Tässä ohjeessa kuvataan, miten esihenkilö tai muu keskustelun pitäjä aloittaa uuden keskustelun, täydentää keskustelun tiedot ja käsittelee siihen kuuluvat sisällöt.
Keskustelu luodaan aina valitun keskustelupohjan perusteella. Keskustelupohja määrittää keskustelun rakenteen ja tuo keskusteluun valmiiksi siihen lisätyt kysymykset, arvioinnit, tehtävät, tavoitteet, ohjeistukset ja liitteet. Kun pohjasta luodaan keskustelu, syntyy yksittäistä työntekijää koskeva keskustelu, jota voidaan täydentää keskustelun tarpeiden mukaan.
Keskustelun pitäjä voi valmistella keskustelua etukäteen, täydentää tietoja tapaamisen aikana ja viimeistellä kirjaukset tapaamisen jälkeen. Keskusteluun kannattaa kirjata erityisesti keskeiset havainnot, sovitut jatkotoimenpiteet, vastuut ja tavoitteet, jotta niihin voidaan palata myöhemmin.
Keskustelun täyttäminen etenee seuraavien kokonaisuuksien kautta:
- Keskustelun tiedot, joissa valitaan työntekijä, keskustelupohja ja muut osallistujat sekä määritetään keskustelun ajankohta ja tila
- Keskustelu, jossa käsitellään avoimet kysymykset ja arvioinnit
- Tehtävät ja tavoitteet, joissa kirjataan sovitut toimenpiteet, vastuut ja seurattavat tavoitteet
- Liitteet, joihin lisätään keskustelua tukevat tiedostot
- Muistio, johon voidaan kirjata keskusteluun liittyviä huomioita ja tietoja, joille ei ole sopivaa paikkaa keskustelun muissa osioissa.
- Luottamuksellinen, johon voidaan kirjata vain keskustelun osallistujille näkyviä tietoja.
Keskustelupohjasta tulevien sisältöjen lisäksi yksittäiseen keskusteluun voidaan tarvittaessa lisätä uusia tehtäviä, tavoitteita, liitteitä ja muistiinpanoja. Yksittäiseen keskusteluun tehdyt lisäykset koskevat vain kyseistä keskustelua eivätkä muuta alkuperäistä keskustelupohjaa.
Keskustelu voidaan tallentaa työskentelyn aikana. Kun kaikki tarvittavat tiedot on käsitelty ja sovitut asiat kirjattu, keskustelun tila päivitetään valmiiksi.
Uuden keskustelun aloittaminen
- Siirry Keskustelut-näkymään.
- Valitse Lisää keskustelu.
- Valitse Henkilövalinta-kentästä työntekijä, jota keskustelu koskee.
- Valitse Keskustelupohja-kentästä tilanteeseen sopiva pohja.
- Valitse Tallenna.
Valittu keskustelupohja tuo keskusteluun automaattisesti siihen lisätyt kysymykset, arvioinnit, tehtävät, tavoitteet, ohjeistukset ja liitteet.
Keskustelun tietojen täydentäminen
Kun aloitat uuden keskustelun, Keskustelun tiedot -välilehti avautuu automaattisesti ensimmäisenä. Täydennä välilehdellä keskustelun perustiedot.
Henkilövalinta
Valitse Henkilövalinta-kentästä henkilö, jota keskustelu koskee.
Keskustelupohja
Valitse Keskustelupohja-kentästä keskustelussa käytettävä pohja. Valittu pohja tuo keskusteluun siihen kuuluvat kysymykset, arvioinnit, tehtävät, tavoitteet, ohjeistukset ja mahdolliset liitteet.
Osallistujien lisääminen
Lisää keskusteluun osallistujia Lisää osallistujat -kentästä. Osallistuja voi olla esimerkiksi esihenkilö, HR:n edustaja tai muu keskusteluun osallistuva henkilö.
Lisää osallistujiksi vain henkilöt, joiden tulee päästä tarkastelemaan tai täydentämään keskustelun tietoja.
Keskustelupohja ja ohjeistus
Keskustelupohja-kentässä näkyy keskustelua luotaessa valittu pohja. Pohjaan lisätty ohjeistus näkyy keskustelun tietojen yhteydessä.
Tutustu ohjeistukseen ennen keskustelua. Siinä voidaan kuvata esimerkiksi keskustelun tarkoitus, valmistautuminen ja keskustelussa huomioitavat asiat.
Keskustelun ajankohta
Määritä keskustelulle tarvittaessa:
- alkupäivä, josta alkaen keskustelua voidaan käsitellä
- eräpäivä, johon mennessä keskustelu on tarkoitus käydä ja täydentää.
Päivämäärät auttavat osallistujia valmistautumaan keskusteluun ja seuraamaan sen etenemistä.
Keskustelun eteneminen
Tarkista Keskustelun eteneminen -kentästä, että keskustelun tila vastaa sen nykyistä vaihetta.
Käytettävissä olevat tilat ovat:
- Avoinna, kun keskustelu on vielä kesken
- Valmis, kun keskustelu on pidetty ja tarvittavat tiedot on kirjattu
- Myöhässä, kun keskustelun eräpäivä on ohitettu eikä keskustelua ole merkitty valmiiksi.
Päivitä keskustelun eteneminen tarvittaessa ja tallenna muutokset valitsemalla Tallenna.
Avoimiin kysymyksiin vastaaminen
Avaa Keskustelu-välilehti. Välilehdellä näkyvät keskustelupohjaan lisätyt avoimet kysymykset ja arvioinnit.
Avoimet kysymykset on ryhmitelty osioihin. Voit siirtyä osioiden välillä vasemman reunan navigaatiosta.
Kirjoita vastaus kysymyksen alla olevaan Vastaus-kenttään.
Kirjaa vastaukset selkeästi ja niin, että niiden sisältö on ymmärrettävissä myös myöhemmin. Vältä tarpeettomien tai keskustelun tarkoitukseen kuulumattomien henkilötietojen kirjaamista.
Tallenna vastaukset valitsemalla Tallenna keskustelu.
Arviointien täyttäminen
Siirry Keskustelu-välilehden Arvioinnit-osioon. Arviointien sisältö ja niissä käytettävät asteikot määräytyvät keskustelupohjan perusteella.
Valitse jokaiselle arvioitavalle kysymykselle tai väittämälle tilannetta parhaiten kuvaava vastaus. Arviointi voidaan tehdä esimerkiksi:
- Likert-asteikolla
- symboliasteikolla
- numeroasteikolla
- organisaation määrittämällä sanallisella asteikolla.
Arviointeja kannattaa käyttää keskustelun tukena. Arvioinnin tarkoituksena ei ole korvata keskustelua, vaan auttaa tunnistamaan tarkempaa käsittelyä vaativia aiheita.
Tallenna arvioinnit valitsemalla Tallenna keskustelu.
Tehtävien ja tavoitteiden käsitteleminen
Avaa Tehtävät ja tavoitteet -välilehti. Välilehdellä näkyvät keskustelupohjasta keskusteluun tuodut tehtävät ja tavoitteet.
Keskustelun aikana voidaan:
- tarkentaa pohjasta tulleiden tehtävien ja tavoitteiden sisältöä
- määrittää vastuuhenkilöitä ja eräpäiviä
- kirjata uusia tehtäviä ja tavoitteita
- arvioida tavoitteiden toteutumista.
Yksittäiseen keskusteluun lisätyt tehtävät ja tavoitteet koskevat vain kyseistä keskustelua. Ne eivät muuta alkuperäistä keskustelupohjaa.
Tehtävien kirjaaminen
Kirjaa tehtäväksi konkreettinen toimenpide, joka voidaan suorittaa ja merkitä valmiiksi. Määritä tehtävälle vastuuhenkilö ja eräpäivä.
Tavoitteiden kirjaaminen
Kirjaa tavoitteeksi haluttu lopputulos tai kehityssuunta. Tavoitteen tulisi olla mahdollisimman selkeä ja sellainen, että sen etenemistä voidaan myöhemmin arvioida.
Liitteiden käsitteleminen
Avaa Liitteet-välilehti. Välilehdellä voivat näkyä keskustelupohjaan lisätyt materiaalit, kuten tarkemmat ohjeet, toimintamallit tai muut keskustelua tukevat asiakirjat.
Voit lisätä yksittäiseen keskusteluun myös omia liitteitä. Lisää vain sellaisia tiedostoja, jotka liittyvät kyseiseen keskusteluun ja joita osallistujat tarvitsevat keskusteluun valmistautumisessa, sen aikana tai sovittujen asioiden seurannassa.
Yksittäiseen keskusteluun lisätyt liitteet koskevat vain kyseistä keskustelua eivätkä muuta alkuperäistä keskustelupohjaa.