Matkalaskureskontran käyttöönotto
Ennen maksatuksen käyttöönottoa
Toimenpiteet matkalaskuille
Matkalaskureskontra käyttöön
Matkalaskun maksatuksen asetukset
Matkalaskureskontran käyttö edellyttää maksatukseen liittyviä sopimuksia ja toimenpiteitä.
Ennen maksatuksen käyttöönottoa
Tilitoimiston tulee
- Varmistaa, että yrityksessä käytettävä kirjanpitoliittymä matkalaskuille on toteutettu Heeros-palveluun
- Avata pankkien kanssa maksatukseen liittyvät sopimukset HUOM! Mikäli Arkisto on jo käytössä, ei uusia sopimuksia tarvitse tehdä, vaan matkalaskujen maksatus onnistuu samoilla tunnuksilla.
Tiedot saatuaan Heeros tekee tilitoimiston ja Heeros sovellusten välisen SEPA-yhteyskanavan avaamiseen tarvittavat toimenpiteet. Lue tarkemmat tiedot pankkisopimuksista täältä.
Toimenpiteet matkalaskuille
Mikäli teillä on jo aiemmin ollut matkalaskujen kierrätys käytössä ja matkalaskureskontra otetaan jälkikäteen käyttöön, tulee kierrossa olevat matkalaskut käsitellä ennen maksatuksen käyttöönottoa.
Kierrossa olevien matkalaskujen käsittely ennen maksatuksen käyttöönottoa:
- Siirrä vanhat matkalaskut ulkoiseen palkanlaskentaan
- Arkistoi ne Arkistoon
- Poista ne kokonaan Ostolaskuista (ovat tallessa Arkistossa).
Kun vanhat matkalaskut on käsitelty, voidaan matkalaskureskontra ottaa käyttöön. Käyttöönoton jälkeen uudet matkalaskut voidaan maksaa suoraan Ostolaskuista.
Matkalaskureskontra käyttöön
- Siirry Menuun
- Valitse ne asiakkaat, joille matkalaskureskontra otetaan käyttöön, klikkaamalla asiakaslistauksen edessä olevaan valintaruutuun
- Klikkaa Menun yläpalkista Matkalaskujen maksatus –valintaa.
Mikäli kyseinen valinta puuttuu Menusta, ota yhteys Heeroksen sovellustukeen, toiminnon aktivoimiseksi. Matkalaskureskontran aktivointi edellyttää, että sepa-maksatus on käytössä sekä matkalaskureskontran liittymä kirjanpitoon on toteutettu.
Ohjelma varmistaa, että valituille asiakkaille halutaan varmasti ottaa käyttöön matkalaskujen maksatus.
Ok-valinta ottaa matkalaskujen maksatuksen käyttöön
Peruuta-valinta jättää asetukset ennalleen, eikä matkalaskujen maksatusta oteta käyttöön.
Ok-klikkauksen jälkeen ohjelma ilmoittaa; Toimenpide suoritettu. Kuittaa ilmoitus OK-painikkeella. Valittujen Ostolaskujen riveille tulee Menussa Matkalaskujen maksatus -kuvake ja Ostolaskujen navigointipalkkiin uusi toiminto Matkalaskureskontra.
Matkalaskun maksatuksen asetukset
Kun sopimukset pankkien kanssa on laitettu kuntoon, tulee matkalaskun maksatukseen liittyvät asetukset ja rekisterit täydentää Ostolaskuissa. Mikäli käytössänne on jo Ostoreskontra-Ostolaskut osa asetuksista on jo valmiiksi täytettynä.
Rekisterit
- Täydennä Rekisterit - Tilikartta -näkymään kaikki matkalaskuille käytettävät tilit, kuten tarvittavat kulutilit, palkkavelkatilit ja pankkien kirjanpidon tilit.
Asetukset
- Täydennä asetuksiin tositelajit suorituksille ja matkalaskuille.
- Lisää yleisiin asetuksiin Tilit-välilehdelle Suoritus- ja Palkkavelkatili.
- Valitse yleisiin asetuksiin Liittymät - Kirjanpito -välilehdelle kirjanpidon liittymä matkalaskuille ja suorituksille.
- Määrittele Muut asetukset -välilehdelle oletustositelaji suorituksille ja matkalaskuille.
- Täydennä asetuksiin Pankkitilit-näkymään miltä tileiltä matkalaskut tullaan maksamaan sekä maksatuksessa käytettävä maksajan pankkitunnus.