Toimittajat

Toimittajatietojen luonti yksitellen
Perustiedot
Pankkitilit
Lisätiedot
Tuonnin tiedot
Tietojen tuonti Ostolaskujen toimittajarekisteriin
Toimittajien vienti Ostolaskuista

Uudet toimittajat luodaan automaattisesti Toimittajat -rekisteriin tulkinta- ja tiliöintiratkaisun laskujen käsittelyn yhteydessä, tai Linkistä laskun tuonnin yhteydessä  Näin ollen toimittajien tuonti tai yksitellen luonti ei ole välttämätöntä. Ohjelman toimintaa nopeuttaa kuitenkin, mikäli toimittajarekisteri on jo pääosin luotu. Toimittajan tiedot voidaan tuoda Ostolaskuihin esimerkiksi uutta yritystä perustettaessa csv-tiedostona tai luoda jokainen toimittaja yksitellen.

Mikäli käytössä on ulkoinen ostoreskontra, toimittajarekisterin tuonti helpottaa toimittajatunnusten pitämistä yhtenäisinä reskontrassa ja Ostolaskuissa. Toimittajat –rekisterin tiedot voidaan siirtää myös toiseen perusjärjestelmään.

Toimittajille voidaan määritellä myös

• haluttu oletustarkastuskierto
• onko ennakkoperintärekisteritieto voimassa
• ennakkoperintärekisteritiedon päättymispäivämäärä.

Toimittajatietojen luonti yksitellen

• Siirry Rekisterit  – Toimittajat -näkymään
• Klikkaa Uusi -painiketta
• Toimittajan tiedot jakautuvat kolmelle välilehdelle; Perustiedot, Pankkitilit ja Lisätiedot.
• Täydennä tarvittavat tiedot välilehdille ja tallenna lopuksi Tallenna -painikkeella.

Perustiedot

Tunnus
Ohjelma tuo automaattisesti Tunnus -kenttään seuraavan vapaan toimittajatunnuksen, mikäli toimittajien tunnukset on määritelty yleisissä asetuksissa. Jokaisella toimittajalla tulee olla oma tunnus, eikä samaa tunnusta saa käyttää useammalle toimittajalle.

Seuraavan vapaan toimittajatunnuksen määrittely asetuksissa: Asetukset – Yleiset – Muut asetukset

Nimi
Anna yrityksen virallinen nimi. Erikoismerkit, kuten pilkku, hipsut ja heittomerkki eivät ole sallittuja. Samannimisiä toimittajia saa olla vain yksi per toimittajarekisteri.

Yritystunnus
Anna yrityksen Y-tunnus muodossa 1234567-8 (7 numeroa + väliviiva + tarkistenumero). Sama Y-tunnus sallitaan useammalle eri toimittajalle (esim. Helsingin kaupunki ja niiden eri yksiköt).
Toimittajalle (esim. yksityishenkilö) voidaan tarvittaessa antaa jokin muu tunnus, kuin Y-tunnus. Mikäli kenttään annettu tieto poikkeaa Y-tunnuksen muodosta, ilmoittaa ohjelma virheellisestä Y-tunnuksesta. Annettu tunnus voidaan kuitenkin tallentaa, klikkaamalla Ok-painiketta.

Kansallisuus
Valitse onko toimittaja kotimainen vai ulkomainen. Kotimainen kansallisuus tarkistaa, että pankkitili on kotimaisessa muodossa. Mikäli toimittaja on muun maalainen kuin suomalainen, valitse Ulkomainen ja määrittele seuraavassa kohdassa (Maakoodi) toimittajan maa.

Maakoodi
Toimittajien maaksi merkitään oletuksena FI (Suomi). Mikäli yritys on muun maalainen kuin suomalainen, valitse Maakoodi-valikosta oikea maa.

Postiosoite/postinumero ja -toimipaikka
Kirjoita Postiosoite-kenttään yrityksen katuosoite ja postinumero sekä toimipaikka niille varattuihin kenttiin. Jos käytössä on Ostolaskujen ostoreskontra, tiedot voivat olla maksunsaajan maasta riippuen pakollisia.

Lisäksi voit halutessasi täydentää perustietoihin yrityksen puhelin- ja telefaxnumeron sekä yrityksen Internet-kotisivu ja sähköpostiosoitteen.

Lisätiedot
Kyseiseen kenttään voidaan tallettaa esimerkiksi yritystä koskevia lisä- ja yhteystietoja. Toimittajan lisätiedot eivät näy laskulla.

Kopioi toimittajan laskuille – EI KÄYTÖSSÄ

Pankkitilit

kaikki toimittajan ilmoittamat pankkitilit on hyvä kirjoittaa viivakooditunnistusta varten toimittajan Pankkitilit -välilehdelle. Käytettävissä on 10 kenttää pankkitileille.

Pankki 1/ Pankki 2 …
Kirjoita toimittajan pankkitilinumerot aina jokainen omalle riville. Siirtyessäsi seuraavaan kenttään, täydentyy Swift/BIC tieto automaattisesti kotimaisille pankkitilinumeroille. Ulkomaalaisille pankkitileille tieto tulee täydentää itse.
Sama pankkitilin numero sallitaan usealle eri toimittajalle.

SWIFT/BIC
Mikäli pankkitilin swift/BIC-kenttä ei täydennyt automaattisesti, klikkaa kentän alasvetovalikkoon ja valitse käytettävä Swift/BIC-listauksesta.

Pankin lisätiedot
Jos maksat maksuja SEPA-alueen ulkopuolelle, voi maksun suorittamiseksi tarvita pankin lisätietojen täydentämistä. Tarkista omalta pankiltasi mitä tietoja maksun tekemiseksi tarvitset. Esim. USA:han maksettaessa tarvitaan yleensä sekä Clearing-koodi että pankin nimi ja osoitetiedot sekä maakoodi. Myös kulujen jakokoodi tulee valita. Oletuksena on valittuna SHA (Jaetut kulut).

Lisätiedot

Toimittajalle voidaan antaa myös useita eri oletustietoja: oletuskulutilit, -maksuehto, -kustannuspaikka, -laskentakohteet, suoraveloitus ja valuutta sekä määritellä onko ennakkoperintärekisteritieto voimassa.

Kulutilit
Valitse toimittajalle oletuksena käytettävät kulutilit. Ohjelma tarjoaa kyseisen toimittajan laskulla tällöin oletuksena annettua kulutiliä. HUOM! Kulutilit tulee olla perustettuna Rekisterit – Tilikartta -näkymässä.

Oletusvaluutta
Valitse toimittajalle oletuksena käytettävä valuutta. Ohjelma tarjoaa kyseisen toimittajan laskulla tällöin oletuksena annettua oletusvaluuttaa.
HUOM! Oletuksena käytettävä valuutta tulee olla määriteltynä yleisissä asetuksissa (Asetukset – Yleiset – Valuutat).

Oletusmaksuehto
Valitse toimittajalle oletuksena käytettävä maksuehto. Ohjelma tarjoaa kyseisen toimittajan laskulla tällöin oletuksena annettua maksuehtoa.
HUOM! Maksuehdot tulee olla perustettuna Asetukset – Maksuehdot -näkymässä.

Oletuskustannuspaikka
Valitse toimittajalle oletuksena käytettävä kustannuspaikka. Ohjelma tarjoaa kyseisen toimittajan laskulla tällöin oletuksena annettua kustannuspaikkaa.
HUOM! Kustannuspaikat tulee olla perustettuna Rekisterit – Kustannuspaikat -näkymässä.

Oletuslaskentakohteet
Valitse toimittajalle oletuksena käytettävät laskentakohteet. Ohjelma tarjoaa kyseisen toimittajan laskulla tällöin oletuksena annettua laskentakohdetta.
HUOM! Laskentakohteen tyypin tulee olla perustettuna asetuksiin (Yleiset – Tiliöinnit). Lisäksi laskentakohteet tulee olla perustettuna Rekisterit – Laskentakohteet -näkymässä.

Ostovelkatili
Valitse toimittajalle oletuksena käytettävät ostovelkatili. Ohjelma tarjoaa kyseisen toimittajan laskulla tällöin oletuksena annettua ostovelkatiliä. Mikäli toimittajalle ei määritellä ostovelkatiliä, vaan kenttä jätetään tyhjäksi, haetaan ostovelkatili yleisistä asetuksista.
HUOM! Ostovelkatili tulee olla määriteltynä yleisissä asetuksissa (Asetukset- Yleiset – Tilit) sekä tilikartassa (Rekisterit – Tilikartta).

Oletustili ostoreskontraan siirrossa
Voit määritellä merkitäänkö ostoreskontraan siirroissa kyseisen toimittajan laskuilla toimittajalle oletuksena annettu ostovelkatili.

Kyllä-valinta antaa toimittajalle määritellyn ostovelkatilin automaattisesti laskuille ostoreskontraan siirroissa (käytössä osassa liittymiä)
Ei-valinta ei anna toimittajalle määriteltyä ostovelkatiliä automaattisesti laskuille ostoreskontraan siirroissa (käytössä osassa liittymiä).

Suoraveloitus
Jos kyseisen toimittajan laskut ovat aina suoraveloituslaskuja, voidaan laskut määritellä oletuksena suoraveloituslaskuiksi. Klikkaamalla Suoraveloitus-kentän edessä olevaan valintaruutuun, merkitään kaikki kyseisen toimittajan laskut automaattisesti suoraveloituslaskuiksi.

Tiliöinti
Voit määritellä kuinka kyseisen toimittajan laskujen tiliöintirivien summaa oletuksena käsitellään.

Brutto-valinta antaa oletuksena aina brutto-määräisen summan (summa + alv)
Netto-valinta antaa oletuksena aina netto-määräisen summan (summa ilman alvia).

Luodaanko oletustiliöintejä laskujen tuonnin yhteydessä
Voit määritellä luodaanko tämän toimittajan laskuille automaattisesti tiliöinti, silloin kun laskut tuodaan Ostolaskuihin Kyseiselle toimittajalle tulee määritellä lisäksi myös käytettävä kulutili.

Kyllä-valinnalla ohjelma ehdottaa kyseiselle toimittajalle oletustiliöintiä
Ei-valinnalla ohjelma ei ehdota mitään tiliöintiä kyseiselle toimittajalle

HUOM! Oletustiliöinnin luominen pitää olla sallittu myös Heeros Linkin asetuksissa (Heeros Link: Asetukset – Laskujen tuonti - Luodaanko oletustiliöinnit laskun tuonnin jälkeen)

Oletustarkastuskierto
Valitse toimittajalle oletuksena käytettävä tarkastuskierto. Ohjelma tarjoaa kyseisen toimittajan laskulla tällöin oletuksena annettua tarkastuskiertoa.
HUOM! Tarkastuskierrot tulee olla perustettuna Asetukset – Tarkastuskierrot -näkymässä.

Ennakkoperintärekisteritieto voimassa
Voit määritellä kyseiselle toimittajalle, onko ennakkoperintärekisteritieto voimassa.

Kyllä-valinta ilmaisee, että toimittajalla on ennakkoperintärekisteritieto voimassa
Ei-valinta ilmaisee, että toimittajalle ei ole voimassa olevaa ennakkoperintätietoa.

Ennakkoperintärekisteritiedon päättymispäivämäärä
Jos kyseisen toimittajan ennakkoperintärekisteritiedot ovat voimassa, voit määritellä ennakkoperintärekisteritiedolle päättymispäivämäärän. Klikkaa kentän kalenteri-kuvaketta ja valitse oikea päättymispäivä.

Tuonnin tiedot

Ostolaskuihin tuotavassa tiedostossa tulee ensimmäisellä rivillä olla sarakkeiden nimet (otsikot). Sarakkeiden järjestys on vapaa. Pakollisia sarakkeita ovat Toimittajan tunnus ja Nimi. Muut sarakkeet ovat vapaavalintaisia. Tiedot tulee tallentaa puolipisteellä eroteltuna csv-tiedostomuotoon (csv-luetteloerotin). Tiedoston sisäänluvun jälkeen saat listauksen uusista sekä virheeseen jääneistä toimittajista.

Huomioi tuonnissa seuraavat asiat:

• Jos toimittajan nimessä on kiellettyjä merkkejä (esim. Kauttaviiva), ohjelma poistaa ne tiedoston sisääntuonnin yhteydessä.
• Jos toimittajan tilinumero on tiedostossa BBAN-muodossa, päivittää ohjelma automaattisesti tilin IBAN-muotoon.
• Toimittajatunnus voi olla aakkosnumeerinen, mikäli se on sallittu yleisissä asetuksissa (Asetukset – Yleiset – Muut asetukset: Toimittajien tunnukset/sisältää kirjaimia). Ilman kyseistä asetusta toimittajatunnus tulee olla numeerinen.

Tietojen tuonti Ostolaskujen toimittajarekisteriin

• Siirry Rekisterit – Toimittajat –näkymään
• Klikkaa avautuvan näkymän Rek.ylläpito –painiketta

• Määrittele tiedot toimittajien tuontiin

Valitse csv-tiedosto
Klikkaa Selaa-painiketta ja valitse sisääntuotava csv-tiedosto tallennushakemistosta.

Merkistö
Valitse alasvetovalikon listauksesta sisääntuonnin yhteydessä käytettävä merkistö. Valitun merkistön tulee olla sama, kuin millä tiedostosi on muodostettu – oletuksena ISO-8859-1.

Jos toimittaja löytyy jo järjestelmästä
Valitse päivitetäänkö jo Ostolaskuissa olevat toimittajat vai jätetäänkö jo olemassa olevat toimittajatiedot päivittämättä.

• Päivitä: päivittää jo rekisterissä olevat toimittajat ja luo lisäksi uudet toimittajat
• Ohita: ei päivitä olemassa olevia toimittajia vaan luo ainoastaan uudet toimittajat.

Lataa
Kun klikkaat Lataa-painiketta, noudetaan valittu csv-tiedosto Ostolaskujen rekisteriin. Tuonnista muodostuu raportti, jossa näkyy tuonnin asetukset, onnistuneet tuonnit ja eriteltyinä epäonnistuneet virheilmoituksineen (syy virheeseen jääntiin).

Toimittajien vienti Ostolaskuista

Tarvittaessa Ostolaskujen Toimittajat –rekisterin tiedot voi siirtää toiseen perusjärjestelmään.

• Siirry Rekisterit – Toimittajat –näkymään
• Klikkaa avautuvan näkymän yläosassa olevaa Rek.ylläpito–painiketta
• Määrittele lisätäänkö tiedoston soluihin heittomerkit
• Lataa toimittajat Excel-tiedostoon klikkaamalla Lataa-painiketta
• Tallenna tiedosto haluamaasi kohdehakemistoon ja vie se käytettävään perusjärjestelmään.

Lataa Ostolaskujen toimittajatiedot csv-tiedostona omalle koneellesi
Kun klikkaat kyseisen kentän Lataa-painiketta, tallentuu Ostolaskuihin tallennetut toimittajat csv-tiedostoon, joka voidaan avata Excelissä. Huom! Excelissänne olevat asetukset voivat poistaa sarakkeiden tietoja, esim. etunollat postinumeroista.

Lisätäänkö solussa olevien tietojen alkuun ja loppuun heittomerkki?
Voit valita haluatko Ostolaskuista perusjärjestelmään vietävän tiedoston soluissa olevat tiedot merkittävän heittomerkein. Heittomerkki säilyttää solun tiedoissa mahdolliset etunollat, esimerkiksi postinumeroissa, toimittajanumeroissa jne.

ESIMERKKI:
Heittomerkki käytössä: postinumeron etunollat säilytetään (00180).
Heittomerkki ei käytössä: postinumeron etunollat poistetaan (00180 -> 180).

Voit ladata esimerkkitiedoston rekisterin ylläpitosivun alaosasta