Jokainen raportti muodostuu rivimäärityksistä, joilla ohjataan millaisia rivejä raportille tulostetaan. Raportille voidaan tulostaa esimerkiksi vain tietty otsikkoteksti tai otsikko, tilit ja summa, jolloin raportille tulostuu ensin annettu otsikko, sen jälkeen rivimäärityksessä määritellyt tilit ja tilien jälkeen kyseisten tilien summa. Lisäksi voidaan määritellä kaavarivejä, joiden avulla saadaan esim. sisäistä laskentaa varten erilaisia laskelmia.
Rivikohtaisesti voidaan antaa myös muita ohjauksia, kuten tulostusjärjestys, tulostetaanko 0-rivit, mahdollinen sisennys jne.
Rivimäärityksiä ylläpidetään näkymässä Raportit – Asetukset – Rivimääritykset. Ruudun yläosassa näkyy rivimääritysten otsikkotiedot ja alareunassa varsinaiset rivimääritykset.
Ohjelmassa oletuksena olevien raporttipohjien tiedot näkyvät oranssilla pohjalla, muokattavissa olevat pohjat eri harmaan sävyillä.
Alkuperäisten rivimääritysten muokkaamisen sijaan suositeltavampaa on ottaa alkuperäisestä kopio, jota muokataan. Tällöin saadaan tarvittaessa vielä käyttöön myös alkuperäiset määritykset.
Aloitetaan kopioiminen valitsemalla haluttu rivimääritys rastittamalla se ja klikkaamalla yläreunan Kopioi –painiketta. Tällöin saadaan kopioitua sekä rivimäärityksen otsikkotiedot että varsinaiset rivimääritykset:
Kopioitu rivimääritys tulee listan alimmaiseksi. Tämän jälkeen valitaan ohjelman kopioimalla muodostama rivimääritys rastittamalla se ja klikkaamalla Muokkaa -painiketta.
Rivimääritysnroksi tulee valmiiksi ohjelman antama numero. Annetaan uudelle rivimääritykselle mahdollisimman kuvaava nimi ja tallennetaan.
Tämän jälkeen voidaan muokata kyseisen rivimäärityksen rivikohtaisia ohjauksia. Rivimääritys valitaan klikkaamalla kyseistä riviä, jolloin se näkyy sinisenä. Ruudun alareunassa näkyy kyseisen rivimäärityksen varsinaiset ohjaukset.
Riviohjauksia voidaan muokata suoraan rivillä, klikkaamalla halutun rivin lopussa olevaa Muokkaa –painiketta, jolloin rivi muuttuu muokkaustilaan.
Vaihtoehtoisesti riviohjauksia voidaan muokata valitsemalla haluttu rivi rastittamalla se ja klikkaamalla riviohjausten yläpuolella olevaa Muokkaa –painiketta tai painamalla rivin oikeanpuolimmaisena olevaa Muokkaa-painiketta.
Tällöin tiedot avautuvat erilliseen näkymään muokattavaksi:
Rivimääritysnumero tulee automaattisesti rivimääritykseltä. Järjestys –numerolla voidaan määritellä missä järjestyksessä rivit tulostuvat raportille.
Teksti-tietoa käytetään suomenkielisillä tulosteilla ja Teksti EN ja Teksti SV -tietoa käytetään englannin- ja ruotsinkielisillä tulosteilla. Mikäli EN ja/tai SV -kentässä ei ole mitään määriteltynä, käytetään englannin- ja ruotsinkielisillä tulosteilla tällöin suomenkielistä, Teksti-kentässä olevaa tekstiä.
Lisäksi tarvittaessa voidaan ottaa käyttöön muitakin raportointikieliä nimeämällä tarvittavat kielet kirjanpidon asetuksiin (Asetukset – Yleiset – Kirjanpidon asetukset). Tällöin rivimäärityksiin (ja tilin taa) tulee näkyviin myös näille kielille omat nimikentät.
Rivin tyyppi voi olla jokin seuraavista:
1 Otsikko; raportille tulostetaan vain Teksti-kenttään annettu nimi/otsikko.
2 Tilit; raportille tulostetaan annetun tilivälin tilit yksitellen summineen, kukin tili omalle rivilleen.
3 Summa; raportille tulostetaan vain annetun tilivälin tilien yhteissumma, ei kutakin tiliä erikseen. Rivin otsikoksi tulee rivimääritykselle annettu nimi.
4 Tilit + Summa, raportille tulostetaan annetun tilivälin tilit yksitellen summineen sekä tilirivien jälkeen kyseisten tilien yhteissumma
5 Otsikko + Tilit + Summa, raportille tulostetaan ensin otsikko (nimi –kenttään annettu teksti), otsikon jälkeen annetun tilivälin tilit yksitellen summineen sekä tilirivien jälkeen kyseisten tilien yhteissumma. Summa-riville tulostetaan myös otsikon nimi.
6 Laskentakaava, raportille tulostetaan Kaava-kenttään annettujen tietojen mukainen lopputulos.
10 Liikevaihto, käytettäessä sarakemääritystä Liikevaihdon vertailu %, tulee lisäksi tuloslaskelman liikevaihto-rivi määritellä Liikevaihto-tyyppiseksi riviksi. Tästä ohjelma tietää mihin summaan (=liikevaihtoon) verrata.
Tilialku, Tililoppu –kyseisellä rivimäärityksellä tulostetaan tässä annetun tilivälin mukaisten tilien tiedot.
Kaava-kenttään voidaan määritellä erilaisia kaavoja, joilla lasketaan tulos kyseiselle riville. Kaavoja voi määritellä Otsikko- ja Kaava-riveille. Esimerkiksi kaavalla (T4500:T4599)+(T5000:T5999) lasketaan yhteen tilivälien 4500-4599 ja 5000-5999 tilien yhteissumma.
Etumerkin vaihto –asetuksella saadaan etumerkki vaihdettua tarvittaessa. Raporteilla vaihdetaan etumerkit yleensä taseen vastattavaa ja tuloslaskelman tileillä.
Tuloslaskelmalle ja taseelle summat otetaan tapahtumien Summa –kentästä, jossa kredit-viennit ovat miinusmerkkisinä.
Tekstin tyyli ja koko –asetusta ei huomioida toistaiseksi.
Sivunvaihto –asetuksella ”Kyllä” raportille tehdään sivunvaihto ennen kyseistä riviä. Asetus koskee ainoastaan PDF-tulosteita.
Nollarivit piilossa -asetuksella ”Kyllä” kyseistä riviä ei tulosteta raportille, mikäli rivin summa on 0. Määritystä voidaan käyttää myös otsikkorivillä piilottamaan otsikko, mikäli kyseisellä tilivälillä ei ole tapahtumia.
Piilota rivi -asetus on käytössä vain tilinpäätöksessä.
Sisällysluetteloon-asetus on käytössä vain tilinpäätöksessä.
Sisennys-tiedolla voidaan ohjata sisennyksen suuruutta. Mitä suurempi arvo tähän annetaan, sitä suurempi sisennys kyseiselle riville raportille tulee.