Palkkakauden lisääminen
Palkkakauden muokkaaminen
Palkkakauden poistaminen
Palkkoja käsitellään yleensä palkkakausikohtaisesti. Palkkakaudella määritellään palkanmaksujakso ja maksupäivä. Palkkakausia voi olla useita avoinna yhtä aikaa ja ne voivat olla päällekkäisiä.
Käsiteltäessä palkkoja palkkakausittain, käsitellään yhden palkkakauden tiedot ja kun se on valmis, päätetään kyseinen palkkakausi. Päätetyn kauden tapahtumat otetaan yleensä seuraavan palkkakauden pohjaksi.
Palkkakausia ylläpidetään näkymässä Rekisterit – Palkkakaudet.
Päätetty -sarakkeessa näkyy, onko kyseinen palkkakausi avoin (vihreä laatikko) vai päätetty (punainen rasti). Taulukon tietoja voi lajitella minkä tahansa sarakkeen avulla klikkaamalla kyseistä sarakeotsikkoa.
Palkkakauden lisääminen
Palkkakauden lisääminen tapahtuu Palkkakaudet-taulukon oikeassa yläkulmassa olevalla Lisää-painikkeella
Palkkakaudelle annetaan seuraavat tiedot:
Numero Jokaisella palkkakaudella tulee olla oma numeronsa. Selkeyden vuoksi on suositeltavaa numeroida kaudet esim. siten, että ensimmäinen numero kertoo vuoden, esim. 1901, 1902 jne ovat vuoden 2019 kausia. ePalkkojen kannalta ei numerolla sinänsä ole merkitystä, halutessaan voidaan käyttää myös muuta juoksevaa numerointitapaa.
Palkkakauden numerointia helpottamaan on luotu "taikasauva", joka muodostaa kenttään maksupäivä vuoden perusteella kyseisen vuoden seuraavan suurimman kausinumeron. Maksupäivä tulee siis olla merkittynä, jotta toiminto osaa noutaa seuraavan numeron. Kausinumeroa ei voi muokata, mikäli palkkakaudella on maksuja.
Alkupäivämäärä ja Loppupäivämäärä Palkkakauden alku- ja loppupäivämäärä. Palkkatapahtumien käsittelyssä on mahdollisuus syöttää yksittäiselle maksulle poikkeavat alku- ja loppupäivämäärät.
Maksupäivämäärä Palkkojen maksupäivä, joka määrää samalla maksetun palkan kuukauden ja vuoden. Palkkatapahtumien käsittelyssä on mahdollisuus syöttää yksittäiselle maksulle poikkeava maksupäivämäärä.
KTA-arvopäivämäärä KTA-laskennassa käytetään tätä päivämäärää laskettaessa keskituntiansioita. Ohjelma ehdottaa KTA-arvopäivämäärää palkkakauden alku- ja loppupäivämäärän puoliväliin, mutta päivämäärän voi halutessaan muuttaa. Tieto on pakollinen. Palkkatapahtumien käsittelyssä on mahdollisuus syöttää yksittäiselle maksulle poikkeava KTA-arvopäivämäärä.
Veropäivät Veropäivät määrittelevät ulosoton suojaosuuden laskennassa käytettävien päivien lukumäärän. Kokonainen kuukausi on aina 30,33 veropäivää, puoli kuukautta 15,16. Ei-kuukausipalkkaan perustuvissa kausissa veropäivät ovat yleensä kauden kalenteripäivät. Palkkatapahtumien käsittelyssä on mahdollisuus syöttää yksittäiselle maksulle poikkeavat veropäivät.
Työpäivien lkm Tämä luku kirjautuu kaikille palkansaajille kauden työpäiviksi ellei esim. palkkalajilla TP (poikkeavat työpäivät) kerrota muuta. Ohjelma ehdottaa palkkakauden alku- ja loppupäivämäärän perusteella työpäivien lukumäärän perustuen kalenteriin (Pääkäyttäjätoiminnot - Ohjelman asetukset - Kalenteri-välilehti).
Työpäivien luonteiset päivät Tämä luku kirjautuu kaikille palkansaajille kauden työpäivien luonteisiksi päiviksi ellei esim. palkkalajilla TPL Työpäivien luontoiset päivät kerrota muuta. Uutta kautta luotaessa työpäivien luonteisten päivien lukumääräksi tulee oletuksena sama kuin työpäivien lukumäärä, mutta päivien määrän voi halutessaan muuttaa. Työpäivien luonteisten päivien käsittely vaikuttaa muun muassa lomalaskentaan.
Päiväjakaja Kenttään voidaan määritellä palkkakausikohtainen päiväpalkanjakaja. Tämä on vahvempi kuin Pääkäyttäjätoiminnot – Ohjelman asetukset – Yleistä -välilehden Yleinen päiväpalkkajakaja ja ohjelman yleinen jakaja 21,5.
Ryhmä(t) Mikäli palkansaajarekisterissä Ohjaus -välilehdellä on kentän Ryhmä avulla jaettu palkansaajat ryhmiin, ja halutaan muodostaa palkkakausi vain tiettyä ryhmää varten, tulee kyseisen ryhmän tunnus täydentää tähän kenttään. Ohjelma näyttää Palkkatapahtumat -taulukossa vain ne henkilöt, jotka kuuluvat kyseisen palkkakauden ryhmään.
Selite Ohjelma ehdottaa kuukauden palkkakauden selitteeksi ko. kuukautta ja vuotta, muutoin palkkakauden päivämääräväliä. Ohjelman ehdottamaa selitettä voi muuttaa.
Kausi päätetty Kauden päättäminen (Pääkäyttäjätoiminnot - Kauden päätös) merkitsee kauden päätetyksi. Valinta on tarkoitettu vain tiedoksi ja sen muuttaminen tapahtuu vain erikoistilanteessa.
Lukittu Kausi menee lukkoon, kun se päätetään. Valinta on tarkoitettu vain tiedoksi ja sen muuttaminen tapahtuu vain erikoistilanteessa.
Suljettu Suljetulla kaudella ei myöskään voi muokata tietoja.
Kauden maksut -välilehdellä näkyvät kaikki kyseisen palkkakauden maksut.
Palkkakauden muokkaaminen
Palkkakautta voidaan muokata Palkkakaudet-taulukon alla olevasta Muokkaa-painikkeesta.
Huomaa: Sellaisen palkkakauden numeroa et voi muokata, jos sille on kirjattu maksuja.
Päivitä kaikille maksuille -painikkeen avulla voidaan muokata virheellisiä palkkakausitietoja. Kun kaudelle luodaan maksut, saavat maksut kausirekisteristä kauden tiedot. Mikäli esimerkiksi maksupäivämäärä on virheellinen, ja se muutetaan kaudelle jälkikäteen, eivät maksujen päivämäärät muutu ennen kuin painetaan Päivitä kaikille maksuille -painiketta. Huomioitavaa on, että Päivitä kaikille maksuille -painike päivittää palkkakaudelta kaikille palkkakauden maksuille kaikki kauden päivämäärät sekä työpäivien ja työpäivien luonteisten päivien määrät.
Avaa/lukitse maksut Joissakin poikkeustapauksissa voi olla järkevää avata suljettuja/lukittuja maksuja. Tämän teet tällä painuikkeella. Poista siis kaudella olevat rasit Lukittu ja/tai suljettu. Klikkaamalla Avaa/Lukitse maksut siirrät nämä rastit kaikille kauden maksuille. Muista tallentaa kauden tiedot Ok:lla.
Huom! Tällaista uudelleen avattua ja jo päätettytä kautta ei enää pidä uudelleen päättää. Tämä aiheuttaa virheitä ennen kaikkea lomalaskentojen tietoihin.
Palkkakauden poistaminen
Palkkakausi voidaan poistaa Palkkakaudet -taulukon alla olevasta Poista-painikkeesta.
Palkkakauden poisto ei poista kaudella olevia palkansaajien maksuja. Jos palkkakausi tulee poistaa, tarkista ensin että onko kaudella jo maksuja ja tarvittaessa poista maksut (Tapahtumat - Maksut - Maksujen hallinta -välilehdellä). Tämän jälkeen voit poistaa itse palkkakauden.
Sarakkeet palkkakausi-taulukkoon
Palkkakausitaulukkoon voi valita näytettävät sarakkeet.