksen riittävyyteen, työntekijän valmiuksiin, saatuun tukeen tai työvälineiden käyttöönottoon.
Arvioinnin tekeminen
- Valitse vasemman reunan navigaatiosta haluamasi arviointiosio.
- Tutustu arvioinnin otsikkoon ja mahdolliseen ohjeistukseen.
- Lue arvioitava väittämä tai kysymys.
- Valitse asteikolta tilannetta tai kokemustasi parhaiten kuvaava vastaus.
- Täytä muut arvioinnin kohdat samalla tavalla.
- Tallenna vastaukset valitsemalla Tallenna.
Arviointiasteikon merkitys määräytyy perehdytyspohjaan määritettyjen asetusten mukaan.
Esimerkiksi sanallisessa arvioinnissa asteikko voi vaihdella vaihtoehdoista Täysin eri mieltä vaihtoehtoon Täysin samaa mieltä.
Arvioinnit auttavat tunnistamaan perehdytyksen onnistumisia ja kehittämiskohteita. Arviointien lisäksi kannattaa hyödyntää avoimia palautekysymyksiä, joiden avulla työntekijä voi tarkentaa kokemuksiaan.
Perehdytyksen tallentaminen
Perehdytystä voidaan täydentää ja tallentaa sen aikana useita kertoja.
Tallenna tekemäsi muutokset valitsemalla Tallenna.
Tallentamisen jälkeen perehdytystä voidaan jatkaa myöhemmin avaamalla se uudelleen Perehdytykset-näkymästä.
Perehdytyksen kaikkia tehtäviä, tavoitteita ja palautteita ei tarvitse täyttää samalla kertaa, vaan tietoja voidaan täydentää perehdytyksen edetessä.
Perehdytyksen merkitseminen valmiiksi
Kun perehdytys on suoritettu ja tarvittavat tiedot on täytetty, perehdytys voidaan merkitä valmiiksi.
- Avaa haluamasi perehdytys Perehdytykset-näkymästä.
- Tarkista, että perehdytykseen kuuluvat tehtävät on suoritettu.
- Varmista, että tavoitteiden eteneminen ja mahdolliset arvioinnit on kirjattu.
- Tarkista, että tarvittavat palautteet ja muistiinpanot on täydennetty.
- Valitse Merkitse perehdytys valmiiksi.
Perehdytys kannattaa merkitä valmiiksi vasta, kun sen keskeiset tehtävät ja tavoitteet on käsitelty ja perehdytyksen onnistuminen on arvioitu.
Näin perehdytyksestä jää selkeä dokumentaatio, johon voidaan tarvittaessa palata myöhemmin.
Hyvä käytäntö
Perehdytyksen etenemistä kannattaa seurata säännöllisesti yhdessä työntekijän kanssa.
Huolehdi erityisesti siitä, että:
- tehtävät suoritetaan sovitussa aikataulussa
- vastuuhenkilöt ovat tietoisia omista tehtävistään
- tavoitteiden etenemistä arvioidaan perehdytyksen aikana
- työntekijällä on tarvittavat materiaalit, välineet ja käyttöoikeudet
- mahdolliset epäselvyydet ja lisätuen tarpeet käsitellään ajoissa
- työntekijältä kerätään palautetta perehdytyksen onnistumisesta.
Perehdytystoiminnon tavoitteena on tukea työntekijän oppimista ja varmistaa, että työntekijällä on riittävät valmiudet toimia työtehtävässään itsenäisesti.