Perehdytykset-osio Finago HR easy -järjestelmässä on paikka, jossa työntekijä, esihenkilö ja HR voivat suunnitella, toteuttaa ja seurata työntekijän perehdytystä. Se tarjoaa rakenteisen tavan hallita perehdytykseen liittyviä tehtäviä, tavoitteita, materiaaleja, työvälineitä ja käyttöoikeuksia sekä kerätä palautetta perehdytyksen onnistumisesta.
Perehdytystoiminnon avulla voidaan varmistaa, että uusi työntekijä saa tarvitsemansa tiedot, ohjeet ja tuen työn aloittamiseen. Samalla esihenkilöt ja HR voivat seurata perehdytyksen etenemistä ja varmistaa, että sovitut asiat tulevat hoidetuiksi.
Perehdytystoimintoa voidaan hyödyntää esimerkiksi:
- uuden työntekijän perehdyttämisessä organisaatioon ja työtehtäviin
- työntekijän siirtyessä uuteen tehtävään tai rooliin
- sisäisten tehtävä- ja tiimivaihdosten yhteydessä
- työvälineiden, järjestelmien ja toimintatapojen käyttöönotossa
- perehdytykseen liittyvän osaamisen ja tavoitteiden seurannassa
- perehdytyksen onnistumisen arvioinnissa ja palautteen keräämisessä.
Miksi perehdytystä kannattaa hallita järjestelmässä?
Perehdytyksen dokumentointi ja seuranta auttavat tekemään perehdytysprosessista suunnitelmallisen, yhdenmukaisen ja helposti seurattavan. Kun perehdytyksen tehtävät, vastuut ja materiaalit ovat yhdessä paikassa, tieto ei jää yksittäisten henkilöiden muistin, sähköpostien tai erillisten tarkistuslistojen varaan.
Järjestelmällinen perehdytys tukee erityisesti:
- uusien työntekijöiden sujuvaa työn aloitusta
- perehdytyksen yhdenmukaista toteuttamista organisaatiossa
- tehtävien, vastuiden ja aikataulujen selkeyttämistä
- perehdytyksen etenemisen ja tavoitteiden seurantaa
- työvälineiden ja käyttöoikeuksien hallintaa
- osaamisen kehittämistä ja työntekijän itsenäisen työskentelyn tukemista
- perehdytysprosessin jatkuvaa kehittämistä palautteen perusteella.
Perehdytyspohjien hyödyntäminen
Perehdytystoiminnossa voidaan luoda valmiita perehdytyspohjia erilaisia perehdytystilanteita varten.
Perehdytyspohjaan määritetään etukäteen perehdytyksen sisältö ja rakenne. Pohjaan voidaan lisätä tehtäviä, tavoitteita, ohjeistuksia, liitteitä, työvälineitä ja käyttöoikeuksia sekä palautekysymyksiä ja arviointeja.
Samaa perehdytyspohjaa voidaan käyttää useiden työntekijöiden perehdytyksessä. Näin esimerkiksi samaan tehtävään tulevien työntekijöiden perehdytykset voidaan toteuttaa yhdenmukaisella tavalla.
Perehdytyspohjaan määritetyt tehtävät ja tavoitteet tulevat käyttöön pohjasta luotavissa perehdytyksissä. Yksittäiseen perehdytykseen voidaan lisätä myös työntekijäkohtaisia tehtäviä ja tavoitteita muuttamatta alkuperäistä pohjaa.
Perehdytyspohjien avulla organisaatio voi ylläpitää yhteisiä perehdytyskäytäntöjä ja mukauttaa perehdytyksen sisältöä eri rooleihin ja tarpeisiin.
Mitä perehdytykseen kannattaa sisällyttää?
Perehdytykseen kannattaa sisällyttää sellaiset asiat, jotka auttavat työntekijää ymmärtämään työtehtävänsä, vastuunsa, työympäristönsä ja organisaation toimintatavat.
Perehdytys voidaan jakaa esimerkiksi seuraaviin kokonaisuuksiin:
- Organisaatioon tutustuminen: yrityksen toiminta, arvot, henkilöstö ja keskeiset toimintatavat.
- Työtehtävät ja vastuut: työn sisältö, tavoitteet ja odotukset.
- Työvälineet ja järjestelmät: tarvittavat laitteet, ohjelmistot ja käyttöoikeudet.
- Työskentelykäytännöt: työaika, poissaolot, viestintä, tietoturva ja työturvallisuus.
- Osaamisen kehittäminen: perehdytykseen liittyvät koulutukset ja osaamistavoitteet.
- Perehdytyksen arviointi: palautteen kerääminen, onnistumisten arviointi ja mahdollisten lisäperehdytystarpeiden tunnistaminen.
Perehdytyksen sisältö kannattaa sovittaa työntekijän rooliin ja aiempaan osaamiseen. Kaikille yhteiset asiat voidaan sisällyttää organisaation yleiseen perehdytyspohjaan ja tehtäväkohtaiset asiat erillisiin roolikohtaisiin pohjiin.
HR ja esihenkilön rooli perehdytyksessä
HR tehtävänä on tukea organisaation yhteisiä perehdytyskäytäntöjä ja varmistaa, että perehdytykselle on selkeä rakenne.
HR voi esimerkiksi ylläpitää perehdytyspohjia, määrittää yhteisiä perehdytyssisältöjä ja seurata perehdytysprosessien toimivuutta.
Esihenkilön tehtävänä on huolehtia työntekijän perehdytyksen käytännön toteutuksesta ja seurannasta. Perehdytyksen tehtäville voidaan nimetä vastuuhenkilöitä, jolloin eri perehdyttäjien vastuut ovat selkeästi määriteltävissä.
Työntekijä puolestaan osallistuu perehdytykseen suorittamalla hänelle kuuluvia tehtäviä, tutustumalla materiaaleihin ja antamalla palautetta perehdytyksestä.
Hyvä käytäntö
Aloita perehdytyksen suunnittelu jo ennen työntekijän ensimmäistä työpäivää. Varmista, että perehdytykselle on selkeä rakenne, tarvittavat tehtävät on määritelty ja vastuuhenkilöt tietävät omat tehtävänsä.
Jaa perehdytys sopivan kokoisiin kokonaisuuksiin ja aikatauluta tehtävät niin, että työntekijä voi edetä vaiheittain. Seuraa perehdytyksen etenemistä säännöllisesti ja hyödynnä työntekijältä saatua palautetta tulevien perehdytysten kehittämisessä.
Perehdytyksen tavoitteena ei ole vain tehtävälistan suorittaminen, vaan varmistaa, että työntekijällä on tarvittavat tiedot, taidot ja valmiudet onnistua työssään.