Perehdytyspohjan avulla voit suunnitella työntekijän perehdytyksen rakenteen etukäteen ja varmistaa, että tärkeät asiat käsitellään johdonmukaisesti. Pohjaan voidaan lisätä tehtäviä, tavoitteita, ohjeistuksia, materiaaleja, työvälineitä ja käyttöoikeuksia sekä palautekysymyksiä ja arviointeja.
Hyvin suunniteltu perehdytyspohja tukee sekä työntekijän oppimista että esihenkilön ja muiden perehdyttäjien työtä. Pohjan sisältö kannattaa sovittaa perehdytyksen tarkoitukseen, työntekijän rooliin ja siihen, millaisia tietoja ja taitoja työntekijän tulee omaksua.
Perehdytyspohjan erilaiset käyttötarkoitukset
Perehdytyspohjia voidaan luoda erilaisiin tilanteisiin ja eri työntekijäryhmille.
Uuden työntekijän perehdytys
Uuden työntekijän perehdytyspohjaan voidaan koota yrityksen yhteiset perehdytysasiat, ensimmäisten työpäivien tehtävät ja työn aloittamiseen tarvittavat materiaalit.
Pohjaan voidaan sisällyttää esimerkiksi:
- yritykseen ja sen toimintatapoihin tutustuminen
- tiimin ja keskeisten yhteistyökumppaneiden tapaaminen
- työvälineiden ja käyttöoikeuksien käyttöönotto
- henkilöstökäytäntöihin tutustuminen
- tietoturva- ja työturvallisuusohjeiden läpikäynti
- ensimmäisten työtehtävien harjoittelu.
Roolikohtainen perehdytys
Eri tehtäviin voidaan luoda omia perehdytyspohjia, jotka sisältävät kyseisessä roolissa tarvittavat tiedot, taidot ja työvälineet.
Esimerkiksi ohjelmistokehittäjän perehdytyspohjaan voidaan sisällyttää:
- kehitysympäristön käyttöönotto
- lähdekoodin hallintakäytäntöihin tutustuminen
- käytettävien järjestelmien ja työkalujen opettelu
- tietoturva- ja kehityskäytäntöihin perehtyminen
- ensimmäisen kehitystehtävän suorittaminen.
Roolikohtaisen perehdytyspohjan avulla voidaan varmistaa, että samanlaisissa tehtävissä aloittavat työntekijät saavat yhtenäisen perehdytyksen.
Sisäisen tehtävävaihdoksen perehdytys
Perehdytystoimintoa voidaan käyttää myös tilanteissa, joissa työntekijä siirtyy organisaation sisällä uuteen tehtävään tai tiimiin.
Tällöin perehdytyksessä voidaan keskittyä esimerkiksi:
- uuden roolin vastuisiin ja tavoitteisiin
- uuden tiimin toimintatapoihin
- uusiin järjestelmiin ja työvälineisiin
- tarvittavan osaamisen kehittämiseen
- uuden tehtävän onnistumisen seurantaan.
Sisäisessä tehtävävaihdoksessa perehdytystä ei välttämättä tarvitse aloittaa organisaation perustiedoista, vaan sisältö voidaan suunnata erityisesti muuttuneisiin työtehtäviin ja vastuualueisiin.
Perehdytyksen jakaminen osioihin
Perehdytyksen tehtävät ja tavoitteet kannattaa ryhmitellä selkeisiin osioihin, jotta työntekijän on helppo hahmottaa perehdytyksen eteneminen.
Osioiden avulla laaja perehdytys voidaan jakaa pienempiin kokonaisuuksiin.
Uuden työntekijän perehdytyksen osioita voivat olla esimerkiksi:
- Ennen ensimmäistä työpäivää
- Tervetuloa taloon
- Työvälineet ja käyttöoikeudet
- Työpaikan käytännöt
- Työtehtäviin perehtyminen
- Osaamisen kehittäminen
- Perehdytyksen tavoitteet.
Perehdytys voidaan jäsentää myös aikataulun mukaan esimerkiksi ensimmäiseen päivään, ensimmäiseen viikkoon ja ensimmäiseen kuukauteen.
Pidä osioiden aiheet riittävän selkeästi toisistaan erillään ja järjestä ne loogiseen etenemisjärjestykseen.
Tehtävien hyödyntäminen
Tehtävien avulla perehdytyksen sisältö voidaan muuttaa konkreettisiksi toimenpiteiksi, joiden suorittamista voidaan seurata.
Tehtävä kuvaa yleensä yksittäistä tekemistä, joka voidaan suorittaa ja merkitä valmiiksi.
Tehtäviä voidaan käyttää esimerkiksi:
- perehdytysmateriaaleihin tutustumiseen
- tapaamisten ja koulutusten toteuttamiseen
- työvälineiden käyttöönottoon
- työpaikan toimintatapojen läpikäyntiin
- ensimmäisten työtehtävien harjoitteluun
- tietoturva- ja työturvallisuuskäytäntöihin tutustumiseen.
Hyvän perehdytystehtävän laatiminen
Hyvä tehtävä on selkeästi rajattu ja käytännössä toteutettavissa. Tehtävän nimestä tulisi käydä ilmi, mitä työntekijän tai vastuuhenkilön odotetaan tekevän.
Esimerkiksi:
Tehtävä: Tutustu työpaikan käytäntöihin
Ohjeistus: Käy läpi työaikoihin, poissaoloihin, etätyöhön ja henkilöstöetuihin liittyvät ohjeet. Tutustu myös siihen, mistä löydät ajantasaiset henkilöstöohjeet.
Vastuuhenkilö: Esihenkilö
Eräpäivä: Ensimmäisen perehdytysviikon aikana.
Tehtävälle kannattaa määrittää vastuuhenkilö ja eräpäivä silloin, kun ne ovat tiedossa.
Tehtävien vastuuttaminen
Kaikista perehdytystehtävistä ei tarvitse vastata sama henkilö.
Vastuita voidaan jakaa esimerkiksi seuraavasti:
- HR vastaa yleisten henkilöstökäytäntöjen perehdyttämisestä.
- Esihenkilö vastaa työtehtäviin, tavoitteisiin ja vastuisiin perehdyttämisestä.
- IT-tuki vastaa työvälineiden ja järjestelmien käyttöönotosta.
- Tiimin jäsen tai nimetty perehdyttäjä vastaa käytännön työskentelytapojen opastamisesta.
Selkeä vastuunjako auttaa varmistamaan, että perehdytyksen eri osa-alueet tulevat hoidetuiksi.
Tavoitteiden hyödyntäminen
Tavoitteiden avulla voidaan kuvata, mitä työntekijän odotetaan osaavan tai hallitsevan perehdytyksen aikana tai sen päättyessä.
Tavoite kuvaa yksittäistä tehtävää laajempaa lopputulosta tai osaamisen kehittymistä.
Tavoitteita voidaan käyttää esimerkiksi:
- työtehtävissä tarvittavan osaamisen kehittämiseen
- organisaation ja tiimin toimintatapojen omaksumiseen
- järjestelmien itsenäisen käytön oppimiseen
- oman roolin ja vastuiden ymmärtämiseen
- itsenäisen työskentelyn valmiuksien saavuttamiseen.
Hyvän perehdytystavoitteen laatiminen
Hyvä tavoite kertoo selkeästi, millaista osaamista tai lopputulosta perehdytyksellä tavoitellaan.
Esimerkiksi:
Tavoite: Hallitse työssä tarvittavat välineet ja käytännöt
Ohjeistus: Osaat käyttää roolissasi tarvittavia järjestelmiä ja tunnet keskeiset työskentelykäytännöt. Pystyt suorittamaan tavallisimmat työtehtäväsi itsenäisesti.
Eräpäivä: Ensimmäisen perehdytyskuukauden loppuun mennessä.
Tavoitteet kannattaa asettaa realistisesti suhteessa työntekijän aiempaan kokemukseen, työtehtävien vaativuuteen ja perehdytyksen kestoon.
Tavoitteiden onnistumisen arviointi
Perehdytyspohjaan lisättävään tavoitteeseen voidaan liittää viisiportainen onnistumisen arviointi.
Arvioinnin avulla voidaan tarkastella, kuinka hyvin työntekijä on saavuttanut tavoitteen.
Esimerkiksi järjestelmien käyttöön liittyvässä tavoitteessa arviointi voi auttaa tunnistamaan, tarvitseeko työntekijä vielä lisäharjoittelua tai tukea.
Arviointitulosta kannattaa tarkastella yhdessä työntekijän kanssa. Tähtimäärä ei yksin kerro, mistä mahdolliset haasteet johtuvat tai millaista lisätukea työntekijä tarvitsee.
Tehtävien ja tavoitteiden ero
Tehtävät ja tavoitteet täydentävät toisiaan, mutta niiden käyttötarkoitus on erilainen.
Tehtävä kuvaa konkreettista toimenpidettä, joka tulee suorittaa.
Tavoite kuvaa osaamista, valmiutta tai lopputulosta, joka perehdytyksen aikana halutaan saavuttaa.
Esimerkiksi:
Tehtävä: Osallistu projektinhallintajärjestelmän käyttökoulutukseen.
Tavoite: Osaat käyttää projektinhallintajärjestelmää itsenäisesti omissa työtehtävissäsi.
Tehtävä voidaan merkitä valmiiksi koulutuksen suorittamisen jälkeen, mutta tavoitteen saavuttaminen edellyttää, että työntekijä pystyy hyödyntämään oppimaansa käytännössä.
Perehdytyspohjaan kannattaa sisällyttää sekä konkreettisia tehtäviä että tärkeimpiä osaamistavoitteita.
Materiaalien ja liitteiden hyödyntäminen
Perehdytystehtäviin voidaan lisätä liitteitä, jotka tukevat työntekijän oppimista ja auttavat tehtävien suorittamisessa.
Liitteitä voivat olla esimerkiksi:
- perehdytysoppaat
- organisaatioesittelyt
- henkilöstöohjeet
- järjestelmien käyttöohjeet
- tietoturva- ja työturvallisuusohjeet
- työtehtäviin liittyvät koulutusmateriaalit.
Liitteet kannattaa yhdistää siihen tehtävään, jonka suorittamisessa niitä tarvitaan.
Esimerkiksi Tutustu yritykseen -tehtävään voidaan liittää yritysesittely ja organisaatiokaavio. Vastaavasti Tutustu työpaikan käytäntöihin -tehtävään voidaan liittää henkilöstöopas.
Tehtäviin lisätyt tiedostot näkyvät keskitetysti myös Materiaalit-välilehdellä.
Huolehdi siitä, että materiaalit ovat ajantasaisia ja että perehdytyspohjaan lisätään vain sellaisia tiedostoja, jotka kuuluvat kaikille kyseistä pohjaa käyttäville työntekijöille.
Välineistön ja käyttöoikeuksien hyödyntäminen
Perehdytyspohjaan voidaan määrittää työvälineitä ja käyttöoikeuksia, joita työntekijä tarvitsee työssään.
Näitä voivat olla esimerkiksi:
- kannettava tietokone
- työpuhelin
- kulkuavaimet
- työn tekemisessä tarvittavat ohjelmistot ja järjestelmäoikeudet.
Pohjaan valitut välineet ja käyttöoikeudet lisätään automaattisesti kaikille työntekijöille, joiden perehdytyksessä pohjaa käytetään.
Tämän vuoksi pohjaan kannattaa valita vain sellaiset välineet ja oikeudet, jotka kuuluvat kyseisen työntekijäryhmän tavanomaiseen varustukseen.
Yksittäiselle työntekijälle tarvittavia lisävälineitä tai käyttöoikeuksia voidaan lisätä myöhemmin perehdytyskohtaisesti.
Välineiden ja käyttöoikeuksien määrittelyä voidaan täydentää perehdytystehtävillä.
Esimerkiksi:
Tehtävä: Ota työvälineet käyttöön.
Ohjeistus: Varmista, että olet saanut tarvittavat työvälineet ja pääset kirjautumaan työssäsi käyttämiin järjestelmiin. Ilmoita mahdollisista puutteista vastuuhenkilölle.
Näin voidaan varmistaa, että välineiden ja käyttöoikeuksien lisäksi myös niiden käyttöönotto huomioidaan perehdytyksessä.
Palautekysymysten hyödyntäminen
Perehdytyspohjaan voidaan lisätä avoimia palautekysymyksiä, joiden avulla työntekijä voi kertoa kokemuksistaan perehdytyksen aikana tai sen päätyttyä.
Avoimet kysymykset auttavat tunnistamaan perehdytyksen vahvuuksia, puutteita ja kehittämistarpeita.
Hyvä avoin kysymys kannustaa työntekijää kuvaamaan kokemuksiaan omin sanoin.
Kysymyksiä laadittaessa kannattaa:
- käyttää selkeää ja neutraalia kieltä
- käsitellä yhdessä kysymyksessä vain yhtä aihetta
- suosia kysymyksiä, jotka alkavat esimerkiksi sanoilla miten, mikä tai millainen
- välttää johdattelevia kysymyksiä
- lisätä tarvittaessa ohjeistus, joka auttaa vastaajaa ymmärtämään kysymyksen tarkoituksen.
Esimerkkejä palautekysymyksistä
Perehdytyksen sujuminen
- Mikä perehdytyksessä auttoi sinua pääsemään parhaiten alkuun?
- Mikä jäi perehdytyksessä epäselväksi tai puuttumaan?
- Mitkä perehdytysmateriaalit olivat hyödyllisimpiä?
Seuraavat askeleet
- Missä asioissa tarvitset vielä lisätukea tai perehdytystä?
- Mihin työtehtäviin tai järjestelmiin haluaisit perehtyä tarkemmin?
- Miten perehdytysprosessia voitaisiin mielestäsi kehittää?
Palautekysymykset kannattaa muotoilla siten, että vastausten perusteella voidaan tunnistaa konkreettisia kehittämistoimenpiteitä.
Arviointien hyödyntäminen
Perehdytyksen onnistumista voidaan tarkastella myös arviointien avulla.
Arvioinnit soveltuvat tilanteisiin, joissa perehdytyksen eri osa-alueista halutaan kerätä yhdenmukaista palautetta.
Arvioitavia asioita voivat olla esimerkiksi:
- perehdytyksen riittävyys
- perehdytysmateriaalien selkeys
- esihenkilöltä tai perehdyttäjältä saatu tuki
- työvälineiden ja järjestelmien käyttöönoton sujuvuus
- työntekijän kokema valmius työtehtävien aloittamiseen.
Esimerkkejä arvioitavista väittämistä:
- Perehdytys antoi minulle riittävät tiedot työtehtävieni aloittamiseen.
- Sain riittävästi tukea perehdytyksen aikana.
- Perehdytysmateriaalit olivat selkeitä ja helposti löydettävissä.
- Tiedän, mitä minulta odotetaan työtehtävissäni.
Arviointitulokset auttavat tunnistamaan aiheita, joita kannattaa käsitellä työntekijän kanssa tarkemmin.
Pelkkä arviointitulos ei kuitenkaan aina kerro, mistä työntekijän kokemus muodostuu. Arviointeja kannattaa täydentää avoimilla kysymyksillä.
Kun organisaatiossa käytetään samoja arviointikysymyksiä eri perehdytyksissä, voidaan tarkastella, millaiset asiat perehdytyksessä toimivat hyvin ja missä on kehittämisen tarvetta.
Hyvä perehdytyspohja tukee koko perehdytysprosessia
Perehdytyspohjaa suunniteltaessa kannattaa huomioida perehdytyksen koko aikajänne ensimmäisistä valmisteluista perehdytyksen päättämiseen.
Hyvä perehdytyspohja:
- sisältää selkeät ja johdonmukaisesti järjestetyt osiot
- etenee työntekijän näkökulmasta loogisessa järjestyksessä
- sisältää konkreettisia ja helposti ymmärrettäviä tehtäviä
- määrittää keskeiset osaamistavoitteet
- sisältää tarvittavat ohjeet ja materiaalit
- huomioi työvälineet, käyttöoikeudet ja vastuuhenkilöt
- mahdollistaa perehdytyksen onnistumisen arvioinnin ja palautteen antamisen.
Perehdytyspohjaa kannattaa tarkastella ja päivittää säännöllisesti esimerkiksi työtehtävien, järjestelmien tai organisaation käytäntöjen muuttuessa.
Hyvä käytäntö
Aloita yhteisistä perehdytysasioista ja täydennä niitä tehtäväkohtaisilla sisällöillä. Älä sisällytä pohjaan tarpeettoman paljon tehtäviä, vaan keskity asioihin, jotka ovat työntekijän sujuvan aloituksen ja osaamisen kehittymisen kannalta olennaisia.
Hyvin rakennettu perehdytyspohja toimii sekä työntekijän etenemissuunnitelmana että esihenkilön ja muiden perehdyttäjien työkaluna. Sen avulla perehdytys voidaan toteuttaa suunnitelmallisesti, seurattavasti ja yhdenmukaisesti.