Laskentakohteiden luonti rekisteriin yksitellen
Tuonnin tiedot
Tietojen tuonti Laskentakohteet rekisteriin
Laskentakohteiden vienti rekisteristä
Jos kirjanpitojärjestelmässä on käytössä erilaisia laskentakohteita, voidaan ne ottaa käyttöön myös Ostolaskuissa. Laskentakohteita käytetään esimerkiksi projektien seurantaan tai lisäkustannuspaikkojen määrittelyyn. Kun laskentakohteet ovat käytössä, saadaan tiliöinti tehtyä kustannuspaikkakohtaisesti ja tiedot siirtyvät kulutilikirjausten yhteydessä oikeille laskentakohteille/kustannuspaikoille kirjanpitojärjestelmään.
Ostolaskuissa ensimmäinen seurantakohdetaso on nimeltään Kustannuspaikka ja seuraavat tasot (laskentakohteet) voidaan nimetä vapaasti. Kustannuspaikan lisäksi laskentakohdetasoja voidaan perustaa kaiken kaikkiaan 12, jotka tulee ennen rekisteriin perustamista nimetä käyttötarkoituksen mukaisesti yleisissä asetuksissa (Yleiset – Tiliöinnit).
Laskentakohdetasojen nimiä voivat olla esimerkiksi projektit, osastot, työmaat, toimipisteet jne. Yhdellä laskentakohdetasolla voidaan seurata satoja samanarvoisia seurantakohteita.
Esimerkiksi laskentakohdetason nimi on Projekti, jonka seurantakohteita ovat 1001, 2001 ja 3001.
Laskentakohteet helpottavat myös laskujen ja kulujen seurantaa, sillä laskujen hakutoiminnossa Ostolaskuissa ja Arkistossa voidaan hyödyntää annettuja laskentakohteita, käyttämällä hakusanana esim. laskentakohteen nimeä.
Laskentakohteiden luonti rekisteriin yksitellen
- Siirry Rekisterit – Laskentakohteet -näkymään
- Klikkaa Uusi -painiketta
- Täydennä avautuvan ikkunan tiedot ja tallenna ne Tallenna -painikkeella.
Laskentakohteen numero
Kirjoita perustettavalle laskentakohteelle numero. Ohjelma tarkistaa tallennusvaiheessa, että annettu numero ei ole jo käytössä.
Nimi
Kirjoita laskentakohteen nimi, mitä käytetään valittavan laskentakohdetyypin seurannalle (esim. Projekti).
Laskentakohteen tyyppi
Valitse perustettavalle laskentakohteelle käytettävä laskentataso eli minkä tyyppinen laskentakohdetaso on käytössä. HUOM! Laskentakohteiden tyyppi ei ole valittavissa, mikäli yleisiin asetuksiin (Asetukset – Yleiset – Tiliöinnit) ei ole nimetty laskentakohdetasoja.
Lisätiedot
Kyseiseen kenttään voidaan tallettaa esimerkiksi laskentakohdetta koskevia lisä- ja yhteystietoja. Laskentakohteelle annetut lisätiedot eivät näy laskulla.
Tuonnin tiedot
Ostolaskuihin tuotavassa tiedostossa tulee ensimmäisellä rivillä olla sarakkeiden nimet (otsikot). Sarakkeiden järjestys on vapaa. Pakollisia sarakkeita ovat laskentakohteen tyyppi, tunnus ja nimi. Muut sarakkeet ovat vapaavalintaisia. Tiedot tulee tallentaa puolipisteellä eroteltuna csv-tiedostomuotoon (csv-luetteloerotin). Tiedoston sisäänluvun jälkeen saat listauksen uusista sekä virheeseen jääneistä laskentakohteista.
Tietojen tuonti Laskentakohteet rekisteriin
- Siirry Rekisterit – Laskentakohteet –näkymään
- Klikkaa avautuvan näkymän Rek.ylläpito–painiketta
- Määrittele tiedot laskentakohteiden tuontiin
Valitse csv-tiedosto
Klikkaa Selaa-painiketta ja valitse sisääntuotava csv-tiedosto tallennushakemistosta.
Merkistö
Valitse sisääntuonnin yhteydessä käytettävä merkistö, valitsemalla kentän alasvetovalikon listauksesta käytettävä merkistö. Valitun merkistön tulee olla sama, kuin millä tiedostosi on muodostettu – oletuksena ISO-8859-1.
Jos laskentakohde löytyy jo järjestelmästä
Valitse päivitetäänkö jo Ostolaskuissa olevat laskentakohteet vai jätetäänkö jo olemassa olevat laskentakohteet päivittämättä.
Päivitä: päivittää jo rekisterissä olevat laskentakohteet ja luo lisäksi uudet laskentakohteet
Ohita: ei päivitä olemassa olevia laskentakohteita vaan luo ainoastaan uudet laskentakohteet.
Lataa
Kun klikkaat Lataa-painiketta, noudetaan valittu csv-tiedosto Ostolaskujen rekisteriin.
Tuonnista muodostuu raportti, jossa näkyy tuonnin asetukset, onnistuneet tuonnit ja eriteltyinä epäonnistuneet tuonnit virheilmoituksineen eli miksi ovat jääneet virheeseen.
Laskentakohteiden vienti rekisteristä
Tarvittaessa Ostolaskujen Laskentakohteet–rekisterin tiedot voi siirtää toiseen perusjärjestelmään.
- Siirry Ostolaskujen Rekisterit – Laskentakohteet –näkymään
- Klikkaa avautuvan näkymän yläosassa olevaa Rek.ylläpito–painiketta
- Määrittele lisätäänkö tiedoston soluihin heittomerkit
- Lataa laskentakohteet Excel-tiedostoon klikkaamalla Lataa-painiketta
- Tallenna tiedosto haluamaasi kohdehakemistoon ja vie se käytettävään perusjärjestelmään.
Lataa Ostolaskujen laskentakohdetiedot csv-tiedostona omalle koneellesi
Kun klikkaat kyseisen kentän Lataa-painiketta, avautuu Ostolaskuihin tallennetut laskentakohteet Exceliin csv-tiedostona.
Lisätäänkö solussa olevien tietojen alkuun ja loppuun heittomerkki?
Voit valita haluatko Ostolaskuista perusjärjestelmään vietävän tiedoston soluissa olevat tiedot merkittävän heittomerkein. Heittomerkki säilyttää solun tiedoissa mahdolliset etunollat.
Voit ladata esimerkkitiedoston rekisterin ylläpitosivun alaosasta