Tilikartta

Tilikartan tuonti Ostolaskuihin
Tilikartan tuonnin määritykset
Tilien luonti yksitellen
Tilien vienti ostolaskuista Exceliin
Esimerkkitiedosto

Ostolaskuihin tulee perustaa (luomalla tai csv-tuonnilla) kaikki käytettävät tilit kulutileistä pankkitileihin. Jos Ostolaskuissanne on jo kulutilikartta, mutta esim. pankkien kulutilit puuttuvat, tulee puuttuvat tilit tuoda/luoda tilikarttaan. Tilin puuttuessa tilikartasta, ohjelma antaa esimerkiksi asetuksia tallennettaessa virheilmoituksen tilin puuttumisesta. HUOM! käytettävä tilikartta tulee luoda aina ennen asetusten määrittelyä. Muista hyödyntää myös Ostolaskujen mallikantaa uutta yritystä perustettaessa, jolloin tilikartta, mikäli määritelty mallikantaan, saadaan tuotua automaattisesti. Voit lukea lisätietoja mallikannan käytöstä täällä.

Mikäli etsit tietoja uudesta ohjatusta asiakkaan perustamisesta sekä siihen liittyvistä tilikarttaohjeista, löydät ne täältä.

Ostolaskuissa olevan tilikartan voi siirtää myös toiseen perusjärjestelmään. Tilikartan Rek.ylläpito –toimintoa (Vienti) voidaan hyödyntää esimerkiksi alv-prosenttien muuttuessa. Tilikartta viedään Excel-tiedostoon, tehdään Excelissä tarvittavat muokkaukset tilikarttaan ja tuodaan se päivitettynä csv-tiedostona (luetteloerotin) takaisin.

Tilikartan tuonti Ostolaskuihin

• Siirry Rekisterit - Tilikartta -näkymään
• Klikkaa avautuvan näkymän yläosassa olevaa Rek. ylläpito –painiketta
• Klikkaa Browse-painiketta valitaksesi tuontitiedoston
• Anna tilien tuontiin liittyvät tiedot:
  

  • Merkistö: Valitse sisääntuonnin yhteydessä käytettävä merkistö alasvetovalikosta. Valitse sama merkistö, jolla tiedostosi on muodostettu – oletuksena ISO-8859-1.

  • Jos tilinumero löytyy jo järjestelmästä - valinnalla määritellään päivitetäänkö myös jo Ostolaskuissa olevia tilejä vai ei.

    Päivitä-valinta päivittää jo rekisterissä olevat tilit ja luo lisäksi uudet tilit.
    Ohita-valinta ei päivitä olemassa olevia tilejä, vaan luo ainoastaan uudet tilit.

Tiedoston sisäänluvun jälkeen saat listauksen uusista että päivitetyistä tiedoista sekä virheeseen jääneistä tileistä.

Tilikartan tuonnin määritykset

Tilien ylläpidossa Lataa-painikkeen alapuolella on ohjeet csv-tiedoston muodostamiseksi:

Tuotavassa tiedostossa tulee ensimmäisellä rivillä olla sarakkeiden nimet (otsikot), sarakkeiden järjestys on vapaa. Pakollisia sarakkeita ovat tilinumero ja tilin nimi. Muut sarakkeet ovat vapaavalintaisia. Tiedot tulee tallentaa puolipisteellä eroteltuna csv-tiedostomuotoon (csv-luetteloerotin). 

Numero (pakollinen tieto)Tilin numero. (jokaisella tilillä eri tilinumero)
Nimi (pakollinen tieto)Tilin nimi
Alvkoodi Alv-koodi (ei alv-prosenttia), kun alv-koodit ovat käytössä (suositus).
Alvprosentti Alv-prosentti (ei alv-koodia), kun alv-prosentit ovat käytössä.
Matkalaskutilityyppi Jos tiliä käytetään matkalaskutilinä, valitse käytettävä matkalaskutilin tyyppi: 1 = päivärahatili, 2 = kilometrikorvaustili, 3 = muu matkakorvaustili.
Matkustajatieto Jos matkalaskuilla matkustajatieto on pakollinen, anna kenttään arvo 1. Jos matkalaskuilla matkustajatieto ei ole pakollinen, jätä kenttä tyhjäksi.
Palkkalaji Kyseisellä matkalaskutilillä oletuksena käytettävä palkkalajikoodi. Käytettävä palkkalaji on eri kuin yleisissä asetuksissa.
Poistotieto Kirjoita kenttään 1, jos haluat poistaa ko. tilin rekisteristä. Jätä kenttä tyhjäksi, jos ko. tiliä ei poisteta rekisteristä.

HUOM! Tiedostolla sarakeotsikoiden tulee olla suomeksi kuten esimerkkitiedostossa. Ohjeen lopussa on esimerkkitiedosto CSV-muotoisesta tilikartasta. Pääset esimerkkitiedostoon suoraan tästä.

Kuva esimerkkitiedostosta:

Tilien luonti yksitellen

• Siirry Rekisterit – Tilikartta -näkymään
• Klikkaa Uusi-painiketta

• Täydennä avautuvan ikkunan tiedot ja tallenna ne lopuksi Tallenna -painikkeella.

Tilin numero/nimi
Kirjoita tilikarttaan lisättävän tilin tilinumero ja nimeä se.

Tilin oletus ALV-koodi
Valitse kyseiselle tilille oletuksena käytettävä ALV-koodi. Asetuksiin (Yleiset- Tiliöinnit) tulee ensin määritellä käytetäänkö arvonlisäveroa Ostolaskuissa koodeilla vai prosenteilla.
Mikäli käytössänne on Alv-koodit, tulee ne perustaa Rekisterit – ALV-koodit -näkymässä.

Matkalaskutili
Voit määritellä käytetäänkö perustettavaa tiliä myös matkalaskutilinä. Kyllä -valinta tarjoaa kyseistä tiliä myös matkalaskutiliksi. Tili tulee merkitä matkalaskutiliksi aina, jos tiliä halutaan käyttää matkalaskuilla.

Matkalaskutilin tyyppi
Jos tili merkitään matkalaskutiliksi, tulee aina valita myös matkalaskutilin tyyppi:

• Päivärahatili
• Kilometrikorvaustili
• Muu matkakorvaustili

Asetus vaikuttaa siihen mille palkkalajeille tili tulee valittavaksi matkalaskulla.

Matkustajatieto pakollinen
Matkustajatieto voidaan merkitä pakolliseksi laittamalla rasti Kyllä-kohtaan. Jos matkustajatieto merkitään pakolliseksi, tulee matkalaskulle lisämatkustajaa syötettäessä antaa aina myös matkustajien nimet.

Tilien vienti Ostolaskuista Exceliin

Tilikartta voidaan ladata omalle työasemalle csv-muodossa.

• Klikkaa Rekisterit -Tilit –näkymän yläosassa olevaa Rek. ylläpito –painiketta
• Klikkaa kohdasta Tilivienti Ostolaskuista Lataa
• Tallenna tiedosto haluamaasi kohdekansioon.

Voit viedä tiedoston Exceliin, muokata sitä, tallentaa ja palauttaa jälleen Ostolaskuihin Tilikartan tuonti Ostolaskuihin –ohjeen mukaan, päivittäen vanhat tiedot.

Esimerkkitiedosto