Ilmoittaminen
Tietojen korjaaminen
Sotu-vähennykset
Muuta huomioitavaa
Työnantajan erillisilmoituksella ilmoitetaan Tulorekisteriin kohdekuukauden aikana maksettujen palkkojen perusteella laskettu työnantajan sairausvakuutusmaksun yhteismäärä ja siitä mahdollisesti tehtävät vähennykset, tai tarvittaessa Ei palkanmaksua-tieto. Ennen ilmoituksen muodostamista on suositeltavaa päättää kyseisen kuun kaudet. Kauden päättäminen tehdään näkymässä Pääkäyttäjätoiminnot- Kauden päätös.
Ilmoittaminen
Työnantajan erillisilmoitus luodaan ja lähetetään valikosta Raportit-kausi - Kausi-ilmoitus/erillisilmoitus. Ilmoituksen luonti aloitetaan valitsemalla ilmoitettava vuosi ja kuukausi. Mikäli sairausvakuutusmaksusta on tehty vähennyksiä, ne kannattaa lisätä Vähennykset-välilehdelle, jolloin ePalkat kerää vähennykset mukaan ilmoitusaineistoon. Tarvittaessa valitaan Ei palkanmaksua -tieto.
ePalkat laskee valitun kuukauden ilmoitettavat tiedot Laskenta -painikkeella. Laskennan jälkeen Tulosta Työnantajasuoritus -painikkeella saa tulosteen ruudulle, josta sen voi edelleen tallentaa tai tulostaa. Tulosteeseen ei ole tullut tulorekisterin myötä muutoksia.
Lähetä ilmoitus tulorekisteriin -painikkeella ilmoitus lähetetään tulorekisteriin. Ilmoitukset jäävät Aineistot-välilehdelle (tyyppi on ERILL). Aineistot-välilehdellä pystyt seuraamaan ilmoitusten tilaa. Päivityspainike rivin lopussa hakee tulorekisteristä ilmoituksen ajantasaisen tilatiedon, ja selainta päivittämällä varmistuu siitä, että ajantasaisin tila näkyy ruudulla. Suosittelemme odottamaan muutama minuuttia ennen ensimmäisen tilatiedon kyselyä päivityspainikkeen avulla. Tila on lähettämisen jälkeen Tallennettu, ja kun tila on Lähetetty OK, on ilmoitus mennyt tulorekisteriin onnistuneesti. ePalkat yrittää lähettää ilmoitusta tulorekisteriin viiden päivän ajan. Mikäli ilmoittaminen päätyy virheeseen, on tila Lähettäminen epäonnistui. Ilmoituksia voi tarkastella myös Lähetettyjen aineistojen näkymässä, josta löydät tarkempaa tietoa ohjeen Yleistä-osion artikkelista Tulorekisteri-näkymä.
Tietojen korjaaminen
Jos työnantajan erillisilmoituksen tiedoissa on ollut virhe, suorituksen maksajan on korjattava antamansa tiedot oikeiksi. Virheellinen ilmoitus korjataan oikeaksi korvaavalla ilmoituksella, eli korjataan virheellinen tieto oikeaksi ja ilmoitetaan kaikki muutkin ilmoituksen tiedot uudelleen, myös oikein olleet tiedot.
Kun ePalkkoihin on tehty tilanteesta riippuen tarvittavat muutokset, tehdään korvaava ilmoitus valitsemalla oikea vuosi ja kuukausi. Laskenta-painikkeesta ePalkat laskee valitun kuukauden ilmoitettavat tiedot. Jotta ilmoitus korvaa edellisen, tulee tehdä Korvaava ilmoitus tulorekisteriin -valinta ennen uuden ilmoituksen lähettämistä Lähetä ilmoitus tulorekisteriin -painikkeella.
Tietyissä virheiden korjaamistilanteissa ei voi käyttää korvaavaa menettelyä, vaan aiemmin annettu ilmoitus on mitätöitävä ja sen jälkeen annettava uusi ilmoitus oikeilla tiedoilla. Jos erillisilmoitus halutaan mitätöidä, tulee ilmoitusnäkymässä valita vuosi ja kuukausi sekä tehdä Mitätöidään aiempi ilmoitus -valinta. Tämän jälkeen Lähetä ilmoitus tulorekisteriin -painikkeella mitätöidään tulorekisteristä aiemmin lähetetty ilmoitus.
Kun mitätöinti on onnistuneesti tehty, saadaan tulorekisteriin tarvittaessa lähetettyä uusi ilmoitus täydentämällä ennen lähetystä Mitätöintikertoja-kenttään numero, joka identifioi ilmoituksen eri ilmoitukseksi kuin ensimmäinen ilmoitus oli.
Korjaamisesta saa tietoja tarkemmin tulorekisterin ohjeista täältä. Erillisilmoituksen korjaamista on käsitelty kappaleessa 7.
Sotu-vähennykset
Jos työnantaja on saanut hakemuksensa perusteella esim. Kelalta tai vakuutusyhtiöltä päivärahaa maksamastaan sairausajanpalkasta tai korvausta vanhempainpäiväraha-ajalta maksamastaan vuosilomapalkasta/lomakorvauksesta, voi työnantaja oma-aloitteisesti vähentää maksettavaa sairausvakuutusmaksua. Vähennyksen määrä tulee huomioida erillisilmoituksella.
Tällaiset tiedot annetaan Vähennykset -välilehdellä. Uusi vähennys lisätään Lisää -painikkeella.
Tiedot täydennetään seuraavasti:
Henkilö ja Nimi Palkansaaja, jota vähennys koskee.
Päivämäärä Päiväys joka samalla kohdistaa vähennyksen/korvauksen tiettyyn kuukauteen ja vuoteen. Päivämäärän perusteella ohjelma täydentää vuoden ja kuukauden.
HUOM! Vähennys ohjautuu sille valitun päivämäärän mukaiselle ilmoitukselle (esim. päiväyksellä 15.1.2021 oleva vähennys huomioidaan tammikuun ilmoituksella jne). Jos olet jo tehnyt tammikuun erillisilmoituksen, kannattaa päivämääräksi valita helmikuun päivämäärä.
Sotu-% Ehdottuu asetuksista (Pääkäyttäjätoiminnot – Ohjelman asetukset) annetun päivämäärän perusteella.
Summa Maksettu korvaus
Sotu-vähennys Ohjelma laskee automaattisesti Summan ja Sotu-%:n perusteella sotun osuuden.
Summa 2 Muu summa joka lisätään sotu-vähennykseen
Selite Tapahtumaa kuvaava vapaa teksti
Annetut tiedot tallennetaan OK -painikkeella.
Kun valitset tämän jälkeen Oma-aloitteisten verojen ilmoitus -välilehdellä Laskenta, ohjelma vähentää syöttämäsi vähennyksen määrän Maksettava työnantajan sairausvakuutusmaksu - kentän summasta.
Muuta huomioitavaa
SEPA -välilehdellä voi antaa maksamista varten tarvittavat tiedot. SEPA-maksuille pitää tallentaa maksajan tilinumero (SEPA) ja BIC. Maksuviite ja verohallinnon pankkitili tulee myös antaa. Viesti -kenttään tallennettu teksti tulostuu Oma-aloitteisen verojen -tulosteelle. Esimerkiksi tilitoimisto voi hyödyntää Viesti -kenttää ohjeistamalla siinä asiakkaitaan. Tulorekisterin myötä ei ole tullut muutoksia maksuun liittyviin ominaisuuksiin.
ePalkkojen ehdottama oma-aloitteisen veron eräpäivä ja aineistopäivä ovat lähtökohtaisesti tilityskuukautta seuraavan kuukauden 12. päivä, ja mikäli 12. päivä ei ole pankkipäivä, ePalkat muuttaa eräpäivän ja aineistopäivän seuraavaksi pankkipäiväksi. Esimerkiksi, jos 12. päivä on lauantai, ehdottaa ePalkat eräpäiväksi ja aineistopäiväksi seuraavaa maanantaita.
Ei palkanmaksua-ilmoituksessa tulorekisteriin ilmoitetaan myös eläkejärjestelynumero ja työeläkelaitoksen yhtiötunnus. Lisäksi, mikäli suorituksen maksajalla on samanaikaisesti voimassa useampi kuin yksi työtapaturmavakuutus, ilmoitetaan työtapaturmavakuutuksista työtapaturmavakuutusyhtiön tunniste ja vakuutusnumero.
Tulorekisteriin lähetettyjä ilmoituksia pääsee tarkastelemaan myös tulorekisteri.fi -sivuston kautta. Sivuston kautta on mahdollista korjata myös ePalkkojen kautta tehtyjä ilmoituksia. Suosittelemme kuitenkin, että ilmoitusten korjaaminen hoidetaan ePalkoissa, jotta tiedot ovat varmasti myös palkanlaskentajärjestelmässä oikein ja ajantasaiset.
Myös neljännesvuosittain tilittävät yritykset tekevät erillisilmoituksen kuukausittain. Ilmoitetut tiedot näkyvät kuitenkin tulorekisterissä vasta neljänneksen päätyttyä.
Tarkempaa tietoa erillisilmoituksesta löydät tulorekisterin ohjeistuksesta täältä.