Perehdytyspohjan avulla voit määrittää etukäteen perehdytyksen rakenteen ja sisällön. Pohjaan voidaan lisätä tehtäviä, tavoitteita, ohjeistuksia, liitteitä, työvälineitä ja käyttöoikeuksia sekä palautekysymyksiä ja arviointeja.
Samaa perehdytyspohjaa voidaan käyttää useissa perehdytyksissä. Näin esimerkiksi samaan tehtävään tulevien työntekijöiden perehdytys voidaan toteuttaa yhdenmukaisella tavalla.
Perehdytyspohjaa luodessasi määrität:
- pohjan perustiedot, näkyvyyden ja mahdollisen voimassaolon
- perehdytyksen tehtävät ja tavoitteet
- tehtäviin liittyvät materiaalit ja liitteet
- tarvittavat työvälineet ja käyttöoikeudet
- perehdytyksen palautekysymykset ja arvioinnit.
Voit luoda perehdytyspohjan tyhjästä tai käyttää aiemmin luotua pohjaa uuden pohjan perustana. Aiemmasta pohjasta luotu uusi pohja on itsenäinen, joten siihen tehdyt muutokset eivät vaikuta alkuperäiseen pohjaan.
Pohjaan lisätyt sisällöt ovat käytettävissä perehdytyksissä, joissa kyseistä pohjaa käytetään. Tehtäviä ja tavoitteita voidaan lisätä myös myöhemmin yksittäiseen perehdytykseen. Tällöin ne koskevat vain kyseistä perehdytystä eivätkä muuta alkuperäistä pohjaa.
Perehdytyspohjan asetukset
Aloita uuden perehdytyspohjan luominen Perehdytykset-osiossa ja määritä pohjan perustiedot, näkyvyys ja voimassaolo Perehdytyksen tiedot -välilehdellä.
Perustiedot
Anna perehdytyspohjalle nimi. Nimen avulla käyttäjät tunnistavat pohjan myöhemmin perehdytystä luodessaan.
Valitse myös pohjan tulostuskieli Tulostuskieli-valikosta.
Voit luoda pohjan joko tyhjästä tai käyttää aiemmin luotua perehdytyspohjaa uuden pohjan perustana.
Kun otat käyttöön valinnan Käytä aiemmin luotua pohjana, valitse kopioitava perehdytyspohja avautuvasta valikosta. Aiemman pohjan sisältö kopioidaan uuteen pohjaan, mutta uuteen pohjaan tehdyt muutokset eivät muuta alkuperäistä pohjaa.
Kuvaus
Kirjoita Kuvaus-kenttään perehdytyksen osallistujille tarkoitetut lisäohjeet.
Kuvauksessa voidaan kertoa esimerkiksi:
- mikä perehdytyksen tarkoitus on
- miten työntekijän tulee edetä perehdytyksessä
- miten tehtävien suorittaminen merkitään
- mihin materiaaleihin työntekijän tulee tutustua
- kehen työntekijä voi ottaa yhteyttä kysymysten tai ongelmatilanteiden yhteydessä.
Kuvauksesta kannattaa tehdä selkeä ja käytännönläheinen, jotta työntekijä ymmärtää, mitä häneltä perehdytyksen aikana odotetaan.
Näkyvyys
Valitse Näkyy rooleille -kentästä roolit, joille perehdytyspohja näkyy.
Valitut käyttäjäryhmät voivat käyttää pohjaa uuden perehdytyksen luomiseen. Perehdytyspohja näkyy automaattisesti pääkäyttäjälle.
Voimassaolo
Määritä tarvittaessa perehdytyspohjan voimassaolon alku- ja päättymispäivä.
- Perehdytyspohjan voimassaolo alkaa määrittää, mistä alkaen pohjaa voidaan käyttää.
- Perehdytyspohjan voimassaolo päättyy määrittää päivämäärän, jonka jälkeen pohjaa ei voida enää käyttää uusien perehdytysten luomiseen.
Päivämäärät voi jättää tyhjiksi, jos pohjan käyttöä ei haluta rajata tietylle ajanjaksolle.
Perehdytyspohjan ohjeistus
Kirjoita Perehdytyspohjan ohjeistus -kenttään lyhyt kuvaus pohjan tarkoituksesta ja käyttötavasta.
Ohjeistuksessa voidaan kertoa esimerkiksi:
- kenelle perehdytyspohja on suunnattu
- missä tilanteessa pohjaa käytetään
- mitä aiheita perehdytykseen sisältyy
- miten perehdytystä kannattaa täydentää työntekijän tehtävän tai roolin mukaan.
Ohjeistus on tarkoitettu pohjaa käyttäville ja hallinnoiville henkilöille eikä työntekijälle näytettäväksi perehdytysohjeeksi.
Kun tarvittavat tiedot on lisätty, jatka seuraavalle välilehdelle tai tallenna perehdytyspohja valitsemalla Tallenna.
Tehtävät & tavoitteet
Tehtävät & tavoitteet -välilehdellä määrität perehdytyksen aikana suoritettavat tehtävät ja saavutettavat tavoitteet.
Sisällöt jaetaan kahteen osaan:
- Tehtävät, joilla kuvataan konkreettiset perehdytykseen liittyvät toimenpiteet ja vastuut.
- Tavoitteet, joilla kuvataan perehdytyksen aikana saavutettavat tiedot, taidot ja valmiudet.
Tehtävät ja tavoitteet voidaan ryhmitellä osioihin, jotta eri aihekokonaisuudet on helppo hahmottaa.
Pohjaan lisätyt tehtävät ja tavoitteet näkyvät kaikissa perehdytyksissä, joissa kyseistä pohjaa käytetään.
Tehtävien luominen
Perehdytyspohjaan voidaan lisätä tehtäviä Tehtävät & tavoitteet -välilehden Tehtävät-osiossa.
Tehtävien avulla perehdytys voidaan jakaa konkreettisiin, suoritettaviin vaiheisiin.
Tehtäväosion lisääminen
Valitse Lisää uusi osio ja anna osiolle kuvaava otsikko.
Osion otsikoita voivat olla esimerkiksi:
- Tervetuloa taloon
- Työvälineet ja käytännöt
- Työtehtäviin perehtyminen
- Tietoturva ja työturvallisuus.
Samaan osioon kannattaa ryhmitellä samaan aiheeseen liittyvät tehtävät.
Tehtävän lisääminen
Valitse Lisää uusi tehtävä ja määritä tehtävälle:
- tehtävän nimi
- tarvittaessa tehtävän ohjeistus
- tehtävän eräpäivä
- vastuuhenkilö
- mahdolliset liitteet.
Tehtävän kannattaa kuvata selkeästi yksittäinen toimenpide, jonka työntekijä tai muu vastuuhenkilö voi suorittaa.
Esimerkiksi:
Tehtävä: Tutustu yritykseen
Ohjeistus: Tutustu yrityksen toimintaan, organisaatiorakenteeseen ja ensimmäisen työviikon ohjelmaan.
Tehtävän ohjeistus
Voit lisätä tehtävälle erillisen ohjeistuksen Tehtävän ohjeistus -kenttään.
Ohjeistuksessa voidaan kertoa tarkemmin, mitä tehtävässä tulee tehdä, mistä tarvittavat tiedot löytyvät tai milloin tehtävä katsotaan suoritetuksi.
Ohjeistus näkyy työntekijälle tekstinä, eikä sitä voi muokata tehtävän suorittamisen yhteydessä.
Ohjeistuksen voi tarvittaessa poistaa valitsemalla Poista ohjeistus.
Tehtävän eräpäivä ja vastuuhenkilö
Määritä tarvittaessa tehtävälle eräpäivä Tehtävän eräpäivä -kentässä.
Eräpäivän avulla voidaan aikatauluttaa perehdytyksen etenemistä ja varmistaa, että keskeiset asiat käsitellään oikeaan aikaan.
Valitse Vastuuhenkilö-kentästä henkilö, joka vastaa tehtävän toteutuksesta tai sen etenemisen varmistamisesta.
Vastuuhenkilö voi olla esimerkiksi työntekijän esihenkilö, perehdyttäjä tai muu tehtävästä vastaava henkilö.
Liitteiden lisääminen tehtävään
Tehtävään voidaan lisätä tiedostoja, joita työntekijä tarvitsee tehtävän suorittamiseen.
Avaa tehtävän Liitteet-osio ja lisää tiedostot joko vetämällä ne liitealueelle tai valitsemalla Valitse tiedostot.
Yksittäisen tiedoston suurin sallittu koko on 20 Mt.
Liitteelle voidaan määrittää:
- nimi
- kategoria
- kuvaus
- tunnisteet.
Liitettyjä tiedostoja voidaan tarkastella ja poistaa niiden vieressä olevista toimintokuvakkeista.
Tehtäviin lisätyt liitteet kootaan myös Materiaalit-välilehdelle.
Tehtävien järjestäminen
Tehtävien järjestystä voi muuttaa vetämällä tehtävää sen vieressä olevasta siirtokuvakkeesta.
Myös osioiden järjestystä voidaan muuttaa vasemman reunan navigaatiossa vetämällä osiota sen siirtokuvakkeesta.
Tehtävät kannattaa järjestää siihen järjestykseen, jossa ne on tarkoitus suorittaa perehdytyksen aikana.
Tehtävän tai osion poistaminen
Yksittäisen tehtävän voi poistaa sen vieressä olevasta roskakorikuvakkeesta.
Koko osion voi poistaa valitsemalla Poista osio. Tällöin myös kaikki osion sisältämät tehtävät poistetaan pohjasta.
Kun tehtävät ovat valmiit, siirry Tavoitteet-osioon, jatka seuraavalle välilehdelle tai tallenna perehdytyspohja valitsemalla Tallenna.
Tavoitteiden luominen
Perehdytyspohjaan voidaan lisätä tavoitteita Tehtävät & tavoitteet -välilehden Tavoitteet-osiossa.
Tavoitteilla kuvataan, mitä työntekijän odotetaan osaavan, tietävän tai hallitsevan perehdytyksen aikana tai sen päättyessä.
Tavoiteosion lisääminen
Valitse Lisää uusi osio ja anna osiolle kuvaava otsikko.
Samaan osioon kannattaa ryhmitellä samaan aiheeseen liittyvät tavoitteet.
Esimerkiksi osioon Perehdytyksen tavoitteet voidaan koota työntekijän roolin kannalta keskeiset osaamistavoitteet.
Tavoitteen lisääminen
Valitse Lisää uusi tavoite ja määritä tavoitteelle:
- tavoitteen nimi
- tarvittaessa tavoitteen ohjeistus
- tavoitteen eräpäivä
- mahdollinen tavoitteen onnistumisen arviointi.
Esimerkiksi:
Tavoite: Tunne yritys ja tiimi
Ohjeistus: Ymmärrät yrityksen toiminnan perusteet, tunnet oman tiimisi ja tiedät, keneltä saat apua eri tilanteissa.
Tavoitteen ohjeistus
Kirjoita Tavoitteen ohjeistus -kenttään tarkempi kuvaus tavoitteesta.
Ohjeistuksessa voidaan kuvata esimerkiksi:
- mitä työntekijän odotetaan osaavan
- millaisia valmiuksia tavoitteen saavuttaminen edellyttää
- miten tavoitteen saavuttamista voidaan arvioida.
Ohjeistus näkyy työntekijälle tekstinä, eikä siihen voi kirjoittaa vastausta.
Ohjeistuksen voi tarvittaessa poistaa valitsemalla Poista ohjeistus.
Tavoitteen eräpäivä
Määritä tarvittaessa tavoitteen eräpäivä Tavoitteen eräpäivä -kentässä.
Eräpäivä kertoo, mihin mennessä tavoite on tarkoitus saavuttaa.
Tavoitteiden aikataulutuksessa kannattaa huomioida perehdytyksen laajuus, työntekijän aiempi osaaminen ja tehtävän vaativuus.
Tavoitteen onnistumisen arviointi
Tavoitteeseen voidaan liittää Tavoitteen onnistumisen arviointi.
Arviointi tehdään viisiportaisella tähtiasteikolla, jonka avulla voidaan tarkastella, kuinka hyvin tavoite on saavutettu.
Arviointi soveltuu esimerkiksi osaamisen kehittymisen tai työtehtävien itsenäisen hallinnan tarkasteluun.
Arviointiosion voi tarvittaessa poistaa valitsemalla Poista arviointiosio.
Tavoitteiden järjestäminen ja poistaminen
Tavoitteiden järjestystä voi muuttaa vetämällä tavoitetta siirtokuvakkeesta.
Myös tavoiteosioiden järjestystä voi muuttaa vasemman reunan navigaatiossa.
Yksittäisen tavoitteen voi poistaa sen vieressä olevasta roskakorikuvakkeesta.
Koko osion voi poistaa valitsemalla Poista osio. Tällöin myös kaikki osion sisältämät tavoitteet poistetaan.
Kun tavoitteet ovat valmiit, jatka seuraavalle välilehdelle tai tallenna perehdytyspohja valitsemalla Tallenna.
Materiaalit
Materiaalit-välilehdellä voit tarkastella perehdytyspohjaan lisättyjä tiedostoja, jotka tukevat työntekijän perehtymistä.
Materiaalit voivat olla esimerkiksi:
- organisaation esittelymateriaaleja
- henkilöstöohjeita
- työtehtäviin liittyviä ohjeita
- järjestelmien käyttöohjeita
- tietoturva- ja työturvallisuusohjeita
- koulutusmateriaaleja.
Liitteiden tarkastelu
Liitteet-osiossa näkyvät perehdytyspohjan tehtäviin lisätyt tiedostot.
Tiedostot esitetään luettelossa, jossa näkyvät:
- tiedoston nimi
- päivämäärä
- tehtävä, johon tiedosto on liitetty
- osio, johon tehtävä kuuluu.
Tiedostoja voidaan tarkastella niiden vieressä olevasta esikatselukuvakkeesta.
Perehdytyksen tiedostot
Perehdytyksen tiedostot -kohdassa voidaan tarkastella perehdytykseen liittyviä tiedostoja.
Perehdytyspohjaan kannattaa lisätä vain sellaisia materiaaleja, jotka ovat tarpeellisia kaikissa kyseistä pohjaa käyttävissä perehdytyksissä.
Huomioi myös henkilötietojen ja luottamuksellisten tietojen käsittely, sillä pohjaan lisätyt yhteiset materiaalit tulevat käyttöön pohjaan perustuvissa perehdytyksissä.
Välineistö ja käyttöoikeudet
Välineistö ja käyttöoikeudet -välilehdellä voit määrittää perehdytyspohjaan liittyvät työvälineet ja käyttöoikeudet.
Näiden avulla voidaan varmistaa, että työntekijän tarvitsemat laitteet ja järjestelmäoikeudet huomioidaan osana perehdytystä.
Välineiden ja käyttöoikeuksien lisääminen
Valitse Välineistö ja käyttöoikeudet -kentästä ne välineet ja käyttöoikeudet, jotka haluat sisällyttää perehdytyspohjaan.
Valittavia kohteita voivat olla esimerkiksi:
- puhelin
- avaimet
- kannettava tietokone
- työtehtävässä tarvittavat järjestelmäoikeudet.
Voit valita samaan perehdytyspohjaan useita välineitä ja käyttöoikeuksia.
Välineiden ja käyttöoikeuksien käyttäminen perehdytyksessä
Perehdytyspohjaan lisätyt välineet ja käyttöoikeudet lisätään automaattisesti kaikille työntekijöille, joiden perehdytyksessä kyseistä pohjaa käytetään.
Yksittäiseen perehdytykseen voidaan lisätä myös muita välineitä ja käyttöoikeuksia, jotka koskevat vain kyseistä työntekijää.
Välineitä ja käyttöoikeuksia voidaan muokata myöhemmin myös työntekijän Henkilöstö-välilehden Välineistö ja käyttöoikeudet -osiossa.
Pohjaan kannattaa valita sellaiset välineet ja käyttöoikeudet, jotka kuuluvat kyseisen roolin tavanomaiseen perehdytykseen.
Palaute
Palaute-välilehdellä määrität perehdytykseen liittyvät avoimet palautekysymykset ja arvioinnit.
Palautteen avulla voidaan selvittää työntekijän kokemuksia perehdytyksestä sekä tunnistaa onnistumisia ja kehittämiskohteita.
Sisällöt jaetaan kahteen osaan:
- Kysymykset, joihin työntekijä voi vastata omin sanoin.
- Arvioinnit, joissa työntekijä arvioi perehdytyksen osa-alueita valitulla arviointiasteikolla.
Pohjaan lisätyt kysymykset ja arvioinnit näkyvät perehdytyksissä, joissa kyseistä pohjaa käytetään.
Palautekysymysten luominen
Kysymysosion lisääminen
Valitse Lisää uusi osio ja anna osiolle kuvaava otsikko.
Osion otsikoita voivat olla esimerkiksi:
- Perehdytyksen sujuminen
- Seuraavat askeleet
- Perehdytysmateriaalien hyödyllisyys.
Samaan osioon kannattaa ryhmitellä samaan aiheeseen liittyvät kysymykset.
Kysymyksen lisääminen
Valitse Lisää uusi kysymys ja kirjoita kysymys sille varattuun kenttään.
Kysymykset ovat avoimia kysymyksiä, joihin työntekijä voi kirjoittaa vastauksensa omin sanoin.
Esimerkiksi:
- Mikä perehdytyksessä auttoi sinua pääsemään parhaiten alkuun?
- Mikä jäi perehdytyksessä epäselväksi tai puuttumaan?
- Millaista lisätukea tai perehdytystä toivoisit?
Kysymyksen ohjeistus
Voit lisätä kysymykselle erillisen ohjeistuksen.
Ohjeistus auttaa työntekijää ymmärtämään, mitä kysymyksellä tarkoitetaan tai millaista vastausta odotetaan.
Ohjeistus näkyy työntekijälle tekstinä, eikä sitä voi muokata vastaamisen yhteydessä.
Ohjeistuksen voi tarvittaessa poistaa valitsemalla Poista ohjeistus.
Kysymysten järjestäminen ja poistaminen
Kysymysten järjestystä voi muuttaa vetämällä kysymystä siirtokuvakkeesta.
Osioiden järjestystä voi muuttaa vasemman reunan navigaatiossa.
Yksittäisen kysymyksen voi poistaa sen vieressä olevasta roskakorikuvakkeesta.
Koko osion voi poistaa valitsemalla Poista osio. Tällöin myös kaikki osion sisältämät kysymykset poistetaan.
Palautearviointien luominen
Arvioinnit-osiossa voidaan lisätä perehdytyksen onnistumiseen liittyviä arviointeja.
Arviointien avulla voidaan kerätä yhdenmukaista palautetta esimerkiksi perehdytyksen selkeydestä, riittävyydestä ja työntekijän kokemasta tuesta.
Arviointiosion lisääminen
Valitse Lisää uusi osio ja anna osiolle kuvaava otsikko.
Esimerkiksi:
Perehdytyksen onnistuminen
Samaan osioon kannattaa koota keskenään samaan aiheeseen liittyvät arvioinnit.
Arvioinnin lisääminen
Valitse Lisää uusi arviointi ja määritä arvioinnin asetukset.
Arvioinnin avulla työntekijä voi arvioida perehdytykseen liittyviä kysymyksiä tai väittämiä valitulla asteikolla.
Arvioitavia asioita voivat olla esimerkiksi:
- Perehdytys antoi minulle riittävät valmiudet työtehtävieni aloittamiseen.
- Sain perehdytyksen aikana tarvitsemani tuen.
- Perehdytysmateriaalit olivat selkeitä ja hyödyllisiä.
- Tiedän, keneltä voin kysyä apua työssäni.
Arviointien ohjeistaminen
Lisää arvioinnille tarvittaessa ohjeistus, jossa kerrotaan, mitä arvioinnilla tarkoitetaan ja miten asteikkoa käytetään.
Arviointien yhteydessä kannattaa käyttää selkeää ja yhdenmukaista asteikkoa, jotta palautetta voidaan hyödyntää perehdytysprosessin kehittämisessä.
Arviointien järjestäminen ja poistaminen
Arviointeja ja arviointiosioita voidaan järjestää vasemman reunan navigaation ja siirtokuvakkeiden avulla.
Yksittäisiä arvioitavia kohtia voidaan poistaa roskakorikuvakkeesta.
Koko arviointiosion poistaminen poistaa myös sen sisältämät arvioinnit.
Perehdytyspohjan tallentaminen
Kun olet lisännyt perehdytyspohjaan tarvittavat tiedot, tehtävät, tavoitteet, materiaalit, välineet ja käyttöoikeudet sekä palautekysymykset, tallenna pohja valitsemalla Tallenna.
Tarkista ennen tallentamista, että:
- perehdytyspohjan nimi ja käyttötarkoitus ovat selkeät
- pohjan näkyvyys ja mahdollinen voimassaolo on määritetty oikein
- tehtävät ja tavoitteet on ryhmitelty loogisesti
- tarvittavat vastuuhenkilöt ja eräpäivät on määritetty
- tehtäviin on lisätty tarpeelliset liitteet
- välineet ja käyttöoikeudet vastaavat perehdytyksen kohderyhmää
- palautekysymykset ja arvioinnit soveltuvat perehdytyksen tarkoitukseen.
Tallennettua perehdytyspohjaa voidaan käyttää uusien perehdytysten perustana.