Ostolaskujen vasen kehys
Tiedot omille välilehdille
Hakutoiminnot, tiedostot ja sarakkeet
Valittujen dokumenttien määrä ja yhteissumma
Ostolaskujen näkymät - Ostolaskut
Ostolaskujen näkymät - Ostoreskontra
Ostolaskujen näkymät - Matkalaskut
Ostolaskujen näkymät - Matkalaskureskontra
Ostolaskujen näkymät - Siirrettävät
Ostolaskujen näkymät - Siirretyt
Ostolaskujen näkymät - Raportit
Ostolaskujen näkymät - Asetukset
Ostolaskujen näkymät - Rekisterit
Näkymän tietojen rajaaminen (suodatus)
Näkymän tietojen järjestäminen
Dokumentteihin tehdyt muutokset
Tooltip-tieto kertoo mikä ikoni/toiminto kyseessä
Ostolaskujen vasen kehys
Ostolaskujen vasemmasta kehyksestä valitaan aihe-alue, jossa halutaan toimia;
Ostolaskut, Ostoreskontra, Matkalaskut, Matkalaskureskontra, Siirrettävät, Siirretyt, Raportit, Asetukset ja Rekisterit. Valintaa klikkaamalla avautuu kyseisen aiheen toiminnot, joilla voidaan työstää ja tarkastella kyseisen valinnan tietoja.
HUOM! Ostolaskujen vasemman kehyksen tiedot rakentuvat käyttäjän oikeuksien mukaan. Valinnat ovat myös hiukan erilaisia riippuen mitä osioita ja toimintoja on otettu käyttöön (kierrätys, ostoreskontra, matkalaskureskontra).
Navingointikehyksen valinnat näkyvät aina yksi kerrallaan avoinna ja seuraavaa näkymää klikattaessa sulkeutuu edellisen näkymän valinnat.
Tiedot omille välilehdille
Ostolaskujen jokainen toiminto avautuu aina omalle välilehdelle (tabs). Välilehdet mahdollistavat useamman näkymän/toiminnon yhtäaikaisen auki pitämisen ja eri asioiden työstämisen. Kun välilehdet pysyvät avoimina, voidaan helposti liikkua eri toimintojen välillä.
Muutetut tiedot päivittyvät myös aina avoinna oleville välilehdille. Yksittäinen välilehti suljetaan välilehden ruksia klikkaamalla. Kun kyseinen Ostolaskut suljetaan, kaikki avoinna olevat välilehdet sulkeutuvat automaattisesti.
Hakutoiminnot, tiedostot ja sarakkeet
Ostolaskujen jokaisessa näkymässä on työkalurivi, jolla voidaan tehdä erilaisia perustoimintoja.
HAKUTOIMINTO
Jokaisessa näkymässä on Hae-kenttä (suurennuslasi)
- Hakukenttään voi kirjoittaa haluamansa hakusanan/numeron tai sanan/numeron osan, joka esiintyy laskulla/suorituksella tai tiliöintiriveillä.
- Hakusana loppuun ei kirjoiteta jokerimerkkiä eli tähteä (*)
- Haku käynnistetään klikkaamalla suurennuslasi-painiketta (tai Enter)
- Haun voi peruuttaa tyhjentämällä kenttä ja klikkaamalla Enter-painiketta
TIEDOSTOT JA SARAKKEET
Toimintopainikkeet vasemmalta oikealle:
Näkymän tiedot PDF-tiedostoksi
Jokaisessa näkymässä on pdf-kuvake, jolla voidaan muodostaa näkymän tiedoista pdf-tiedosto. Pdf-tiedoston voi tallentaa ja tarvittaessa tulostaa.
Näkymän tiedot Excel-tiedostoksi
Jokaisessa näkymässä on Excel-kuvake, jolla voidaan muodostaa näkymän tiedoista excel-tiedosto. Excel-tiedoston voi tallentaa ja tarvittaessa tulostaa.
Excel-tiedostoa voidaan hyödyntää esimerkiksi tietojen siirtämisessä johonkin toiseen järjestelmään.
Sarakkeet
Jokaisessa näkymässä on sarake-kuvake, jolla voidaan muokata Ostolaskujen näkymiä itselle tarpeellisilla tiedoilla. Henkilön valitsemat sarakevalinnat tallentuvat Ostolaskujen Henkilöt-asetuksiin ja ovat kyseisellä henkilöllä oletuksena aina näkyvissä/käytettävissä.
Henkilön sarakevalinnat ovat aina Ostolaskut nollaus -painike
Sarakkeiden nollaus –painike tyhjentää hakutoimintojen haut tai poistaa käyttäjän antamat näkymän suodatukset oletusvalintoihin (kaikki tiedot palaa nähtäville).
Valittujen dokumenttien määrä ja yhteissumma
Ostolaskujen oikeassa alalaidassa näytetään kuinka monta dokumenttia kyseisessä näkymässä on valittu ja mikä on valittujen dokumenttien yhteissumma.
Valittu X dokumenttia
Valittujen dokumenttien määrä vaihtelee sen mukaan, kuinka monta dokumenttia näkymässä on valittu. Valittu 0 dokumenttia -vaihtoehdossa ei ole yhtään dokumenttia valittu kyseisessä näkymässä.
HUOM! Voit hyödyntää dokumenttien valinnassa Shift -painiketta.
Useamman ”siellä täällä” olevan dokumentin valinta tehdään klikkaamalla haluttuja dokumentteja -> valittujen dokumenttien rivit muuttuvat sinisiksi.
Useamman peräkkäisen dokumentin valinta tehdään klikkaamalla ensimmäistä dokumenttia, ja sen jälkeen painamalla näppäimistöltä Shift- eli vaihtopainike alas ja klikkaamalla viimeistä dokumenttia -> kaikki dokumentit tältä väliltä tulevat valituksi ja rivit muuttuvat sinisiksi.
Kaikkien laskujen valinta: Mikäli laskujen määrä ylittää 1000 laskua, ei Kaikki laskut -valintaruutu ole käytettävissä. Tällöin kaikkien laskujen valinta tehdään hyödyntäen näppäimistön Shift -painiketta.
0,00 EUR
Euromäärä kertoo aina valittujen dokumenttien yhteissumman. Jos yhtään näkymän dokumenttia ei ole valittu, on myös euromäärä nolla. Näkymään voidaan hakea esimerkiksi yhden toimittajan Hyväksytyt -laskut, jolloin yhteensä summa näyttää tämän toimittajan maksettavien laskujen yhteissumman.
Rivien sivutus näkymässä
Ostolaskujen näkymissä näytetään sivukohtaisesti 100 riviä/sivu. Sivujen välillä voidaan liikkua eteen-, taakse ja numero-valinnoilla.
Ostolaskujen näkymät
Ostolaskujen vasemmassa reunassa on näkymäotsikoita, joiden kautta pääsee siirtymään erilaisiin valmiisiin näkymiin.
Ostolaskut
Klikkaamalla Ostolaskujen vasemman kehyksen Ostolaskut –valintaa, saadaan kyseisen osion näkymät ja niiden toiminnot käyttöön. Ostolaskuja voidaan tarkastella Omat laskut, Kierrossa, Hyväksytyt ja Kaikki -näkymissä. Käyttäjän oikeudet ja missä tilassa laskut kulloinkin ovat, vaikuttavat siihen mitä ja missä näkymissä laskut näytetään.
Omat laskut
Omat laskut-näkymässä näkyvät kaikki kyseisen käyttäjän käsiteltävät (hyväksymättömät) laskut, riippumatta siitä missä vaiheessa käsittelyä ne ovat.
Kierrossa
Kierrossa-näkymässä näytetään ne laskut, jotka ovat vielä eri tarkastuskierron vaiheissa, eikä niitä ole vielä hyväksytty.
Hyväksytyt
Hyväksytyt-näkymässä näkyvät kaikki ne laskut, jotka ovat läpikäyneet koko tarkastuskierron ja ovat valmiina Ostolaskujen maksatukseen tai siirrettäväksi ulkoiseen ostoreskontraan.
Kaikki
Kaikki-näkymässä näkyvät kaikki Ostolaskuissa olevat laskut, riippumatta siitä missä vaiheessa käsittelyä ne ovat. Myös arkistoidut laskut näkyvät kyseisessä näkymässä.
Ostoreskontra
Ostoreskontra-valinta näkyy ainoastaan niissä Circuloissa, joissa on Ostolaskujen oma ostoreskontra käytössä. Ostoreskontran hallinta vaatii pääkäyttäjäoikeudet kyseiseen Ostolaskuihin Ostoreskontra–valintaa klikkaamalla voi tarkastella ostolaskuja Avoimet, Suoritetut, Maksuaineistot, Suoritukset ja Tiliotteet –näkymissä.
Avoimet
Avoimet-näkymässä on nähtävillä kaikki hyväksytyt laskut, joita ei ole vielä kuitattu suoritetuiksi. Näitä laskuja voidaan valita maksatukseen (maksuerä tai käsinsuoritus). Laskutasolle valittu kustannuspaikka on näkyvissä myös reskontran Avoimet-näkymässä. Sarake pitää erikseen valita näkyviin.
Suoritetut
Suoritetut-näkymässä on nähtävillä kaikki laskut, jotka on kuitattu suoritetuiksi.
Maksuaineistot
Maksuaineistot-näkymässä on nähtävillä jo luodut maksuerät ja niiden statukset (Odottaa lähetystä, Lähetetty pankkiin, Pankissa, Maksettu).
Myös maksuerään kuuluvat laskut näkyvät kyseisessä näkymässä.
Suoritukset
Suoritukset-näkymässä on nähtävillä kaikki maksusuoritukset.
Tiliotteet
Tiliotteet-näkymässä on nähtävillä pankista Web Services kanavan kautta saadut tiliotteet. Laskujen suoritukset kuittaantuvat automaattisesti saapuneiden tiliotteiden mukaisesti.
Matkalaskut
Matkalaskut–valintaa klikkaamalla voi luoda ja tarkastella Ostolaskuissa luotuja matkalaskuja Kierrossa- ja, Hyväksyt- ja Kaikki-näkymissä.
Uusi matkalasku
Klikkaamalla Uusi matkalasku, pääset suoraan luomaan uuden matkalaskun Ostolaskuihin.
Kierrossa
Kierrossa-näkymässä voidaan luoda uusia matkalaskuja tai muokata Ostolaskuihin tallennettuja, kesken jääneitä matkalaskuja.
Hyväksytyt
Hyväksytyt-näkymässä on nähtävillä kaikki Ostolaskuissa luodut matkalaskut, jotka ovat läpikäyneet matkalaskun tarkastuskierron ja ovat valmiita siirrettäväksi palkanlaskentaan.
Kaikki
Kaikki-näkymässä näkyvät kaikki Ostolaskuissa olevat matkalaskut, riippumatta siitä missä vaiheessa käsittelyä ne ovat. Myös arkistoidut matkalaskut näkyvät kyseisessä näkymässä.
Matkalaskureskontra
Matkalaskureskontra-näkymä on käytettävissä silloin, jos matkalaskujen maksatus on otettu käyttöön Ostolaskuissa Matkalaskureskontra-valinnan näkymiä ovat Avoimet, Suoritetut, Maksuaineistot, Suoritukset ja Tiliotteet.
Avoimet
Avoimet-näkymässä on nähtävillä kaikki hyväksytyt matkalaskut, joita ei ole vielä kuitattu suoritetuiksi. Näitä matkalaskuja voidaan valita maksatukseen (maksuerä tai käsinsuoritus).
Suoritetut
Suoritetut-näkymässä on nähtävillä kaikki matkalaskut, jotka on kuitattu suoritetuiksi.
Maksuaineistot
Maksuaineistot-näkymässä on nähtävillä jo luodut maksuerät ja niiden statukset (Odottaa lähetystä, Lähetetty pankkiin, Pankissa, Maksettu).
Myös maksuerään kuuluvat matkalaskut näkyvät kyseisessä näkymässä.
Suoritukset
Suoritukset-näkymässä on nähtävillä kaikki matkalaskujen maksusuoritukset.
Tiliotteet
Tiliotteet-näkymässä on nähtävillä pankista Web Services kanavan kautta saadut tiliotteet. Matkalaskujen suoritukset kuittaantuvat automaattisesti saapuneiden tiliotteiden mukaisesti.
Siirrettävät
Siirrettävät-valintaa klikkaamalla, voi siirtää laskuja/suorituksia ulkoisiin järjestelmiin, kuten kirjanpitoon, palkanlaskentaan ja ostoreskontraan. Siirrettävät-valinnan näkymiä ovat Ostolaskut, Suoritukset, Matkalaskut ja Arkistoon.
Ostolaskut
Kyseinen valinta näyttää oletuksena kaikki hyväksytyt laskut, jotka voidaan siirtää joko ostoreskontraan tai kirjanpitoon. Näkymään voi rajata myös vain kierrossa olevat laskut tai kaikki siirrettävät laskut.
Suoritukset
Kyseinen valinta mahdollistaa suoritusten siirron kirjanpitoon.
Matkalaskut
Kyseinen valinta mahdollistaa hyväksyttyjen (tai hyväksymättömien) matkalaskujen siirron palkanlaskentaan.
Arkistoon
Kyseinen valinta mahdollistaa
- hyväksyttyjen ja jo kirjanpitoon siirrettyjen laskujen arkistoinnin (OR-Ostolaskut) ja jo ostoreskontraan siirrettyjen laskujen arkistoinnin (Kierrätys-Ostolaskut) ja jo palkanlaskentaan siirrettyjen matkalaskujen arkistoinnin.
Siirretyt
Siirretyt-valintaa klikkaamalla, voi tarkastella laskuja/matkalaskuja ja suorituksia omissa näkymissään, kunnes ne on siirretty arkistoon. Arkistoon siirron jälkeen kaikki ulkoisiin järjestelmiin siirretyt laskut näkyvät Siirretyt - Arkistoidut -näkymässä.
Ostolaskut
Kierrätys-Ostolaskujen kyseisessä näkymässä näkyy kaikki ostoreskontraan siirretyt laskut.
Ostoreskontra-Ostolaskujen kyseisessä näkymässä näkyy kaikki kirjanpitoon siirretyt laskut.
Suoritukset
Ostoreskontra-Ostolaskujen kyseisessä näkymässä näkyy kaikki kirjanpitoon siirretyt suoritukset. Kyseinen osio puuttuu Kierrätys-Ostolaskuista.
Matkalaskut
Kyseisessä näkymässä on nähtävillä palkanlaskentaan siirretyt laskut.
Arkistoidut
Kyseisessä näkymässä on nähtävillä kaikki arkistoon siirretyt laskut.
Poistetut
Kyseisessä näkymässä on nähtävillä kaikki Ostolaskuista poistetut laskut ja muut dokumentit. Poistetun laskun voi palauttaa kahden kuukauden ajan poistopäivästä takaisin Ostolaskuihin.
Raportit
Ostoreskontra- ja Kierrätys-Ostolaskujen käytöstä muodostuu siirtoraportit siirroista kirjanpitoon, ostoreskontraan, palkanlaskentaan ja arkistoon. Ostolaskujen laskujen siirtotoimenpiteet tallentuvat aina Raportit – Siirtoraportit –näkymään, josta niitä voi myös jälkikäteen tarkastella.
Lisäksi Ostoreskontra-Ostolaskuista voidaan tulostaa pääkirjanpidon täsmäyttämistä helpottavia raportteja, kuten Avoimet laskut, Ostolaskupäiväkirja (myös kierrätys-Ostolaskujen käytössä), Maksuennuste ja Suorituspäiväkirja sekä Työmaa-avaimet. Raporteille voidaan määritellä haluttuja rajauksia, jonka jälkeen annetuista tiedoista muodostuu näytölle raportti. Raportin laskuihin voidaan porautua laskuriveillä olevien linkkien kautta. Raportin voi tarvittaessa tallentaa ja tulostaa.
Avoimet laskut –raportti
Avoimet laskut -raportti on täsmäytystyötä helpottamaan tehty raportti, jolla verrataan ostoreskontran päivittäistä saldoa kirjanpidon maksuliikennetilin päivittäiseen saldoon.
Avoimet laskut raportti näyttää kaikki maksamattomat laskut valittuna tilannepäivänä.
Ostolaskupäiväkirja–raportti (myös kierrätys-Ostolaskut) näyttää annetuilla rajauksilla laskut, tilierittelyt ja kustannuspaikkaerittelyt.
Matkalaskupäiväkirja
Matkalaskupäiväkirja näyttää annetuilla rajauksilla matkalaskut, tilierittelyt ja kustannuspaikkaerittelyt.
Maksuennuste–raportti
Maksuennuste–raportti näyttää erääntyvät laskut joko päivämäärittäin tai aikajaksoittain.
Suorituspäiväkirja–raportti
Suorituspäiväkirja näyttää annetuilla rajauksilla suoritukset ja tilierittelyt.
Työmaa-avaimet-raportti
Raportointi työmaa-avaimittain ja työmaanumeroittain.
Siirtoraportit
Ostolaskujen laskujen siirtotoimenpiteet tallentuvat Siirtoraportit-näkymään.
Projektilaskenta
Hyväksyttyjen laskujen siirto omaan tuotannonohjausjärjestelmään voidaan tehdä Raportit – Projektilaskenta –näkymässä. Laskuista muodostetaan raportti, jonka jälkeen se tallennetaan haluttuun kohdehakemistoon csv-tiedostona siirrettäväksi eteenpäin.
Asetukset
Oma toimisto -tason pääkäyttäjän tulee määritellä Ostolaskujen asetukset aina ennen sovelluksen varsinaista käyttöä. Myös yrityskohtainen pääkäyttäjä voi määritellä asetukset ja tuoda tarvittavat rekisterit CSV-tiedostoina, mikäli oikeus on sallittu Ostolaskujen yleisissä asetuksissa.
Suosittelemme asetusten täydentämistä alla olevassa järjestyksessä. Näin asetusten määrittelyssä voidaan edetä loogisessa järjestyksessä.
- Tositelajit
- Yleiset
- Tarkastuskierrot
- Maksuehdot
- Pankkitilit
- Jos Matkalaskut otetaan käyttöön, tulee myös Henkilöt- asetukset täydentää.
- Jos Tiliöintisäännöt -asetus otetaan käyttöön, tulee myös siihen liittyvät asetukset täydentää.
- Kulukorvaukset
Yleiset
Yleiset-näkymässä määritellään Ostolaskujen yleisiä asetuksia eri välilehdillä (Omat tiedot, Tilit, Tiliöinnit, Valuutat, Matkalaskut, Liittymät, Oikeudet ja Muut asetukset ).
Tarkastuskierto
Tarkastuskierto-näkymässä määritellään osto- ja matkalaskuille tarvittavat tarkastuskierrot (kierron vaiheet) ja henkilöt, jotka eri kierron vaiheissa käsittelevät laskua.
Maksuehdot
Maksuehdot-näkymässä määritellään laskuilla käytettävät maksuehdot ja käteisalennukset.
Pankkitilit
Pankkitilit-näkymässä määritellään ne pankkitilit, joista laskut tullaan maksamaan.
Tiliöintisäännöt
Tiliöintisäännöt-näkymässä voidaan määritellä sääntöjä, jotka ohjaavat tiliöintien tekoa. Tiliöintisäännöillä voidaan esimerkiksi rajoittaa kustannuspaikkojen tai laskentakohteiden käyttöä tiettyjen tilien yhteydessä. Tiliöintisäännöt eivät tällä hetkellä ole käytössä.
Kulukorvaukset
Kulukorvauksilla voidaan määritellä verottajan vuosittain määrittelemistä verottomista kulukorvauksista poikkeava hinnasto.
Rekisterit
Rekisterit-näkymässä voidaan tietoja perustaa yksitellen tai osassa rekistereitä tuoda myös Rekisterin ylläpito –toiminnolla, csv-tiedostona, erilaisia tietoja Ostolaskuihin. Ostolaskujen rekistereitä ovat Toimittajat, Tilikartta, Kustannuspaikat, Laskentakohteet, ALV-koodit, Ppalkkalajit, Tositelajit ja Henkilöt.
Toimittajat
Toimittajarekisteri, johon kaikki Ostolaskuissa käsiteltävien laskujen toimittajat tulee perustaa. Perustamisen voi tehdä joko rekisterissä, tai laskun käsittelyn yhteydessä Ostolaskujen tulkinta- ja tiliöintiratkaisussa, tai Linkissä. Toimittajakohtaiset asetukset, esim. toimittajalla oletuksena käytettävät kulutilit tallennetaan toimittaja-asetuksiin toimittajarekisterissä.
Tilikartta
Tilikartassa tulee olla kaikki Ostolaskuissa käytettävät tilit; niin kulutilit kuin mm. ostovelka-, suoritus- ja alv-tilit.
Kustannuspaikat
Kustannuspaikkarekisteriin lisätään kaikki kustannuspaikkakohteet, joita yritys käyttää. Kustannuspaikkoihin liittyviä asetuksia on myös Yleisissä asetuksissa, välilehdellä Tiliöinnit.
Laskentakohteet
Laskentakohderekisteriin lisätään kaikki laskentakohteet, joita yritys käyttää. Laskentakohdeasetukset tulee määritellä ensin Yleisissä asetuksissa, välilehdellä Tiliöinnit.
Alv-koodit
Alv-koodirekisteriin tulee lisätä kaikki yrityksen Ostolaskuissa käyttämät alv-koodit. Heeroksen mobiilisovelluksen käyttäminen edellyttää alv-koodien käyttöä.
Palkkalajit
Ostolaskujen Palkkalajit-rekisteriin tulee tuoda/perustaa kaikki Ostolaskujen matkalaskuilla käytettävät palkkalajit. Myös Heeros mobiilisovelluksen käyttö edellyttää palkkalajien määrittelyä.
Tositelajit
Tositelajit-näkymässä määritellään eri oletustositelajit. Oletustositelaji voidaan määritellä ostolaskuille, matkalaskuille, suorituksille, hyvityslaskuille, ylisuorituksille ja tilauslaskuille.
Henkilöt
Henkilöt-näkymässä määritellään Ostolaskujen käyttäjälle muun muassa palkkalaji ja varahenkilö poissaolon ajaksi (sijaistaminen).
Näkymän tietojen rajaaminen (suodatus)
Näkymän tietoja voi järjestää/suodattaa erilaisilla valinnoilla. Valinnoilla suodatetaan osa tiedoista pois ja valitaan näkyviin vain halutut tiedot. Suodatus käynnistetään suurennuslasi -painikkeella.
Esimerkkikuvaan on valittu näkyviin henkilön Olivia Hyväksyjä kaikki Miu Mau Oy -toimittajan laskut tarkasteluun.
Näkymän tietojen järjestäminen
Kun haluat järjestää sarakkeiden tiedot listauksessa esimerkiksi aakkosjärjestykseen (toimittajan nimi, henkilö…) tai pienimmästä suurempaa (summa, tositenumero…), klikkaa sarakeotsikoiden nuolipainikkeita, jolloin tiedot järjestyvät haluttuun järjestykseen.
Esimerkissä Summa-sarakkeen nuolipainiketta on klikattu, ja summat ovat lajiteltu (sortattu) pienimmästä isompaan.
Dokumentteihin tehdyt muutokset
Voit tarkastella milloin ja kuka on tehnyt muutoksia asetuksien ja rekistereiden dokumentteihin, klikkaamalla avatun dokumentin Muutokset nuolipainikkeeseen.
Esimerkki tositelajin muutoshistoriatiedot
Tooltip-tieto kertoo mikä ikoni/toiminto kyseessä
kun viet hiiren osoittimen ohjelmassa esimerkiksi laskurivillä olevien ikonien, esimerkiksi Tiliöinti-ikonin päälle, saat näkyviin tooltip-tekstin, joka kertoo mitä kulloinenkin ikoni tarkoittaa.
Kun viet hiiren osoittimen esim. Laskulla linkkinä olevien sanojen päälle (Vaihe, Lisätiedot, Vaihda, Liitetiedostot), kertoo ohjelma mikä toiminto on kyseessä.
Vaihe = Näytä edelliset vaiheet
Lisätiedot = Näytä kommentit