Palkkalaskelmat sähköpostitse
Palkkalaskelmat verkkopalkkana
Palkkalaskelman lisäasetuksia
Palkkalaskelman lomake
Palkkalaskelmat tulostetaan Raportit - Palkkalaskelmat -näkymästä. Palkkalaskelman toimittamiseksi palkansaajille on vaihtoehtoina
- lähettää verkkopalkkana palkansaajan verkkopankkiin
- lähettää sähköpostitse
- tulostaa itse
Palkkalaskelman tulostuksen Rajaus -välilehdellä valitaan palkkakausi, jolta palkkalaskelmat halutaan tulostaa. Palkkalaskelmia voi tulostaa sekä avoimelta että päätetyltä kaudelta. Lisäksi voidaan tarvittaessa rajata henkilöllä ensimmäisellä ja viimeisellä numerolla tai valita yksittäisiä henkilöitä. Tarvittaessa palkkalaskelma voidaan rajata kustannuspaikoilla. Palkkalaskelmat muodostuvat niistä rajausten mukaisista palkansaajista, joille verolaskenta on palkkakaudelle tehtynä.
Lajittelu Valinnalla voidaan määritellä, missä järjestyksessä laskelmat tulostuvat: numero-, aakkos- tai kustannuspaikkajärjestyksessä.
Lomake Valitaan palkkalaskelmalomake.
Lisäksi voidaan tehdä seuraavia lisävalintoja:
Yhdistä palkkalajeittain Mikäli palkkatapahtumia on kirjattu esimerkiksi eri kustannuspaikoille tai projekteille, rastittamalla tämä kohta saadaan palkkalaskelmalle yhdistettyä samalle palkkalajille kirjatut tapahtumat yhdeksi riviksi, riippumatta mahdollisesta kustannuspaikasta tai projektista. Huom. tämä valinta jättää mahdolliset rivikohtaiset selite-kentät eri riveiltä tulostamatta. Yhdistely onnistuu vain, mikäli saman palkkalajin tapahtumat ovat rivinumeron perusteella peräkkäiset yksittäisellä maksulla.
Estä kustannuspaikkaerittely Valinta jättää pois palkkalaskelmalta mahdolliset kustannuspaikkavalinnat.
Estä projektierittely Valinta jättää pois palkkalaskelmalta mahdolliset projektivalinnat.
Estä työvaihe-erittely Valinta jättää pois palkkalaskelmalta mahdolliset työvaiheet.
Tulosta -painikkeella tulostetaan rajausten mukaiset palkkalaskelmat esikatseltavaksi ruudulle, josta ne voidaan edelleen tallentaa tai tulostaa.
Palkkalaskelmat sähköpostitse
ePalkoista voidaan lähettää palkkalaskelmat sähköpostitse palkansaajille. Jotta palkkalaskelman lähettäminen sähköpostitse palkansaajalle on mahdollista, tulee palkansaajan tiedoissa (Rekisterit – Palkansaajat) Muistio -välilehdellä olla määriteltynä sähköpostiosoite, ja Ohjaus-välilehdellä tulee olla valittuna Laskelman lähetystavaksi Sähköposti. Lisäksi Heeros-tunnukset (käyttäjän ja yrityksen) tulee olla liitettyinä ePalkkojen tunnuksiin.
Sähköpostiasetuksiin (Sähköposti -välilehti) tallennetaan seuraavat tiedot:
Lähettäjän osoite Kenttään ei tarvitse täydentää tietoa, vaan lähettäjänä näkyy aina epalkat@heeros-salaries.com.
Sähköpostin kopio Mikäli haluat kopion lähetetyistä laskelmista, voit syöttää tähän osoitteen, johon viestit lähetetään CC:nä. Tämä voi olla sama kuin lähettäjän osoite.
Aihe ja Viesti näkyvät vastaanottajan viestissä. Viestiin kannattaa kirjoittaa palkanlaskennan yhteystiedot, ja kertoa palkansaajille, että viestiin voi vastata Reply-toiminnolla.
Lisää -painikkeella saat lisättyä erillisiä liitetiedostoja.
Lisäämällä liite palkkalaskelmanäkymällä, liite välitetään kaikille.
Liite voidaan lisätä myös maksunäkymässä, muokkaamalla maksua Teksti -välilehdellä Lisää -painikkeesta, liite välitetään kyseiselle palkansaajalle.
Tuetut tiedostomuodot ovat pdf, png, txt, docx. Mikäli tiedostomuoto on virheellinen, välitetään palkkalaskelma ilman liitettä ja ohjelma ilmoittaa virheellisyydestä.
Salasanan tyyppi -kenttään voidaan valita mahdollisen salasanan tyyppi (Kiinteä arvo, Hetun loppuosa, Puhelinnumeron loppuosa, Pankkitilin loppuosa tai Skype-tili). Tällöin palkkalaskelman saaja ei saa avattu palkkalaskelmaa (pdf) antamatta ohjelman pyytämään salasanaa.
Palkkalaskelmien lähettäminen tehdään Lähetä sähköpostissa -painikkeella. Lähetyksen lopuksi ruudulle tulee tieto lähetyksen onnistumisesta tai epäonnistumisesta.
Lähetetyt sähköpostit
Lähetetyt sähköpostit -näkymässä (Tapahtumat - Lähetetyt sähköpostit) näkyy palkansaajille sähköpostitse lähetetyt palkkalaskelmat. Näkymässä voi tarkastaa, ovatko palkkalaskelmat lähetetty sähköpostilla.
Luettelossa näkyy:
Vastaanottaja - Sähköpostin saajan sähköpostiosoite
Pvm ja Aika – Lähetyspäivämäärä ja lähetyksen kellonaika
Tulos – Ok jos lähetys onnistui, muussa tapauksessa linkki palauteaineistoon.
HUOM! Muista aina varmistaa sähköpostien oikeellisuus, jotta ne menevät varmasti perille asti. ePalkat varmistaa, että syötetty tieto tunnistetaan sähköpostiksi, mutta sähköpostiosoitteen olemassa oloa ei ohjelma tutki.
Palkkalaskelmat verkkopalkkana
ePalkoista voidaan muodostaa palkkalaskelmista XML-muotoinen tiedosto sähköistä palkkalaskelmaa eli ns. verkkopalkkaa varten. Verkkopalkkapalvelulla voidaan palkkalaskelmat toimittaa sähköisesti palkansaajan verkkopankkiin. Teknisenä operaattorina toimii SD Works (Aditro). SD workin portaaliin pääset kirjautumaan osoitteella https://verkkopalkka-hallinta.aditrocloud.com. Portaalista pääset tarkastelemaan, mikäli verkkopalkkojen lähetyksessä tapahtuu jokin virhe.
Lähettäjän tunnus on organisaation y-tunnus.
Teksti lomakkeelle -kenttään voidaan lisätä teksti, joka näkyy kaikilla verkkopalkkalaskelmilla.
Tiedoston muodostaminen tehdään Luo XML-tiedosto -painikkeella.
Tarkista, että Verkkopalkka-laskelman lukumäärä täsmää haluttujen palkkalaskelmien lukumäärää.
Muodostunut tiedosto on Aineistot -välilehdellä, mistä tiedostoa voidaan tarkastella verkkopalkkalaskelmia ennen lähettämistä Lataa-painikkeen avulla. Huomioithan, että tiedosto on XML-muotoista, jota ei voi tulostaa. Mikäli aineisto ei heti näy, paina Päivitä-painiketta.
Muodostunut tiedosto lähetetään operaattorille Lähetä-painikkeella (Verkkopalkka-välilehti), joka käsittelee sähköiset palkkalaskelmat.
Mikäli haluat lomasaldot verkkolaskelmalle näkyviin, tulee Lisäasetuksia -välilehdellä olla ruksitettuna Tulosta lomasaldo.
Palkkalaskelman lisäasetuksia
Lisäasetuksia -välilehdellä voidaan määritellä palkkalaskelman tulostukseen vaikuttavia asetuksia.
Tulosta pekkaserittely Tulostaa palkkalaskelmaan tiedot Ansaitut pekkastunnit, Käytetyt pekkastunnit ja Pekkas-saldo.
Poimi kaikki tiedot pekkastaulukosta pakottaa ohjelman noudattamaan henkilön pekkastaulukossa olevia tietoja eikä laske pekkastietoa uudelleen.
Pekkastunnit päivinä Tulostaa palkkalaskelmaan pekkassaldon tuntien sijaan päivinä.
Noudata henkilön tulostustapaa Palkkalaskelma tulostetaan henkilön taakse määritetyllä tavalla (Rekisterit – Palkansaajat, Ohjaus -välilehti). Kullakin välilehdellä (Rajaus, Sähköposti, postita.fi, EPL, XML) tulostuu vain niiden palkansaajien laskelmat, joilla on Ohjaus-lehdellä valittuna kyseinen tulostustapa.
Piilota henkilötunnus Henkilötunnuksen tilalle palkkalaskelmaan tulostuu tähtiä.
HUOM! Mikäli palkkalaskelmat lähetetään palkansaajille verkkopalkkana, ei henkilötunnusta piiloteta verkkopalkkalaskelmasta.
Ei pankkitiliä Pankkitilin tilalle palkkalaskelmaan tulostuu tähtiä.
HUOM! Mikäli palkkalaskelmat lähetetään palkansaajille verkkopalkkana, ei pankkitiliä piiloteta verkkopalkkalaskelmasta.
Tulosta tunnit Tulostaa palkkalaskelmalle kauden ja vuoden tunnit niiltä palkkalajeilta, joilla on Laskenta-välilehdellä vaikutus +- KTA-tunteihin.
Tulosta työaikatunnit Tulostaa palkkalaskelmalle kauden ja vuoden tunnit niiltä palkkalajeilta, joilla on Laskenta-välilehdellä vaikutus +- Työaika.
HUOM! Voit käyttää tunnit TAI työaikatunnit-valintaa.
Tulosta päivät Tulostaa palkkalaskelmalle kauden ja vuoden päivät.
Tulosta netto Tulostaa palkkalaskelmalle kauden ja vuoden tunnit niiltä palkkalajeilta, joilla on Laskenta-välilehdellä vaikutus +- Nettopalkkaan.
Tulosta brutto Tulostaa palkkalaskelmalle kauden ja vuoden tunnit niiltä palkkalajeilta, joilla on Laskenta-välilehdellä vaikutus +- Bruttopalkkaan.
Ei kumulatiivista maksettavaa summaa Jättää pois "Maksettu summa" vuoden alusta tietoihin. Tämä on huomioitu sekä tuloste-, sähköposti- että Verkkopalkka -lomakkeilla.
Tulosta lomasaldo Tulostaa palkkalaskelmalle lomasaldon. Tämä tulee olla valittuna, mikäli lomasaldot halutaan näkyviin verkkolaskelmalle.
Lomavuosi Tulostaa palkkalaskelmalle näkyviin maksuriveiltä löytyvän lomakoodin.
Sisällytä nyk.vuoden lomapäivät Laskettaa lomasaldoon myös kuluvan/keskeneräisen lomavuoden lomat.
Tulosta PaRaKe verkkolaskelmalle Tulostaa henkilön verkkopalkkalaskelmalle TVR ja HKO tiedot, jos yrityksellä on PaRaKe käytössä.
Sairasvakuutuksen päivärahaprosentti Tähän annetaan asetusten mukainen prosenttiluku. Ohjelma esitäyttää tiedon maksupäivämäärän perusteella.
Tulostuskieli Oletuksena suomi, valittavana myös ruotsi ja englanti.
Ei ryhmittelyä Mikäli tämä on valittuna, laskelmalle ei tulosteta välisummia.
Vakioteksti Palkkalaskelmalle voidaan antaa vakioteksti, joka näkyy jokaisen palkansaajan laskelmalla.
Ei logoa laskelmalle Mikäli organisaation logo on tallennettu ePalkkoihin, mutta sen ei haluta näkyvän palkkalaskelmalla, voidan se poistaa tällä asetuksella.
Käytä ryhmyttelylajia Palkkalajeille voidaan tehdä omia ryhmittelyjä, jolloin käyttäjä voi tarvittaessa itse ryhmitellä palkkalaskelman sisällön.
ESPP Alkupvm. Seuraa palkkalajin ESPP ohjausta laskenta-välilehdellä. Laskelmalla esitettävä ESPP-saldo lasketaan tästä päivämäärästä alkaen käyttäen maksupäivämäärää.
Ei tulosteta Ei huomioida-rivejä Mikäli maksuilta löytyy "ei huomioida"-rivejä, näitä ei tulosteta palkkalaskelmalle huolimatta siitä, onko maksuriveille laitettu asetusta "Ei tulosteta".
Palkkalaskelman lomake
Tämä näkymä määrittää, mitä tietoja tulostettavalle palkkalaskelmalle otetaan mukaan. Tulostettava laskelma voi erota verkkopalkkalaskelmasta, koska tiedot ja esitystapa määräytyvät tässä lomakeasetusten näkymässä valintojen mukaan.
Kuvan yläosassa näkyvät kentät ovat otsikoita, jotka tulostuvat palkkalaskelmalle näkyviin. Käyttäjä voi muokata näitä otsikkotekstejä vapaasti kirjoittamalla niihin haluamansa sisällön.
Jokaisen otsikon alapuolella on pudotusvalikko, josta valitaan, mitä tietoa kyseinen otsikko palkkalaskelmalla näyttää. Esimerkiksi jos yläkenttään kirjoitetaan "Eläke/tyött.vak.maksut" ja sen alla valitaan pudotusvalikosta "Eläke/tyött.vak.maksut", kyseinen palkkatieto tulostuu kyseisellä otsikolla.
Valintojen avulla voidaan määrittää, mitä palkka-, loma- tai muita tietoja työntekijälle annettavassa laskelmassa näytetään, ja millä nimellä ne esitetään. "Palauta oletukset" -painikkeella voi palauttaa järjestelmän oletusotsikot ja -valinnat.
Ateriakorvaukset tulostaa palkkalaskelmaan työntekijälle maksettujen ateriakorvausten yhteissumman. Tieto haetaan kumulatiivisesta matriisista niistä palkkalajeista, joiden tyyppikoodi on 8.
Eläke-/työttömyysvakuutusmaksut tulostaa palkkalaskelmaan työntekijältä perityt eläke- ja työttömyysvakuutusmaksut. Tieto kerätään palkkalajeista, joiden tyyppikoodi on X, XX, Y tai YY.
Jäsenmaksut tulostaa palkkalaskelmaan työntekijältä perityt jäsenmaksut. Tieto haetaan kumulatiivisesta matriisista palkkalajeista, joiden tyyppikoodi on 3.
Kilometrikorvaukset tulostaa palkkalaskelmaan työntekijälle maksetut kilometrikorvaukset. Tieto haetaan palkkalajeista, joiden tyyppikoodi on 4.
Päivärahat tulostaa palkkalaskelmaan työntekijälle maksetut päivärahat. Tieto kerätään palkkalajeista, joiden tyyppikoodi on 5, 6 tai 7.
Kauden KTA tulostaa palkkalaskelmaan työntekijän kauden keskituntiansion (KTA). Lasketaan jakamalla kauden ansiot (KTA€) kauden työtunneilla (KTATU).
KTA tunnit tulostaa palkkalaskelmaan kauden aikana kertyneet työtunnit (KTATU), jotka on huomioitu KTA-laskennassa.
KTA-1 tulostaa palkkalaskelmaan henkilötietojen KTA 1 -kentän arvon.
KTA-2 tulostaa palkkalaskelmaan henkilötietojen KTA 2 -kentän arvon.
Lisäpäivät tulostaa palkkalaskelmaan työntekijän lisäpäivien saldon. Arvo lasketaan ansaittujen ja käytettyjen lisäpäivien erotuksena. Jos lisäasetuksissa on valittu "Sisällytä nyk.vuoden lomapäivät", huomioidaan myös kuluvan lomavuoden lisäpäivät.
Loma KTA (KTA3) tulostaa palkkalaskelmaan henkilötietojen kentästä KTA3 haettavan keskituntiansion, jota käytetään lomalaskennassa.
ESPP tulostaa palkkalaskelmaan työntekijän ESPP-ohjelman (Employee Stock Purchase Plan) pidätykset. Tieto haetaan palkkalajeista, joille on määritelty ESPP-laskennan ohjaus. Arvo kerrotaan -1:llä, ja laskentajakso määräytyy lisäasetuksissa määritettävällä alkupäivällä.
Tuntisaldo tulostaa palkkalaskelmaan työntekijän tuntisaldon. Lasketaan palkkalajeista, joille on asetettu laskennan ohjaukseksi ± Tuntisaldo.
Lisät 1+2 tulostaa palkkalaskelmaan henkilökohtaisiin palkkatietoihin merkityn Lisä 1- ja Lisä 2 -kenttien summan.
Luontoisedut tulostaa palkkalaskelmaan työntekijälle annetut luontoisedut. Mukaan lasketaan palkkalajit, joiden tyyppikoodi on 2, 2AK, 2AV, 2AS, 2M, 2P, 2R tai 9.
Palkkatiedot tulostaa palkkalaskelmaan työntekijän palkkatiedot. Arvo noudetaan henkilötiedoista hierarkisesti: ensisijaisesti kuukausipalkka (KKPalkka), ellei sitä ole, aikatuntipalkka (ATP), sen jälkeen perustuntipalkka (PTP), ja viimeisenä ohjetuntipalkka (OTP). Näytettävä palkkatiedon otsikko määräytyy käytetyn palkkakentän mukaan.
Rahapalkka tulostaa palkkalaskelmaan rahapalkan. Summa koostuu useista kumulatiivisista palkkakomponenteista, joiden palkkatyyppi on 1.
Tuntipalkka tulostaa henkilön tuntipalkan. Lasketaan aikatunti-, perus- tai ohjetuntipalkan mukaan. Mikäli kuukausipalkka ja tuntijakaja on annettu, tuntipalkka lasketaan niiden perusteella.
HKO (henkilökohtainen osuus) tulostaa henkilökohtaisen palkan osan euroina. Lasketaan henkilön Parake-tiedoissa ilmoitetusta prosenttiosuudesta.
TVR (työn vaativuusryhmä) tulostaa työntekijän työn vaativuusryhmän luokituksen. Tieto haetaan Parake-tiedoista, mutta laskelmassa esitetään vain luokitusnumero.
Käytetyt pekkaset tulostaa käytettyjen pekkasien lukumäärän. Jos henkilölle on merkitty "Ei pekkasia", arvo on 0. Mikäli pekkaset ilmoitettu päivinä, arvo muunnetaan tunneiksi jakamalla 8:lla.
Maksetut pekkaset EUR tulostaa käytetyistä pekkasista maksetun euromäärän. Arvo lasketaan kertomalla käytetyt pekkaset KTA-2-arvolla.
Pekkassaldo tulostaa jäljellä olevien pekkasien lukumäärän. Lasketaan ansaitut miinus käytetyt. Mikäli ilmoitettu päivinä, muutetaan tunneiksi jakamalla 8.
Pekkassaldo EUR tulostaa käyttämättömien pekkasien arvon euroina. Arvo lasketaan kertomalla pekkassaldo KTA-2-arvolla.
Vuoden ansaitut pekkaset tulostaa vuoden aikana ansaitut pekkaset. Jos henkilöön merkitty "Ei pekkasia", arvo on 0. Mikäli ilmoitettu päivinä, arvo muunnetaan tunneiksi.
Vuoden ansaitut pekkaset EUR tulostaa vuoden aikana ansaittujen pekkasien rahamäärän. Arvo saadaan kertomalla ansaitut pekkaset KTA-2-arvolla.
Säännöllisen työajan tunnit tulostaa säännöllisen työajan tunnit palkkajaksolta. Arvo haetaan niiltä palkkalajeilta, joilla on Työaika+/- -ohjaus.
Ylityö lisäosa tulostaa ylityön lisäosan. Arvo haetaan palkkalajeista, joiden palkkatyyppi on C tai D, laskentaohjaus EPA+/-, ja KTATU = 0 (ei sisälly KTA-tunteihin).
Ylityö perusosa tulostaa ylityön perusosan. Arvo haetaan palkkalajeista, joiden palkkatyyppi on C tai D, ja KTATU = +/- (sisältyy KTA-tunteihin).
Ylityökorvaukset tulostaa maksetut ylityökorvaukset euroina. Tieto haetaan palkkalajeista, joiden tyyppikoodi on C tai D.
Ylityötunnit tulostaa työntekijälle kertyneet ylityötunnit. Lasketaan palkkalajeista, joiden tyyppikoodi on C tai D.